Запланировать совещание

Вы или любой другой человек, которого вы назначили соорганизатором, можете начать совещание, пригласить на него пользователей, начать сеансы работы в группах, записать совещание и предоставить совместный доступ к этой записи.

Прежде чем начать

Выберите планировщик, который необходимо использовать для планирования совещаний, если он еще не выбран.

1

Перейдите к меню Совещания Совещания.

2

Щелкните Запланировать совещание.

Запланировать совещание

 
Если параметр Запланировать совещание отсутствует, ваша учетная запись не настроена для организации совещаний. Вместо этого можно запланировать совещание в пространстве.

Если для планирования совещаний используется Microsoft Outlook, Webex создаст новое приглашение Outlook со всеми сведениями о совещании. Нужно лишь добавить пользователей, которых необходимо пригласить, выбрать дату и время и отправить приглашение.

Если для планирования совещаний используется Календарь Google, Webex откроет приглашение Календаря Google в новой вкладке браузера по умолчанию. Нужно лишь добавить пользователей, которых необходимо пригласить, выбрать дату и время и отправить приглашение.

Если для планирования совещаний используется веб-сайт Webex, Webex откроет страницу Запланировать совещание на вашем веб-сайте Webex. Можно добавить пользователей, которых необходимо пригласить, и выбрать время, а Webex автоматически отправит приглашенным сообщение электронной почты со сведениями о совещании. Подробности см. в разделе Планирование совещания.

1

Установка мобильного приложения Webex Meetings.
2

Откройте приложение Webex Meetings и проведите пальцем влево для перехода на экран Мои совещания.
3

Коснитесь кнопки Запланировать и введите информацию о совещании.

  • Тема совещания

  • Дата совещания, время начала и продолжительность

  • Пароль совещания

  • Приглашенные. Предоставьте приложению доступ к контактам на устройстве или вручную введите адреса электронной почты участников и коснитесь клавиши Ввод, чтобы добавить их в список участников.

4

Просмотрите сведения о совещании, после чего коснитесь кнопки Запланировать, чтобы запланировать совещание.


 

Если совещание должно начаться в течение следующих 15 минут, коснитесь кнопки Начать.

1

Установка мобильного приложения Webex Meetings.
2

Откройте приложение Webex Meetings и проведите пальцем влево для перехода на экран Мои совещания.
3

Коснитесь кнопки Запланировать и введите информацию о совещании.

  • Тема совещания

  • Дата совещания, время начала и продолжительность

  • Пароль совещания

  • Приглашенные. Предоставьте приложению доступ к контактам на устройстве или вручную введите адреса электронной почты участников и коснитесь кнопки Добавить приглашенного, чтобы добавить их в список участников.

4

Просмотрите сведения о совещании, после чего коснитесь кнопки Запланировать, чтобы запланировать совещание.


 

Если совещание должно начаться в течение следующих 15 минут, коснитесь кнопки Начать.

После того как вы запланируете совещание, приглашенные пользователи получат электронное сообщение с уведомлением о совещании, которое отправляется автоматически. В случае изменения приглашенного или отмены его выбора всем приглашенным будет отправлено новое электронное сообщение, чтобы они были в курсе изменений.

1

Войдите в Webex, щелкните Совещания > Запланировать.


 

Если шаблоны совещаний предварительно сохранены, можно выбрать необходимый из раскрывающегося списка Шаблоны совещаний.

2

Выберите Тип совещания из раскрывающегося списка, если для вашей учетной записи назначено несколько типов совещаний. Типы совещаний – это наборы доступных для организации функций совещаний, настраиваемых или установленных по умолчанию.

3

Введите название совещания в поле Тема совещания, добавьте или измените пароль, если это необходимо, и выберите дату и время совещания.

4

Чтобы настроить повторение совещания, установите флажок в поле Повторение. Можно запланировать совещание с повторением ежедневно, через неделю, один раз в месяц и т. д.

5

В разделе "Посетители" введите адреса электронной почты приглашенных пользователей. В поле Посетители предлагаются для ввода имена пользователей, которых вы приглашали ранее, существующие учетные записи в вашей организации Cisco Webex и контакты из вашей адресной книги. Если у какого-либо пользователя есть учетная запись организатора в вашей организации, можно назначить его альтернативным организатором. Для этого щелкните рядом с именем этого пользователя.

6

Чтобы настроить другие параметры, щелкните Показать расширенные параметры.

