Planlagte Webex-møter

Planlagte Webex-møter er vår anbefalte møtetype når sikkerhet er viktig for deg eller organisasjonen din. Planlagte møter er engangsmøter som er passordbeskyttet og har et bredt spekter av sikkerhetsfunksjoner i møtefunksjonskontroller og deltakerkontroller. Som administrator kan du kontrollere sikkerhetsfunksjonene for alle planlagte møter på Webex-nettstedet ditt. Verter kan også konfigurere møtesikkerhet, møtealternativer og deltakerprivilegier når de planlegger møtet.

Møter i personlig rom

Personlige rom i Webex Meetings er en form for Webex-møte som er kontinuerlig tilgjengelig for møteverten. Møteverten aktiverer sitt personlige rom når de blir med, og deaktiverer møterommet når de forlater det. Personlige rom i Webex Meetings er ment å gi en rask og praktisk måte å møte pålitelige deltakere på, og har derfor et begrenset sett med konfigurerbare sikkerhetsfunksjoner. Hvis møtesikkerhet er din primære bekymring, anbefaler vi at du bruker planlagte Webex-møter som har et omfattende sett med konfigurerbare sikkerhetsfunksjoner.

Møter i personlig rom kan aktiveres eller deaktiveres for alle brukere på Webex-nettstedet ditt. Hvis de er aktivert for Webex-nettstedet ditt, kan de aktiveres eller deaktiveres for individuelle brukere.

Slik aktiverer du møter i personlig rom

Låsing av Webex-møter påvirker oppføringsatferden for alle brukere. Når møtet starter, plasseres deltakerne som standard i lobbyen til verten slipper dem inn.

Separate innstillinger for møtelås er tilgjengelige for planlagte møter og møter i personlig rom på Webex-nettstedet ditt.

Møtelåskontrollene gjør det mulig for en administrator å gjøre følgende:

• Lås møtet automatisk 0, 5, 10, 15 eller 20 minutter etter at møtet starter

• Konfigurer atferden for møteinngang når møtet er låst:

  • Alle venter i lobbyen til verten slipper dem inn

  • Ingen kan bli med på møtet

Standardinnstillingen når et møte er låst er Alle venter i lobbyen til verten slipper dem inn.

Som administrator kan du tvinge møteverter til å bruke standardinnstillingene for møtelås for hele nettstedet, eller la verten angi antall minutter etter at møtet starter når det låses. Vi anbefaler at du håndhever automatisk låsing av møter etter en bestemt tid. Møteverter kan alltid bruke møtekontroller til å låse og låse opp møtet mens det pågår.

Lobbyen er aktivert som standard for alle Webex-møter. Med denne standardinnstillingen plasseres alle gjestebrukere i lobbyen når et møte starter og møtet er ulåst, til verten slipper dem inn.

En gjestebruker kategoriseres i følgende brukergrupper:

• Ubekreftede brukere – Brukere som ikke har logget på og hvis identitet ikke er godkjent.

• Bekreftede eksterne brukere – Brukere som har logget på, men tilhører en ekstern organisasjon.

Hver brukergruppe har separate og uavhengige lobbykontroller. Ved å skille mellom ubekreftede og bekreftede eksterne brukere kan du forbedre møtesikkerheten ved å bruke strengere kontroller for møteinngang for ubekreftede brukere. Ubekreftede brukere kan for eksempel ikke bli med i møtet mens bekreftede eksterne brukere plasseres i lobbyen, eller ubekreftede brukere plasseres i lobbyen mens bekreftede eksterne brukere kan bli med i møtet direkte.

Med standardinnstillingen «De venter i lobbyen til verten slipper dem inn», omgår brukere i organisasjonen som har logget på med en Webex-konto ved hjelp av en verts- eller deltakerlisens, lobbyen og blir med i møtet direkte.

Møteverten kan se en liste over deltakere som venter i lobbyen. Når brukere plasseres i lobbyen til et møte, kategoriseres de i tre grupper for å forenkle brukerscreening og valg av møtetilgang:

• Interne brukere (godkjente brukere i organisasjonen din)

• Eksterne brukere (godkjente brukere i eksterne organisasjoner)

• Ubekreftede brukere (brukere som ikke har logget på og ikke er godkjent)

Interne og eksterne godkjente brukere har logget på og bekreftet identiteten sin. Identiteten til ubekreftede brukere (brukere som ikke har logget på) kan ikke antas å være sann fordi de ikke ble godkjent.

Brukere kan få tilgang til møtet, eller fjernes fra lobbyen individuelt eller som en gruppe.

