Ansetzen eines Meetings

Wenn Sie keinen Kalenderdienst eingerichtet haben und ein Meeting planen, ändern oder absagen, sendet Webex automatisch allen eine neue E-Mail, damit sie auf dem Laufenden bleiben. Wenn Sie das Meeting ändern oder absagen, sendet Webex automatisch allen eine neue E-Mail mit den aktualisierten Details. Wenn es soweit ist, sendet Webex Erinnerungs-E-Mails.

Wenn Sie über den Hybrid Calendar Serviceverfügen, sendet Webex beim Planen eines Meetings keine E-Mails mehr, sondern erstellt ein neues Ereignis im Kalender. Eingeladene erhalten eine Einladung. Wenn Sie das Meeting ändern, erhalten die Eingeladenen eine aktualisierte Einladung. Wenn Sie die Besprechung absagen, wird die Besprechung aus Ihrem Kalender entfernt. Darüber hinaus erhalten Gastgeber und Eingeladene vor dem Meeting eine Popup-Erinnerungsnachricht.

Ein Meeting ansetzen

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Melden Sie sich beim Benutzer-Huban, klicken Sie auf die Registerkarte Besprechungen, dann auf das Dropdown-MenüPlanen [] und wählen Sie Besprechung planenaus.

  1. Wenn Sie gespeicherte Besprechungsvorlagenhaben, können Sie eine aus dem Dropdown-Menü [ Besprechungsvorlagen auswählen.

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Fügen Sie die Standard-Besprechungsinformationen hinzu:

  • Thema– Wählen Sie ein Thema, das die Leute wiedererkennen und für das sie sich begeistern können.
  • Wählen Sie unter Meeting-Klassifizierungsebenedas Dropdown-Menü aus, um die verfügbaren Klassifizierungsbezeichnungen anzuzeigen. Diese Etiketten tragen dazu bei, dass Informationen ordnungsgemäß weitergegeben werden und den Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens entsprechen.

    Wenn Sie Klassifizierungen aktivieren, erstellt das System automatisch eine öffentliche Klassifizierung und legt diese als Standard fest. Sie können die öffentliche Klassifizierung umbenennen, aber nicht löschen.

    Als Meeting-Gastgeber können Sie die Klassifizierung jederzeit vor Beginn des Meetings ändern. Nach Beginn und Ende des Meetings kann die Klassifizierung nicht mehr geändert werden.

  • Datum und Uhrzeit– Geben Sie an, wann das Meeting stattfindet. Wenn Sie Personen aus verschiedenen Zeitzonen einladen, klicken Sie auf Planer, um eine Zeit zu finden, die für alle am besten passt.

    Sie können das Meeting auch so einstellen, dass es täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt wird, indem Sie Wiederholungaktivieren.

  • Beschreibung– Fügen Sie Kontext oder Details hinzu, die Ihre Teilnehmer über das bevorstehende Meeting wissen sollen.
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Geben Sie unter Eingeladene Personendie E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zu Ihrem Meeting einladen möchten.

Wenn der Eingeladene über den Hybrid Calendar Service verfügt, wird neben seinem Namen ein Symbol angezeigt, das angibt, ob er zum gewählten Besprechungszeitpunkt verfügbar ist. Wenn sie ein Konto auf dieser Site haben, können Sie das Symbol auswählen, um sie zum Co-Host zu machen.

  1. Wenn Sie über den Hybrid Calendar Service verfügen, wird Ihre Besprechungszeit im Kalender auf der Planungsseite angezeigt. Ziehen Sie Ihr Meeting auf einen anderen Zeitpunkt oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Rand des Meetings und ziehen Sie ihn nach oben oder unten, um die Dauer Ihres Meetings anzupassen.

    Der Kalender zeigt nur die Verfügbarkeit für Teilnehmer an, die über den Hybrid Calendar Service verfügen.
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Wählen Sie aus den verfügbaren erweiterten Optionen:

  • Besprechungstyp– Besprechungstypen sind standardmäßige oder benutzerdefinierte Sätze von Besprechungsfunktionen, die für Ihre Site verfügbar sind. Ihrem Account können mehrere Meeting-Typen zugeordnet werden.
  • Sicherheitsoptionen– Wählen Sie, wie Sie Ihr Meeting sichern möchten. Legen Sie ein Meeting-Passwort fest und wählen Sie Optionen für Passwort von E-Mail-Einladung ausschließen, Teilnahmeregeln, Automatische Sperre, Audio-Wasserzeichenund Visuelle Wasserzeichen.
  • Audiooptionen– Wählen Sie aus, wie Sie eine Verbindung zum Audio der Besprechung herstellen, was die Teilnehmer der Besprechung hören, wenn jemand beitritt oder sie verlässt, und wählen Sie Optionen zum Stummschalten und Aufheben der Stummschaltung.
  • Planungsoptionen– Wählen Sie erweiterte Planungsoptionen wie die Auswahl von Co-Hosts, Videosystemen, automatischer Aufzeichnung, Hinzufügen von Breakout-Sitzungen, Registrierung, Dolmetschen, Gebärdensprache, Besprechungsoptionen und Teilnehmerprivilegien.
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Klicken Sie auf Zurückund wählen Sie dann Planenaus.

Bearbeiten eines angesetzten Meetings

Nachdem Sie Ihr Meeting geplant haben, können Sie zurückgehen und die Details bearbeiten, wenn Sie etwas vergessen haben oder bestimmte Einstellungen ändern möchten. Sie können ein Meeting nach dem Start nicht mehr bearbeiten.

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Melden Sie sich bei User Huban.

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Klicken Sie auf die Registerkarte Meetings und wählen Sie aus der Liste Bevorstehend das Meeting aus, das Sie bearbeiten möchten.

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Klicken Sie auf Bearbeiten Bearbeiten-Schaltflächeund aktualisieren Sie dann die Besprechungsdetails.

Sie können Meetings, die über Microsoft Outlookoder Webex App geplant wurden, nur von der jeweiligen Plattform aus bearbeiten. Das Bearbeitungssymbol wird für diese Meetings nicht angezeigt.

Wenn Sie Teilnehmer zum Meeting hinzufügen, entfernen Sie die ursprünglichen Teilnehmer nicht aus der Liste, da diese möglicherweise Absage-E-Mails erhalten.

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Klicken Sie auf Speichernund wählen Sie dann aus, an wen Sie die aktualisierten Besprechungsinformationen senden möchten.

Absagen einer geplanten Besprechung

Nachdem Sie ein Meeting geplant haben, können Sie es jederzeit vor Beginn des Meetings absagen.

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Melden Sie sich bei User Huban.

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Klicken Sie auf die Registerkarte Meetings und wählen Sie aus der Liste Bevorstehend das Meeting aus, das Sie absagen möchten.

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Klicken Sie auf Besprechung abbrechen Schaltfläche „Löschen“, dargestellt durch ein Papierkorbsymbolund wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.

Dadurch wird das Meeting abgebrochen und alle Teilnehmer werden benachrichtigt. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.