Schedule a meeting

Vous ou toute personne que vous désignez en tant que coorganisateur peut démarrer la réunion, inviter des personnes , démarrer sessions scindées , enregistrer la réunion et partager l’enregistrement .

Chiffrement de bout en bout pour les réunions Webex App

Les réunions programmées prennent en charge le chiffrement de bout en bout. Pour plus d’informations sur la façon de chiffrer toutes vos réunions par défaut, voir Application Webex| Configurer le chiffrement de bout en bout pour les réunions .

Avant de commencer


 

Pour les utilisateurs de FedRAMP, lorsque le calendrier hybride ou O365 n'est pas configuré dans l'application Webex, les seules réunions qui apparaissent dans le calendrier sont celles qui se trouvent dans la limite de FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Choisissez le programmateur que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions.
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Aller dans ParmaètresMeetings.

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Cliquez sur Programmer une réunion, puis saisissez les informations de votre réunion :


 
Si vous ne voyez pas Programmer une réunion , votre compte n'est pas configuré pour organiser des réunions. Vous pouvez programmer une réunion à partir d’un espace à la place.

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez un Démarrer et Fin date et heure.

  • Vérifier Récurrence et choisissez la fréquence de la réunion.

  • Sélectionnez un Lien de la réunion , choisissez parmi :

    • Générer un lien de réunion à usage unique

    • Lien Utiliser a salle personnelle

  • Pour créer un espace pour votre réunion, cochez Créer un espace avec tous les invités de la réunion.

  • Saisissez une description à inclure dans le courrier électronique d'invitation si votre administrateur a configurer votre compte avec le service de calendrier hybride Cisco Webex .

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Ajouter Invités , saisissez des noms ou des adresses électroniques.

Lorsque votre compte est configuré avec le Calendrier hybride , vous voyez des icônes à côté du nom de chaque personne pour indiquer leur disponibilité.

  • DisponibleAvailable

  • Non disponibleUnavailable

  • Disponibilité inconnueUnknown availability

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Ajouter Chambres , saisissez le nom d' une salle de réunion.

Lorsque votre compte est configuré avec le calendrier hybride , vous voyez des icônes à côté de chaque nom de salle pour afficher la disponibilité.

  • DisponibleAvailable

  • Non disponibleUnavailable


 

Seules les salles de réunion répertoriées dans le répertoire de votre organisation sont affichées. Survolez l'icône de la salle pour voir la carte de contact de la salle.

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Pour un lien de réunion unique, cliquez sur Paramètres avancés et choisissez parmi les options disponibles :

  • Type de réunion
  • Options de sécurité

    Vous pouvez ajouter des filigranes audio aux vidéos de vos participants et au contenu partagé. Sous Watermarks audio, cochez Ajouter des watermarks à l'audio de la réunion. L’administrateur du site peut télécharger des réunions filigranées vers Control Hub, qui analyse ensuite l’enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour voir quel client ou périphérique source a enregistré la réunion.

    Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé.

  • Connexion audio
  • Options de programmation—Configurez les options de la réunion telles que désactiver le Chat et désactiver la possibilité d'ajouter ou de télécharger des fichiers.
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Cliquez sur Programmer.

La réunion est créée et ajoutée à votre calendrier. Un courrier électronique d'invitation est envoyé à toutes les personnes invitées à la réunion.

Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion .

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Aller dans ParmaètresMeetings.

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Tapez sur le bouton d’action globale > Programmer une réunion.

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Saisissez les informations de votre réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez un Démarrer et Fin date et heure.

  • Touchez Invités et ajoutez des personnes par nom, adresse électronique ou choisissez Récents liste.

    Touchez Vérifier la disponibilité pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également :

    • Voir la liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion, pour la faire glisser et la déposer à un autre créneau horaire.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de début et de fin du programmateur.

  • Touchez Ajouter une salle , recherchez une salle par son nom et appuyez sur la salle à ajouter. Touchez Vérifier le calendrier pour voir la disponibilité des salles.

    Tapez et maintenez la salle pour ouvrir la carte de contact de la salle.

  • Touchez Lien de la réunion et choisissez Lien de réunion unique ou Lien de la salle personnelle .

  • Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou générer un nouveau mot de passe, tapez sur le mot de passe. Puis, supprimez le mot de passe existant et saisissez un nouveau mot de passe, ou appuyez sur pour générer un nouveau mot de passe.

  • Saisissez une description.

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Touchez Programmer pour programmer votre réunion.

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Aller dans ParmaètresMeetings.

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Effleurez le bouton d’action flottant > Programmer une réunion.

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Saisissez les informations de votre réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez un Démarrer et Fin date et heure.

  • Touchez Invités et ajoutez des personnes par nom, adresse électronique ou choisissez Récents liste.

    Touchez Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également :

    • Voir la liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion, pour la faire glisser et la déposer à un autre créneau horaire.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de début et de fin du programmateur.

  • Touchez Ajouter une salle , recherchez une salle par son nom et appuyez sur la salle à ajouter. Touchez Vérifier le calendrier pour voir la disponibilité des salles.

    Tapez et maintenez la salle pour ouvrir la carte de contact de la salle.

  • Touchez Lien de la réunion et choisissez Lien de réunion unique ou Lien de la salle personnelle .

  • Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou générer un nouveau mot de passe, tapez sur le mot de passe. Puis, supprimez le mot de passe existant et saisissez un nouveau mot de passe, ou appuyez sur pour générer un nouveau mot de passe, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Saisissez une description.

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Touchez Programmer pour programmer votre réunion.

