Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinie für Ihre Organisation

Inhalte, die älter sind als die Aufbewahrungsrichtlinie oder Inhalte, die die Speicherkontingente überschreiten, können gelöscht werden. Dies ist wichtig, denn umso länger Sie Informationen aufbewahren, desto höher das Risiko, dass vertrauliche Informationen für Unbefugte zugänglich sind.

Arbeiten Sie mit Ihrem Rechtsbeistand zusammen, um den optimalen Aufbewahrungszeitraum für Ihre Organisation zu bestimmen.

  • Wir arbeiten an der schrittweisen Einführung der Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings für Organisationen, die eine einzelne Meetings-Site verwalten.

    Wenn Sie ihre Richtlinieneinstellung für automatische Löschung von Aufzeichnungen in Site-Administration nicht ändern können, wurde Ihre Strategieeinstellung auf Control Hub verschoben. Siehe das folgende Verfahren, um sich bei Control Hub zu anmelden und Ihre Aufbewahrungsrichtlinie zu ändern.

  • Sie können nur für all Ihre Meeting-Sites eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Organisationsebene festlegen. Wenden Sie sich an den Cisco-Support, um Unterstützung zu erhalten.

    Wenn Sie mehrere Meeting-Sites haben, können Sie nicht für jede Meeting-Site unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festlegen.

  • Webex-Assistent ist mit Webex for Government nicht verfügbar. Daher unterstützen wir nur die Aufbewahrungsrichtlinie für Webex Meetings -Daten (Aufzeichnungen und Meeting-Metadaten) für diese Organisationen.

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Melden Sie sich in Control Hub unter bei Ihrer Organisation an https://admin.webex.com, gehen Sie zu Organisationseinstellungenund blättern Sie zu Aufbewahrung.

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Definieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Webex-Bereiche , indem Sie auf Ändern klicken und dann:

  1. Wählen Sie den Standard oder einen benutzerdefinierten Aufbewahrungszeitraum für 1-1 Chat aus.

  2. Wählen Sie den Standard oder einen benutzerdefinierten Aufbewahrungszeitraum für Gruppenchat aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Mindestwerte sind 1 Tag, 1 Monat oder 1 Jahr. Die Höchstwerte liegen bei 3600 Tagen, 120 Monaten oder 10 Jahren. Die Werte steuern, wie lange Webex benutzergenerierte Nachrichten, Dateien und Whiteboards aufbewahrt. Sie können unterschiedliche oder dieselben Werte für 1-1- bzw. Gruppenchats festlegen.

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Legen Sie eine Webex Meetings-Aufbewahrungsrichtlinie fest, indem Sie auf Einstellungen klicken und dann:

Gehen Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Standard oder einen benutzerdefinierten Beibehaltungszeitraum für Meeting-Daten aus.

Der Mindestwert beträgt 7 Tage und der Höchstwert beträgt 3600 Tage. Der Wert steuert, wie lange Webex Aufzeichnungen, Abschriften und Highlights aus Ihren Meetings aufbewahrt.

Gehen Sie unter Gelöschte Aufzeichnung folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie Innerhalb von 30 Tagen bereinigt oder Befolgen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie wie oben festgelegt.

  2. Klicken Sie auf Speichern.

Control Hub | Webex-Datenaufbewahrung – Häufig gestellte Fragen
Was sind die anstehenden Änderungen an der Datenaufbewahrung in Webex und welchen Nutzen hat das für den Kunden?

Webex entfernt die Option, Nachrichten- und Meeting-Daten auf unbestimmte Zeit zu speichern.

Diese Änderung hilft Ihnen dabei, den Lebenszyklus Ihrer benutzergenerierten Inhalte zu verwalten, den Datenfußabdruck zu minimieren, wenn er nicht mehr benötigt wird, und sicherzustellen, dass Sie Compliance- und regulatorische Standards erfüllen können. Siehe Änderungen bei der Datenaufbewahrung ab 2023.

Welche Kunden sind von dieser Änderung betroffen?

Diese Änderung gilt für alle Standard- und Pro Pack-Kunden. Um zu überprüfen, ob diese Änderung auf Ihre Organisation angewendet wird, navigieren Sie zu den Aufbewahrungseinstellungen für Ihr Meeting und Nachrichten unter „Organisationseinstellungen“ in Control Hub. Wenn die Aufbewahrungseinstellung für Ihre Organisation verfügbar ist, gilt diese Änderung für Ihre Organisation.

