Indstil opbevaringspolitikken for din organisation

Indhold, der er ældre end opbevaringspolitikken, eller indhold, der overskrider lagerkvoterne, er underlagt sletning. Dette er vigtigt, da du, når du opbevarer oplysninger i lang tid, øger du risikoen for, at fortrolige oplysninger bliver tilgængelige.

Vi anbefaler, at du samarbejder med din juridiske rådgiver for at finde den mest passende tilbageholdelsesperiode for din organisation.

  • Vi udruller midlertidigt Meetings-opbevaringspolitikken for organisationer, der administrerer et enkelt Meetings-websted.

    Hvis du ikke kan ændre indstillingen for automatisk sletning af optagelse i webstedsadministration, er din politikindstilling flyttet til Control Hub. Se fremgangsmåden nedenfor for at logge ind på Control Hub og ændre din opbevaringspolitik.

  • Du kan kun indstille en opbevaringspolitik på organisationsniveau for alle dine mødewebsteder. Kontakt Ciscos support for assistance.

    Hvis du har flere -mødewebsteder, kan du ikke indstille forskellige opbevaringspolitikker for hvert Meetings-websted.

  • Webex-assistant er ikke tilgængelig med Webex for forvaltninger, så vi understøtter kun opbevaringspolitik for Webex Meetings data (optagelser og mødemetadata) for disse organisationer.

1

Log ind på din organisation i Control Hub på https://admin.webex.com, og gå til Organisationsindstillinger , og rul ned til Opbevaring.

2

Definer en Webex-rumopbevaringspolitik ved at klikke på Modificer og derefter:

  1. Vælg Standard eller en Brugerdefineret tilbageholdelsesperiode for 1-1 chat.

  2. Vælg Standard eller en Brugerdefineret tilbageholdelsesperiode for Gruppechat.

  3. Klik på Gem.

Minimumsværdierne er 1 dag, 1 måned eller 1 år. De maksimale værdier er 3600 dage, 120 måneder eller 10 år. Værdierne styrer, hvor længe Webex beholder brugergenererede meddelelser, filer og whiteboards. Du kan indstille forskellige eller de samme værdier for henholdsvis 1-1 og gruppechat.

3

Definer en Webex Meetings-opbevaringspolitik ved at klikke på Indstillinger og derefter:

Under Opbevaringspolitik:

  1. Vælg Standard eller en Brugerdefineret tilbageholdelsesperiode for mødedata.

Minimumværdien er 7 dage, og maksimumværdien er 3600 dage. Værdien styrer, hvor længe Webex beholder optagelser, afskrifter og højdepunkter fra dine møder.

Under Slettet optagelse:

  1. Vælg Fjernet inden for 30 dage , eller Følg opbevaringspolitikken som beskrevet ovenfor.

  2. Klik på Gem.

Control Hub | Ofte stillede spørgsmål om Webex-dataopbevaring
Hvad er de kommende ændringer i dataopbevaring i Webex, og hvordan gavner det kunden?

Webex fjerner muligheden for at gemme meddelelser og mødedata i en ubegrænset tidsperiode.

Denne ændring hjælper dig med at administrere livscyklussen for dit brugergenererede indhold, minimere dit dataftryk, hvis det ikke længere er påkrævet, og sikre, at du kan overholde lovmæssige standarder og standarder. Se Ændringer i dataopbevaring kommer i 2023.

Hvilke kunder påvirkes af denne ændring?

Denne ændring gælder for alle standard- og Pro Pack-kunder. Hvis du vil kontrollere, om denne ændring gælder for din organisation, skal du gå til opbevaringsindstillingerne for dit møde og dine meddelelser under Organisationsindstillinger i Control Hub. Hvis opbevaringsindstillingen er tilgængelig for din organisation, gælder denne ændring for din organisation.

Hvem er standardpakkekunder? Hvordan finder jeg ud af det?

Standard Webex-kunder er de kunder, der har købt basistilbud af Webex, som ikke indeholder Pro Pack-licensen. Den bedste måde at kontrollere dette på er via Control Hub.

Gælder denne ændring for alle websteder – websteder, der administreres i webstedsadministration, og Control Hub-administrerede websteder?

Denne ændring gælder for alle organisationer, hvor indstillingen for opbevaring af møder og meddelelser er tilgængelig i Organisationsindstillinger i Control Hub. For fastholdelse af møder vil den værdi, der er angivet her, flyde til alle websteder, der er knyttet til eller administreres af Control Hub. Hvis opbevaringspolitikken er indstillet til ubegrænset i Control Hub, ændres opbevaringsindstillingsværdien for optagelser for alle websteder, der er knyttet til Control Hub, til 360 dage. For Pro Pack-kunder kan du ændre denne værdi i op til 3600 dage i Control Hub.

