• Entrez le nom de la réunion dans le sujet de la réunion.

• Dans le niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour voir les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et sont conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

  Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit par défaut. Vous pouvez renommer le classement public, mais vous ne pouvez pas le supprimer.

  En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier le classement à tout moment avant le début de la réunion. Le classement ne peut pas être modifié une fois la réunion commencée et terminée.

• Appuyez sur Invités et ajoutez des personnes par leur nom, leur adresse e-mail, ou choisissez parmi la liste des événements récents.

  Pour faire d'un invité un co-animateur, touchez à côté du nom de la personne et touchez Choisir comme co-animateur. Cette option s'affiche si l'invitée possède un compte hôte sur le même site Webex que vous.

  Appuyez sur Consulter le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également :

  • Retournez à l'écran principal du calendrier et voyez les heures de réunion suggérées affichées. Sélectionnez n'importe quelle heure pour voir l'heure de début/fin mise à jour.

  • Consultez la liste des personnes disponibles à l'heure sélectionnée.

  • Appuyez longuement sur la réunion, pour la faire glisser et la déposer vers un autre créneau horaire.

  • Appuyez et faites glisser les onglets des réunions pour modifier la durée de la réunion. Tout changement se reflète dans les heures de début et de fin du planning.

• Choisissez une date et une heure de début et de fin.

• Appuyez sur Récurrence, pour programmer la réunion de manière à ce qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des tranches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

• Appuyez sur Ajouter une chambre, recherchez une chambre par son nom et appuyez sur Chambre pour l'ajouter. Appuyez sur Consulter le calendrier pour voir la disponibilité des chambres.

  Appuyez longuement sur la pièce pour ouvrir la carte de contact de la chambre.

• Appuyez sur Lien de réunion et choisissez Lien de réunion unique ou Lien vers la salle personnelle.

• Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou en générer un nouveau, touchez le mot de passe. Ensuite, supprimez le mot de passe existant et saisissez-en un nouveau , ou touchez pour en générer un nouveau.

• Entrez une description.

• Entrez le nom de la réunion dans le sujet de la réunion.

• Dans le niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour voir les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et sont conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

  Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit par défaut. Vous pouvez renommer le classement public, mais vous ne pouvez pas le supprimer.

  En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier le classement à tout moment avant le début de la réunion. Le classement ne peut pas être modifié une fois la réunion commencée et terminée.

• Choisissez une date et une heure de début et de fin.

• Appuyez sur Récurrence pour programmer la réunion afin qu'elle se répète régulièrement. Choisissez entre des tranches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

• Appuyez sur Invités et ajoutez des personnes par leur nom, leur adresse e-mail, ou choisissez parmi la liste des événements récents.

  Appuyez sur Consulter le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également :

  • Retournez à l'écran principal du calendrier et voyez les heures de réunion suggérées affichées. Sélectionnez n'importe quelle heure pour voir l'heure de début/fin mise à jour.

  • Consultez la liste des personnes disponibles à l'heure sélectionnée.

  • Appuyez longuement sur la réunion, pour la faire glisser et la déposer vers un autre créneau horaire.

  • Appuyez et faites glisser les onglets des réunions pour modifier la durée de la réunion. Tout changement se reflète dans les heures de début et de fin du planning.

    Pour faire d'un invité un co-animateur, touchez à côté du nom de la personne et touchez Choisir comme co-animateur. Pour bénéficier de cette option, l'invitée doit avoir un compte hôte sur le même site Webex que vous.

• Appuyez sur Ajouter une chambre, recherchez une chambre par son nom et appuyez sur Chambre pour l'ajouter. Appuyez sur Consulter le calendrier pour voir la disponibilité des chambres.

  Appuyez longuement sur la pièce pour ouvrir la carte de contact de la chambre.

• Appuyez sur Lien de réunion et choisissez Lien de réunion unique ou Lien vers la salle personnelle.

• Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou en générer un nouveau, touchez le mot de passe. Ensuite, supprimez le mot de passe existant et saisissez-en un nouveau , ou touchez pour générer un nouveau mot de passe, puis cliquez sur Enregistrer.

• Entrez une description.

