Als in groepsomgevingen de persoon die een omgeving heeft gemaakt, de organisatie verlaat, blijft de organisatie de eigenaar van de omgeving en het bewaarbeleid zolang er nog personen in de omgeving zijn. In gesprekken met slechts één andere persoon, is de organisatie waartoe elke persoon behoort, de eigenaar van de inhoud van hun medewerker.

In het beleid wordt het volgende gedefinieerd:

• wie de eigenaar is van de inhoud die in de omgeving wordt geplaatst.

• hoe lang de inhoud wordt opgeslagen. Nadat deze tijd is verlopen, is alle inhoud voor goed verwijderd en niet meer terug te halen.

• of de eigenaar van de omgeving inhoud kan controleren en verwijderen op basis van het beleid.