عندما يبدأ فريقك العمل في Webex App، يجب أن تأخذ بعض الوقت للتفكير في أفضل طريقة لتنظيم فرقك ومساحاتك. إذا اتبعت نهجا منهجيا ، فمن المحتمل أن تجد أنه من الأسهل التحكم في سير عملك ودعم فريقك بشكل أفضل. يمكنك إنشاء عمليات مشتركة واتخاذ القرارات وبناء المعرفة المشتركة وتسهيل ثقافة فريقك.

اتبع إرشادات شركتك

قد يكون لدى شركتك بالفعل إرشادات محددة يجب عليك اتباعها عند إنشاء مساحات أو فرق. على سبيل المثال، قد يتوقع من المديرين أن يكون لديهم مساحة مخصصة لمرؤوسيهم المباشرين، أو قد يكون لدى مجموعة تقنية بأكملها فريق تتم إضافة الجميع إليه تلقائيا. لذلك ، إذا كنت في وضع يسمح لك بإنشاء مساحات وفرق جديدة لزملائك في العمل للعمل معا ، فتحقق أولا من إرشادات شركتك. نظرا لأن معظم الأشخاص سيعملون في مساحات وفرق متعددة في وقت واحد ، فإن اتباع إرشادات مماثلة يجعل الأمر أسهل للجميع.

ابدأ بالمساحات

المساحة هي المكان الذي تتم فيه جميع الإجراءات في تطبيق Webex. إنه المكان الذي ترسل فيه الرسائل وتشارك الملفات وجدولة الاجتماعات وإجراء المكالمات وما إلى ذلك. يمكن أن يكون لديك أنواع متعددة من المساحات : واحد مع شخص آخر واحد مع الكثير من الناس، واحد هو جزء من فريق أكبر. عندما تراسل شخصا ما مباشرة ، فأنت تنشئ مساحة بينكما فقط ، ولا يمكن لأي شخص آخر الانضمام إلى هذه المحادثة. إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع المزيد من الأشخاص حول موضوع معين ، فيمكنك إنشاء مساحة حيث يمكنك جميعا العمل معا. إذا توسع نطاقك من النية الأصلية لتلك المساحة ، فقد تحتاج إلى إنشاء فريق ونقل المساحة إلى فريق .

بناء فرقك

ستقوم عموما بإنشاء فرق لأحد سببين - إذا كان لديك بنية اتصال محددة في الاعتبار لمشروع كبير أو مجموعة من الأشخاص ، أو إذا كنت قد نشأت من مساحة قمت بإنشائها. الفرق هي ببساطة مجموعة من المساحات ذات الصلة. إنها رائعة لمجموعة متسقة من الأشخاص الذين سيعملون على شيء ما لفترة طويلة. قد يكون هذا الشيء معقدا وينطوي على الكثير من الأنشطة أو المشاريع الفرعية التي تحدث في نفس الوقت. يمكنك إنشاء مساحة مختلفة لكل قطعة من اللغز.

لنفترض أنك تدير فريقا من حوالي 10 أشخاص في قسم الشؤون المالية في شركة كبيرة. بمجرد استخدام فريقك للتطبيق ، يمكنك إنشاء فريق يسمى "التمويل". عندما تنشئ فريقا، تصبح مشرفا عليه، وكل شخص تضيفه هو عضو في الفريق. ستتم إضافتها تلقائيا إلى General الخاص بالفريق ، وهي المساحة الافتراضية ، والمساحة الوحيدة التي تتم إضافة أعضاء فريقك إليها تلقائيا.

تنظيم فرقك

فكر في استخدام المساحة العامة للإعلانات حيث يمكنك مشاركة المعلومات المهمة كرسائل للقراءة فقط. سيتمكن مشرفو الفريق فقط من النشر في المساحة ، وستمنع فقدان هذه الرسائل المهمة في المناقشات الجارية التي تحدث في مساحات الفريق الأخرى.

كيف تقوم بهيكلة فريقك هو مفتاح نجاح فريقك. يمكن لأي شخص في الفريق إضافة مساحات إلى الفريق كوسيلة لمشاركة معرفته. يمكن لأي فرد في الفريق رؤية مساحات الفريق المتاحة والانضمام إليها بمفرده. إذا كنت تريد أن يتبع فريقك الإرشادات عند إنشاء مساحات الفريق، فتأكد من إخبارهم بذلك.

مساحات الفريق المعتدلة

عندما تقوم بالإشراف على مساحة في فريق، يمكنك التحكم في المساحات المتوفرة ومن ينتمي إليها. يمنحك هذا التحكم في من يرى المحتوى في المساحة. هذا مفيد ، على سبيل المثال ، عندما تكون مشرفا يقدم معلومات حساسة أو سرية لمجموعة مستهدفة من الأشخاص. يمكنك حظر هذه المعلومات الحساسة من أشخاص آخرين في فريقك ليس لديهم الأذونات المطلوبة.

عندما تنشئ فريقا، فأنت مشرففريق، وتتحكم في المساحات وأعضاء فريقك.

يمكن لمشرفي الفريق أيضا تعيين أنفسهم كمشرفين لأي مساحات خاضعة للإشراف في فرقهم. يمكن لمشرفي الفريق الانضمام ذاتيا إلى أي مساحة ، والترويج لأنفسهم لتخفيف هذه المساحة. يمكنهم أيضا تعيين مشرفين آخرين للمساحة ، والذين يجب أن يكونوا أعضاء في الفريق.

يمكن لأي شخص في الفريق إنشاء مساحة للفريق ويمكنه اختيار الإشراف على المساحة. ثم يصبحون مشرفين على هذا الفضاء. لا يمكن لأعضاء الفريق الآخرين الانضمام ذاتيا ويحتاجون إلى مطالبة المشرف بالانضمام.

إضافة المزيد من المشرفين

يمكنك أيضا تعيين مشرفين آخرين للفريق للمساعدة في الحفاظ على تحديث قائمة أعضاء الفريق، أو لتحديث تفاصيل الفريق. يمكن للمشرفين المساعدة في التأكد من أن المساحات في فريقك نشطة من خلال أرشفة المساحات التي لا تستخدمها، أو استعادة أي مساحات تحتاجها مرة أخرى. يمكنهم أيضا إزالة الأشخاص من الفريق الذين لم يعودوا يعملون على ذلك.

أخيرا ، عندما ينتقل عمل الجميع إلى مشاريع جديدة ، يمكنك أرشفة فريقك والاستعداد لإنشاء فريقك التالي!