設定組織的保留原則

超過保留時間策略的內容或超出儲存體配額的內容可能會被刪除。這很重要，因為如果您保留資訊很長時間，則增加了存取機密資訊的機會。

我們建議您和法律顧問協作，以確定最適合組織的保留期。

  • 我們正在逐步針對管理單一會議網站的組織推出會議保留策略。

    如果您無法在網站管理中變更錄製檔自動刪除策略設定，則表示您的策略設定已移至 Control Hub。請參閱下列程序以登入 Control Hub 並變更您的保留策略。

  • 您只能為所有會議網站設定組織層級的保留原則。請聯絡 Cisco 技術支援以尋求協助。

    如果您有多個會議網站，則不能為每個會議網站設定不同的保留原則。

  • Webex Assistant在 Webex 中不可用，因此我們僅支援為Webex Meetings的會議資料（錄製和會議中繼資料）保留原則。

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在 https://admin.webex.com 的 Control Hub 中登入您的組織，然後前往組織設定，再捲動至保留。

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定義一個Webex空間保留策略 透過按一下修改 然後：

  1. 選擇預設 或自訂 的保留期為1-1 聊天。

  2. 選擇預設 或自訂 的保留期為群組聊天。

  3. 按一下儲存。

最小值為 1 天、1 個月或 1 年。最大值為 3600 天、120 個月或 10 年。這些值控制Webex保留使用者產生的訊息、檔案與白板的時間長度。您可以分別為一對一和群組聊天設定不同或相同的值。

3

定義一個Webex Meetings保留策略 透過按一下設定 然後：

低於保留策略：

  1. 選擇預設 或自訂 會議資料的保留期。

最小值為 7 天，最大值為 3600 天。此值會控制Webex保留您的會議中的錄製檔、轉錄文字和重點的時間長度。

低於已刪除的錄製檔：

  1. 選擇在 30 天內清除 或遵循保留策略 如上設定。

  2. 按一下儲存。

Control Hub| Webex資料保留常見問題及常見問題及解答
Webex中即將發生哪些資料保留變更？這對客戶有何好處？

Webex正在移除將訊息傳遞和會議資料時期保留的選項。

此變更可協助您管理使用者產生內容的生命週期、將不再需要的資料佔用空間降到最低，並確保您能夠符合合規和監管標準。請參閱2023 年即將發生的資料保留變更。

哪些客戶會受到此變更的影響？

此變更適用於所有標準版和專業版 Pack 客戶。若要檢查此變更是否適用於您的組織，請導覽至 Control Hub 中的「組織設定」下的會議和訊息的保留設定。如果您的組織可以使用保留設定，則此變更適用於您的組織。

誰是標準套件客戶？如何找到此問題？

標準Webex客戶是已購買未包含專業版 Pack 授權的Webex基本產品的客戶。檢查此問題的最佳方法是透過 Control Hub。

此變更是否適用於所有網站 – 「網站管理」管理的網站和 Control Hub 管理的網站？

此變更適用於在 Control Hub 的組織設定中提供會議和訊息保留設定的所有組織。對於會議保留，這裡設定的值將流向由 Control Hub 鏈結或由 Control Hub 管理的所有網站。如果在 Control Hub 中已將保留原則設定為無限期，則對於鏈結至 Control Hub 的所有網站，錄製檔的保留設定值將變更為 360 天。對於專業版 Pack 客戶，您可以在 Control Hub 中將此值變更最多 3600 天。

這些變更不適用於獨立的「網站管理」管理的網站。如果有些網站的保留設定是透過Webex網站管理設定的，則將套用「網站管理」中的保留設定。進一步了解Control Hub 和網站管理管理的Webex網站。

為什麼有些客戶在「組織設定」下看不到會議保留策略？

全組織範圍的會議保留原則適用於在 Control Hub 中鏈結或管理的每個網站。具有在 Control Hub 中管理的單一網站的客戶，通常可以看到此組織範圍的保留設定。但是具有多個會議網站的客戶如果想要為每個網站具有不同的保留期，通常看不到組織範圍的保留設定，因為此設定對每個網站套用相同的保留策略。

如果客戶已在管理每個網站的會議保留策略，他們是否必須移至組織設定？

目前，透過「 Webex網站管理」管理會議保留（每個網站具有不同的保留設定）的客戶不需要移至 Control Hub 中的組織設定。他們可以繼續透過Webex網站管理管理其保留策略。

請注意Webex通訊，以了解與「 Webex網站管理」管理的網站的保留策略相關的進一步更新。

客戶在 Control Hub 中管理多個會議網站，並且具有組織範圍的保留設定。現在客戶必須為每個網站設定保留策略。如何執行此操作？

擁有多個會議網站的客戶如果已選擇 Control Hub 中的組織層級保留管理，則應根據他們訂閱的套件類型設定保留值，為即將發生的變更做準備。

如果您要在網站層級設定保留策略，請立即聯絡您的客戶成功體驗經理。這些請求會根據具體情況進行評估。

如果客戶在組織設定下看不到會議保留按鈕，會發生什麼情況？

若客戶在 Control Hub 的組織設定下看不到組織範圍的保留設定，則表示此變更不會影響他們。

如果客戶已支付無限制的會議儲存空間，當啟用新的資料保留策略時，這些客戶是否會包含在豁免清單中？

這些客戶不受新的資料保留策略變更的影響。我們將盡最大努力為已付費購買無限制的儲存空間的客戶建立例外，但我們無法保證個別客戶會新增至例外清單中。

如果您的組織必須免除，請在 2023 年 3 月 7 日之前聯絡您的Webex客戶經理或客戶成功體驗經理。

這適用於線上網站嗎？

不。此變更不適用於線上網站。

這是否適用於Webex至Cisco BroadWorks 和批發路由市場客戶？

此變更不包括適用於Cisco BroadWorks 的Webex和批發路由市場客戶。對於其他客戶，如果他們有權存取可以自訂保留策略的會議和傳訊工作負載，則這些變更適用於他們。

