Een vergadering plannen

U of iedereen die u als cohost toewijst, kan de vergadering starten, mensen uitnodigen, deelsessiesstarten, de vergadering opnemen en de opnamedelen.

Voordat u begint

Kies de -scheduler die u wilt gebruiken om vergaderingen te plannen - als u dit nog niet hebt gedaan.

1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Klik op Een vergadering plannen.

Een vergadering plannen

 
Als u Geen vergadering plannen ziet, is uw account niet ingesteld om vergaderingen te hosten. U kunt in plaats daarvan een vergadering plannen vanuit een ruimte.

Als u Microsoft Outlook gebruikt om vergaderingen te plannen, opent Webex een nieuwe Outlook-uitnodiging met alle vergaderingsgegevens. U hoeft alleen de personen toe te voegen die u nodig hebt om uit te nodigen, de datum en tijd te selecteren en de uitnodiging te verzenden.

Als u Google Agenda gebruikt om vergaderingen te plannen, opent Webex een uitnodiging voor Google Agenda op een nieuw tabblad in uw standaardbrowser. U hoeft alleen de personen toe te voegen die u nodig hebt om uit te nodigen, de datum en tijd te selecteren en de uitnodiging te verzenden.

Als u de Webex-site gebruikt om vergaderingen te plannen, opent Webex de pagina Een vergadering plannen op uw Webex-site. U kunt personen toevoegen om uit te nodigen, de tijd selecteren en Webex verzendt automatisch een e-mail naar de personen die u hebt uitgenodigd bij de details van de vergadering. Zie De vergadering plannen voor meerinformatie.

1

Installeer de Webex Meetings mobiele app.

2

Open de Webex Meetings-app en veeg naar links om te Mijn vergaderingen

3

Tik op Plannen en voer uwvergaderingsinformatie in:

  • Onderwerp van de vergadering

  • Vergaderdatum, -starttijd en -duur

  • Vergaderingwachtwoord

  • Genodigden: geef de app toegang tot uw contactpersonen op uw apparaat of voer handmatig e-mails van deelnemers in en tik op Return om deze toe te voegen aan uw deelnemerslijst.

4

Controleer uw vergaderingsgegevens en tik vervolgens op Plannen om uw vergadering te plannen.


 

Als uw vergadering binnen 15 minuten is, tikt u in plaats daarvan op Starten.

1

Installeer de Webex Meetings mobiele app.

2

Open de Webex Meetings-app en veeg naar links om te Mijn vergaderingen

3

Tik op Plannen en voer uwvergaderingsinformatie in:

  • Onderwerp van de vergadering

  • Vergaderdatum, -starttijd en -duur

  • Vergaderingwachtwoord

  • Genodigden: geef de app toegang tot uw contactpersonen op uw apparaat of voer handmatig e-mails van deelnemers in en tik op Genodigde toevoegen om ze aan uw deelnemerslijst toe te voegen.

4

Controleer uw vergaderingsgegevens en tik vervolgens op Plannen om uw vergadering te plannen.


 

Als uw vergadering binnen 15 minuten is, tikt u in plaats daarvan op Starten.

Zodra u uw vergadering hebt gepland, ontvangen de personen die u hebt uitgenodigd automatisch een e-mail om hen dit te laten weten. Als u de uitnodiging bewerkt of annuleert, wordt er een nieuwe e-mail naar alle uitgenodigde personen verzonden zodat ze up-to-date zijn.

1

Meld u aan bij Webexen klik op > plannen.


 

Als u al eerder vergaderingssjablonen hebt opgeslagen, kunt u er een selecteren in de vergaderingssjablonen vervolgkeuzelijst.

2

Selecteer een vergaderingstype in het vervolgkeuzelijst als er meer dan een aan uw account is gekoppeld. Vergaderingstypen zijn de standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn voor uw organisatie.

3

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderonderwerp, voeg indien nodig het wachtwoord toe of wijzig het en selecteer de Datum en tijd voor uw vergadering.

4

U kunt instellen dat de vergadering wordt herhaald door het selectievakje Herhaling in te stellen. U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of met een andere naam wordt gehouden.

