scheduling a meeting

Si vous n’avez pas configuré de service de calendrier, lorsque vous programmez, modifiez ou annulez une réunion, Webex envoie automatiquement un nouveau courrier électronique à tous les participants afin qu’ils restent à jour. Lorsque vous modifiez ou annulez la réunion, Webex envoie automatiquement à tout le monde un nouveau courrier électronique contenant les informations mises à jour. Le moment venu, Webex envoie des courriers électroniques de rappel.

Si vous avez le Service de calendrier hybride, lorsque vous programmez une réunion, Webex n'envoie plus de courriers électroniques, mais crée un nouvel événement dans le calendrier. Les invités reçoivent une invitation. Lorsque vous modifiez la réunion, les invités reçoivent une invitation mise à jour. Lorsque vous annulez la réunion, votre calendrier supprime la réunion. De plus, les organisateurs et les invités reçoivent un message contextuel de rappel avant la réunion.

Programmez votre réunion

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Connectez-vous à User Hub, cliquez sur l’onglet Réunions, puis cliquez sur le menu déroulant Programmer et sélectionnez Programmer une réunion.

  1. Si vous avez des modèles de réunion enregistrés, vous pouvez en sélectionner un dans le menu déroulant Modèles de réunion.

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Ajoutez les informations standard sur la réunion :

  • Sujet—Choisissez un sujet que les gens peuvent reconnaître et qui suscite leur enthousiasme.
  • Date et heure : indique quand la réunion a lieu. Si vous invitez des personnes de différents fuseaux horaires, cliquez sur Planificateur pour trouver l'heure qui convient le mieux à tout le monde.

    Vous pouvez également configurer la réunion pour qu'elle se répète quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, en cochant Récurrence.

  • Description—Ajoutez tout contexte ou détails que vous souhaitez que vos invités aient sur la réunion à venir.
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Sous Invités, saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion.

Si les invités ont le service de calendrier hybride, une icône s'affiche à côté de leur nom qui indique s'ils sont disponibles pour l'heure de réunion que vous avez choisie. S’ils ont un compte sur ce site, vous pouvez sélectionner l’icône pour leur donner le rôle de coorganisateur.

  1. Si vous avez le service de calendrier hybride, l'heure de votre réunion s'affiche dans le calendrier sur la page de programmation. Faites glisser votre réunion vers une autre heure ou passez la souris sur le bord de la réunion et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas pour ajuster la durée de votre réunion.


     
    Le calendrier affiche uniquement la disponibilité pour les invités qui ont le service de calendrier hybride.
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Choisissez parmi les options avancées disponibles :

  • Type de réunion : les types de réunion sont des ensembles de fonctionnalités de réunion par défaut ou personnalisés disponibles pour votre site. Votre compte peut être associé à un ou plusieurs types de réunions.
  • Options de sécurité—Choisissez comment sécuriser votre réunion. Définissez un mot de passe de réunion et choisissez les options pour Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation, Règles pour rejoindre la réunion, Verrouillage automatique, Filigrane audio et Filigranes visuels.
  • Options audio—Sélectionnez comment se connecter à l'audio de la réunion, choisissez ce que les personnes de la réunion entendent lorsqu'une personne rejoint ou quitte la réunion et choisissez les options couper et rétablir le son.
  • Options de programmation—Choisissez des options de programmation plus avancées telles que le choix des coorganisateurs, des systèmes vidéo, l’enregistrement automatique, l’ajout de sessions scindées, l’inscription, l’interprétation, la langue des signes, les options de réunion et les privilèges des invités.
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Cliquez sur Retour, puis sélectionnez Programmer.

Modifier une réunion programmée

Après avoir programmé votre réunion, vous pouvez revenir en arrière et modifier les détails si vous avez oublié d’inclure quelque chose ou si vous souhaitez modifier des paramètres spécifiques. Vous ne pouvez pas modifier une réunion après l’avoir démarrée.

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Connectez-vous à User Hub.

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Cliquez sur l'onglet Réunions et sélectionnez la réunion que vous souhaitez modifier dans la liste À venir.

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Cliquez sur Edit, puis modifiez les détails de la réunion.


 

Vous pouvez uniquement modifier les réunions programmées à partir de Microsoft Outlook, Webex App à partir de la plateforme respective. L’icône de modification ne s’affiche pas pour ces réunions.

Si vous ajoutez des invités à la réunion, ne supprimez pas les invités d’origine de la liste car ils peuvent recevoir des courriers électroniques d’annulation.

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Cliquez sur Enregistrer, puis choisissez à qui vous souhaitez envoyer les informations mises à jour de la réunion.