Когато вашият екип започне да работи в Webex App, трябва да отнеме време да помислите как най-добре да структурирате екипите и пространствата си. Ако подходите систематично, най-вероятно ще ви е по-лесно да контролирате работния си поток и да поддържате по-добре екипа си. Можете да установите общи процеси, да вземате решения, да изграждате общи знания и да улеснявате вашата екипна култура.

Следвайте Насоките на вашата компания

Вашата фирма може вече да има конкретни указания, които трябва да следвате при създаването на интервали или екипи. Например от мениджърите може да се очаква да имат пространство, посветено на преките им отчети, или цяла технологична група може да има екип, към който всеки да бъде добавен автоматично. Така че, ако сте в състояние да създадете нови пространства и екипи, за да могат вашите съработници да работят заедно, първо проверете за насоките на вашата компания. Тъй като повечето хора ще работят в няколко пространства и екипи в даден момент, следването на подобни насоки улеснява всички.

Започнете с Интервали

Пространство е мястото, където цялото действие се извършва в Webex App. Там изпращате съобщения, споделяте файлове, планирате събрания, провеждате обаждания и т.н. Можете да имате няколко типа места: един само с още един човек, един с много хора и един, който е част от по-голям екип. Когато изпратиш директно съобщение на някого , създаваш пространство точно между вас двамата и никой друг не може да се присъедини към този разговор. Ако трябва да общувате с повече хора за конкретна тема, можете да създадете пространство, където всички можете да работите заедно. Ако обхватът ви се разшири от първоначалното намерение на това пространство, може да се наложи да създадете екип и да преместите пространството в екип .

Изградете вашите екипи

По принцип ще създавате екипи по една от двете причини – ако имате предвид конкретна комуникационна структура за голям проект или група хора или ако сте израснали от пространство, което сте създали. Екипите са просто колекция от свързани пространства. Страхотни са за последователна група хора, които ще работят по нещо дълго време. Че нещо може да е сложно и да включва много дейности или подпроекти, случващи се едновременно. Можете да създадете различно пространство за всяко парче от пъзела.

Да приемем, че управлявате екип от около 10 души във финансовия отдел на голяма компания. След като екипът ви използва приложението, можете да създадете екип, наречен "Финанси". Когато създавате екип, ставате негов модератор , а всеки, който добавите, е член на екипа. Те ще бъдат автоматично добавени към General на екипа , което е пространството по подразбиране, и единственото, към което членовете на екипа ви се добавят автоматично.

Организирайте екипите си

Обмислете използването на Общото пространство за съобщения, където можете да споделяте важна информация като съобщения само за четене. Само модераторите на екипи ще могат да публикуват в пространството и ще предотвратите загубата на тези важни съобщения в текущите дискусии, случващи се в останалите екипни пространства.

Как структурирате екипа си е ключът към успеха на екипа ви. Всеки от екипа може да добави пространства към екипа като начин за споделяне на знанията си. Всички от екипа могат да видят наличните екипни пространства и да се присъединят към тях сами. Ако искате екипът ви да следва указанията при създаването на екипни пространства, не забравяйте да ги уведомите.

Умерени екипни пространства

Когато модерирате пространство в екип, контролирате кои пространства са налични и кой им принадлежи. Това ви дава контрол върху това кой вижда съдържанието в пространството. Това е полезно, например, когато сте модератор, предоставящ чувствителна или поверителна информация на целева група хора. Можете да блокирате тази чувствителна информация от други хора във вашия екип, които нямат необходимите разрешения.

Когато създавате екип, вие сте Team Moderator, и контролирате пространствата и членовете на екипа си.

Модераторите на екипи могат също да се причислят като модератори към всякакви модерирани пространства в екипите си. Модераторите на екипи могат самостоятелно да се присъединят към всяко пространство, и да се популяризират до умерено това пространство. Те могат също така да присвояват други космически модератори, които трябва да са членове на екипа.

Всеки от екипа може да създаде екипно пространство и може да избере да умерени пространството. След това те стават модератор на това пространство. Други членове на екипа не могат да се самосъединят и трябва да помолят модератора да се присъедини.

Добавяне на още модератори

Можете също така да присвоите други модератори на екипа, които да помогнат за поддържането на актуалния списък на членовете на екипа, или за актуализиране на подробностите за екипа. Модераторите могат да помогнат да се уверите, че интервалите във вашия екип са всички активни чрез архивиране на интервали, които не използвате, или възстановяване на всеки, който ви е необходим отново. Те също могат да отстранят хора от екипа, които вече не работят по него.

И накрая, когато работата на всички е преминала към нови проекти, можете да архивирате екипа си и да се приготвите да създадете следващия си екип!