對於標準客戶，對於所有先前的錄製檔和新錄製檔，是否會在 2023 年 1 月自動刪除 360 天以上的錄製檔？或者，如果我套用的設定比目前的保留期短，它會自動刪除在新設定的保留期之外的錄製檔嗎？還是將其視為適用於未來錄製檔的新規則？

此保留變更適用於所有新舊錄製檔。那些在推出日期之前或之後建立的。例如，如果保留期已設定為 1 年，則 1 年以上的錄製檔將被清除。這也將套用於新的錄製檔。

如果您不希望發生這種情況，我們建議您升級至專業版 Pack 授權，該授權可讓您將組織的資料保留超過 360 天，最多可保留 3600 天。

如果專業版 Pack 管理員選擇選項在 30 天內清除，會發生什麼情況？

Webex會永久移除所有已刪除的錄製檔。這也適用於被法務保留的使用者。例如，如果處於法律保留狀態的使用者刪除了錄製檔，隨後該錄製檔被清除，則該錄製檔會從Webex中永久刪除，並且合規人員無法擷取該錄製檔。

保留策略適用於整個組織嗎？

是。當為 空間傳訊設定時，它將套用至由組織使用者建立的所有空間、已傳送的訊息，以及在這些空間中共用的內容。同樣，當為會議設定時，會套用至所有 Meetings 網站的錄製檔及與已完成會議相關的資訊。

最終使用者刪除空間訊息後，這些訊息會怎樣？

由一般使用者刪除的訊息屬於軟刪除。即使最終使用者刪除了某條訊息，該訊息也仍存在於系統中，並且可由合規專員存取。它只會在保留期過後被系統永久移除。

最終使用者刪除會議錄製檔後，這些錄製檔會怎樣？

由一般使用者刪除的錄製檔屬於軟刪除。即使最終使用者刪除了錄製檔，它仍然位於系統中，並且可供合規專員存取。它只會在保留期過後被系統永久移除。

系統將清除哪種類型的內容？

對於空間而言，系統將會清除所有訊息、附件、白板內容和活動。

對於 Meetings，與已完成會議相關的所有錄製檔及資訊（會議標題、出席者清單、開始和結束時間等）將被清除。

Webex資料會從生產環境系統中永久清除，並且根據客戶的保留策略在清除時無法復原。

Webex Space 內容保留的精細級別為何？下限和上限是多少？

以 1 天為增量設定保留天數。最小天數為 1 天，最大天數為無上限。請記住，短保留期可能會對使用者體驗產生負面影響。

如果您所在的組織有保留期，我們將根據保留策略清除組織擁有的所有使用者產生內容。已清除的內容無法復原。

Webex Meetings 內容保留的精細級別為何？下限和上限是多少？

對於 Webex Meetings，保留期將以 1 天為增量進行設定。下限為 7 天，上限為無限。

清除服務執行的頻率是多少？

清除服務會持續執行以識別根據保留策略是否有要清除的任何資料。

如何檢查 Webex Space 的保留策略？

開啟您要檢查的空間，按一下空間名稱旁的「空間資訊」齒輪圖示，然後選取檢視空間原則。

我已在「Cisco Webex 網站管理」中為我的會議網站啟用自動刪除錄製檔策略，這個新的 Control Hub 組織設定有何不同？

如果您所在的組織有一個會議網站，則您的保留策略將從「Webex 網站管理」移至 Control Hub 組織設定。移轉完成後，您必須在 Control Hub 中管理保留策略，系統將禁止您在「網站管理」中變更保留策略。

如果您所在的組織具有多個會議網站，您可以繼續在「Webex 網站管理」中管理保留策略。如果您要為所有會議網站設定組織層級保留策略，請聯絡Cisco 支援以尋求協助。

我在 Cisco Webex 網站管理中針對我的會議啟用了錄製檔自動刪除策略，但因為現在該設定已停用，我無法進行變更。我要如何變更錄製檔自動刪除策略？

如果您無法在網站管理中變更錄製檔自動刪除策略設定，則表示您的策略設定已移至 Control Hub。登入位於 https://admin.webex.com 的 Control Hub，然後前往組織設定，再捲動至保留以變更保留策略。

我的 Webex 網站未鏈結至 Control Hub 或者未在 Control Hub 中進行管理。我可以使用 Control Hub 來管理會議的保留策略嗎？

不。在 Control Hub 中管理或鏈結至 Control Hub 的Webex Meetings網站可以使用 Control Hub 組織設定來管理組織範圍的會議保留策略。對於其他 Webex 會議網站，您必須使用 Webex 網站管理來管理會議網站保留策略。

是否會保留非使用中使用者的使用者資料？

可以。即使使用者狀態為「非使用中」，使用者資料也會被保留。如果非使用中的使用者被重新啟用，他們將找到其舊的資料（空間和會議），但前提是該資料仍在您的保留期限內。