Definir a política de retenção para sua organização

Conteúdos mais antigos que a política de retenção ou o conteúdo que exceder as cotas de armazenamento estão sujeitos a exclusão. Isso é importante porque, quando você mantém as informações ao redor de um longo tempo, você aumenta as chances de as informações confidenciais serem acessíveis.

Recomendamos que você trabalhe com seus advogados para determinar o período de retenção mais apropriado para sua organização.

  • Estamos implantando progressivamente a política de retenção de Reuniões para organizações que gerenciam um único site Meetings.

    Se você não conseguir alterar a configuração da Política de Exclusão Automática de Gravação administração do site, então a configuração da política foi movida para o Control Hub. Consulte o procedimento abaixo para entrar no Control Hub e alterar sua política de retenção.

  • Você só pode definir uma política de retenção no nível da organização para todos os seus sites de reunião. Entre em contato com o suporte da Cisco para ajuda.

    Se você tiver vários sites de Reuniões, não poderá definir políticas diferentes de retenção para cada site meetings.

  • Assistente Webex não está disponível com o Webex para Governo, então suportamos apenas a política de retenção para dados Webex Meetings de dados de suporte (metadados de gravações e reuniões) para essas organizações.

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Acesse sua organização no Control Hub em https://admin.webex.com, vá para Configurações daorganização e role até Retenção.

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Defina uma Política de retenção do espaço Webex clicando em Modificar e, em seguida:

  1. Escolha o Padrão ou um período Personalizado de retenção para 1-1 Bate-papo .

  2. Escolha o Padrão ou um período Personalizado de retenção para Bate-papo em grupo .

  3. Clique em Salvar.

Os valores mínimos são 1 dia, 1 mês ou 1 ano. Os valores máximos são 3600 dias, 120 meses ou 10 anos. Os valores controlam por quanto tempo o Webex mantém mensagens, arquivos e quadros de comunicações gerados pelo usuário. Você pode definir valores diferentes ou os mesmos para bate-papos 1 a 1 e em grupo, respectivamente.

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Defina uma Política de retenção do Webex Meetings clicando em Configurações e, em seguida:

Em Política de retenção :

  1. Escolha o Padrão ou um período Personalizado de retenção para dados da reunião.

O valor mínimo é de 7 dias e o valor máximo é de 3600 dias. O valor controla por quanto tempo o Webex mantém gravações, transcrições e destaques das suas reuniões.

Em Gravação excluída :

  1. Escolha Eliminado em 30 dias ou Siga a política de retenção conforme definido acima.

  2. Clique em Salvar.

Control Hub | Perguntas frequentes sobre retenção de dados Webex
Quais são as próximas alterações de retenção de dados no Webex e como isso beneficia o cliente?

O Webex está removendo a opção de manter mensagens e dados de reuniões por um período de tempo indefinido.

Essa alteração ajuda você a gerenciar o ciclo de vida do conteúdo gerado pelo usuário, minimizar a pegada de dados se não for mais necessária e garantir que você possa atender aos padrões regulatórios e de conformidade. Consulte Alterações na retenção de dados em 2023 .

Quais clientes são afetados por essa alteração?

Essa alteração é aplicável a todos os clientes padrão e Pro Pack. Para verificar se essa alteração é aplicável à sua organização, navegue até as configurações de retenção de suas reuniões e mensagens em Configurações da organização no Control Hub. Se a configuração de retenção estiver disponível para sua organização, essa alteração será aplicável à sua organização.

Quem são os clientes padrão do pacote? Como descubro isso?

Os clientes Webex padrão são aqueles clientes que compraram as ofertas base do Webex que não incluem a licença do Pro Pack. A melhor maneira de verificar isso é por meio do Control Hub.

Essa alteração é aplicável a todos os sites – sites gerenciados pela administração do site e sites gerenciados pelo Control Hub?

Essa alteração é aplicável a todas as organizações com configurações de retenção de reuniões e mensagens disponíveis nas configurações da Organização no Control Hub. Para retenção de reuniões, o valor definido aqui fluirá para todos os sites vinculados ou gerenciados pelo Control Hub. Se a política de retenção tiver sido definida como indefinida no Control Hub, o valor da configuração de retenção das gravações, de todos os sites vinculados ao Control Hub, será alterado para 360 dias. Para clientes Pro Pack, você pode alterar esse valor até 3600 dias no Control Hub.

