Pianifica una riunione

L'utente o qualsiasi altra persona assegnata come organizzatore può avviare la riunione, invitare persone ad essa, avviare sessioni breakout, registrare la riunione e condividere la registrazione.

Operazioni preliminari

Scegliere lo strumento di pianificazione che si desidera utilizzare per pianificare le riunioni.

È possibile pianificare riunioni ricorrenti o una sola volta utilizzando Microsoft Outlook o Google Calendar. È possibile pianificare una riunione una sola volta utilizzando lo strumento di pianificazione dell'app Webex.

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Andare a RiunioniRiunioni.

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Fare clic su Pianifica riunione.

Pianifica una riunione

 
Se non viene visualizzata l'opzione Pianificauna riunione, l'account non è impostato per ospitare riunioni. È possibile pianificare una riunione da uno spazio.

Se si utilizza Microsoft Outlook per pianificare le riunioni, è necessario pianificare una riunione nella sala riunioni personale. Webex apre un nuovo invito Outlook con tutti i dettagli della riunione. È necessario aggiungere le persone necessarie per invitare, selezionare data e ora e inviare l'invito.

Se si utilizza Google Calendar per pianificare le riunioni, si pianifica una riunione nella sala riunioni personale. Webex apre un invito di calendario Google in una nuova scheda nel browser predefinito. È necessario aggiungere le persone necessarie per invitare, selezionare data e ora e inviare l'invito.

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Se si sta utilizzando lo strumento di pianificazione dell'app Webex per pianificare le riunioni, modificare il nome della riunione in Argomento e selezionare le data e ora per la riunione.

Scegliere se si desidera pianificare un collegamento una sola volta o utilizzare la sala riunioni personale. Se si sceglie un collegamento una sola riunione, modificare la password.

Opzionalmente, aggiungere una descrizione della riunione. Sarà incluso nell'invito e-mail se l'amministratore ha impostato l'account con Servizio di calendario ibrido Cisco Webex.

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Aggiungere gli invitati digitando il relativo nome o indirizzo e-mail.

Quando si inizia a digitare il nome di un utente, Webex fornisce suggerimenti. Scegliere un nome dall'elenco.

Se l'account dispone di servizio calendarioibrido, inizialmente, disponibilità Disponibilità sconosciuta sconosciuta mostra accanto al nome di ciascuna persona. Se la persona è disponibile all'ora selezionata, il simbolo viene aggiornato in Disponibile Disponibile. Se la persona non è disponibile, il simbolo viene aggiornato in Non Non disponibiledisponibile. Se non è possibile recuperare la disponibilità di qualcuno, la disponibilità sconosciuta continua a essere Disponibilità sconosciuta mostrata accanto al nome di tale persona.


 

Se gli invitati non sono disponibili, modificare l'ora della riunione e gli aggiornamenti dello stato di disponibilità oppure fare clic su un intervallo di tempo nel calendario a destra dello schermo per visualizzarne la disponibilità.

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(Opzionale) Se è stato scelto un collegamento alla riunione unica e si dispone delle funzionalità complete di riunioni, fare clic su Impostazioni avanzate per personalizzare le opzioni audio, aggiungere un co-organizzatore, abilitare le sessioni remote e altro.

Per ulteriori informazioni su queste impostazioni, vedere Opzioni di pianificazione avanzate. Descrive tutte le opzioni disponibili quando si pianifica una riunione dal sito Webex, incluso il sottogruppo di opzioni disponibili quando si pianifica una riunione nell'app Webex.

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Fare clic su Pianifica.

La riunione viene aggiunta al calendario. Un invito e-mail viene inviato a tutti gli invitati alla riunione.

Operazione successivi

All'orario programmato, avviare la riunione.

Se occorre apportare modifiche, è possibile aggiornare i dettagli della riunione o annullare la riunione.

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Installare l Cisco Webex Meetings app mobile.

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Aprire l'app Webex Meetings mobile e scorrere verso sinistra Riunioni personali

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Toccare Pianifica , quindi inserire le informazioni dellariunione:

  • Argomento riunione

  • Data, ora di inizio e durata della riunione

  • Password riunione

  • Invitati: consente all'app di accedere ai contatti sul dispositivo o di inserire manualmente gli indirizzi e-mail dei partecipanti e toccare Invio per aggiungerli all'elenco dei partecipanti.

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Esaminare i dettagli della riunione, quindi toccare Pianifica per pianificare la riunione.


 

Se la riunione rientra nei 15 minuti successivi, toccare Avvia.

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Installare l Cisco Webex Meetings app mobile.

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Aprire l'app Webex Meetings mobile e scorrere verso sinistra Riunioni personali

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Toccare Pianifica , quindi inserire le informazioni dellariunione:

  • Argomento riunione

  • Data, ora di inizio e durata della riunione

  • Password riunione

  • Invitati: consente all'app di accedere ai contatti sul dispositivo o di inserire manualmente gli indirizzi e-mail dei partecipanti e toccare Aggiungi invitato per aggiungerli all'elenco dei partecipanti.

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Esaminare i dettagli della riunione, quindi toccare Pianifica per pianificare la riunione.


 

Se la riunione rientra nei 15 minuti successivi, toccare Avvia.

Una volta pianificata la riunione, le persone invitate ottengono automaticamente un messaggio e-mail di notifica. Se si modifica l'invito o lo si annulla, un nuovo messaggio e-mail viene inviato a tutti gli invitati in modo che rimangano aggiornati.

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Accedere a Webex, fare clic su Riunioni > Pianifica .


