Aanmelden bij het dashboard

Open Receptionist vanuit de Calling-gebruikersportal. Na aanmelding kunt u met de weergavevensters in het dashboard het volgende doen:

Algemene berichten, instellingen voor toepassingen en informatie over uw gebruikersaccount en gespreksstatus bekijken.
Uw huidige instellingen weergeven en wijzigen.
Actieve gesprekken bekijken en beheren vanaf de gespreksconsole.
Contactpersonen maken en beheren.
Gesprekken in de wachtrij controleren en beheren vanuit het deelvenster Gesprekken in de wachtrij.

Voordat u begint

U hebt een bureautelefoon of Webex -app nodig om gesprekken te plaatsen en/of ontvangen.

1	Ga naar https://settings.webex.com en selecteer Webex Calling.
2	Ga vanuit de Calling-gebruikersportal naar Mijn apps.
3	Klik op Receptionist.
4	Kies Cisco als de optie voor aanmelding.

De volgende stappen

Kijk eens naar deze video over hoe u zich aanmelden bij Receptioniste en een glimp opvangen van de portal.

Uw contacten beheren

U kunt contactpersonen maken en beheren binnen Receptionist om eenvoudig te bellen naar opgeslagen nummers. Nadat u een contactpersoon hebt gemaakt, kunt u een contactpersoon bijwerken, verwijderen, statisch controleren (dit wordt gebruikt als u dezelfde contactpersonen dagelijks controleert), een contactpersoon dynamisch controleren (dit wordt gebruikt om zo nodig geselecteerde contactpersonen te bekijken) en een opmerking aan de contactpersoon toevoegen.

Het maximale aantal contactpersonen dat u statisch kunt controleren is 200. Het maximale aantal contactpersonen dat dynamisch kan worden gecontroleerd is 100.

1	Selecteer in het deelvenster Contactpersonen het tabblad Persoonlijk.
2	Klik op het pictogram Bewerken om een persoonlijke contactpersoon toe te voegen, bij te werken of te verwijderen.
3	Om een opmerking aan een contactpersoon toe te voegen, selecteert u de contactpersoon en klikt u op Aantekeningen.

Gesprek plaatsen

Er zijn verschillende manieren om gesprekken te plaatsen met de client van de receptionist. U kunt een nummer kiezen, de optie Herhalen gebruiken of een contactpersoon selecteren die u wilt bellen.

Gebruik de kiezer in het deelvenster Gespreksconsole of klik op Herhalen.

Selecteer in het deelvenster Contactpersonen de contactpersoon die u wilt kiezen.

Hier kunt u er ook voor kiezen om de gespreksgeschiedenis te bekijken of om een specifieke contactpersoon te zoeken.

Klik op BELLEN.

Een gesprek beantwoorden

Klik in het deelvenster Console op Beantwoorden.

Gesprekken automatisch beantwoorden in receptionistclient

Uitgaande gesprekken

Voor uitgaande gesprekken wordt het eerste gesprek naar de telefoon van de receptioniste-client automatisch beantwoord en wordt het uitgaand gesprek naar de bestemming geplaatst.

Hierdoor is het niet meer nodig dat een receptionist het eerste gesprek aan zichzelf beantwoordt voordat het uitgaand gesprek wordt geplaatst.

Gebruik de kiezer of selecteer de contactpersoon om de gewenste persoon te bellen.
Klik op Kiezen om het gesprek te plaatsen.
- Het eerste gesprek naar de receptie wordt automatisch beantwoord en het gesprek wordt geplaatst op het bestemmingsnummer of toestelnummer.

Binnenkomende gesprekken

Voor inkomende gesprekken naar de receptionist wordt de knop voor automatisch beantwoorden weergegeven in de receptionistclient. U kunt deze knop in- of uitschakelen.

Met de knop voor automatisch beantwoorden wordt automatisch beantwoorden in- of uitgeschakeld voor gesprekken naar de receptioniste-client.

UIT (standaard) - u moet elk Binnenkomend gesprek handmatig beantwoorden.
AAN - Inkomende gesprekken naar de receptionist worden automatisch beantwoord.

Een actief gesprek in de wacht zetten

Met de client van de receptionist kunt u meerdere gesprekken tegelijkertijd beheren. U kunt een actief gesprek in de wacht zetten. Of u kunt tijdens een actief gesprek een binnenkomend gesprek beantwoorden. Uw eerste gesprek wordt dan automatisch in de wacht gezet.

Tijdens een actief gesprek klikt u in het deelvenster Console op WACHT voor het gesprek dat u in de wacht wilt zetten.
Klik op Beantwoorden om het gesprek te hervatten.

U kunt meerdere gesprekken beheren vanaf de gespreksconsole. Als u deelneemt aan een actief gesprek en een nieuw gesprek ontvangt, klikt u op Beantwoorden om het nieuwe gesprek te beantwoorden. Het eerste gesprek wordt automatisch in de wacht gezet.

Een gesprek doorverbinden

Tijdens een gesprek kunt u het gesprek doorverbinden naar een andere gebruiker door het eerst aan te kondigen (raadplegen en doorverbinden). U kunt ook het doorverbinden voltooien zonder aankondiging (blind doorverbinden).

1	Tijdens een actief gesprek gebruikt u de kiezer of selecteert u de contactpersoon om de persoon te bellen naar wie u wilt doorverbinden. Het eerste gesprek wordt automatisch in de wacht gezet.
2	(Optioneel) Kondig het gesprek aan.
3	Als u het gesprek zonder aankondiging (blinde overdracht) wilt doorverbinden, klikt u op Doorverbinden nadat u de overdrachtsbestemming hebt gekozen.
4	Beweeg de muis over het actieve gesprek en klik op Doorverbinden.