Hvis du vil ha mer informasjon om lobbykontroller, kan du se Vite hvem du slipper inn i Webex-møtet.

Slik endrer du lobbyinnstillingene for planlagte møter og møter i personlig rom

Vi anbefaler at du håndhever passordkrav for brukere som blir med i planlagte møter fra telefon- eller videokonferansesystemer. Systemet genererer automatisk et åttesifret numerisk passord for deltakere i telefon- og videokonferansesystemet og legger det til i møteinvitasjonen. Dette tiltaket sikrer at bare personer med invitasjon kan bli med i møtet når de bruker et telefon- eller videokonferansesystem.

Vi anbefaler at du forhindrer deltakere i å bli med før verten, med mindre du fullt ut forstår sikkerhetsrisikoen og krever denne funksjonaliteten.

Vurder å deaktivere deltakelse før vertsalternativer for nettstedet ditt, spesielt for oppførte møter. Ellers kan eksterne deltakere utnytte planlagte møter til sine egne formål, uten vertens viten eller samtykke.

På samme måte, hvis du tillater deltakere å bli med før vert, bør du vurdere å ikke tillate dem å bli med i lyd før vert. Hvis møtet ditt er oppført på nettstedet ditt eller ikke er passordbeskyttet, kan uautoriserte brukere potensielt få tilgang og starte dyre samtaler uten vertens viten eller samtykke.

For personlige konferansemøter (PCN-møter) anbefaler vi at du deaktiverer alternativet Bli med-lyd før vert. Verten må ringe Webex-tilgangsnummeret for lydbroen, og deretter angi vertstilgangskoden og verts-PIN-koden før deltakerne kan bli med i møtet.

I tillegg til å bruke møtelobbyen og møtelåsfunksjonene for møter i personlig rom, kan du bruke CAPTCHA til å oppdage og blokkere angripere ved hjelp av roboter og skript for å få uredelig tilgang til møter i personlig rom. Når dette alternativet er aktivert, gjelder CAPTCHA for gjester som blir med i møtet i ditt personlige rom.

En gjestebruker er definert som følger:

• Ikke pålogget (identiteten er ikke godkjent)

• Logget på, men tilhører en ekstern organisasjon

Telefonitilbakeringingssvindel kan skje når noen blir med i et av møtene dine og bruker tilbakeringing til å ringe mistenkelige telefonnumre fra forskjellige land, noe som koster organisasjonen penger. Disse mistenkelige telefonnumrene kan komme fra hvor som helst i verden. Vi har imidlertid observert at en høyere prosentandel svindel stammer fra følgende steder:

• Belgia

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypt

• Etiopia

• Frankrike

• Moldova

• Niger

• Panama

• Filippinene

• Portugal

• Saudi-Arabia

• Sør-Afrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Tyrkia

• Ukraina

• De forente arabiske emirater

• Storbritannia

• Vietnam

For å redusere svindel anbefaler vi at du ikke tillater enkelte land i listen over Webex-tillatte tilbakeringingsland. Du kan for eksempel legge til land du ikke gjør forretninger med, eller som du har mottatt falske eller mistenkelige anrop fra.

Selv møtetitler kan avsløre sensitiv informasjon. Et møte med tittelen «Diskuter oppkjøp av selskap A» kan for eksempel ha økonomiske konsekvenser, hvis det avsløres på forhånd. Hvis du oppretter møter som ikke er listet opp, opprettholder sikkerheten til sensitiv informasjon.

For oppførte møter vises møteemnet og andre detaljer på Webex-nettstedet for godkjente brukere, i tillegg til ikke-godkjente brukere og gjester å se. Vi anbefaler at du merker alle møter som ikke listet opp, med mindre organisasjonen har et spesifikt forretningsbehov for å vise møtetitler og informasjon offentlig.

Hvis organisasjonen din arbeider med sensitiv informasjon, anbefaler vi at du krever at alle brukere har en konto på Webex-nettstedet ditt. Når dette alternativet er aktivert, ber Webex alle verter og deltakere om legitimasjon når de blir med i et møte, en hendelse eller en opplæringsøkt.

I tillegg anbefaler vi at du krever at deltakerne logger på når de ringer inn fra en telefon. Dette kravet hindrer at noen kommer inn i møtet eller opplæringsøkten uten riktig legitimasjon.

Hvis du skjuler møter- og arrangementskoblinger i møter, avskräkkes deltakerne fra å invitere uønskede gjester ved å gjøre koblingene mindre praktiske å kopiere og dele. Det hindrer ikke deltakerne i å kopiere og dele møtekoblinger fra e-postinvitasjonene sine.