Запланировать совещание

Вы или любой другой человек, которого вы назначили соорганизатором, можете начать совещание, пригласить на него пользователей, начинать сеансы работы в группах, записать совещание и предоставить совместный доступ к записи.

Прежде чем начать

Выберите планировщик, который необходимо использовать для планирования совещания, если это еще не сделано.

1

Перейдите к меню СовещанияСовещания.

2

Щелкните Запланировать совещание.

Запланировать совещание

 
Если вы не видите параметра Запланировать совещание, для вашей учетной записи не настроена возможность организовывать совещания. Вместо этого можно запланировать совещание из пространства.

Если для планирования совещаний используется Microsoft Outlook, Webex откроет новое приглашение Outlook со всеми сведениями о совещании. Нужно лишь добавить пользователей, которых необходимо пригласить, выберите дату и время и отправьте приглашение.

Если для планирования совещаний используется Календарь Google, Webex откроет приглашение Календаря Google в новой вкладке браузера по умолчанию. Нужно лишь добавить пользователей, которых необходимо пригласить, выберите дату и время и отправьте приглашение.

Если для планирования совещаний используется веб-сайт Webex, то Webex откроет страницу Запланировать совещание на веб-сайте Webex. Можно добавить пользователей для приглашения, выбрать время, и Webex автоматически отправит сообщение электронной почты приглашенным с сведениями о совещании. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование совещания.

1

Установите мобильное приложение Webex Meetings.

2

Откройте приложение Webex Meetings и проведите пальцем влево для перехода на экран Мои совещания.

3

Коснитесь кнопки Запланировать и введите приведенную ниже информацию о совещании.

  • Тема совещания

  • Дата совещания, время начала и продолжительность

  • Пароль совещания

  • Приглашенные. Предоставьте приложению доступ к контактам на устройстве или вручную введите адреса электронной почты участников и коснитесь кнопки ввода, чтобы добавить их в список участников.

4

Просмотрите сведения о совещании, после чего коснитесь кнопки Запланировать, чтобы запланировать совещание.


 

Если совещание должно начаться в течение следующих 15 минут, коснитесь кнопки Начать.

1

Установите мобильное приложение Webex Meetings.

2

Откройте приложение Webex Meetings и проведите пальцем влево для перехода на экран Мои совещания.

3

Коснитесь кнопки Запланировать и введите приведенную ниже информацию о совещании.

  • Тема совещания

  • Дата совещания, время начала и продолжительность

  • Пароль совещания

  • Приглашенные. Предоставьте приложению доступ к контактам на устройстве или вручную введите адреса электронной почты участников и коснитесь кнопки Добавить приглашенного, чтобы добавить их в список участников.

4

Просмотрите сведения о совещании, после чего коснитесь кнопки Запланировать, чтобы запланировать совещание.


 

Если совещание должно начаться в течение следующих 15 минут, коснитесь кнопки Начать.

После того как вы запланируете совещание, приглашенные пользователи получат электронное сообщение с уведомлением о совещании, которое отправляется автоматически. Если вы отредактируете приглашение или отмените его, всем приглашенным будет отправлено новое электронное сообщение, чтобы они были в курсе изменений.

1

Войдите в Webex, щелкните Совещания > Запланировать.


 

Если шаблоны совещаний предварительно сохранены, можно выбрать необходимый из раскрывающегося списка Шаблоны совещаний.

2

Выберите Тип совещания из раскрывающегося списка, если для вашей учетной записи назначено несколько типов совещаний. Типы совещаний – это наборы доступных для организации функций совещаний, настраиваемых или установленных по умолчанию.

3

Введите название совещания в поле Тема совещания, добавьте или измените пароль, если это необходимо, и выберите дату и время совещания.

4

Чтобы настроить повторение совещания, установите флажок в поле Повторение. Можно запланировать совещание с повторением ежедневно, через неделю, один раз в месяц и т. д.

5

В разделе "Посетители" введите адреса электронной почты приглашенных пользователей. В поле Посетители предлагаются для ввода имена пользователей, которых вы приглашали ранее, существующие учетные записи в вашей организации Cisco Webex и контакты из вашей адресной книги. Если у какого-либо пользователя есть учетная запись организатора в вашей организации, можно назначить его альтернативным организатором. Для этого щелкните рядом с именем этого пользователя.

