Följ ditt företags riktlinjer

Företaget kanske redan har särskilda riktlinjer som du ska följa när du skapar utrymmen eller team. Till exempel kan chefer förväntas ha ett särskilt utrymme avsett för sina direkt underordnade medarbetare, eller så kan en hel teknikgrupp ha ett team som alla läggs till i automatiskt. Så om du har möjlighet att skapa nya utrymmen och team där dina medarbetare kan samarbeta ska du först kontrollera ditt företags riktlinjer. Eftersom de flesta personer arbetar i flera utrymmen och team samtidigt underlättar det för alla att följa liknande riktlinjer.

Starta med utrymmen

Ett utrymme är en plats där allt händer i Cisco Spark. Det är där du skickar meddelanden, delar filer, schemalägger möten, ringer samtal och så vidare. Du kan ha flera typer av utrymmen : en med bara en annan person, en med massor av människor och en som är del av ett större team. När du skickar ett meddelande direkt till någon skapar du ett utrymme bara mellan er två och då kan ingen annan delta i konversationen. Om du vill kommunicera med fler personer om ett visst ämne kan du skapa ett utrymme där ni kan arbeta tillsammans allihop. Om omfattningen utvidgas från utrymmets ursprungliga syfte kan du behöva skapa ett team och flytta utrymmet till ett team.

Bygg dina team

Generellt sett kan du skapa team av två olika anledningar – om du har en särskild kommunikationsstruktur i åtanke för ett stort projekt eller en grupp människor, eller om du har växt ur ett utrymme som du har skapat. Team är bara en samling av relaterade utrymmen. De är bra för en konsekvent grupp av personer som ska arbeta på något under en längre tid. Projektet i fråga kan vara komplicerat och omfatta många aktiviteter eller underprojekt som sker på samma gång. Du kan skapa ett utrymme för varje pusselbit.

Anta att du hanterar ett team på cirka tio personer i ekonomiavdelningen på ett stort företag. När ditt team använder appen kan du skapa ett team med namnet ”Ekonomi”. När du har skapat ett team kan du bli dess moderator och alla som du lägger blir teammedlemmar. De läggs automatiskt till i teamutrymmet Allmänt, som är standardutrymmet, och det enda som dina teammedlemmar läggs till i automatiskt.

Organisera dina team

Du kan använda utrymmet Allmänt för tillkännagivanden, där du kan dela viktig information som skrivskyddade meddelanden. Enbart team-moderatorer kan publicera inlägg i utrymmet och du kan förhindra att dessa viktiga meddelanden försvinner bland de pågående diskussionerna i de andra teamutrymmena.

Hur du strukturerar ditt team är nyckeln till teamets framgång. Vem som helst i teamet kan lägga till utrymmen i teamet som ett sätt att dela med sig av sina kunskaper på. Alla i teamet kan se de tillgängliga teamutrymmena och delta i dem på egen hand. Om du vill att dina teammedlemmar ska följa riktlinjerna när de skapar teamutrymmen ska du meddela dem om det.

Moderera teamutrymmen

När du modererar ett utrymme i ett team kontrollerar du vilka utrymmen som är tillgängliga och vilka som tillhör dem. Detta ger dig kontroll över vem som ser innehållet i utrymmet. Detta är till exempel användbart när du är moderator och tillhandahåller känslig eller konfidentiell information till en målgrupp. Du kan blockera denna känsliga information från andra personer i ditt team som inte har de behörigheter som krävs.

När du skapar ett team är du teammoderator och du kontrollerar utrymmen och medlemmarna i ditt team.

Teammoderatorer kan även utse sig själva som moderatorer för modererade utrymmen i sina team. Teammoderatorer kan själv delta i valfritt utrymme och marknadsföra sig själva för att moderera det utrymmet. De kan även tilldela andra utrymmesmoderatorer som måste vara medlemmar i teamet.

Alla i teamet kan skapa ett teamutrymme och kan välja att moderera utrymmet. De blir sedan moderatorer för det utrymmet. Andra teammedlemmar kan inte delta själv och måste be moderatorn att delta.

Lägg till fler team-moderatorer

Det kan också vara användbart för dig att tilldela andra moderatorer till teamet för att hålla listan över teammedlemmar uppdaterad eller för att uppdatera teaminformationen. Moderatorer kan bidra till att säkerställa att alla utrymmena i ditt team är aktiva genom att arkivera utrymmen som ni inte använder, eller återställa de som ni behöver igen. De kan också ta bort personer från teamet om personerna inte längre arbetar i teamet.

När allas arbete har flyttat till nya projekt kan du slutligen arkivera ditt team och göra dig redo att skapa ditt nästa team!