Essas alterações não são aplicáveis a sites gerenciados pela administração do site autônomos. Se houver sites cuja configuração de retenção for definida através da Administração do site Webex, a configuração de retenção na Administração do site será aplicada. Saiba mais sobre o Control Hub e os sites Webex gerenciados pela administração do site .

Por que alguns clientes não podem ver a política de retenção da reunião em Configurações da organização?

A política de retenção de reuniões em toda a organização é aplicável a todos os sites vinculados ou gerenciados no Control Hub. Clientes com um único site gerenciado no Control Hub normalmente podem ver essa configuração de retenção em toda a organização. Mas os clientes com vários sites de reunião que desejam ter uma retenção diferente para cada site normalmente não veem a configuração de retenção em toda a organização, pois essa configuração aplica a mesma política de retenção para cada site.

Se os clientes já estiverem gerenciando a política de retenção de reuniões para cada site, eles terão que mudar para as Configurações da organização?

Atualmente, os clientes que gerenciam a retenção de reuniões através da administração do site Webex, com uma configuração de retenção diferente para cada site, não precisam mudar para as configurações da organização no Control Hub. Eles podem continuar a gerenciar sua política de retenção através da administração do site Webex.

Fique atento às comunicações Webex para obter atualizações adicionais relacionadas à política de retenção de sites gerenciados pela Administração do site Webex.

Um cliente tem vários sites de reuniões gerenciados no Control Hub e configurações de retenção em toda a organização. Agora, o cliente deve definir a política de retenção para cada site. Como isso pode ser feito?

Os clientes, com vários sites de reunião, que já optaram pelo gerenciamento de retenção no nível da organização no Control Hub, devem se preparar para a próxima alteração definindo um valor de retenção, dependendo do tipo de pacote que tiverem se inscrito.

Se você quiser definir a política de retenção no nível do site, entre em contato com o gerente responsável pelo sucesso do cliente imediatamente. Essas solicitações são avaliadas caso a caso.

O que acontece se os clientes não virem o botão de retenção de reunião em Configurações da organização?

Se os clientes não virem a configuração de retenção em toda a organização em Configurações da organização no Control Hub, essa alteração não os afetará.

Se os clientes pagarem pelo armazenamento ilimitado de reuniões, esses clientes estarão em uma lista isenta quando as novas políticas de retenção de dados estiverem habilitadas?

Esses clientes estão isentos das novas alterações na política de retenção de dados. Faremos o nosso melhor para criar uma exceção para os clientes que pagaram pelo armazenamento ilimitado, mas não podemos garantir que cada cliente será adicionado à lista de exceções.

Se sua organização precisar estar isenta, entre em contato com o gerente de contas Webex ou com o gerente responsável pelo sucesso do cliente antes de 7 de março de 2023.

Isso é aplicável a sites on-line?

Não. Essa alteração não é aplicável a sites on-line.

Isso é aplicável aos clientes Webex para Cisco BroadWorks e Wholesale Route to Market?

Os clientes Webex para Cisco BroadWorks e Wholesale Route to Market são excluídos dessa alteração. Para outros clientes, se eles têm acesso a reuniões e cargas de trabalho de mensagens onde podem personalizar a política de retenção, essas alterações serão aplicáveis a eles.

Para clientes padrão, as gravações com mais de 360 dias serão excluídas automaticamente em janeiro de 2023 ou o período de retenção de 360 dias começará em janeiro de 2023, para todas as gravações anteriores e novas? ou , se eu aplicar uma configuração que é mais curta do que o período de retenção atual, elas excluirão automaticamente as gravações que estão fora do novo período definido? ou será considerada como uma nova regra que se aplica a gravações futuras?

Essa alteração de retenção se aplica a todas as gravações, novas ou antigas. Os criados antes ou depois da data de lançamento. Por exemplo, se o período de retenção tiver sido definido para 1 ano, as gravações mais antigas do que 1 ano serão removidas. Isso também se aplicará a novas gravações.

Se você não quiser que isso aconteça, recomendamos atualizar para a licença do Pro Pack, que permite que você mantenha os dados da sua organização por mais de 360 dias e até 3600 dias.

O que acontece se um administrador do Pro Pack escolher a opção Retirada em 30 dias?

O Webex remove permanentemente todas as gravações excluídas. Isso é aplicável a usuários que também são colocados em espera legal. Por exemplo, se um usuário em espera legal excluir uma gravação e ela for posteriormente eliminada, a gravação será excluída permanentemente do Webex e não poderá ser recuperada pelo responsável pela conformidade.

A política de retenção se aplica a toda a organização?

