Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur le menu déroulant Programmer et sélectionnez Programmer une réunion.

1. Si vous avez des modèles de réunion enregistrés, vous pouvez en sélectionner un dans le menu déroulant Modèles de réunion.

Ajouter les informations de base de la réunion :

• Type de réunion : les types de réunion sont des ensembles de fonctionnalités de réunion par défaut ou personnalisés disponibles pour votre site. Votre compte peut être associé à un ou plusieurs types de réunions.
• Sujet de la réunion —Choisissez un sujet que les gens peuvent reconnaître et qui les passionne.
• Date et heure : indique quand la réunion a lieu. Si vous invitez des personnes de différents fuseaux horaires, cliquez sur le bouton Planificateur de fuseau horaire afin que vous puissiez trouver le moment qui convient le mieux à tout le monde.

  Vous pouvez également configurer la réunion pour qu'elle se répète quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc., en cochant la case Récurrence.

• Invités : saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion. S'ils ont un compte sur ce site, vous pouvez sélectionner à côté de son nom si vous souhaitez qu’il soit coorganisateur.
• Ordre du jour de la réunion : ajoutez le contexte ou les détails que vous souhaitez que vos invités aient à propos de la réunion à venir.

Cliquez sur Sécurité, ajoutez les informations suivantes :

• Mot de passe de la réunion : utilisez le mot de passe fourni ou saisissez le vôtre. Les invités doivent saisir ce mot de passe pour rejoindre votre réunion.
• Exclure le mot de passe de la réunion—Si vous ne souhaitez pas que le mot de passe de la réunion figure dans le courrier électronique d'invitation, cochez cette case.
• Admission automatique — Sélectionnez une option pour les personnes que vous n'avez pas incluses dans l'invitation à la réunion :
  • Ils peuvent rejoindre la réunion
  • Ils attendent dans le hall jusqu'à ce que l'organisateur les laisse entrer
  • Ils ne peuvent pas rejoindre la réunion

  Les options qui s'affichent dépendent des paramètres de sécurité définis pour votre site Webex par l'administrateur de votre site. Les utilisateurs invités qui se connectent à leur compte Webex rejoignent la réunion sans saisir de mot de passe ni attendre dans le lobby.

• Verrouillage automatique : pour verrouiller votre réunion après son démarrage, cochez cette case et choisissez le nombre de minutes qui s'écouleront avant le verrouillage de la réunion.
• Rejoindre avant l’organisateur : autorisez les co-animateurs et les invités à rejoindre votre réunion et les co-animateurs à connecter leur audio avant le début de la réunion.
• Réunion publique—Lorsque cette option est cochée, la réunion apparaît sur votre calendrier public et tout le monde peut en consulter les détails.

Cliquez sur Options de connexion audio et ajoutez les informations suivantes :

• Type de connexion audio
  • Audio Webex—Choisissez de prendre en charge les options d’appel entrant, de rappel et audio de l’ordinateur. Vous pouvez également inclure des numéros d’appel gratuits et internationaux et définir des tonalités d’entrée et de sortie pour entendre lorsqu’une personne rejoint ou quitte le webinaire.

    Lorsque vous utilisez Webex Audio avec le Annoncer le nom fonctionnalité, les panélistes qui sélectionnent la Utiliser l'ordinateur pour l'audio option ne peut pas enregistrer et annoncer leurs noms

  • Utiliser la VoIP uniquement—Limitez tous les co-animateurs à utiliser l'audio de l'ordinateur.
  • Autre service de téléconférence—Ceci vous permet de saisir les informations de téléconférence d'un tiers.
  • Aucun—Pas de son.
• Tonalité d’entrée et de sortie—Choisissez le son auquel les personnes accèdent lorsqu’une personne rejoint ou quitte la réunion.
• Couper le son des invités
  • Autoriser l'organisateur et les coorganisateurs à rétablir le son des participants (mode de rétablissement du son modéré) : les organisateurs et les coorganisateurs peuvent rétablir le son des participants et des périphériques vidéo SIP sans envoyer de demande de rétablissement du son.
  • Autoriser les invités à rétablir le son eux-mêmes au cours de la réunion : si vous choisissez de désactiver le son des invités lorsqu'ils rejoignent la réunion, sélectionnez cette option pour qu'ils puissent eux-mêmes rétablir le son.

    Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez que seul l’organisateur ou le coorganisateur puisse rétablir le son des invités.

  • Toujours couper le son des invités lorsqu’ils rejoignent la réunion—Couper le son des invités automatiquement lorsqu’ils rejoignent la réunion. Autoriser les invités à lever la main pour que vous puissiez rétablir le son .

(Facultatif) Cliquez sur Options avancées, puis choisissez des options de paramètres plus avancées pour les codes de suivi, les coorganisateurs, les sessions scindées, l’inscription et plus.

Pour enregistrer ces paramètres en tant que modèle pour une utilisation ultérieure, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle

Cliquez sur Programmer.

(Facultatif) Pour ajouter vos réunions programmées à une autre application de calendrier, ouvrez la réunion à partir de Calendrier, puis sélectionnez Ajouter à mon calendrier. Cette option s'affiche à côté du nom de la réunion.

Connectez-vous à User Hub.

Cliquez sur Calendrier dans le panneau de navigation, sélectionnez la réunion que vous souhaitez modifier dans la liste À venir.

Cliquez sur Edit, puis modifiez les détails de la réunion.

Vous pouvez uniquement modifier les réunions programmées à partir de Microsoft Outlook, Webex App à partir de la plateforme respective. L’icône de modification ne s’affiche pas pour ces réunions. Si vous ajoutez des invités à la réunion, ne supprimez pas les invités d’origine de la liste car ils peuvent recevoir des courriers électroniques d’annulation.

Cliquez sur Enregistrer, puis choisissez à qui vous souhaitez envoyer les informations mises à jour de la réunion.