 

Se i modelli di riunione sono stati salvati in precedenza, è possibile selezionarne uno dall'elenco di modelli elenco a discesa.

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Selezionare un tipo di riunione dall'elenco a discesa, se sono associati più account. I tipi di riunione sono le serie predefinite o personalizzate di funzioni di riunione disponibili per la propria organizzazione.

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Inserire un nome per la riunione in Argomento riunione , aggiungere o modificare la password, se necessario, e selezionare la Data el'ora della riunione.

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È possibile impostare la riunione in modo che si ripeta selezionando la casella di controllo Ricorrenza. È possibile pianificare la riunione in modo che sia giornaliera, due volte a settimana, mensilmente e altro.

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Nella sezione Partecipanti, inserire l'indirizzo e-mail delle persone invitate. Il campo Partecipanti suggerisce le persone invitate in precedenza, gli account esistenti nella propria Cisco Webex di gruppo e i contatti nell'rubrica. Se la persona ha un account organizzatore nella propria organizzazione, è possibile impostare questa persona come organizzatore alternativo facendo clic accanto al relativo nome.

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Per altre opzioni, selezionare Mostra opzioni avanzate.

Le Cisco Webex di installazione possono essere impostate in modo da includere:

  • In Opzioni di connessioneaudio:

    • Tipo di connessioneaudio: scegliere una delle opzioni seguenti

      • audio Webexcomputer: include le opzioni di chiamata in ingresso, chiamata in ingresso, chiamata in ingresso e audio del computer. Le opzioni telefoniche possono includere numeri di chiamata in ingresso gratuiti e globali nonché la possibilità di impostare i toni di entrata e uscita.

      • Usa VoIPaccesso—Limita tutti i partecipanti all'uso dell'audio del computer.

      • Altro servizio diteleconferenza: consente di inserire le informazioni di teleconferenza di terze parti.


         

        Gli utenti che preferiscono utilizzare la teleconferenza audio non integrata possono farlo per le riunioni Webex e abilitate per dispositivi video. Per utilizzare questa funzione per Webex, l'organizzazione deve essere gestita o collegata Webex Control Hub.

      • Nessuno

    • Segnale acustico di entrata euscita: selezionare un segnale acustico quando un ospite si unisce o abbandona la riunione.


       

      Quando si utilizza l'opzione audio Webex, se è selezionata la funzione Annuncia nome, coloro che a partecipare utilizzando l'opzione Usa computer per audio non possono registrare e annunciare il relativo nome.

    • Disattiva audio partecipanti: disattiva automaticamente l'audio dei partecipanti all'accesso alla riunione e consenteai partecipanti di disattivare il proprio audio.

  • In Agenda , inserire qualsiasi contesto o dettagli che si desidera visualizzare ai partecipanti sulla riunionefutura.

  • In Opzioni dipianificazione, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

    • Cohost: i co-ospite possono avviare riunioni per proprio conto. Se si desidera assegnare un organizzatore prima della riunione, selezionare una delle opzioni nella sezione.

    • Sistemivideo: i sistemi video autenticati in queste organizzazioni possono avviare e partecipare a questa riunione senza prompt.

    • Registrazioneutmatica:avvia automaticamente la registrazione all'inizio della riunione.

    • Escludipassword: esclude la password dall'invito e-mail, per maggiore sicurezza.

    • Partecipa primadell'organizzatore: selezionare la casella per consentire ai partecipanti di unirsi alla riunione prima dell'inizio della riunione. Scegliere questa opzione per consentire ai partecipanti di unirsi da 0 a 15 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Sessionibreakout: le sessioni sono gruppi più piccoli che sono suddivisi dalla riunione Webex principale. Consentono a un sottogruppo di partecipanti alla riunione di collaborare e condividere idee in audio e video.

    • Soloinvitati: limita la riunione ai soli partecipanti invitati.

    • Riunionisbloccate: decidere cosa accade agli ospiti quando a partecipare a una riunione.

    • Bloccoautomatico: decidere dopo quanto tempo la riunione viene avviata per bloccare automaticamente la riunione.

    • Iscrizione—Selezionare Richiedi registrazione partecipante richiedere ai partecipanti di iscriversi e ricevere l'approvazione dell'organizzatore prima di partecipare alla riunione. Selezionare le informazioni dettagliate sull'iscrizione che i partecipanti devono fornire. Ciascun partecipante che si iregistrerà dovrà fornire tale informazione.

    • Promemoriae-mail: scegliere di inviare un promemoria e-mail 10-50 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Opzioni della riunione: selezionare Modifica opzioni riunione e selezionare le opzioni che si desidera chei partecipanti devono utilizzare per all'inizio della riunione.

    • Privilegi dei partecipanti: selezionare Modifica privilegi partecipante e selezionare i privilegi che si desidera si abbia ai partecipanti all'inizio della riunione.

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Se si desidera salvare queste impostazioni per utilizzarle come modello in futuro, fare clic su Save as template (Salva comemodello). Altrimenti, fare clic su Avvia per avviare la riunione immediatamente o fare clic su Pianifica se la riunione è pianificata in un secondo momento.

Per pianificare le riunioni, è possibile aggiungere la riunione al calendario aprendo la riunione dalla scheda Riunioni e facendo clic su Aggiungi al calendario accanto al nome della riunione.

Scarica un file iCalender (.ics). Selezionare il file .ics e accettare la riunione. Per invitare altre persone alla riunione, inviare il file .ics come allegato e-mail.