Bewaarbeleid

Webex verwijdert de optie om berichten- en vergaderingsgegevens voor onbepaalde tijd te bewaren.

Deze wijziging helpt u de levenscyclus van door gebruikers gegenereerde inhoud te beheren, de voetafdruk van uw gegevens te minimaliseren als deze niet meer nodig is en ervoor te zorgen dat u kunt voldoen aan de nalevings- en regelgevingsnormen. Zie Wijzigingen in gegevensbewaring in 2023.

Deze wijziging is van toepassing op alle klanten met het standaard- en Pro-pakket. Als u wilt controleren of deze wijziging van toepassing is op uw organisatie, gaat u naar de bewaarinstellingen voor uw vergadering en berichten onder Organisatie-instellingen in Control Hub. Als de bewaarinstelling beschikbaar is voor uw organisatie, is deze wijziging van toepassing op uw organisatie.

Standaard Webex-klanten zijn klanten die het basisaanbod van Webex hebben gekocht zonder de Pro-pakketlicentie. De beste manier om dit te controleren is via Control Hub.

Deze wijziging is van toepassing op alle organisaties met instellingen voor het bewaren van vergaderingen en berichten beschikbaar in de organisatie-instellingen in Control Hub. Voor het bewaren van vergaderingen vloeit de waarde die hier is ingesteld naar alle sites die zijn gekoppeld aan of worden beheerd door Control Hub. Als het bewaarbeleid is ingesteld op onbepaalde tijd in Control Hub, wordt de bewaarinstellingswaarde voor opnamen, voor alle sites die zijn gekoppeld aan Control Hub, gewijzigd in 360 dagen. Voor klanten met het Pro-pakket kunt u deze waarde tot 3600 dagen wijzigen in Control Hub.

Deze wijzigingen zijn niet van toepassing op zelfstandige door sitebeheer beheerde sites. Als er sites zijn waarvan de bewaarinstelling is ingesteld via Webex-sitebeheer, is de bewaarinstelling in Sitebeheer van toepassing. Meer informatie over door Control Hub en Sitebeheer beheerde Webex-sites.

Het bewaarbeleid voor vergaderingen voor de hele organisatie is van toepassing op elke site die is gekoppeld of wordt beheerd in Control Hub. Klanten met één site die wordt beheerd in Control Hub, kunnen doorgaans deze instelling voor het bewaren van gegevens voor de hele organisatie zien. Maar klanten met meerdere vergadersites die een andere bewaarperiode voor elke site willen hebben, zien meestal niet de instelling voor de gehele organisatie. Deze instelling past hetzelfde bewaarbeleid toe voor elke site.

Klanten die de bewaarinstellingen voor vergaderingen beheren via Webex-sitebeheer, met een andere bewaarinstelling voor elke site, hoeven momenteel niet naar de organisatie-instellingen in Control Hub te gaan. Ze kunnen hun bewaarbeleid blijven beheren via Webex-sitebeheer.

Let op Webex-communicatie voor verdere updates met betrekking tot het bewaarbeleid voor door Webex-sitebeheer beheerde sites.

Klanten met meerdere vergadersites die al hebben gekozen voor het beheer van de retentie op organisatieniveau in Control Hub, moeten zich voorbereiden op de aankomende wijziging door een retentiewaarde in te stellen, afhankelijk van het type pakket waarop ze zijn geabonneerd.

Als u het bewaarbeleid op siteniveau wilt instellen, neemt u onmiddellijk contact op met uw CSM (Customer Success Manager). Deze verzoeken worden geval per geval beoordeeld.

Als klanten de instelling voor behoud over de hele organisatie niet zien onder Organisatie-instellingen in Control Hub, heeft deze wijziging geen invloed op hen.

Deze klanten zijn vrijgesteld van de wijzigingen in het nieuwe bewaarbeleid voor gegevens. We doen ons best om een uitzondering te maken voor klanten die hebben betaald voor onbeperkte opslag, maar we kunnen niet garanderen dat individuele klanten aan de uitzonderingslijst worden toegevoegd.

Als uw organisatie moet zijn vrijgesteld, neemt u vóór 7 maart 2023 contact op met uw Webex-accountmanager of CSM (Customer Success Manager).

Nee. Deze wijziging is niet van toepassing op online sites.

Webex voor Cisco BroadWorks en Wholesale Route naar marktklanten zijn uitgesloten van deze wijziging. Als andere klanten toegang hebben tot workloads voor vergaderingen en berichten waar ze het bewaarbeleid kunnen aanpassen, zijn deze wijzigingen voor hen van toepassing.