Wer sind Standard-Pack-Kunden? Wie finde ich das heraus?

Webex-Standardkunden sind Kunden, die die Basisangebote von Webex erworben haben, die nicht die Pro Pack-Lizenz enthalten. Dies lässt sich am besten über Control Hub überprüfen.

Gilt diese Änderung für alle Sites – von Site-Administration verwaltete Sites und von Control Hub verwaltete Sites?

Diese Änderung gilt für alle Organisationen mit Einstellungen für die Meeting- und Nachrichtenaufbewahrung, die in den Organisationseinstellungen in Control Hub verfügbar ist. Für die Aufbewahrung von Meetings fließt der hier festgelegte Wert zu allen Sites, die mit Control Hub verknüpft sind oder vom Control Hub verwaltet werden. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie in Control Hub auf „unbegrenzt“ festgelegt wurde, wird der Einstellungswert für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für alle Sites, die mit Control Hub verknüpft sind, in 360 Tage geändert. Für Pro Pack-Kunden können Sie diesen Wert in Control Hub bis zu 3600 Tage ändern.

Diese Änderungen gelten nicht für eigenständige, von der Site-Administration verwaltete Sites. Wenn es Sites gibt, deren Aufbewahrungseinstellung über die Webex-Site-Administration festgelegt wird, gilt die Aufbewahrungseinstellung in der Site-Administration. Erfahren Sie mehr über von Control Hub und Site-Administration verwaltete Webex-Sites.

Warum können einige Kunden die Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings nicht unter den Organisationseinstellungen sehen?

Die Aufbewahrungsrichtlinie für organisationsweite Meetings gilt für jede Site, die in Control Hub verknüpft oder verwaltet wird. Kunden mit einer einzelnen Site, die in Control Hub verwaltet wird, können diese organisationsweite Aufbewahrungseinstellung in der Regel sehen. Kunden mit mehreren Meeting-Sites, die eine unterschiedliche Aufbewahrung für jede Site wünschen, sehen jedoch in der Regel nicht die organisationsweite Aufbewahrungseinstellung, da diese Einstellung dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie für jede Site anwendet.

Wenn Kunden bereits die Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings für jede Site verwalten, müssen sie dann zu den Organisationseinstellungen wechseln?

Derzeit müssen Kunden, die die Meeting-Aufbewahrung über Webex-Site-Administration mit einer anderen Aufbewahrungseinstellung für jede Site verwalten, nicht zu den Organisationseinstellungen in Control Hub wechseln. Sie können ihre Aufbewahrungsrichtlinie weiterhin über die Webex-Site-Administration verwalten.

Achten Sie auf die Webex-Kommunikation, um weitere Aktualisierungen bezüglich der Aufbewahrungsrichtlinie für von Webex Site-Administration verwaltete Sites zu erhalten.

Ein Kunde hat mehrere Meeting-Sites in Control Hub verwaltet und hat organisationsweite Aufbewahrungseinstellungen. Jetzt muss der Kunde die Aufbewahrungsrichtlinie für jeden Standort festlegen. Wie kann dies geschehen?

Kunden mit mehreren Meeting-Sites, die sich bereits für das Aufbewahrungsmanagement auf Organisationsebene in Control Hub entschieden haben, sollten sich auf die bevorstehende Änderung vorbereiten, indem sie je nach Pakettyp, den sie abonniert haben, einen Aufbewahrungswert festlegen.

Wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinie auf Site-Ebene festlegen möchten, wenden Sie sich bitte sofort an Ihren Customer Success Manager. Diese Anträge werden von Fall zu Fall bewertet.

Was passiert, wenn Kunden die Schaltfläche für die Aufbewahrung von Meetings in den Organisationseinstellungen nicht sehen?

Wenn Kunden die organisationsweite Aufbewahrungseinstellung unter den Organisationseinstellungen in Control Hub nicht sehen, wirkt sich diese Änderung nicht auf sie aus.

Wenn Kunden für unbegrenzte Meeting-Speicher bezahlt haben, werden diese Kunden auf einer befreiten Liste stehen, wenn die neuen Datenaufbewahrungsrichtlinien aktiviert sind?

