Voorwaarden voor het plannen van een vergadering

U kunt WebEx-vergaderingen of-afspraken plannen met behulp van de WebEx-productiviteitstools integratie met micro soft Outlooken het proces is heel vergelijkbaar voor beide.

Houd rekening met het volgende:

  • Niet alle functies die beschikbaar zijn voor het plannen van vergaderingen op uw WebEx-site zijn beschikbaar in Productiviteitstools. Dit geldt ook voor bepaalde herhalingspatronen. Zie Beperking voor terugkeerpatroon voor de Webex-integratie met Outlook voor meerWebex-integratie met Outlook.

  • De WebEx-integratie met Outlook ondersteunt niet alle herhalings opties die beschikbaar zijn in micro soft Outlook.

  • In alle uitnodigingen voor vergaderingen die u verzendt vanuit micro soft Outlook, wordt de begin tijd van de vergadering weer gegeven in de tijd zone die is ingesteld op uw computer en komt mogelijk niet overeen met de voor keuren voor de tijd zone die u hebt ingesteld op uw WebEx-site.

Een Webex-vergadering plannen

1

Klik in het start menu in Microsoft Outlook op Vergadering plannen > plan Webex Meeting in de Webex-groep.

2

Controleer of de WebEx-instellingen correct zijn en klik op OK.

3

Klik op Aan en selecteer de persoon die u wilt uitnodigen voor de vergadering.

4

Voeg een Onderwerp en een Locatie toe.

Als u geavanceerde vergaderingsfuncties, zoals cohosts of deelsessies voor WBS40.9 en latere sites, wilt toevoegen, klikt u op Instellingenwijzigen.

5

Klik op Verzenden.

Als u een WebEx-vergadering wilt verwijderen zonder de vergadering te annuleren, opent u eerst de vergadering en klikt u op WebEx annuleren of persoonlijke ruimte annuleren. Verzend vervolgens de update.

Een vergadering in een persoonlijke ruimte plannen

Persoonlijke ruimten zijn uw eigen virtuele conferentieruimte. Deze is altijd beschikbaar en hoeft niet te worden geboekt. Wanneer u een vergadering in een persoonlijke ruimte plant, vindt de vergadering plaats in uw persoonlijke ruimte en is de koppeling om deel te nemen aan de vergadering de URL van uw persoonlijke ruimte.

1

Ga vanuit het startlint in Microsoft Outlook naar Vergadering plannen > Vergadering in een persoonlijke ruimte plannen in de Webex-groep.

2

Klik op Aan en selecteer de persoon die u wilt uitnodigen voor de vergadering.

3

Voeg een Locatie toe en klik vervolgens op Verzenden.

4

Selecteer Verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden naar de personen die u hebt uitgenodigd.

Een Persoonlijke conferentie of vergadering met alleen geluid plannen

1

Ga vanuit het lint Start in Microsoft Outlook naar Vergadering plannen > een vergadering persoonlijke conferentie of vergadering met alleen geluid in de Webex-groep plannen.

2

Klik op Aan en selecteer de persoon die u wilt uitnodigen voor de vergadering.

3

Voeg een Locatie toe en klik vervolgens op Verzenden.

Beperking voor terugkeerpatroon voor de Webex-integratie met Outlook

In de volgende tabel staan de verschillen tussen de terugkeerpatronen van Webex en Microsoft Outlook.

Tabel 1. Webex Meetings

Type

Outlook-optie

Omgezet naar Webex-vergaderoptie

Wekelijks

Om de [x] week/weken op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Voor gebeurtenissen van Event Center en trainingssessies van Training Center:

Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Als u een vergadering plannen die om de X weken wordt herhaald, waarbij X groter is dan 1, wordt de vergadering in micro soft Outlook gepland zoals u hebt opgegeven, maar wordt deze weer gegeven als een wekelijkse vergadering op uw WebEx-site.

De start van de week verwijst altijd naar de standaardwaarde 'zondag'. Aanpassing wordt niet ondersteund, dus als u de week begint te wijzigen in een andere dag, wordt de start van de week niet gesynchroniseerd met de WebEx-site.

Maandelijks

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] dag Niet ondersteund van elke maand

Niet ondersteund

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] werkdag of dag in het weekeinde

Niet ondersteund

Jaarlijks

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]

Niet ondersteund.

Tabel 2. Persoonlijke Webex-conferenties

Type

Outlook-optie

Geconverteerd naar de optie Persoonlijke Webex-conferentie

Maandelijks

Dag [x] om de [y] maanden

Dag [x] van elke maand.

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] werkdag of dag in het weekeinde

Niet ondersteund

Jaarlijks

Elke [januari....december] [1,....31]

Niet ondersteund

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]

Niet ondersteund

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [zondag, Niet ondersteund. maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] van [januari....december]

Niet ondersteund

Einddatum

Geen einddatum.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt na [x] keer.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt op [datum]

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.