Schedule a meeting

Usted o cualquier persona que asigne como coanfitrión puede iniciar la reunión, invitar a la gente , empezar sesiones de breakout , grabar la reunión y compartir la grabación .

Cifrado de extremo a extremo para reuniones de la aplicación Webex

Las reuniones planificadas admiten el cifrado de extremo a extremo. Para obtener más información sobre cómo cifrar todas sus reuniones de forma predeterminada, consulte Aplicación de Webex| Configurar el cifrado de un extremo a otro para las reuniones .

Antes de comenzar


 

Para los usuarios de FedRAMP, cuando Hybrid Calendar u O365 no están configurados en la aplicación Webex , las únicas reuniones que aparecen en el calendario son aquellas reuniones que están dentro del límite de FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Elija el planificador que desea utilizar para planificar reuniones.
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Ir a ReunionesMeetings.

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Haga clic en Planificar una reunióny luego introduzca la información de su reunión:


 
Si no ves Programar una reunión , su cuenta no está configurar para organizar reuniones. Tu puedes planificar una reunión desde un espacio en su lugar.

  • Edite el tema de la reunión.

  • Elija un Iniciar y Fin fecha y hora.

  • Comprobar Recurrencia y elija la frecuencia de la reunión.

  • Seleccione un Enlace de la reunión , elija entre:

    • Generar un enlace de reunión único

    • Utilizar el enlace de Mi sala personal

  • Para crear un espacio para su reunión, marque Crear un espacio con todos los invitados a la reunión.

  • Introduzca una descripción para incluirla en la invitación por correo electrónico si su administrador ha configurar su cuenta con el servicio de calendario híbrido de Cisco Webex .

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Agregar Invitados , introduzca nombres o direcciones de correo electrónico.

Cuando su cuenta está configurar con el Calendario híbrido, verá iconos junto al nombre de cada persona para mostrar su disponibilidad.

  • DisponibleAvailable

  • No disponibleUnavailable

  • Disponibilidad desconocidaUnknown availability

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Agregar Habitaciones , introduzca el nombre de una sala de reuniones.

Cuando su cuenta está configurar con el calendario híbrido, verá iconos junto al nombre de cada sala para mostrar la disponibilidad.

  • DisponibleAvailable

  • No disponibleUnavailable


 

Solo se muestran las salas de reuniones que figuran en el directorio de su organización. Desplácese sobre el icono de la sala para ver la tarjeta de contacto de la sala.

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Para un enlace de reunión única, haga clic en Configuraciones avanzadas y elija entre las opciones disponibles:

  • Tipo de reunión
  • Opciones de seguridad

    Puede agregar marcas de agua de audio a los vídeos y el contenido compartido de los participantes. En Marcas de agua de audio, marque Agregar marcas de agua al audio de la reunión. El administrador del sitio puede cargar reuniones con marca de agua en Control Hub, que luego analiza la grabación y busca los identificadores únicos. Pueden examinar los resultados para ver qué dispositivo o cliente de origen grabó la reunión.

    Puede agregar marcas de agua visuales a los vídeos y el contenido compartido de los participantes.

  • Conexión de audio
  • Opciones de planificación: configure las opciones de la reunión, como desactivar el chat y desactivar la capacidad de agregar o descargar archivos.
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Haga clic en Planificar.

La reunión se crea y se agrega a su calendario. Se envía una invitación por correo electrónico a todos los invitados a la reunión.

Si necesita hacer cambios, puede actualizar los detalles de la reunión o cancelar la reunión .

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Ir a ReunionesMeetings.

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Toque el botón de acción global > Planificar una reunión.

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Ingrese la información de su reunión:

  • Edite el tema de la reunión.

  • Elija un Iniciar y Fin fecha y hora.

  • Toque Invitados y agregue personas por nombre, correo electrónico o elija entre Recientes lista.

    Toque Consultar disponibilidad para ver a qué hora están libres todos y arrastre su reunión a esa franja horaria. También puede hacer lo siguiente:

    • Vea una lista de quién está disponible en el momento seleccionado.

