Ko vaša ekipa začne delati v aplikaciji Webex App, si morate vzeti čas in razmisliti, kako najbolje strukturirati ekipe in prostore. Če boste uporabili sistematičen pristop, boste verjetno lažje nadzorovali potek dela in bolje podpirali svojo ekipo. Vzpostavite lahko skupne procese, sprejemate odločitve, gradite skupno znanje in spodbujate kulturo ekipe.

Upoštevajte smernice svojega podjetja

Morda ima vaše podjetje že določene smernice, ki jih morate upoštevati pri ustvarjanju prostorov ali skupin. Na primer, od vodij se lahko pričakuje, da imajo prostor, namenjen njihovim neposrednim podrejenim, ali pa ima celotna tehnološka skupina skupino, v katero se vsi samodejno dodajo. Če torej lahko ustvarite nove prostore in skupine za skupno delo sodelavcev, najprej preverite smernice svojega podjetja. Ker bo večina ljudi delala v več prostorih in skupinah hkrati, bo upoštevanje podobnih smernic olajšalo delo vsem.

Začnite s prostori

Prostor je prostor, v katerem potekajo vsa dejanja v aplikaciji Webex. V njem pošiljate sporočila, delite datoteke, načrtujete sestanke, kličete in podobno. Na spletni strani je lahko več vrst prostorov : eno samo z eno osebo, eno z veliko ljudmi in eno, ki je del večje ekipe. Ko nekomu pošljete neposredno sporočilo , ustvarite prostor samo med vama dvema in nihče drug se temu pogovoru ne more pridružiti. Če morate o določeni temi komunicirati z več ljudmi, lahko ustvarite prostor , kjer lahko vsi sodelujete. Če se vaše področje uporabe razširi glede na prvotni namen tega prostora, boste morda morali ustvariti ekipo in premakniti prostor v ekipo .

Ustvarite svoje ekipe

Na splošno ustvarite ekipe iz enega od dveh razlogov - če imate v mislih posebno komunikacijsko strukturo za velik projekt ali skupino ljudi ali če ste prerasli prostor, ki ste ga ustvarili. Ekipe so preprosto zbirka povezanih prostorov. Odlični so za stalno skupino ljudi, ki se bo z nečim ukvarjala dlje časa. Ta stvar je lahko zapletena in vključuje veliko dejavnosti ali podprojektov, ki potekajo istočasno. Za vsak del sestavljanke lahko ustvarite svoj prostor.

Recimo, da vodite skupino približno 10 ljudi v finančnem oddelku velikega podjetja. Ko vaša ekipa začne uporabljati aplikacijo, lahko ustvarite ekipo z imenom "Finance". Ko ustvarite ekipo, postanete njen moderator , vsi, ki jih dodate, pa so člani ekipe. Samodejno bodo dodani v General , ki je privzeti prostor in edini, v katerega se člani vaše ekipe dodajo samodejno.

Organizirajte svoje ekipe

Razmislite o uporabi prostora Splošno za objave , kjer lahko pomembne informacije delite v obliki sporočil, namenjenih samo branju. V tem prostoru bodo lahko objavljali le moderatorji ekipe, s čimer boste preprečili, da bi se ta pomembna sporočila izgubila med tekočimi razpravami, ki potekajo v drugih prostorih ekipe.

Ključ do uspeha ekipe je, kako jo sestavite. Vsak član ekipe lahko doda prostore v ekipo in tako deli svoje znanje. Vsi člani ekipe lahko vidijo razpoložljiva mesta v ekipi in se jim sami pridružijo . Če želite, da ekipa pri ustvarjanju skupinskih prostorov upošteva smernice, jim to povejte.

Zmerni ekipni prostori

Ko moderirate prostor v ekipi, nadzorujete, kateri prostori so na voljo in komu pripadajo. Tako lahko nadzorujete, kdo vidi vsebino v prostoru. To je na primer koristno, če ste moderator, ki ciljni skupini ljudi posreduje občutljive ali zaupne informacije. Te občutljive informacije lahko preprečite drugim osebam v ekipi, ki nimajo zahtevanih dovoljenj.

Ko ustvarite ekipo, postanete Moderator ekipe in nadzorujete prostore in člane svoje ekipe.

Moderatorji ekip se lahko kot moderatorji dodelijo tudi vsem moderiranim prostorom v svojih ekipah. Ekipni moderatorji se lahko sami pridružijo kateremu koli prostoru in se v njem promovirajo za moderatorja. Prav tako lahko dodelijo druge moderatorje prostora, ki morajo biti člani ekipe.

Vsak član ekipe lahko ustvari prostor ekipe in se odloči, da ga bo vodil. Nato postanejo moderatorji tega prostora. Drugi člani ekipe se ne morejo sami pridružiti in morajo za to prositi moderatorja.

Dodajte več moderatorjev

Ekipi lahko dodelite tudi druge moderatorje , ki bodo pomagali posodabljati seznam članov ekipe ali posodabljati podatke o ekipi. Moderatorji lahko pomagajo zagotoviti, da so vsi prostori v vaši ekipi aktivni, tako da arhivirajo prostore , ki jih ne uporabljate, ali obnovijo tiste, ki jih ponovno potrebujete. Prav tako lahko iz ekipe odstranijo ljudi, ki se z njo ne ukvarjajo več.

Ko se vsi preselijo k novim projektom, lahko arhivirate svojo ekipo in se pripravite na ustvarjanje naslednje ekipe!