Se connecter au tableau de bord

Accédez au service Receptionniste à partir du Portail des utilisateurs du service d’appel. Une fois connecté, les panneaux d’affichage du tableau de bord vous permettent :

  • d’afficher les messages globaux, les paramètres de l’application et les informations relatives à votre compte utilisateur et à l’état des appels.

  • d’afficher et modifier vos paramètres actuels.

  • d’afficher et gérer les appels en cours à partir de la console d’appels.

  • Créer et gérer des contacts.

  • Surveiller et gérer les appels en file d’attente à partir du panneau des appels en file d’attente.

Avant de commencer

Un téléphone de bureau ou une application Webex est requis pour passer et/ou recevoir des appels.

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Allez sur https://settings.webex.com et sélectionnez Webex Calling.
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À partir du Portail des utilisateurs du service d’appel, allez sur Mes applications.
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Cliquez sur Réceptionniste.
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Choisissez l’option de connexion Cisco.

Que faire ensuite

Jetez un œil à cette vidéo sur la façon de se connecter à Réceptionniste et obtenez un aperçu du portail.

Gérer vos contacts

Vous pouvez créer et gérer des contacts dans le système Réceptioniste pour appeler facilement des numéros enregistrés. Une fois que vous avez créé un contact, vous pouvez le mettre à jour, le supprimer, le surveiller de manière statique (si vous surveillez les mêmes contacts tous les jours), le surveiller de manière dynamique (pour afficher les contacts sélectionnés en fonction des besoins) et ajouter une note au contact.

Le nombre maximum de contacts que vous pouvez surveiller de manière statique est de 200. Le nombre maximum de contacts pouvant être surveillés dynamiquement est de 100.

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Dans le panneau des contacts, sélectionnez l’onglet Personnel.
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Cliquez sur l’icône Modifier pour ajouter, modifier ou supprimer un contact personnel.
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Pour ajouter une note à un contact, sélectionnez le contact et cliquez sur Notes.

Passer un appel

Il existe plusieurs façons de passer des appels avec votre client Réceptionniste. Vous pouvez composer un numéro, utiliser l’option de recomposition ou sélectionner le contact que vous souhaitez appeler.

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Dans le panneau de la console d’appel, utilisez le numéroteur ou cliquez sur Recomposer.
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Dans le panneau des contacts, sélectionnez un contact à appeler.


 

À partir de ce panneau, vous pouvez également choisir d’afficher l’historique des appels ou de rechercher un contact spécifique.
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Cliquez sur APPELER.

Répondre à un appel

Dans le panneau de la console, cliquez sur Répondre.

Réponse automatique aux appels dans le client réceptionniste

Appels sortants

Pour les appels sortants, l'appel initial vers le téléphone du client réceptionniste reçoit automatiquement une réponse et l'appel sortant est passé à la destination.

Ainsi, la réceptionniste n'a plus besoin de répondre à l'appel initial avant de passer l'appel sortant.

  1. Utilisez le numéroteur ou sélectionnez le contact pour appeler la personne que vous souhaitez.

  2. Cliquez sur Composer pour passer l’appel.

    • L'appel initial à la réception reçoit une réponse automatique et l'appel est passé au numéro de destination ou au poste.

Appels entrants

Pour les appels entrants vers la réceptionniste, le bouton de réponse automatique est affiché dans le client de la réceptionniste. Vous pouvez activer ou désactiver ce bouton.

Le bouton de réponse automatique active ou désactive la réponse automatique pour les appels passés au client réceptionniste.

  • DÉSACTIVÉ (par défaut) - Vous devez répondre manuellement à chaque appel entrant.

  • ACTIVÉ - Les appels entrants de la réceptionniste reçoivent une réponse automatique.

Mettre un appel actif en attente

Le client Réceptionniste vous permet de gérer plusieurs appels simultanément. Vous pouvez mettre un appel en cours en attente. Vous pouvez également répondre à un appel entrant, tout en étant en communication, et votre premier appel est automatiquement mis en attente.

  1. Dans le panneau de la console, pendant un appel actif, cliquez sur METTRE EN ATTENTE sur l’appel que vous voulez mettre en attente.

  2. Cliquez sur Répondre pour reprendre l’appel.

Vous pouvez gérer plusieurs appels à partir de la console d’appel. Si vous êtes en communication et que vous recevez un nouvel appel, cliquez sur Répondre pour prendre le nouvel appel. Votre premier appel est automatiquement mis en attente.

Transférer un appel

Pendant un appel, vous pouvez transférer l’appel à un autre utilisateur en l’annonçant d’abord (transfert consulté) ou en effectuant le transfert sans annonce (transfert aveugle).

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Pendant un appel actif, utilisez le numéroteur ou sélectionnez le contact, pour appeler la personne à laquelle vous souhaitez transférer l’appel.

Votre premier appel est automatiquement mis en attente.
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(Facultatif) Annoncez l’appel.
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Pour transférer l’appel sans annonce (transfert aveugle), cliquez sur Transférer après avoir composé le numéro de la destination du transfert.
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Passez la souris sur l’appel actif, puis cliquez sur Transférer.