Une fois que vous avez programmé votre réunion, les personnes que vous avez invitées reçoivent automatiquement un courrier électronique pour les en informer. Si vous modifiez l'invitation ou l'annulez, un nouveau courrier électronique est envoyé à toutes les personnes invitées afin qu'elles restent informées.

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Connectez-vous pour Webex , cliquez sur Réunions > Programmer .


 

Si vous avez enregistré modèles de réunion auparavant, vous pouvez en sélectionner un Modèles de réunion liste déroulante.

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Sélectionnez un Type de réunion dans la liste déroulante, si plusieurs comptes sont associés. Les types de réunion sont les ensembles de fonctionnalités de réunion par défaut ou personnalisés disponibles pour votre organisation.

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Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion , ajoutez ou modifiez le mot de passe , si nécessaire, et sélectionnez le Date et heure pour votre réunion.

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Vous pouvez configurer la réunion pour qu'elle se répète en cochant la case Récurrence case à cocher. Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se déroule quotidiennement, toutes les deux semaines, tous les mois, etc.

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Dans la section Invités, saisissez l’adresse électronique des personnes que vous invitez. Le Participants suggère des personnes que vous avez déjà invitées, des comptes existants sur votre organisation Cisco Webex et des contacts dans votre carnet d'adresses. Si la personne a un compte organisateur dans votre organisation, vous pouvez lui donner le rôle d'organisateur suppléant en cliquant surà côté de leur nom.

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Pour les autres options, sélectionnez Afficher les options avancées .

Vos options Cisco Webex peuvent être configurées pour inclure :

  • Dans Options de connexion audio :

    • Type de connexion audio : choisissez l’une des options suivantes

      • Webex Audio : inclut les options d'appel entrant, de rappel et audio de l'ordinateur. Les options téléphoniques peuvent inclure des numéros d’appel gratuits et internationaux, ainsi que la possibilité de définir des tonalités d’entrée et de sortie.

      • Utiliser la VoIP uniquement : permet à tous les invités d'utiliser l'audio de l'ordinateur.

      • Autre service de téléconférence : permet de saisir des informations de téléconférence tierces.


         

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser la téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions Webex et les réunions avec périphérique vidéo. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex, votre organisation doit être gérée dans ou liée à Webex Control Hub.

      • Aucun

    • Tonalité d'entrée et de sortie : sélectionnez une tonalité à entendre lorsqu'un invité rejoint ou quitte la réunion.


       

      Lorsque vous utilisez l'option Audio Webex, si la fonctionnalité Annoncer le nom est sélectionnée, les personnes qui rejoignent la réunion à l'aide de l'option Utiliser l'ordinateur pour l'audio n'ont pas la possibilité d'enregistrer et d'annoncer leur nom.

    • Couper le son des participants : couper automatiquement le son des invités à l’entrée de la réunion et autoriser les invités à couper le son eux-mêmes.

  • Dans Ordre du jour , saisissez le contexte ou les détails que vous souhaitez que vos invités aient à propos de la réunion à venir.

  • Dans Options de programmation , vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

    • Co-organisateur : les coorganisateurs peuvent démarrer des réunions en votre nom. Si vous souhaitez affecter un coorganisateur avant la réunion, sélectionnez l'une des options dans la section.

    • Systèmes vidéo : les systèmes vidéo authentifiés de cette organisation peuvent démarrer et rejoindre cette réunion sans invite.

    • Enregistrement automatique : démarre automatiquement l'enregistrement lorsque la réunion démarre.

    • Exclure le mot de passe : excluez le mot de passe de l'e-mail d'invitation, pour plus de sécurité.

    • Rejoindre avant l’organisateur : cochez la case pour permettre aux invités de rejoindre la réunion avant de démarrer la réunion. Choisissez d’autoriser les invités à rejoindre la réunion 0 à 15 minutes avant le début de la réunion.

    • Sessions scindées —Les sessions scindées sont des groupes plus petits qui sont séparés de la réunion Webex principale . Ils permettent à un sous-ensemble de participants à la réunion de collaborer et de partager des idées via l’audio et la vidéo.

    • Invité uniquement : limitez la réunion aux participants invités uniquement.

    • Réunions déverrouillées : décidez de ce qu’il advient des invités lorsqu’ils rejoignent une réunion.

    • Verrouillage automatique : décidez combien de temps après le début de la réunion pour verrouiller automatiquement la réunion.

    • Inscription : sélectionnez Exiger l’inscription des participants pour exiger que les invités s’inscrivent et reçoivent l’approbation de l’organisateur avant d’assister à la réunion. Sélectionnez les informations d'inscription détaillées que les invités doivent fournir. Chaque participant qui s’inscrit devra fournir ces informations.

    • Rappel par courrier électronique : choisissez d'envoyer un courrier électronique de rappel 10 à 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options de réunion : sélectionnez Modifier les options de la réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants aient au début de la réunion.

    • Privilèges des participants : sélectionnez Modifier les privilèges des participants et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez accorder aux invités au début de la réunion.

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Si vous souhaitez enregistrer ces paramètres pour les utiliser ultérieurement comme modèle, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle . Sinon, cliquez sur Démarrer pour démarrer votre réunion immédiatement, ou cliquez sur Programmer si vous vous réunissez plus tard.

Pour programmer des réunions, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir du Réunions onglet et en cliquant Ajouter à mon calendrier à côté du nom de la réunion.

Un fichier iCalender (.ics) est téléchargé. Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d'autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics en tant que pièce jointe à un courrier électronique.