Для Cisco Webex могут быть предусмотрены указанные ниже параметры.

  • В разделе Параметры аудиосоединения.

    • Тип аудиосоединения. Выберите один из приведенных ниже вариантов.

      • Аудио Webex. Включает параметры звонка на номер системы, обратного вызова и аудио компьютера. В параметрах телефона могут содержаться бесплатные и международные номера телефона системы, а также возможность установки сигналов входа и выхода.

      • Использовать только передачу голоса по IP. Обеспечивает использование всеми посетителями только аудио компьютера.

      • Другие службы телеконференций. Позволяет ввести информацию о телеконференции сторонней службы.


         

        Пользователи, которые предпочитают проводить телеконференции с аудио стороннего поставщика услуг, могут использовать их для совещаний Webex и совещаний с поддержкой видеоустройств. Чтобы использовать эту функцию для Webex, организация должна находиться под управлением Webex Control Hub или быть связанной с ним.

      • Нет

    • Сигнал входа и выхода. Выберите звуковой сигнал для воспроизведения в тех случаях, когда какой-либо гость присоединяется к совещанию или покидает его.


       

      Если используется параметр "Аудио Webex" и выбрана функция "Объявление имени", у присоединяющихся пользователей, которые используют параметр "Использовать компьютер для аудио" нет возможности для записи и объявления своего имени.

    • Выключить микрофоны посетителей. Позволяет автоматически выключать микрофоны посетителей после входа в совещание и разрешать им самостоятельно выключать свои микрофоны.

  • В поле Повестка введите информацию о предстоящем совещании, которая понадобится посетителям.

  • В меню Параметры планирования можно выполнять приведенные ниже действия.

    • Соорганизатор. Соорганизаторы могут начинать совещания от вашего имени. При необходимости назначить соорганизатора до начала совещания выберите один из параметров в этом разделе.

    • Видеосистемы. Аутентифицированные видеосистемы в этой организации могут начинать это совещание и присоединяться к нему без запроса.

    • Автоматическая запись. Позволяет автоматически начинать запись в момент начала совещания.

    • Исключить пароль. Исключить пароль из приглашения, отправляемого по электронной почте, для повышения безопасности.

    • Присоединение раньше организатора. Установите флажок для этого параметра, чтобы разрешить посетителям присоединяться к запланированному совещанию раньше, чем вы его начнете. Можно разрешить посетителям присоединяться в промежутке от 0 до 15 минут до начала совещания.

    • Сеансы работы в группах. Сеансы работы в группах – это небольшие группы, отделенные от основного совещания Webex. С их помощью часть участников совещания может выполнять совместную работу и делиться идеями, используя аудио и видео.

    • Только приглашенные. Позволяет ограничить список участников совещания только приглашенными посетителями.

    • Разблокированные совещания. Позволяет определить, какие действия будут выполнены по отношению к гостям при присоединении к совещанию.

    • Автоматическая блокировка. Позволяет определить, сколько времени должно пройти после начала совещания, прежде чем оно будет заблокировано автоматически.

    • Регистрация. Выберите параметр Требовать регистрацию посетителей, чтобы посетители должны были зарегистрироваться и получить утверждение организатора, прежде чем посетить совещание. Выберите подробную информацию о регистрации, которую должны предоставить посетители. Каждый регистрирующийся посетитель должен будет предоставить эту информацию.

    • Напоминание по электронной почте. Настройте отправку напоминания по электронной почте за 10–50 минут до начала совещания.

    • Параметры совещания. Выберите Редактировать параметры совещания и выберите параметры, которые должны быть установлены у участников, когда начнется совещание.

    • Права посетителя. Выберите Редактировать права посетителя и выберите права, которые должны иметь посетители, когда начнется совещание.

7

Если необходимо сохранить эти настройки для использования в качестве шаблона в будущем, щелкните Сохранить как шаблон. В противном случае щелкните Начать, чтобы незамедлительно начать совещание, или Запланировать, чтобы провести его позже.

Чтобы запланировать совещание, можно добавить его в свой календарь. Для этого откройте нужное совещание на вкладке Совещания и щелкните Добавить в мой календарь рядом с названием совещания.

Скачивание файлов в формате iCalender (.ics). Выберите файл .ics и примите запрос на совещание. Чтобы пригласить других пользователей на свое совещание, отправьте файл .ics в качестве вложения в электронном сообщении.