6

Чтобы настроить другие параметры, щелкните Показать расширенные параметры.

Для Cisco Webex могут быть предусмотрены указанные ниже параметры.

  • В разделе Параметры аудиосоединения.

    • Тип аудиосоединения. Выберите один из приведенных ниже вариантов.

      • Аудио Webex. Включает параметры звонка на номер системы, обратного вызова и аудио компьютера. В параметрах телефона могут содержаться бесплатные и международные номера телефона системы, а также возможность установки сигналов входа и выхода.

      • Использовать только передачу голоса по IP. Обеспечивает использование всеми посетителями только аудио компьютера.

      • Другие службы телеконференции. Позволяет ввести информацию о телеконференции сторонней службы.


         

        Пользователи, которые предпочитают проводить телеконференции с аудио стороннего поставщика услуг, могут использовать их для совещаний Webex и совещаний с поддержкой видеоустройств. Чтобы использовать эту функцию для Webex, организация должна находиться под управлением Webex Control Hub или быть связана с ним.

      • Нет

    • Сигнал входа и выхода. Выберите звуковой сигнал для воспроизведения в тех случаях, когда какой-либо гость присоединяется к совещанию или покидает его.


       

      Если используется параметр "Аудио Webex" и выбрана функция "Объявление имени", у присоединяющихся пользователей, которые используют параметр "Использовать компьютер для аудио" нет возможности для записи и объявления своего имени.

    • Выключить микрофоны посетителей. Используется для автоматического выключения микрофонов посетителей при входе на совещание и позволяет им самостоятельно выключать их.

  • В поле Повестка введите информацию о предстоящем совещании, которая понадобится посетителям.

  • В меню Параметры планирования можно выполнять приведенные ниже действия.

    • Соорганизатор. Соорганизатор может начинать совещания от вашего имени. При необходимости назначить соорганизатора до начала совещания выберите один из параметров в этом разделе.

    • Видеосистемы. Аутентифицированные видеосистемы в этих организациях могут начинать это совещание и присоединяться к нему без запроса.

    • Автоматическая запись. Автоматически начинать запись в момент начала совещания.

    • Исключить пароль. Исключить пароль из приглашения, отправляемого по электронной почте, для повышения безопасности.

    • Присоединение раньше организатора. Установите флажок для этого параметра, чтобы разрешить посетителям присоединяться к запланированному совещанию раньше, чем вы его начнете. Можно разрешить посетителям присоединяться в промежутке от 0 до 15 минут до начала совещания.

    • Сеансы работы в группах. Сеансы работы в группах – это небольшие группы, отделенные от основного совещания Webex. С их помощью часть участников совещания может выполнять совместную работу и делиться идеями, используя аудио и видео.

    • Только приглашенные. Ограничьте список участников совещания только приглашенными посетителями.

    • Незаблокированные совещания. Определите, какие действия необходимо предпринять в отношении гостей при их присоединении к совещанию.

    • Автоматическая блокировка. Определите, через сколько после начала совещания оно будет автоматически заблокировано.

    • Регистрация. Выберите параметр Требовать регистрацию посетителей, чтобы посетители должны были зарегистрироваться и получить утверждение организатора, прежде чем посетить совещание. Выберите подробную информацию о регистрации, которую должны предоставить посетители. Каждый регистрирующийся посетитель должен будет предоставить эту информацию.

    • Напоминание по электронной почте. Настройте отправку напоминания по электронной почте за 10–50 минут до начала совещания.

    • Параметры совещания. Выберите Редактировать параметры совещания и выберите параметры, которые должны быть установлены у участников, когда начнется совещание.

    • Права посетителя. Выберите Редактировать права посетителя и выберите права, которые должны иметь посетители, когда начнется совещание.

7

Если необходимо сохранить эти настройки для использования в качестве шаблона в будущем, щелкните Сохранить как шаблон. В противном случае щелкните Начать, чтобы незамедлительно начать совещание, или Запланировать, чтобы провести его позже.

Чтобы запланировать совещания, можно добавить совещание в свой календарь, открыв окно совещания на вкладке Совещания и щелкнув Добавить в мой календарь рядом с названием совещания.

Скачивание файлов в формате iCalender (.ics). Выберите файл .ics и примите запрос на совещание. Чтобы пригласить других пользователей на свое совещание, отправьте файл .ics в качестве вложения в электронном сообщении.