Diese Kunden sind von den neuen Änderungen der Datenaufbewahrungsrichtlinie ausgenommen. Wir tun unser Bestes, um eine Ausnahme für Kunden zu erstellen, die für unbegrenzten Speicher bezahlt haben, aber wir können nicht garantieren, dass einzelne Kunden zur Ausnahmeliste hinzugefügt werden.

Wenn Ihre Organisation befreit werden muss, wenden Sie sich bitte vor dem 7. März 2023 an Ihren Webex Account Manager oder Customer Success Manager.

Gilt dies für Online-Sites?

Nein. Diese Änderung gilt nicht für Online-Sites.

Gilt dies für Kunden von Webex zu Cisco BroadWorks und Wholesale Route to Market?

Kunden von Webex for Cisco BroadWorks und Wholesale Route to Market sind von dieser Änderung ausgeschlossen. Für andere Kunden gelten diese Änderungen, wenn sie Zugriff auf Meetings und Messaging-Workloads haben, in denen sie die Aufbewahrungsrichtlinie anpassen können.

Werden für Standardkunden Aufzeichnungen, die älter als 360 Tage sind, am Januar 2023 automatisch gelöscht oder beginnt die 360-Tage-Aufbewahrungsfrist im Januar 2023 für alle vorherigen und neuen Aufzeichnungen? Oder werden Aufzeichnungen, die außerhalb des neuen Zeitraums liegen, automatisch gelöscht? Oder wird diese Einstellung als neue Regel angesehen, die für zukünftige Aufzeichnungen gilt?

Diese Aufbewahrungsänderung gilt für alle neuen oder alten Aufzeichnungen. Erstellt vor oder nach dem Datum der Einführung. Wenn die Aufbewahrungsfrist beispielsweise auf 1 Jahr festgelegt wurde, werden Aufzeichnungen, die älter als 1 Jahr sind, gelöscht. Dies gilt auch für neue Aufzeichnungen.

Falls Sie dies nicht wünschen, empfehlen wir ein Upgrade auf die Pro Pack-Lizenz, mit der Sie die Daten Ihrer Organisation länger als 360 Tage und bis zu 3600 Tage lang aufbewahren können.

Was passiert, wenn ein Pro Pack-Administrator die Option Bereinigt innerhalb von 30 Tagen auswählt?

Webex entfernt alle gelöschten Aufzeichnungen dauerhaft. Dies gilt auch für Benutzer, die in die Warteschleife gestellt werden. Beispiel: Wenn ein Benutzer unter „Legal Hold“ eine Aufzeichnung löscht und diese anschließend gelöscht wird, wird die Aufzeichnung dauerhaft aus Webex gelöscht und kann vom Compliance-Beauftragten nicht abgerufen werden.

Gilt die Aufbewahrungsrichtlinie für die gesamte Organisation?

Ja. Wenn sie für Bereichsnachrichten festgelegt ist, gilt sie für alle von Benutzern der Organisation erstellten Bereiche, gesendeten Nachrichten und Inhalte, die in diesen Bereichen freigegeben werden. Wenn sie für Meetings festgelegt ist, gilt sie gleichermaßen für Aufzeichnungen und Informationen aller Meetings-Sites, die sich auf abgeschlossene Meetings beziehen.

Was geschieht mit Den Space-Nachrichten, wenn sie vom Endbenutzer gelöscht werden?

Nachrichten, die von den Endbenutzern gelöscht werden, werden als „Soft Deletes“ bezeichnet. Selbst wenn eine Nachricht von einem Endbenutzer gelöscht wird, existiert Sie weiterhin im System und kann vom Compliance-Beauftragten aufgerufen werden. Sie wird erst nach der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.

Was geschieht mit Meeting-Aufzeichnungen, wenn sie vom Endbenutzer gelöscht werden?

Aufzeichnungen, die von den Endbenutzern gelöscht werden, werden als „Soft Deletes“ bezeichnet. Selbst wenn es von einem Endbenutzer gelöscht wird, existiert es im System und ist für den Compliance-Beauftragten zugänglich. Sie wird erst nach der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.

Welche Art von Inhalten werden gelöscht?

Bei -Räumen werden alle Nachrichten, Anhänge, Whiteboard-Inhalte und Ereignisse gelöscht.

Bei Meetings werden alle Aufzeichnungen und Informationen in Bezug auf abgeschlossene Meetings (Meeting-Titel, Teilnehmerliste, Start- und Endzeit usw.) gelöscht.

