Een vergadering plannen

U of iedereen die u als cohost toewijst, kan de vergadering starten, mensen uitnodigen, deelsessiesstarten, de vergadering opnemen en de opnamedelen.

Voordat u begint

Kies de -scheduler die u wilt gebruiken om vergaderingen te plannen.

U kunt eenmalige of terugkerende vergaderingen plannen met behulp van Microsoft Outlook of Google Agenda. U kunt een eentijdsvergadering plannen met de Webex-appplander.

1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Klik op Een vergadering plannen.

Een vergadering plannen

 
Als u Een vergadering plannen niet ziet, is uw account niet ingesteld om vergaderingen te hosten. U kunt in plaats daarvan een vergadering plannen vanuit een ruimte.

Als u Microsoft Outlook gebruikt om vergaderingen te plannen, kunt u een -vergadering in een persoonlijke ruimte plannen. Webex opent een nieuwe Outlook-uitnodiging met alle informatie over de vergadering. U hoeft alleen de personen toe te voegen die u moet uitnodigen, de datum en tijd te selecteren en de uitnodiging te verzenden.

Als u Google Agenda gebruikt om vergaderingen te plannen, kunt u een -vergadering in een persoonlijke ruimte plannen. Webex opent een uitnodiging voor Google-agenda op een nieuw tabblad in uw standaardbrowser. U hoeft alleen de personen toe te voegen die u moet uitnodigen, de datum en tijd te selecteren en de uitnodiging te verzenden.

3

Als u de Webex-appplander gebruikt om vergaderingen te plannen, bewerkt u de naam van de vergadering in Onderwerp en selecteert u datum en tijd voor uw vergadering.

Kies of u een eentijdskoppeling voor een vergadering wilt plannen of dat u uw persoonlijke ruimte wiltgebruiken. Als u een eentijdskoppeling voor de vergadering kiest, kunt u het wachtwoord wijzigen als u wilt.

Voeg optioneel een Beschrijving van de vergadering toe. Dit wordt toegevoegd aan de e-mailuitnodiging als uw beheerder uw account heeft ingesteld metCisco Webex-service voor hybride agenda's.

4

Voeg Genodigden toe door hun naam of e-mailadres op te geven.

Als u iemands naam typt, geeft Webex u suggesties. Kies een naam in de lijst.

Als uw account in eerste agendaservice bevat, wordt Onbekende beschikbaarheid naast de naam van elke persoon weer Onbekende beschikbaarheid gegeven. Als de persoon beschikbaar is op het tijdstip dat u hebt geselecteerd, wordt het symbool Bijgewerkt in Beschikbaar Beschikbaar. Als de persoon niet beschikbaar is, wordt Het symbool Bijgewerkt naar Onbeschikbaar. Niet beschikbaar Als we de beschikbaarheid van iemand niet kunnen ophalen, blijft Onbekende beschikbaarheid naast de naam van die persoon worden weer Onbekende beschikbaarheid gegeven.


 

Als genodigden niet beschikbaar zijn, wijzigt u de vergadertijd en de beschikbaarheidsstatusupdates of klikt u op een tijdvak in de agenda aan de rechterkant van het scherm om de beschikbaarheid te zien.

5

(Optioneel) Als u een eentijdskoppeling voor de vergadering hebt gekozen en de volledige vergaderervaring hebt, klikt u op Geavanceerde instellingen om audio-opties aan te passen, een cohost toe te voegen, deelsessies in te stellen en meer.

Zie Geavanceerde planningsopties voor meer informatie over dezeinstellingen. In deze tabel worden alle opties beschreven die beschikbaar zijn wanneer u een vergadering via uw Webex-site plant, inclusief de subset van opties die beschikbaar zijn wanneer u een vergadering in de Webex-app plant.

6

Klik op Plannen.

De vergadering is aan uw agenda toegevoegd. Er wordt een e-mailuitnodiging verzonden naar iedereen die voor de vergadering is uitgenodigd.

De volgende stap

Wanneer het tijd is, start u de vergadering.

Als u iets wilt wijzigen, kunt u de vergaderingsgegevens bijwerken of de vergadering annuleren.

1

Installeer de Cisco Webex Meetings mobiele app.

2

Open de mobiele Webex Meetings en veeg naar links om teMijn vergaderingen

3

Tik op Plannen en voer uwvergaderingsinformatie in:

  • Onderwerp van de vergadering

  • Vergaderdatum, -begintijd en -duur

  • Vergaderingwachtwoord

  • Genodigden: geef de app toegang tot uw contactpersonen op uw apparaat of voer handmatig e-mails van deelnemers in en tik op Return om ze toe te voegen aan uw deelnemerslijst.

4

Controleer uw vergaderingsgegevens en tik vervolgens op Plannen om uw vergadering te plannen.


 

Als uw vergadering binnen 15 minuten is, tikt u in plaats daarvan op Starten.

1

Installeer de Cisco Webex Meetings mobiele app.

2

Open de mobiele Webex Meetings en veeg naar links om teMijn vergaderingen

3

Tik op Plannen en voer uwvergaderingsinformatie in:

  • Onderwerp van de vergadering

  • Vergaderdatum, -begintijd en -duur

  • Vergaderingwachtwoord

  • Genodigden: geef de app toegang tot uw contactpersonen op uw apparaat of voer handmatig e-mails van deelnemers in en tik op Genodigde toevoegen om ze aan uw deelnemerslijst toe te voegen.