Sim. Quando definido para mensagens do espaço, ele se aplica a todos os espaços criados por usuários da organização, mensagens enviadas e conteúdo que são compartilhados nesses espaços. Da mesma forma, quando está definido para reuniões, ele se aplica a todas as gravações e informações dos sites do Meetings relacionadas a reuniões concluídas.

O que acontece com as mensagens do Space quando elas são excluídas pelos usuários finais?

As mensagens que são excluídas pelos usuários finais são exclusões soft. Mesmo que uma mensagem seja excluída por um usuário final, ela existirá no sistema e poderá ser acessada pelo responsável pela conformidade. Ela será permanentemente removida somente após o período de retenção.

O que acontece com as gravações do Meetings quando elas são excluídas pelos usuários finais?

As gravações que são excluídas pelos usuários finais são exclusões soft. Mesmo que ele seja excluído por um usuário final, ele existe no sistema e pode ser acessado pelo responsável pela conformidade. Ela será permanentemente removida somente após o período de retenção.

Que tipo de conteúdo é eliminado?

Para os Espaços, todas as mensagens, anexos, conteúdo do quadro de informações e eventos são eliminados.

Para Reuniões, todas as gravações e informações relacionadas a reuniões concluídas (título da reunião, lista de convidados, horário de início e término, etc.) são eliminadas.

Os dados Webex são permanentemente eliminados do sistema de produção e não são recuperáveis quando eliminados de acordo com a política de retenção do cliente.

Quão granular pode ser a retenção para o conteúdo do Webex Space? Qual é o mínimo e o máximo?

A retenção é definida em incrementos de 1 dia. O mínimo é de 1 dia e o máximo é indefinido. Tenha em mente que os curtos períodos de retenção podem afetar de forma negativa a experiência do usuário.

Se sua organização tiver um período de retenção, limparemos todo o conteúdo gerado pelo usuário que sua organização possui de acordo com a política de retenção. O conteúdo eliminado não é recuperável.

Quão granular pode ser a retenção para o conteúdo do Webex Meetings? Qual é o mínimo e o máximo?

Para o Webex Meetings, a retenção é definida em incrementos de 1 dia. O mínimo é de 7 dias e o máximo é indefinido.

Com que frequência o serviço de purgação é executado?

O serviço de limpeza é executado constantemente para identificar se há dados a serem eliminados de acordo com a política de retenção.

Como posso verificar uma política de retenção do Espaço?

Abra o espaço que deseja verificar, clique no ícone de engrenagem "Informações do Espaço" ao lado do nome do espaço e, em seguida, selecione Exibir política do espaço .

Já tiver habilitado a política de exclusão automática de gravações na administração do site Cisco Webex no meu site de reunião, como essa nova organização do Control Hub é diferente?

Se a sua organização tiver um site de reunião, sua política de retenção será migrada da Administração do site Webex para as configurações da organização do Control Hub. Após a migração ser concluída, você deve gerenciar a política de retenção no Control Hub e não terá permissão para alterar a política de retenção na administração do site.

Se sua organização tiver vários sites de reuniões, você poderá continuar a gerenciar a política de retenção na Administração do Site Webex. Se você quiser definir a política de retenção de nível da Organização para todos os sites de reuniões, entre em contato com o suporte da Cisco para obter assistência.

Eu habilitada a política de exclusão automática de gravações para o meu site de reuniões Administração do site Cisco Webex Meetings, mas agora não posso alterá-la porque a configuração está desativada. Como posso alterar a política de exclusão automática de gravações?

Se você não conseguir alterar a configuração da Política de Exclusão Automática de Gravação administração do site, então a configuração da política foi movida para o Control Hub. Acesse o Control Hub em https://admin.webex.come vá para Configurações daorganização e role até Retenção para alterar a política de retenção.

Os sites Meu Webex não estão vinculados ao Control Hub ou gerenciados no Control Hub. Posso usar o Control Hub para gerenciar a política de retenção do Meetings?

Não. Os sites Webex Meetings que são gerenciados no Control Hub ou vinculados ao Control Hub podem usar as configurações da organização do Control Hub para gerenciar a política de retenção de reuniões em toda a organização. Para outros sites de reunião Webex, você deve usar a Administração do site Webex para gerenciar a política de retenção de sites de reuniões.

Os dados do usuário são mantidos para um usuário Inativo?

Sim. Os dados do usuário são mantidos mesmo se o status do usuário for Inativo. Se um usuário Inativo for reativado, ele encontrará seus dados antigos (Espaços e Reuniões), mas somente se esses dados ainda estiverem dentro do seu período de retenção.