チームが Webex アプリでの作業を開始するにあたり、チームとスペースを効率的に管理するための最適な構成を検討する必要があります。体系的なアプローチを採用することでワークフローの管理が容易になり、チームに適切なサポートを提供できるようになります。一般的なプロセスを確立し、意思決定を行い、共通の知識を構築し、チーム カルチャーを育むことができます。

会社のガイドラインに従う

あなたの会社ですでにスペースやチームの作成に関するガイドラインを設けている場合、そのガイドラインに従います。たとえば、会社のガイドラインによってマネージャーは担当プロジェクトのスペースを設置する必要があるかもしれませんし、技術部門は所属メンバー全員が自動的に追加されるチームを設置する必要があるかもしれません。同僚との共同作業を行うために新しいスペースやチームを作成できる立場にある場合は、事前に会社のガイドラインをチェックしてください。ほとんどの場合、誰もが複数のスペースとチームに参加して並行して作業を行うことになるため、作業を進めやすいように比較的一貫性のあるガイドラインに従うようにしましょう。

スペースを開始するにあたって

Webex アプリではすべての作業をスペースで行います。メッセージの送信や、ファイルの共有、ミーティングのスケジュール、通話など、すべてスペースで行うことができます。 複数のタイプのスペースを使用できます。グループのサイズと用途に応じて、自分自身と他 1 人を含む 1 対 1 のスペース、複数のメンバーで共同作業するためのスペース、大規模なチームのサブグループとしてのスペースを作成することができます。誰かに直接メッセージを送信すると、メッセージを送信した相手との 2 人だけのスペースが作成されます。この 2 人だけの会話に第三者が参加することはできません。特定のトピックについてグループで話し合う必要がある場合、グループ全員が参加して一緒に作業を進めるためのスペースを作成することができます。作成当初のスペースの目的に比べてグループでの作業のスコープが拡大した場合、必要に応じてチームを作成してチームの下にスペースを移動することができます。

チームを作成する

大規模なプロジェクトやグループでのコミュニケーションを円滑に行うため、あるいは作成したスペースでの作業が複雑になってくると、チームを作成する必要があります。簡単に言うと、関連した複数のスペースをひとつにまとめるためにチームを作成します。チームは、長期間同じプロジェクトに携わることになる複数のメンバーをグループとしてまとめて管理するために便利です。この「何か」には、数多くのアクティビティが関わる複雑なものや、複数の細分化されたサブプロジェクトが同時進行するようなものもあることでしょう。このような個々の「パズル」を管理するために個別にスペースを作成することができます。

たとえば、大企業の財務部門で約 10 人のチームを管理しているとします。いったんチームがアプリを使用するようになると、「ファイナンス」と呼ばれるチームを作成することができます。チームを作成すると、チームのモデレーターとしてチーム メンバーを追加できるようになります。追加されたチーム メンバーは、チームのデフォルト スペースである一般スペースにのみ自動的に追加されます。

チームを整理する

一般スペースでは、重要な情報を読み取り専用メッセージとして共有することができます。チーム全体への通知を投稿する場所として使用することをお勧めします。チームのモデレーターのみが一般スペースに投稿することができます。他のチーム スペース内で進行中のディスカッションからチーム全体への重要なメッセージを完全に分けて投稿することができます。

チームの成功は、チームの構成に大きく依存します。情報や知識を共有する手段として、チームにいる誰もがチームにスペースを追加することができます。チームにいる誰もが利用可能なチーム スペースを見ることができ、自ら参加することができます。ガイドラインに従ってチーム スペースを作成する必要がある場合、チームへのガイドラインの告知を徹底してください。

チームのスペースをモデレートする

チームの スペースをモデレート すると、どのスペースが利用でき、どのスペースに属しているかをコントロールします。これにより、スペースのコンテンツを表示できるユーザーを管理できます。たとえば、モデレーターが特定のグループに対し、秘密情報を提供する場合に便利です。チーム内で必要な権限を持たない他のユーザーから、そうした秘密情報をブロックできます。

チームの作成者はチームのモデレーターとなり、チームのスペースとメンバーを管理します。

また、チームのモデレーターは、チーム内のモデレートされたどのスペースにも自分自身をモデレーターとして指定できます。チームのモデレーターは任意のスペースに参加でき、そのスペースをモデレートするために自分自身を昇格できます。チームのメンバーを自分以外のスペース モデレーターとして割り当てることもできます。

チームのメンバーは誰でもチーム スペースを作成し、そのスペースをモデレートできます。その後、そのメンバーがそのスペースのモデレーターとなります。他のチーム メンバーは自分自身で参加できないため、参加できるようモデレーターに依頼する必要があります。

モデレーターを追加する

チームに複数のモデレーターを指名して、チーム メンバーのリストの管理やチーム情報の更新などを分担してもらうことができます。チーム内のスペースがすべてアクティビティであることを確認するために、モデレーターは現在使用されていないスペースをアーカイブし、再び必要になったスペースを復元します。また、チームでの作業に参加していないメンバーをチームから削除することもモデレーターの役割です。

最後に、メンバー全員が新しいプロジェクトに移動した場合、チームをアーカイブして次のチームを作成する準備を整えることができます。