scheduling a meeting

Jos sinulla ei ole kalenteripalvelua määritettynä, Webex lähettää automaattisesti kaikille uuden sähköpostin, kun ajoitat, muokkaat tai peruutat kokouksen, jotta he pysyvät ajan tasalla. Kun muutat kokousta tai peruutat sen, Webex lähettää automaattisesti kaikille uuden sähköpostin päivitetyillä tiedoilla. Kun aika koittaa, Webex lähettää muistutussähköposteja.

Jos sinulla on Hybridikalenteripalvelu, kun ajoitat kokouksen, Webex ei enää lähetä sähköposteja, vaan luo uuden tapahtuman kalenteriin. Kutsutut saavat kutsun. Kun muokkaat kokousta, kutsutut saavat päivitetyn kutsun. Kun peruutat kokouksen, kalenterisi poistaa kokouksen. Lisäksi isännät ja kutsutut saavat ponnahdusikkunan muistutusviestin ennen kokousta.

Varaa tapaamisesi

1

Kirjaudu sisään User Hub, Klikkaa Kokoukset -välilehteä ja napsauta sitten Ajoittaa avattavasta valikosta ja valitse Sopia kokouksen ajankohta.

  1. Jos sinulla on joitain tallennettuja kokousmallit, voit valita yhden seuraavista Kokousmallit pudotusvalikosta.

2

Lisää kokouksen vakiotiedot:

  • Aihe-Valitse aihe, jonka ihmiset tunnistavat ja josta innostuvat.
  • Päivämäärä ja aika– Ilmoita, milloin kokous pidetään. Jos kutsut ihmisiä eri aikavyöhykkeiltä, napsauta Suunnittelija löytää jokaiselle parhaiten sopiva aika.

    Voit myös asettaa kokouksen toistumaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain tarkistamalla Toistuminen.

  • Kuvaus— Lisää konteksti tai tiedot, jotka haluat osallistujien tulevan kokoukseen liittyen.
3

Alla Kutsutut, anna niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua kokoukseen.

Jos kutsutulla on hybridikalenteripalvelu, hänen nimensä vieressä näkyy kuvake, joka osoittaa, ovatko he tavoitettavissa valitsemasi kokousaikana. Jos heillä on tili tällä sivustolla, voit tehdä heistä kohostin valitsemalla kuvakkeen.

  1. Jos sinulla on hybridikalenteripalvelu, kokousaikasi näkyy aikataulusivun kalenterissa. Vedä kokouksesi toiseen aikaan tai vie hiiri kokouksen reunan päälle ja vedä sitä ylös tai alas muuttaaksesi kokouksen kestoa.


     
    Kalenteri näyttää vain niiden osallistujien saatavuuden, joilla on hybridikalenteripalvelu.
4

Valitse joukosta käytettävissä olevat lisäasetukset:

  • Kokouksen tyyppi– Kokoustyypit ovat oletusarvoisia tai mukautettuja kokousominaisuuksia, jotka ovat käytettävissä sivustossasi. Tiliisi voi liittyä yksi tai useampi kokoustyyppi.
  • Turvallisuusvaihtoehdot—Valitse tapaamisen turvaaminen. Aseta kokouksen salasana ja valitse asetukset Jätä salasana pois sähköpostikutsusta, Liity säännöt, Automaattinen lukitus, Äänen vesileimaus, ja Visuaaliset vesileimat.
  • Ääniasetukset—Valitse, kuinka muodostat yhteyden kokouksen ääneen, valitse, mitä kokouksen ihmiset kuulevat, kun joku liittyy tai poistuu, ja valitse mykistys- ja mykistysasetukset.
  • Aikatauluvaihtoehdot-Valitse kehittyneempiä aikatauluvaihtoehtoja, kuten kohostit, videojärjestelmät, automaattinen tallennus, välijaksoistuntojen lisääminen, rekisteröinti, tulkkaus, viittomakieli, kokousasetukset ja osallistujien oikeudet.
5

Klikkaus Takaisinja valitse sitten Ajoittaa.

Muokkaa ajoitettua kokousta

Kun olet ajoittanut tapaamisen, voit palata takaisin muokkaamaan tietoja, jos unohdit lisätä jotain tai haluat muuttaa tiettyjä asetuksia. Et voi muokata kokousta sen aloittamisen jälkeen.

1

Kirjaudu sisään User Hub.

2

Klikkaa Kokoukset -välilehti ja valitse kokous, jota haluat muokata Tuleva lista.

3

Klikkaus Muokataja päivitä sitten kokouksen tiedot.


 

Voit muokata vain kokouksia, jotka on ajoitettu alkaen Microsoft Outlook, Webex-sovellus vastaavalta alustalta. Muokkauskuvake ei näy näissä kokouksissa.

Jos lisäät osallistujia kokoukseen, älä poista alkuperäisiä osallistujia luettelosta, sillä he voivat saada peruutussähköpostiviestejä.

4

Klikkaus Tallentaaja valitse sitten, kenelle haluat lähettää päivitetyt kokoustiedot.