    • Mantenga presionada la reunión para arrastrarla y soltarla en un intervalo de tiempo diferente.

    • Toque y arrastre las pestañas de la reunión para cambiar la duración de la reunión. Cualquier cambio se refleja en las horas de inicio y finalización del planificador.

  • Toque Agregar una sala , busque una habitación por nombre y toque la habitación para agregarla. Toque Consultar calendario para ver la disponibilidad de habitaciones.

    Toque y mantenga presionada la sala para abrir la tarjeta de contacto de la sala.

  • Toque Enlace de la reunión y elige Enlace de reunión única o Enlace de sala personal .

  • Para crear una contraseña de reunión personalizada o generar una nueva contraseña, toque la contraseña. A continuación, elimine la contraseña existente e introduzca una nueva, o toque para generarla.

  • Introduzca una descripción.

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Toque Horario para programar su reunión.

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Ir a ReunionesMeetings.

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Toque el botón de acción flotante > Programar una reunión.

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Ingrese la información de su reunión:

  • Edite el tema de la reunión.

  • Elija un Iniciar y Fin fecha y hora.

  • Toque Invitados y agregue personas por nombre, correo electrónico o elija entre Recientes lista.

    Toque Consultar calendario para ver a qué hora están libres todos y arrastre su reunión a esa franja horaria. También puede hacer lo siguiente:

    • Vea una lista de quién está disponible en el momento seleccionado.

    • Mantenga presionada la reunión para arrastrarla y soltarla en un intervalo de tiempo diferente.

    • Toque y arrastre las pestañas de la reunión para cambiar la duración de la reunión. Cualquier cambio se refleja en las horas de inicio y finalización del planificador.

  • Toque Agregar una sala , busque una habitación por nombre y toque la habitación para agregarla. Toque Consultar calendario para ver la disponibilidad de habitaciones.

    Toque y mantenga presionada la sala para abrir la tarjeta de contacto de la sala.

  • Toque Enlace de la reunión y elige Enlace de reunión única o Enlace de sala personal .

  • Para crear una contraseña de reunión personalizada o generar una nueva contraseña, toque la contraseña. A continuación, elimine la contraseña existente e introduzca una nueva, o toque para generarla y haga clic en Guardar.

  • Introduzca una descripción.

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Toque Horario para programar su reunión.

Una vez que planifique su reunión, las personas a las que invitó recibirán un correo electrónico automáticamente para informarles. Si edita la invitación o la cancela, se envía un nuevo correo electrónico a todos los invitados para que se mantengan actualizados.

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Iniciar sesión en Webex , haga clic en Reuniones > Horario .


 

Si ha guardado plantillas de reuniones antes, puede seleccionar uno de los Plantillas de reuniones lista desplegable.

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Seleccione un Tipo de reunión de la lista desplegable, si su cuenta tiene más de una asociada. Los tipos de reunión son los conjuntos predeterminados o personalizados de características de reunión disponibles para su organización.

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Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión , agregue o cambie el contraseña , si es necesario, y seleccione el Fecha y hora para su reunión.

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Puede configurar la reunión para que se repita marcando la Recurrencia casilla de verificación. Puede programar su reunión para que suceda diaria, quincenal, mensual y más.

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En la sección Asistentes, ingrese la dirección de correo electrónico de las personas a las que está invitando. El Asistentes El campo sugiere personas a las que ha invitado anteriormente, cuentas existentes en su organización de Cisco Webex y contactos en su libreta de direcciones de direcciones. Si la persona tiene una cuenta de organizador en su organización, puede convertirla en organizador alternativo haciendo clic enjunto a su nombre.

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Para otras opciones, seleccione Mostrar opciones avanzadas .

