Keď váš tím začne pracovať v aplikácii Webex, mali by ste si nájsť čas na premýšľanie o tom, ako najlepšie štruktúrovať svoje tímy a priestory. Ak použijete systematický prístup, pravdepodobne bude pre vás jednoduchšie kontrolovať pracovný tok a lepšie podporovať váš tím. Môžete vytvoriť spoločné procesy, robiť rozhodnutia, budovať spoločné znalosti a zjednodušiť tímovú kultúru.

Postupujte podľa pokynov vašej spoločnosti

Vaša spoločnosť už môže mať špecifické pokyny, ktoré by ste mali dodržiavať pri vytváraní priestorov alebo tímov. Od manažérov sa môže napríklad očakávať, že budú mať priestor vyhradený pre svoje priame podriadenia, alebo celá technologická skupina môže mať tím, do ktorého sa každý automaticky pridá. Ak teda máte možnosť vytvárať nové priestory a tímy, aby mohli vaši spolupracovníci spolupracovať, najprv si prečítajte pokyny vašej spoločnosti. Keďže väčšina ľudí bude pracovať vo viacerých priestoroch a tímoch súčasne, dodržiavanie podobných pokynov uľahčí všetkým.

Začnite s priestormi

Priestor je miesto, kde sa v aplikácii Webex odohráva všetka akcia. Je to miesto, kde posielate správy, zdieľate súbory, plánujete stretnutia, telefonujete atď. Môžete mať niekoľko typov medzier: jeden s jednou ďalšou osobou, jeden s množstvom ľudí a jeden, ktorý je súčasťou väčšieho tímu. Keď niekomu pošlete priamo správu , vytvoríte priestor len medzi vami dvoma a nikto iný sa k tejto konverzácii nemôže pripojiť. Ak potrebujete o konkrétnej téme komunikovať s viacerými ľuďmi, môžete vytvoriť priestor, kde môžete všetci spolupracovať. Ak sa váš rozsah rozšíri oproti pôvodnému zámeru daného priestoru, možno budete musieť vytvoriť tím a presunúť priestor do tímu .

Zostavte si svoje tímy

Vo všeobecnosti tímy vytvárate z jedného z dvoch dôvodov – ak máte na mysli špecifickú komunikačnú štruktúru pre veľký projekt alebo skupinu ľudí, alebo ak ste vyrástli z priestoru, ktorý vytvorené. Tímy sú jednoducho súborom súvisiacich priestorov. Sú skvelé pre konzistentnú skupinu ľudí, ktorí budú na niečom dlho pracovať. Že niečo môže byť komplikované a môže zahŕňať veľa aktivít alebo podprojektov prebiehajúcich súčasne. Pre každý kúsok skladačky môžete vytvoriť iný priestor.

Povedzme, že riadite tím asi 10 ľudí na Finančnom oddelení veľkej spoločnosti. Keď váš tím používa aplikáciu, môžete vytvoriť tím s názvom „Financie“. Keď vytvoríte tím, stanete sa jeho moderátorom a každý, koho pridáte, je členom tímu. Automaticky sa pridajú do tímu Všeobecné, čo je predvolený priestor a jediný, do ktorého sa automaticky pridávajú členovia vášho tímu.

Usporiadajte si tímy

Zvážte použitie priestoru Všeobecné pre oznámenia , kde môžete zdieľať dôležité informácie ako správy iba na čítanie. Do priestoru budú môcť prispievať iba moderátori tímov a vy zabránite strate týchto dôležitých správ v prebiehajúcich diskusiách prebiehajúcich v iných tímových priestoroch.

To, ako zostavíte svoj tím, je kľúčom k úspechu vášho tímu. Ktokoľvek v tíme môže pridať do tímu priestory ako spôsob zdieľania svojich vedomostí. Všetci v tíme môžu vidieť dostupné tímové priestory a samostatne sa k nim pripojiť . Ak chcete, aby sa váš tím pri vytváraní tímových priestorov riadil pokynmi, dajte mu o tom vedieť.

Mierne tímové priestory

Keď moderujete priestor v tíme, ovládate, ktoré priestory sú k dispozícii a kto do nich patrí. To vám dáva kontrolu nad tým, kto vidí obsah v priestore. Je to užitočné napríklad vtedy, keď ste moderátorom poskytujúcim citlivé alebo dôverné informácie cieľovej skupine ľudí. Tieto citlivé informácie môžete zablokovať pred ostatnými ľuďmi vo vašom tíme, ktorí nemajú požadované povolenia.

Keď vytvoríte tím, ste moderátor tímu a ovládate priestory a členov svojho tímu.

Moderátori tímov sa môžu tiež prideliť ako moderátori ľubovoľným moderovaným priestorom vo svojich tímoch. Moderátori tímov sa môžu sami pripojiť k akémukoľvek priestoru a povýšiť sa na moderovanie tohto priestoru. Môžu tiež priradiť iných moderátorov priestoru, ktorí musia byť členmi tímu.

Ktokoľvek v tíme môže vytvoriť tímový priestor a môže sa rozhodnúť priestor moderovať. Potom sa stanú moderátormi tohto priestoru. Ostatní členovia tímu sa nemôžu sami pripojiť a musia požiadať moderátora, aby sa pripojil.

Pridať ďalších moderátorov

Môžete tiež k tímu priradiť ďalších moderátorov , aby ste pomohli udržiavať zoznam členov tímu aktuálny alebo aktualizovali podrobnosti tímu. Moderátori vám môžu pomôcť zabezpečiť, aby boli všetky priestory vo vašom tíme aktívne, archivovaním priestorov , ktoré nepoužívate, alebo opätovným obnovením priestorov, ktoré potrebujete. Môžu tiež odstrániť z tímu ľudí, ktorí na tom už nepracujú.

Nakoniec, keď sa práca všetkých presunie na nové projekty, môžete archivovať svoj tím a pripraviť sa na vytvorenie nového tímu!