Disse ændringer gælder ikke for enkeltstående administrerede websteder med webstedsadministration. Hvis der er websteder, hvis opbevaringsindstilling er indstillet via Webex-webstedsadministration, vil opbevaringsindstillingen i webstedsadministration gælde. Få mere at vide om Control Hub- og webstedsadministrationsadministrerede Webex-websteder.

Hvorfor kan nogle kunder ikke se politikken for opbevaring af møder under Organisationsindstillinger?

Politikken for opbevaring af møder i hele organisationen gælder for alle websteder, der er linket til eller administreres i Control Hub. Kunder med et enkelt websted, der administreres i Control Hub, kan typisk se denne opbevaringsindstilling for hele organisationen. Men kunder med flere mødewebsteder, der ønsker at have forskellig opbevaring for hvert websted, kan typisk ikke se opbevaringsindstillingen for hele organisationen, da denne indstilling anvender den samme opbevaringspolitik for hvert websted.

Hvis kunder allerede administrerer politikken for opbevaring af møder for hvert websted, skal de så flytte til Organisationsindstillinger?

I øjeblikket behøver kunder, der administrerer opbevaring af møder via Webex-webstedsadministration, med en anden opbevaringsindstilling for hvert websted, ikke at flytte til Organisationsindstillinger i Control Hub. De kan fortsætte med at administrere deres opbevaringspolitik via Webex-webstedsadministration.

Kig efter Webex-kommunikation for yderligere opdateringer i forbindelse med opbevaringspolitikken for websteder, der administreres af Webex-webstedsadministration.

En kunde har flere mødewebsteder administreret i Control Hub og har opbevaringsindstillinger for hele organisationen. Nu skal kunden indstille opbevaringspolitikken for hvert websted. Hvordan kan det gøres?

Kunder med flere mødewebsteder, der allerede har valgt administration af opbevaring på organisationsniveau i Control Hub, skal forberede sig på den kommende ændring ved at indstille en opbevaringsværdi, afhængigt af den pakketype, de abonnerer på.

Hvis du ønsker at indstille opbevaringspolitikken på webstedsniveau, skal du straks kontakte din Customer Success Manager (CSM). Disse anmodninger vurderes fra sag til sag.

Hvad sker der, hvis kunderne ikke kan se knappen for mødeopbevaring under Organisationsindstillinger?

Hvis kunderne ikke kan se opbevaringsindstillingen for hele organisationen under Organisationsindstillinger i Control Hub, påvirker denne ændring dem ikke.

Hvis kunder har betalt for ubegrænset mødelagring, vil disse kunder så være på en liste over undtagelser, når de nye politikker for dataopbevaring er aktiveret?

Disse kunder er fritaget for de nye ændringer i dataopbevaringspolitikken. Vi vil gøre vores bedste for at oprette en undtagelse for kunder, der har betalt for ubegrænset lagerplads, men vi kan ikke garantere, at individuelle kunder vil blive føjet til undtagelseslisten.

Hvis din organisation skal være undtaget, skal du kontakte din Webex-kontoadministrator eller Customer Success Manager før den 7. marts 2023.

Gælder dette for online websteder?

Nej. Denne ændring gælder ikke for onlinewebsteder.

Gælder dette for Webex til Cisco BroadWorks og engrosrute til markedskunder?

Webex til Cisco BroadWorks- og Wholesale Route to Market-kunder er udelukket fra denne ændring. For andre kunder gælder disse ændringer, hvis de har adgang til møder og meddelelsesarbejdsbelastninger, hvor de kan tilpasse opbevaringspolitikken.

Vil optagelser, der er ældre end 360 dage, automatisk blive slettet for standardkunder i januar 2023, eller vil tilbageholdelsesperioden på 360 dage starte i januar 2023 for alle tidligere og nye optagelser? Eller hvis jeg anvender en indstilling, der er kortere end den aktuelle tilbageholdelsesperiode, sletter den automatisk de optagelser, der er uden for den nye periode, der er indstillet? Eller betragtes den som en ny regel, der gælder for fremtidige optagelser?

Denne opbevaringsændring gælder for alle optagelser, nye eller gamle. Dem, der er oprettet før eller efter udrulningsdatoen. Hvis tilbageholdelsesperioden f.eks. er indstillet til 1 år, fjernes optagelser, der er ældre end 1 år. Dette gælder også for nye optagelser.

Hvis du ikke ønsker, at dette skal ske, anbefaler vi, at du opgraderer til Pro Pack-licensen, som giver dig mulighed for at gemme din organisations data i mere end 360 dage og op til 3600 dage.

Hvad sker der, hvis en Pro Pack-administrator vælger indstillingen Fjernet inden for 30 dage?

Webex fjerner alle slettede optagelser permanent. Dette gælder også for brugere, der sættes i juridisk fastfrysning. Hvis en bruger f.eks. er i juridisk fastfrysning, sletter en optagelse, og den efterfølgende slettes, slettes optagelsen permanent fra Webex og kan ikke hentes af overensstemmelsesmedarbejderen.

Gælder opbevaringspolitikken for hele organisationen?