Sus opciones de Cisco Webex pueden configurarse para incluir:

  • En Opciones de conexión de audio :

    • Tipo de conexión de audio —Elija una de las siguientes

      • Audio de Webex —Incluye opciones de llamada entrante, devolución de llamada y audio de computadora. Las opciones telefónicas pueden incluir números de llamada entrante globales y gratuitos, así como la capacidad de establecer tonos de entrada y salida.

      • Usar solo VoIP —Limita a todos los asistentes a utilizar el audio de la computadora.

      • Otro servicio de teleconferencia —Le permite ingresar información de teleconferencias de terceros.


         

        Los usuarios que prefieran utilizar teleconferencias de audio no integradas pueden hacerlo para Webex y reuniones habilitadas para dispositivo de video. Para utilizar esta función para Webex, su organización debe estar administrada o vinculada a Webex Control Hub.

      • Ninguno

    • Tono de entrada y salida : Seleccione un tono para escuchar cuando un invitado entra o sale de la reunión.


       

      Cuando se utiliza la opción de audio de Webex , si se selecciona la función Anunciar nombre, los que se unen mediante la opción Usar la computadora para el audio no tienen la opción de grabar y anunciar su nombre.

    • Silenciar asistentes : Silenciar automáticamente a los asistentes al entrar a la reunión y permitir que los asistentes se silencien a sí mismos.

  • En Agenda , ingrese cualquier contexto o detalles que desee que sus asistentes tengan sobre la próxima reunión.

  • En Opciones de programación , puede hacer lo siguiente:

    • Coanfitrión —Los coanfitriones pueden iniciar reuniones en su nombre. Si desea asignar un coanfitrión antes de la reunión, seleccione una de las opciones de la sección.

    • Sistemas de video —Los sistemas de vídeo autenticados de esta organización pueden iniciar y entrar a esta reunión sin aviso.

    • Grabación automática —Iniciar automáticamente la grabación cuando comience la reunión.

    • Excluir contraseña —Excluya la contraseña de la invitación por correo electrónico, para mayor seguridad.

    • Unirse antes que el anfitrión : Marque la casilla para permitir que los asistentes se unan a la reunión antes de iniciarla. Elija permitir que los asistentes se unan entre 0 y 15 minutos antes de que comience la reunión.

    • Sesiones de trabajo —Las sesiones de ruptura son grupos más pequeños que se separan de la Reunión de Webex. Permiten que un subconjunto de participantes de la reunión colabore y comparta ideas a través de audio y vídeo.

    • Solo invitados : Restringir la reunión solo a los asistentes invitados.

    • Reuniones desbloqueadas —Decida qué les sucede a los invitados cuando entran a una reunión.

    • Bloqueo automático : Decida cuánto tiempo después de que la reunión comience a bloquear automáticamente la reunión.

    • Registro —Seleccionar Requerir inscripción de asistentes para solicitar a los asistentes que se registren y reciban la aprobación del organizador antes de asistir a la reunión. Seleccione la información de registro detallada que requiere que los asistentes proporcionen. Cada asistente que se registre deberá proporcionar esa información.

    • Recordatorio de correo electrónico : Elija enviar un recordatorio por correo electrónico entre 10 y 50 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Opciones de reunión —Seleccionar Editar las opciones de la reunión y seleccione las opciones que desea que tengan los participantes cuando comience la reunión.

    • Privilegios de los asistentes —Seleccionar Editar los privilegios de los asistentes y seleccione los privilegios que desea que tengan los asistentes cuando comience la reunión.

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Si desea guardar esta configuración para usarla como plantilla en el futuro, haga clic en Guardar como plantilla . De lo contrario, haga clic en Iniciar para comenzar su reunión de inmediato, o haga clic en Horario si se va a reunir más tarde.

Para planificar reuniones, puede agregar la reunión a su calendario abriendo la reunión desde el Reuniones pestaña y haciendo clic en Agregar a mi calendario junto al nombre de la reunión.

Se descarga un archivo de iCalender (.ics). Seleccione el archivo .ics y acepte la reunión. Para invitar a otras personas a su reunión, envíe el archivo .ics como archivo adjunto de correo electrónico.