4

Controleer uw vergaderingsgegevens en tik vervolgens op Plannen om uw vergadering te plannen.


 

Als uw vergadering binnen 15 minuten is, tikt u in plaats daarvan op Starten.

Zodra u uw vergadering hebt gepland, ontvangen de personen die u hebt uitgenodigd automatisch een e-mail om hen dit te laten weten. Als u de uitnodiging bewerkt of annuleert, wordt er een nieuwe e-mail naar alle uitgenodigde personen verzonden zodat ze up-to-date blijven.

1

Meld u aan bij Webexen klik op > plannen.


 

Als u al eerder vergaderingssjablonen hebt opgeslagen, kunt u er een selecteren in de vergaderingssjablonen vervolgkeuzelijst.

2

Selecteer een vergaderingstype in het vervolgkeuzelijst als er meer dan een aan uw account is gekoppeld. Vergaderingstypen zijn de standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn voor uw organisatie.

3

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderonderwerp, voeg indien nodig het wachtwoord toe of wijzig het en selecteer de Datum en tijd voor uw vergadering.

4

U kunt instellen dat de vergadering wordt herhaald door het selectievakje Reccurence in te stellen. U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of met een andere naam wordt gehouden.

5

Voer in het gedeelte Deelnemers het e-mailadres in van de personen die u uitnodigt. In het veld Deelnemers worden mensen voor wie u hebt uitgenodigd, bestaande accounts in uw Cisco Webex-organisatie en contactpersonen in uw adresboek. Als de persoon een account hostaccount in uw organisatie, kunt u deze persoon alternatieve host maken door naast zijn of haar naam te klikken.

6

Voor andere opties selecteert u Geavanceerde opties tonen.

Uw Cisco Webex opties kunnen worden ingesteld voor:

  • In Audioverbindingsopties:

    • Type audioverbinding- Kies een van de volgende opties

      • Webex-audio: bevat in call-in, terugroepen en audio-opties voor computer. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in gespreksnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

      • Alleen VoIPgebruiken: beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

      • Andere teleconferentieservice— Hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.


         

        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audio-teleconferenties gebruiken, kunnen dit doen voor vergaderingen waar Webex en videoapparaat zijn ingeschakeld. Als u deze functie voor Webex wilt gebruiken, moet uw organisatie worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.

      • Geen

    • Toon voor deelnemen en verlaten - Selecteer een toon om te horen wanneer een gast aan de vergadering deel gaat nemenof deze verlaat.


       

      Als de optie Webex-audio Naam aankondigen is geselecteerd, krijgen personen die deelnemen via de optie Computer gebruiken voor audio niet de optie om hun naam op te nemen en aan te kondigen.

    • Deelnemersdempen: deelnemers automatisch dempen bij binnenkomst in de vergadering en deelnemers toestaan hun microfoon te dempen.

  • Voer in Agenda de context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergaderingmoeten hebben.

  • In Planningsopties kunt u het volgende doen:

    • Cohost: cohosts kunnen vergaderingen namens u starten. Als u een cohost wilt toewijzen vóór de vergadering, selecteert u een van de opties in het gedeelte.

    • Videosystemen: geverifieerde videosystemen in deze organisaties kunnen deze vergadering zonder prompt starten en aan deze vergadering deelnemen.

    • Automatisch opnemen -Opname automatisch starten wanneer de vergadering start.

    • Wachtwoord uitsluiten - Voor extra beveiliging sluit u het wachtwoord niet in dee-mailuitnodiging uit.

    • Deelnemen vóór host - Vóór de host het selectievakje in om deelnemers toe te staan deel tenemen aan de vergadering voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen.

    • Deelsessies: deelsessies zijn kleinere groepen die zijn gescheiden van de hoofd-Webex-vergadering. Ze bieden een subset van deelnemers aan een vergadering de mogelijkheid om samen te werken en ideeën te delen via audio en video.

    • Alleen uitgenodigd: de vergadering beperken tot alleen uitgenodigde deelnemers.

    • Ontgrendeldevergaderingen: bepaal wat er met gasten gebeurt als ze deelnemen aan een vergadering.

    • Automatischvergrendelen - Besluit hoe lang na het begin van de vergadering de vergadering automatisch wordt vergrendeld.

    • Registratie: selecteer Registratie vereisen deelnemerregistratie deelnemers verplichten zich te registreren en toestemming te ontvangen van de host voordat zeaan de vergadering deelnemen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

    • E-mailherinnering : kies ervoor om 10-50 minuten voor het begin van de vergadering een e-mailherinneringte verzenden.

    • Vergaderopties- Selecteer Vergaderingsopties bewerken en selecteer de opties die u deelnemers wilt bieden wanneer de vergadering begint.

    • Deelnemersrechten : selecteer Bewerken deelnemersrechten en selecteer de rechten die u deelnemers wilt gevenwanneer de vergadering begint.

7

Als u deze instellingen wilt opslaan om in de toekomst als sjabloon te gebruiken, klikt u op Opslaan als sjabloon. Of klik op Starten om direct met de vergadering te beginnen of klik op Plannen als u later vergadert.

Voor het plannen van vergaderingen kunt u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanaf het tabblad Vergaderingen en te klikken op Toevoegen aan mijn agenda naast de naam van de vergadering.

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.