Ja. Når den er indstillet til rummeddelelser, gælder den for alle rum, der er oprettet af brugere af organisationen, sendte meddelelser og indhold, der deles i disse rum. På samme måde gælder det, når det er indstillet til møder, for alle Meetings-websteders optagelser og oplysninger, der er relateret til afsluttede møder.

Hvad sker der med rummeddelelserne, når de slettes af slutbrugere?

Meddelelser, der slettes af slutbrugerne, er bløde sletninger. Selv hvis en meddelelse slettes af en slutbruger, findes den i systemet og kan tilgås af overensstemmelsesmedarbejderen. Den fjernes først permanent efter opbevaringsperioden.

Hvad sker der med meetings-optagelser, når de slettes af slutbrugere?

Optagelser, der slettes af slutbrugerne, er bløde sletninger. Selv hvis den slettes af en slutbruger, findes den i systemet og kan tilgås af overensstemmelsesmedarbejderen. Den fjernes først permanent efter opbevaringsperioden.

Hvilken type indhold er fjernet?

For rum, alle meddelelser, vedhæftede filer, whiteboard-indhold og begivenheder bliver fjernet.

For møder fjernes alle optagelser og oplysninger, der er relateret til afsluttede møder (mødetitel, mødedeltagerliste, start- og sluttidspunkt osv.).

Webex-data fjernes permanent fra produktionssystemet og kan ikke gendannes, når de fjernes i henhold til kundens opbevaringspolitik.

Hvor granuleret kan opbevaring være for Webex-rumindhold? Hvad er minimum og maksimum?

Opbevaring sker i trin på 1 dag. Minimum er 1 dag, og maksimum er ubestemt tid. Vær opmærksom på, at korte opbevaring perioder kan påvirke brugeroplevelsen negativt.

Hvis din organisation har en tilbageholdelsesperiode, fjerner vi alt brugergenereret indhold, som din organisation ejer, i overensstemmelse med opbevaringspolitikken. Fjernet indhold kan ikke genoprettes.

Hvor granuleret kan opbevaring være for Webex Meetings-indhold? Hvad er minimum og maksimum?

For Webex Meetings indstilles opbevaring i trin på 1 dag. Minimum er 7 dage, og maksimum er ubestemt tid.

Hvor ofte kører rensningstjeneste?

Sletningstjenesten kører konstant og identificerer, om der er nogen data, der skal fjernes i henhold til opbevaringspolitikken.

Hvordan kan jeg tjekke en rums opbevaringspolitik?

Åbn det rum, du vil markere, klik på tandhjulsikonet "Rumoplysninger" ud for rummets navn, og vælg derefter Vis rumpolitik.

Jeg har allerede aktiveret politikken for automatisk sletning af optagelser i Cisco Webex-webstedsadministration for mit mødewebsted. Hvordan er denne nye Control Hub-organisationsindstilling forskellig?

Hvis din organisation har ét mødewebsted, vil din opbevaringspolitik blive overført fra Webex-webstedsadministration til indstillingerne for Control Hub-organisationen. Når migreringen er fuldført, skal du administrere opbevaringspolitikken i Control Hub og kan ikke ændre opbevaringspolitikken i webstedsadministrationen.

Hvis din organisation har flere mødewebsteder, kan du fortsætte med at administrere opbevaringspolitikken i Webex-webstedsadministration. Hvis du vil indstille opbevaringspolitikken på organisationsniveau for alle dine mødewebsteder, skal du kontakte Cisco-support for at få hjælp.

Jeg aktiverede politikken for automatisk sletning af optagelser for mine møder websted i Cisco Webex Meetings-webstedsadministration, men nu kan jeg ikke ændre det, fordi indstillingen er deaktiveret. Hvordan kan jeg ændre politikken for automatisk sletning af optagelser?

Hvis du ikke kan ændre indstillingen for automatisk sletning af optagelse i webstedsadministration, er din politikindstilling flyttet til Control Hub. Log ind på Control Hub på , og gå til Organisationsindstillinger https://admin.webex.com, og rul ned til Opbevaring for at ændre opbevaringspolitikken.

Mine Webex-websteder er ikke knyttet til Control Hub eller administreret i Control Hub. Kan jeg bruge Control Hub til at administrere opbevaringspolitikken for møder?

Nej. Webex Meetings-websteder, der enten administreres i Control Hub eller er knyttet til Control Hub, kan bruge Control Hub-organisationsindstillinger til at administrere opbevaringspolitikken for møder i hele organisationen. For andre Webex-mødewebsteder skal du bruge Webex-webstedsadministration til at administrere mødewebstedsopbevaringspolitik.

Bevares brugerdata for en inaktiv bruger?

Ja. Brugerdata bevares, selvom brugerstatussen er inaktiv. Hvis en inaktiv bruger genaktiveres, finder vedkommende deres gamle data (rum og møder), men kun hvis disse data stadig er inden for din opbevaringsperiode.