scheduling a meeting

Если служба календаря не настроена, при планировании, изменении или отмене совещания Webex автоматически отправляет всем пользователям новое электронное сообщение, чтобы они были в курсе событий. При изменении или отмене совещания Webex автоматически отправляет всем пользователям новое электронное сообщение с обновленными сведениями. Когда наступит время, Webex отправляет электронные напоминания.

При наличии службы календаря гибридного типа при планировании совещания Webex больше не отправляет электронные сообщения, а создает новое event-совещание в календаре. Приглашенные получают приглашение. При изменении совещания приглашенные получат обновленное приглашение. При отмене совещания в календаре совещание будет удалено. Кроме того, организаторы и приглашенные получают всплывающее напоминание перед совещанием.

Запланировать совещание

1.

Войдите в User Hub, щелкните вкладку Meetings, затем выберите Schedule раскрывающееся меню и выберите Schedule a meeting.

  1. При наличии сохраненных шаблонов совещаний можно выбрать один из них в раскрывающемся меню Шаблоны совещаний.

2.

Добавьте стандартную информацию о совещании.

  • Тема. Выберите тему, которую пользователи могут узнать и заинтересовать.
  • Дата и время - Укажите, когда состоится встреча. Если вы приглашаете пользователей из разных часовых поясов, щелкните Планировщик , чтобы найти время, которое лучше всего подходит для всех.

    Кроме того, можно настроить повторение совещания ежедневно, еженедельно или ежемесячно, установив флажок Повторение.

  • Описание. Добавьте любой контекст или сведения о предстоящем совещании, которые должны быть у посетителей.
3.

В разделе Приглашенные введите адреса электронной почты пользователей, которых необходимо пригласить на совещание.

Если у приглашенного есть служба календаря гибридного типа, рядом с его именем отображается пиктограмма, которая показывает, доступны ли они в выбранное время совещания. Если у них есть учетная запись на этом веб-сайте, можно выбрать пиктограмму, чтобы сделать их соорганизаторами.

  1. При использовании службы календаря гибридного типа время совещания отображается в календаре на странице планирования. Перетащите совещание в другое время или наведите указатель мыши на край совещания и перетащите его вверх или вниз, чтобы изменить продолжительность совещания.


     
    В календаре отображается доступность только для посетителей, использующих службу календаря гибридного типа.
4.

Выберите один из доступных дополнительных параметров.

  • Тип совещания. Типы совещаний – это заданные по умолчанию или настраиваемые наборы доступных для веб-сайта функций совещаний. С учетной записью можно связать один или несколько типов совещаний.
  • Параметры безопасности. Выберите способ обеспечения безопасности совещания. Задайте пароль совещания и выберите параметры для Исключить пароль из электронного приглашения, Присоединиться к правилам, Автоматическая блокировка, Аудиоподложка, и Визуальные водяные знаки.
  • Параметры аудио. Выберите способ подключения к аудио совещания, выберите то, что будут слышать участники совещания, когда кто-либо присоединяется или покидает его, а также выберите параметры выключения и включения микрофона.
  • Параметры планирования. Выберите более расширенные параметры планирования, такие как выбор соорганизаторов, видеосистем, автоматическая запись, добавление сеансов работы в группах, регистрация, перевод, язык жестов, параметры совещания и права посетителей.
5

Щелкните Назад, затем выберите Запланировать.

Редактировать запланированное совещание

После планирования совещания можно вернуться и отредактировать сведения, если вы забыли включить что-либо или хотите изменить определенные настройки. Невозможно отредактировать совещание после его начала.

1.

Войдите в User Hub.

2.

Щелкните вкладку Совещания и выберите совещание, которое необходимо отредактировать в списке Предстоящие совещания.

3.

Щелкните Правка, затем обновите сведения о совещании.


 

Совещания, запланированные в Microsoft Outlook, приложении Webex, можно редактировать только на соответствующей платформе. Пиктограмма редактирования не отображается для этих совещаний.

При добавлении посетителей на совещание не удаляйте из списка первоначальных посетителей, поскольку они могут получать электронные сообщения об отмене.

4.

Щелкните Сохранить, затем выберите, кому необходимо отправить обновленную информацию о совещании.