Webex-Daten werden dauerhaft aus dem Produktionssystem gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden, wenn sie gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie des Kunden gelöscht werden.

Wie granular kann die Aufbewahrung für Webex Space-Inhalte sein? Was ist das Minimum und Maximum?

Die Aufbewahrungsfrist wird in Schritten von 1 Tag festgelegt. Die minimale Zeit beträgt 1 Tag und die maximale Anzahl gilt für unbegrenzte Zeit. Denken Sie daran, dass sich kurze Aufbewahrungsfristen negativ auf die Benutzererfahrung auswirken können.

Wenn Ihre Organisation über einen Aufbewahrungszeitraum verfügt, werden alle benutzergenerierten Inhalte gelöscht, die Ihrer Organisation in Übereinstimmung mit der Aufbewahrungsrichtlinie zurEnthalten sind. Gelöschte Inhalte können nicht wiederherstellt werden.

Wie granular kann die Aufbewahrung für Webex Meetings-Inhalte sein? Was ist das Minimum und Maximum?

Für Webex Meetings wird die Aufbewahrung in Schritten von 1 Tag festgelegt. Die minimale Zeit beträgt 7 Tage und die maximale Anzahl gilt für unbegrenzte Zeit.

Wie oft wird der Bereinigungsdienst ausgeführt?

Der Bereinigungsprozess wird regelmäßig ausgeführt, um zu ermitteln, ob Daten gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht werden sollen.

Wie kann ich die Aufbewahrungsrichtlinie eines Space überprüfen?

Öffnen Sie den Bereich, den Sie überprüfen möchten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol „Bereichsinformationen“ neben dem Bereichsnamen und wählen Sie dann Bereichsrichtlinie anzeigen aus.

Ich habe bereits die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen in der Cisco Webex-Seitenverwaltung für meine Meeting-Site aktiviert. Wie ist die Einstellung dieser neuen Control Hub-Organisation?

Wenn Ihre Organisation über eine Meeting-Site verfügt, wird Ihre Aufbewahrungsrichtlinie von der Webex-Site-Administration zu den Control Hub-Organisationseinstellungen migriert. Nach Abschluss der Migration müssen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie im Control Hub verwalten und sind nicht berechtigt, die Aufbewahrungsrichtlinie in der Site-Administration zu ändern.

Wenn Ihre Organisation über mehrere Meeting-Sites verfügt, können Sie weiterhin die Aufbewahrungsrichtlinie in der Webex-Site-Administration verwalten. Wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinie auf Organisationsebene für alle Ihre Meeting-Sites festlegen möchten, wenden Sie sich an den Cisco-Support, um Unterstützung zu erhalten.

Ich habe die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen für meine Meeting-Site in Cisco Webex Meetings-Seitenverwaltung aktiviert, aber jetzt kann ich sie nicht ändern, da die Einstellung deaktiviert ist. Wie kann ich die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen ändern?

Wenn Sie ihre Richtlinieneinstellung für automatische Löschung von Aufzeichnungen in Site-Administration nicht ändern können, wurde Ihre Strategieeinstellung auf Control Hub verschoben. Melden Sie sich bei Control Hub unter an https://admin.webex.com, gehen Sie zu Organisationseinstellungenund blättern Sie zu Aufbewahrung, um die Aufbewahrungsrichtlinie zu ändern.

Meine Webex-Sites sind nicht mit Control Hub verknüpft oder werden im Control Hub verwaltet. Kann ich Control Hub verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings zu verwalten?

Nein. Webex Meetings-Sites, die entweder in Control Hub verwaltet werden oder mit Control Hub verknüpft sind, können Control Hub-Organisationseinstellungen verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie für organisationsweite Meetings zu verwalten. Für andere Webex-Meeting-Sites müssen Sie die Webex-Site-Administration verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie für Meeting-Sites zu verwalten.

Werden Benutzerdaten für einen Inaktiven Benutzer gespeichert?

Ja. Benutzerdaten werden auch dann beibehalten, wenn der Benutzerstatus inaktiv ist. Wenn ein Inaktiver Benutzer erneut aktiviert wird, findet er seine alten Daten (Bereiche und Meetings), aber nur, wenn sich diese Daten noch innerhalb Ihrer Aufbewahrungsfrist befinden.