Kiedy Twój zespół zaczyna pracę w aplikacjiWebex, powinieneś poświęcić trochę czasu na zastanowienie się, jak najlepiej zorganizować swoje zespoły i przestrzenie. Jeśli przyjmiesz systematyczne podejście, prawdopodobnie łatwiej będzie Ci kontrolować przepływ pracy i lepiej wspierać swój zespół. Możesz ustanowić wspólne procesy, podejmować decyzje, budować wspólną wiedzę i ułatwiać kulturę zespołu.

Postępuj zgodnie z wytycznymi swojej firmy

Twoja firma może już mieć określone wytyczne, których powinieneś przestrzegać podczas tworzenia przestrzeni lub zespołów. Na przykład można oczekiwać, że menedżerowie będą mieli przestrzeń poświęconą swoim bezpośrednim podwładnym lub cała grupa technologiczna może mieć zespół, do którego wszyscy zostaną automatycznie dodani. Tak więc, jeśli jesteś w stanie stworzyć nowe przestrzenie i zespoły, aby Twoi współpracownicy mogli ze sobą współpracować, najpierw sprawdź wytyczne swojej firmy. Ponieważ większość ludzi będzie pracować w wielu przestrzeniach i zespołach jednocześnie, przestrzeganie podobnych wytycznych ułatwia wszystkim.

Zacznij od Spaces

Przestrzeń to miejsce, w którym cała akcja odbywa się w aplikacji Webex. To miejsce, w którym wysyłasz wiadomości, udostępniasz pliki, planujesz spotkania, nawiązujesz połączenia i tak dalej. Istnieje kilka typów obszarów: jeden z tylko jedną osobą, jeden z wieloma ludźmi i jeden, który jest częścią większego zespołu. Kiedy wysyłasz wiadomość bezpośrednio do kogoś, tworzysz przestrzeń tylko między wami i nikt inny nie może dołączyć do tej rozmowy. Jeśli chcesz komunikować się z większą ilością osób na określony temat, możesz utworzyć przestrzeń, w której wszyscy będziecie mogli ze sobą współpracować. Jeśli zakres rozszerza się z pierwotnego zamiaru tej przestrzeni, może być konieczne utworzenie zespołu i przeniesienie przestrzeni do zespołu.

Tworzenie zespołów

Zazwyczaj tworzysz zespoły z jednego z dwóch powodów - jeśli masz na myśli konkretną strukturę komunikacji dla dużego projektu lub grupy osób lub jeśli wyrosłeś z przestrzeni, którą stworzyłeś. Zespoły to po prostu zbiór powiązanych ze sobą przestrzeni. Są świetne dla spójnej grupy ludzi, którzy będą pracować nad czymś przez długi czas. Że coś może być skomplikowane i obejmować wiele działań lub podprojektów odbywa się w tym samym czasie. Możesz stworzyć inną przestrzeń dla każdego elementu układanki.

Załóżmy, że zarządzasz zespołem około 10 osób w dziale finansowym dużej firmy. Gdy Twój zespół korzysta z aplikacji, możesz utworzyć zespół o nazwie "Finanse". Tworząc zespół, stajesz się jego moderatorem, a każdy, kogo dodasz, jest członkiem zespołu. Zostaną one automatycznie dodane do obszaru Ogólne zespołu, który jest domyślnym miejscem i jedynym, do którego członkowie zespołu są dodawani automatycznie.

Organizowanie zespołów

Rozważ użycie obszaru Ogólne dla anonsów, w których możesz udostępniać ważne informacje jako wiadomości tylko do odczytu. Tylko moderatorzy zespołu będą mogli publikować posty w przestrzeni, a Ty zapobiegniesz utracie tych ważnych wiadomości w trwających dyskusjach toczących się w innych przestrzeniach zespołu.

Sposób, w jaki ustrukturyzujesz swój zespół, jest kluczem do sukcesu Twojego zespołu. Każdy członek zespołu może dodawać przestrzenie do zespołu jako sposób dzielenia się swoją wiedzą. Każdy członek zespołu może zobaczyć dostępne przestrzenie zespołu i dołączyć do nich samodzielnie. Jeśli chcesz, aby Twój zespół przestrzegał wytycznych podczas tworzenia przestrzeni zespołu, poinformuj ich o tym.

Moderowanie przestrzeni zespołowych

Gdy moderujesz obszar w zespole, decydujesz, które obszary są dostępne i kto do nich należy. Daje to kontrolę nad tym, kto widzi zawartość w przestrzeni. Jest to przydatne na przykład, gdy jesteś moderatorem dostarczającym poufne lub poufne informacje docelowej grupie osób. Możesz zablokować te poufne informacje przed innymi osobami w zespole, które nie mają wymaganych uprawnień.

Tworząc zespół, jesteś moderatorem zespołui kontrolujesz przestrzenie oraz członków zespołu.

Moderatorzy zespołu mogą również przypisywać siebie jako moderatorów do dowolnych moderowanych obszarów w swoich zespołach. Moderatorzy zespołu mogą samodzielnie dołączyć do dowolnego obszaru i promować się, aby moderować ten obszar. Mogą również przypisać innych moderatorów przestrzeni, którzy muszą być członkami zespołu.

Każdy członek zespołu może utworzyć przestrzeń zespołową i może zdecydować się na moderowanie przestrzeni. Następnie stają się moderatorem tej przestrzeni. Inni członkowie zespołu nie mogą dołączyć samodzielnie i muszą poprosić moderatora o dołączenie.

Dodaj więcej moderatorów

Możesz także przypisać innych moderatorów do zespołu, aby pomóc w aktualizowaniu listy członków zespołu lub aktualizować szczegóły zespołu. Moderatorzy mogą pomóc w upewnienia się, że wszystkie przestrzenie w zespole są aktywne, archiwizując przestrzenie, których nie używasz, lub przywracając te, których potrzebujesz ponownie. Mogą również usunąć z zespołu osoby, które już nad nim nie pracują.

Wreszcie, gdy praca wszystkich przeniesie się do nowych projektów, możesz zarchiwizować swój zespół i przygotować się do utworzenia następnego zespołu!