5

Voer in het gedeelte Deelnemers het e-mailadres in van de personen die u uitnodigt. In het veld Deelnemers worden mensen voor wie u hebt uitgenodigd, bestaande accounts in uw Cisco Webex-organisatie en contactpersonen in uw adresboek. Als de persoon een account hostaccount in uw organisatie, kunt u deze persoon alternatieve host maken door naast zijn of haar naam te klikken.

6

Voor andere opties selecteert u Geavanceerde opties tonen.

Uw Cisco Webex opties kunnen worden ingesteld voor het volgende:

  • In Opties vooraudioverbinding:

    • Type audioverbinding- Kies een van de volgende opties

      • Webex-audio: bevat inroep-, teruggesprek en computeraudio-opties. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in belnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

      • Alleen VoIPgebruiken: beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

      • Andere teleconferentieservice— Hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.


         

        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audio-teleconferenties gebruiken, kunnen dit doen voor vergaderingen waar Webex en videoapparaat zijn ingeschakeld. Als u deze functie voor Webex wilt gebruiken, moet uw organisatie worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.

      • Geen

    • Toon voor deelnemen en verlaten - Selecteer een toon om te horen wanneer een gast aan de vergadering deel gaat nemenof deze verlaat.


       

      Als de optie Webex-audio Naam aankondigen is geselecteerd, krijgen personen die deelnemen via de optie Computer gebruiken voor audio niet de optie om hun naam op te nemen en aan te kondigen.

    • Deelnemersdempen: deelnemers automatisch dempen bij binnenkomst in de vergadering en deelnemers toestaan hun microfoon te dempen.

  • Voer in Agenda de context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergadering moetenhebben.

  • In Planningsopties kunt u het volgende doen:

    • Cohost: cohosts kunnen vergaderingen namens u starten. Als u een cohost wilt toewijzen vóór de vergadering, selecteert u een van de opties in het gedeelte.

    • Videosystemen: geverifieerde videosystemen in deze organisaties kunnen deze vergadering zonder prompt starten en aan deze vergadering deelnemen.

    • Automatisch opnemen -Opname automatisch starten wanneer de vergadering start.

    • Wachtwoord uitsluiten — Voor extra beveiliging sluit u het wachtwoord niet in dee-mailuitnodiging uit.

    • Deelnemen vóór host- Vóór de host het vakje in om deelnemers toe te staan deel te nemen aan de vergadering voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen.

    • Deelsessies— Deelsessies zijn kleinere groepen die zijn gescheiden van de hoofd-Webex-vergadering. Ze bieden een subset van deelnemers aan een vergadering de mogelijkheid om samen te werken en ideeën te delen via audio en video.

    • Alleen uitgenodigd: de vergadering beperken tot alleen uitgenodigde deelnemers.

    • Ontgrendeldevergaderingen: besluit wat er met gasten gebeurt wanneer ze deelnemen aan een vergadering.

    • Automatischvergrendelen - Besluit hoe lang na het starten van de vergadering de vergadering automatisch wordt vergrendeld.

    • Registratie:selecteer Registratie verplichten deelnemerregistratie deelnemers te verplichten zich te registreren en toestemming te krijgen van de host voordat ze aan de vergadering deelnemen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

    • E-mailherinnering : kies ervoor om 10-50 minuten voor het begin van de vergadering een e-mailherinneringte verzenden.

    • Vergaderopties- Selecteer Vergaderingsopties bewerken en selecteer de opties die u deelnemers wilt bieden wanneer de vergadering begint.

    • Deelnemersrechten : selecteer Bewerken deelnemersrechten en selecteer de rechten die u deelnemers wilt gevenwanneer de vergadering begint.

7

Als u deze instellingen wilt opslaan om in de toekomst als sjabloon te gebruiken, klikt u op Opslaan als sjabloon. U kunt ook op Starten klikken om direct met de vergadering te beginnen of op Plannen als u later vergadert.

Voor het plannen van vergaderingen kunt u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanaf het tabblad Vergaderingen en te klikken op Toevoegen aan mijn agenda naast de naam van de vergadering.

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.