그룹이 Webex 앱에서 작업하기 시작할 때 그룹 및 스페이스를 구성하기 위한 최고의 방법은 무엇인지 고려해야 합니다. 체계적으로 접근하는 경우에 작업 흐름을 더욱 쉽게 제어하고 그룹을 더욱 효과적으로 지원할 수 있음을 알 수 있습니다. 일반적인 과정을 설정하고, 의사 결정, 공통의 자료 만들기 및 그룹 문화를 활용하는 작업을 실행할 수 있습니다.

귀사의 가이드라인 따르기

스페이스 또는 그룹을 만들 때 귀하가 따라야 하는 특정 가이드라인을 이미 귀사에서 지정했을 수 있습니다. 예를 들어, 관리자는 직접 수신하는 보고서 전용의 스페이스를 갖길 기대할 수 있고, 또는 전체 기술 그룹에 모든 사람이 자동으로 추가되는 그룹이 있을 수도 있습니다. 따라서 직장 동료들이 함께 작업할 수 있도록 새로운 스페이스 및 그룹을 만들 수 있는 위치에 있는 경우, 먼저 귀사의 가이드라인을 확인하십시오. 대부분의 사용자는 다수의 스페이스 및 그룹에서 동시에 작업하게 되기 때문에 유사한 가이드라인을 따르면 모든 사람이 쉽게 작업할 수 있습니다.

스페이스에서 시작

스페이스는 Webex 앱에서 모든 작업이 실행되는 위치입니다. 여기에서 메시지 보내기, 파일 공유, 미팅 예약, 전화 걸기 등의 작업을 실행할 수 있습니다. 다음과 같이 다양한 유형의 스페이스를 사용할 수 있습니다. 다른 한 사람과의 스페이스, 여러 사용자와의 스페이스 및 큰 그룹의 일부인 스페이스. 누군가에게 직접 메시지를 보내면 두 사람만의 스페이스가 생성됩니다. 다른 사용자는 해당 대화에 참여할 수 없습니다. 특정 주제에 대해 더 많은 사용자와 통신해야 하는 경우, 모두 함께 작업할 수 있는 스페이스를 만들 수 있습니다. 해당 스페이스의 원래 의도에서 범위가 확장되는 경우, 그룹을 만들고 스페이스를 그룹으로 이동해야 할 수도 있습니다.

그룹 만들기

일반적으로 다음 두 가지 이유로 인해 그룹을 만들게 됩니다. 대규모 프로젝트 또는 사용자 그룹에 대해 특정 통신 구조가 필요한 경우 또는 생성한 스페이스의 규모가 확장된 경우를 예로 들 수 있습니다. 그룹은 간단하게 관련된 스페이스의 집합으로 설명할 수 있습니다. 그룹은 장시간 동안 함께 작업할 사용자의 지속적인 집합을 위해 유용합니다. 해당 작업은 복잡할 수도 있고, 동시에 많은 활동 또는 하위 프로젝트가 포함될 수도 있습니다. 각 퍼즐 조각에 대해 다른 스페이스를 만들 수 있습니다.

귀하가 대기업의 재정 부서에서 약 10명의 사용자로 구성된 그룹을 관리하고 있다고 가정합시다. 그룹에서 앱을 사용하는 경우, "재정" 이라는 그룹을 만들 수 있습니다. 그룹을 만들면 귀하는 진행자가 되고 추가하는 모든 사람은 그룹 멤버가 됩니다. 해당 사용자는 그룹의 일반에 자동으로 추가됩니다. 이는 기본 스페이스이며, 그룹 멤버가 자동으로 추가되는 유일한 스페이스입니다.

그룹 정리

알림에 대해 일반 스페이스를 사용할 것을 고려하십시오. 여기에서 중요한 정보를 읽기 전용 메시지로 공유할 수 있습니다. 그룹 진행자만 스페이스에 게시할 수 있으며, 다른 그룹 스페이스에서 진행되고 있는 논의에서 해당하는 중요 메시지를 잃지 않을 수 있습니다.

그룹을 어떻게 구성하느냐에 따라 그룹의 성패가 갈립니다. 그룹에 있는 사용자는 정보를 공유하는 방법의 하나로 스페이스를 그룹에 추가할 수 있습니다. 그룹에 있는 모든 사람은 사용할 수 있는 그룹 스페이스를 확인하고 직접 참여할 수 있습니다. 그룹 스페이스를 만들 때 그룹에서 가이드라인을 따르게 하려면 해당 사용자에게 알리십시오.

그룹 스페이스 조정

그룹에서 스페이스를 조정 할 때 사용할 수 있는 스페이스와 스페이스에 속한 사용자를 제어합니다. 이를 통해 스페이스에서 콘텐츠를 볼 수 있는 사용자를 제어합니다. 예를 들어, 이 기능은 귀하가 진행자일 때 특정 사용자 그룹에 민감한 정보 또는 기밀 정보를 제공하는 경우에 유용합니다. 그룹에서 필요한 권한이 없는 다른 사용자가 이 민감한 정보에 접근하지 못하게 차단할 수 있습니다.

그룹을 만들 때 귀하가 그룹 진행자이면 스페이스 및 그룹의 멤버를 제어합니다.

그룹 진행자는 자신의 그룹에서 조정되는 스페이스에 대해 자신을 진행자로 지정할 수도 있습니다. 그룹 진행자는 스페이스에 직접 참여하고, 자신을 해당 스페이스를 조정하도록 승격할 수 있습니다. 또한 다른 스페이스 진행자를 지정할 수도 있으며, 해당 사용자는 그룹의 멤버이어야 합니다.

그룹에 있는 누구든지 그룹 스페이스를 만들 수 있으며, 스페이스를 조정하도록 선택할 수 있습니다. 그러면 해당 사용자는 해당 스페이스의 진행자가 됩니다. 다른 그룹 멤버는 직접 참여할 수 없으며, 진행자가 참여하도록 요청해야 합니다.

다른 진행자 추가

그룹 멤버 목록을 최신으로 유지하거나 그룹 세부 사항을 업데이트할 때 도움을 받기 위해 다른 진행자를 그룹에 지정할 수도 있습니다. 진행자는 사용하고 있지 않은 스페이스를 아카이브하여 그룹에 있는 스페이스가 모두 활동하고 있는지 확인하거나, 필요한 스페이스를 다시 복원할 수 있습니다. 또한, 더 이상 작업하고 있지 않은 그룹에서 사용자를 제거할 수도 있습니다.

마지막으로, 모든 사람의 작업이 새로운 프로젝트로 이동되면 그룹을 아카이브하고 다음 그룹을 만들 수도 있습니다.