Deze bewaringswijziging is van toepassing op alle opnamen, nieuw of oud. Deze die zijn gemaakt voor of na de datum van de implementatie. Als de bewaarperiode bijvoorbeeld is ingesteld op 1 jaar, worden opnamen ouder dan 1 jaar opgeschoond. Dit geldt ook voor nieuwe opnamen.

Als u niet wilt dat dit gebeurt, raden we u aan te upgraden naar de Pro-pakketlicentie, waarmee u de gegevens van uw organisatie langer dan 360 dagen en maximaal 3600 dagen kunt bewaren.

Webex verwijdert alle verwijderde opnamen permanent. Dit geldt ook voor gebruikers die in juridische wachtstand worden gezet. Als een gebruiker onder juridische wachtstand bijvoorbeeld een opname verwijdert en deze vervolgens wordt verwijderd, wordt de opname permanent verwijderd uit Webex en kan deze niet worden opgehaald door de nalevingsfunctionaris.

Ja. Wanneer deze is ingesteld voor ruimteberichten, is deze van toepassing op alle ruimten die zijn gemaakt door gebruikers van de organisatie, verzonden berichten en inhoud die in deze ruimten wordt gedeeld. Wanneer deze is ingesteld voor vergaderingen, is deze ook van toepassing op alle opnamen en informatie van Meetings-sites die betrekking heeft op voltooide vergaderingen.

Berichten die door de eindgebruikers worden verwijderd, zijn soft deletes. Zelfs als een bericht wordt verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsfunctionaris. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Opnamen die door de eindgebruikers worden verwijderd, zijn soft deletes. Zelfs als verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsmedewerker. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Voor Spaces worden alle berichten, bijlagen, whiteboard-inhoud en gebeurtenissen verwijderd.

Voor Vergaderingen worden alle opnamen en informatie die betrekking heeft op voltooide vergaderingen (titel van vergadering, deelnemerslijst, begin- en eindtijd, enzovoort) verwijderd.

Webex-gegevens worden permanent verwijderd uit het productiesysteem en kunnen niet worden hersteld wanneer ze worden verwijderd volgens het bewaarbeleid van de klant.

De bewaartijd wordt ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 1 dag en het maximum is onbepaalde tijd. Houd er rekening mee dat korte bewaarperioden een negatieve invloed kunnen hebben op de gebruikerservaring.

Als uw organisatie een bewaarperiode heeft, verwijderen we alle door gebruikers gegenereerde inhoud die uw organisatie eigenaar is in overeenstemming met het bewaarbeleid. Verwijderde inhoud kan niet worden hersteld.

Voor Webex Meetings wordt de bewaartijd ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 7 dagen en het maximum is onbepaalde tijd.

De opschoonservice wordt dagelijks uitgevoerd om te controleren of er gegevens moeten worden opgeschoond volgens het bewaarbeleid.

Open de ruimte die u wilt controleren, klik op het tandwielpictogram 'Informatie over ruimte' naast de naam van de ruimte en selecteer vervolgens Ruimtebeleid weergeven.

Als uw organisatie één vergaderingssite heeft, wordt uw bewaarbeleid gemigreerd van Webex-sitebeheer naar de instellingen van Control Hub-organisatie. Nadat de migratie is voltooid, moet u het bewaarbeleid beheren in Control Hub en mag u het bewaarbeleid niet wijzigen in Sitebeheer.

Als uw organisatie meerdere vergadersites heeft, kunt u het bewaarbeleid in Webex-sitebeheer blijven beheren. Als u het bewaarbeleid op organisatieniveau voor al uw vergaderingssites wilt instellen, neemt u contact op met de ondersteuning van Cisco voor hulp.

Als u de instelling voor Automatisch verwijderingsbeleid voor opnemen niet kunt wijzigen in Sitebeheer, dan is uw beleidsinstelling verplaatst naar Control Hub. Meld u aan bij Control Hub op https://admin.webex.comen ga naar Organisatie-instellingenen blader naar Bewaar om het bewaarbeleid te wijzigen.

Nee. Webex Meetings-sites die worden beheerd in Control Hub of zijn gekoppeld aan Control Hub, kunnen de organisatie-instellingen van Control Hub gebruiken om het bewaarbeleid voor vergaderingen voor de hele organisatie te beheren. Voor andere Webex-vergadersites moet u Webex-sitebeheer gebruiken om het bewaarbeleid voor vergadersites te beheren.

Ja. Gebruikersgegevens worden bewaard, zelfs als de gebruikersstatus Inactief is. Als een inactieve gebruiker opnieuw wordt geactiveerd, vindt deze zijn of haar oude gegevens (ruimten en vergaderingen), maar alleen als die gegevens nog binnen uw bewaarperiode liggen.