Vos options Webex peuvent être configurées pour inclure :

• Dans les options de sécurité :

  • Modifiez le mot de passe de la réunion, si nécessaire.

  • Exclure le mot de passe : excluez le mot de passe de l'invitation par e-mail, pour plus de sécurité.

  • Règles d'adhésion : décidez de ce qu'il advient des invités lorsqu'ils rejoignent une réunion.

  • Verrouillage automatique : décidez combien de temps après le début de la réunion la bloquera automatiquement.

  • Inscrivez-vous avant l'hôte : cochez la case pour permettre aux participants de participer à la réunion avant que vous ne commenciez celle-ci. Choisissez d'autoriser les participants à participer 0 à 15 minutes avant le début de la réunion.

  • Vous pouvez ajouter des filigranes audio aux vidéos et au contenu partagé de vos participants. Dans Filigranes audio, cochez Ajouter des filigranes au son de la réunion. L'administrateur du site peut télécharger les réunions en filigrane sur Control Hub, qui analyse ensuite l'enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour savoir quel client ou quel appareil source a enregistré la réunion.

    Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé.

• Dans les options audio :

  • Type de connexion audio : choisissez l'une des options suivantes

    • Webex Audio : inclut les options d'appel, de rappel et le son de l'ordinateur. Les options téléphoniques peuvent inclure des numéros d'appel gratuits et internationaux, ainsi que la possibilité de régler des tonalités d'entrée et de sortie.

    • Utilisez uniquement la VoIP. Tous les participants doivent utiliser le son de l'ordinateur uniquement.

    • Autre service de téléconférence : vous permet de saisir les informations de téléconférence d'un tiers.

      Les utilisateurs qui préfèrent utiliser la téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions via Webex et les appareils vidéo. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex, votre organisation doit être gérée ou liée à Control Hub.

    • Aucune

  • Tonalité d'entrée et de sortie : sélectionnez une tonalité pour entendre quand un invité rejoint la réunion ou la quitte.

  • Désactiver le son des participants : désactivez automatiquement le son des participants à l'entrée de la réunion et permettez-leur de se désactiver eux-mêmes.

• Dans les options de planification, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Cohôte : les coanimateurs peuvent démarrer des réunions en votre nom. Si vous souhaitez désigner un coorganisateur avant la réunion, sélectionnez l'une des options de la section.

  • Systèmes vidéo — Les systèmes vidéo authentifiés de cette organisation peuvent démarrer et rejoindre cette réunion sans délai.

  • Cisco AI Assistant—Activez Cisco AI Assistant automatiquement le début de la réunion.

  • Enregistrement automatique : lancez automatiquement l'enregistrement dès le début de la réunion.

  • Partagez automatiquement le contenu de la réunion : autorisez automatiquement les invités à consulter le résumé, la transcription, les enregistrements et les messages de chat après la réunion.

  • Sessions en petits groupes — Les sessions en petits groupes sont séparés de la réunion principale de Webex. Ils permettent à un sous-ensemble de participants aux réunions de collaborer et de partager des idées par audio et vidéo.

  • Inscription : sélectionnez Exiger l'inscription des participants pour que les participants soient tenus de s'inscrire et de recevoir l'approbation de l'hôte avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations d'inscription détaillées que vous demandez aux participants de fournir. Chaque participant qui s'inscrit devra fournir ces informations.

  • Interprétation — Lorsque vous activez l'interprétation simultanée, vous désignez les participants comme interprètes. Les interprètes peuvent ensuite interpréter entre les différentes chaînes linguistiques sans réunion.

  • Langage des signes — Désignez des interprètes en langue des signes.

  • Options de réunion : sélectionnez Modifier les options de réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez offrir aux participants au début de la réunion.

  • Privilèges réservés aux participants : sélectionnez Modifier les privilèges des participants et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez accorder aux participants au début de la réunion.

Pour planifier des réunions, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en l'ouvrant dans l'onglet Réunions et en cliquant sur Ajouter à mon calendrier à côté du nom de la réunion.

Un fichier iCalendar (.ics) est téléchargé. Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d'autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics en pièce jointe à un e-mail.