Réunions Webex programmées

Nous recommandons les réunions Webex programmées lorsque le facteur de sécurité est important pour vous ou votre organisation. Les réunions programmées sont des réunions ponctuelles qui sont protégées par un mot de passe et disposent d’un large éventail de fonctions de sécurité dans les contrôles des fonctions de la réunion et des participants. En tant qu’administrateur, vous pouvez contrôler les fonctions de sécurité de toutes les réunions programmées sur votre site Webex. Les organisateurs peuvent également configurer la sécurité de la réunion, les options de la réunion et les privilèges des invités lorsqu’ils programment leur réunion.

Réunions en salle personnelle

Les salles personnelles Webex Meetings sont une forme de réunion Webex qui sont disponibles en permanence pour l’organisateur de la réunion. L’organisateur de la réunion active sa salle personnelle lorsqu’il la rejoint et la désactive lorsqu’il la quitte. Les salles personnelles sont conçues pour offrir un moyen rapide et pratique aux participants de confiance de se rencontrer, et disposent donc d’un ensemble limité de fonctions de sécurité configurables. Si la sécurité de la réunion est votre principale préoccupation, nous vous recommandons d’utiliser les réunions Webex programmées, qui disposent d’un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité configurables.

Vous pouvez activer ou désactiver les réunions en salle personnelle pour tous les utilisateurs de votre site Webex. Lorsqu’elles sont activées pour votre site Webex, vous pouvez également les activer ou les désactiver pour des utilisateurs individuels.

Pour activer les réunions en salle personnelle :

Le verrouillage des réunions Webex affecte le comportement d’entrée en réunion pour tous les utilisateurs. Par défaut, toutes les réunions sont verrouillées après un délai de 5 minutes, et chacun doit attendre dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les autorise à entrer.

Les paramètres de verrouillage des réunions sont configurés séparément pour les réunions programmées et les réunions en salle personnelle sur votre site Webex.

Les commandes de verrouillage de la réunion permettent à un administrateur d’effectuer les opérations suivantes :

• Verrouiller la réunion automatiquement dans un délai de 0, 5, 10, 15 ou 20 minutes après le démarrage de la réunion.

• Configurer le comportement de l’entrée de la réunion lorsque celle-ci est verrouillée :

  • Tout le monde attend dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les autorise à entrer.

  • Personne ne peut rejoindre la réunion.

Le paramètre par défaut lorsqu’une réunion est verrouillée est Tout le monde attend dans le hall jusqu’à ce que l’organisateur les admette.

En tant qu’administrateur, vous pouvez forcer les organisateurs de réunions à utiliser les paramètres de verrouillage par défaut du site, ou permettre à l’organisateur de configurer le nombre de minutes après le démarrage de la réunion pour qu’elle soit verrouillée. Nous vous recommandons d’appliquer le verrouillage automatique des réunions après une durée définie. Les organisateurs de réunions peuvent toujours utiliser les commandes de la réunion pour verrouiller et déverrouiller la réunion en cours.

Le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions Webex programmées. Avec ce paramètre par défaut pour les réunions déverrouillées, tous les utilisateurs invités sont placés dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les autorise à accéder à la réunion.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• A reçu une invitation à une réunion, mais ne s’est pas connecté (identité non authentifiée)

• N’a pas reçu d’invitation par courrier électronique

Avec le paramètre par défaut pour les réunions déverrouillées, Ils attendent dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les laisse entrer, les personnes qui ont reçu une invitation à une réunion et qui se sont connectées avec un compte Webex en utilisant une licence organisateur ou invité contournent le lobby et rejoignent directement la réunion.

Vous pouvez choisir d’autoriser les participants qui se connectent avec un compte Webex dans la même organisation que l’organisateur à toujours rejoindre les réunions déverrouillées pour toutes les réunions programmées dans votre organisation.

L’organisateur de la réunion peut voir une liste des invités en attente dans le lobby. Lorsque les utilisateurs sont placés dans le lobby, ils apparaissent dans l’un des trois groupes suivants pour simplifier le filtrage des utilisateurs et les choix d’admission à la réunion :

• utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés dans votre organisation)

• utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés dans des organisations externes)

• utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne peuvent pas être authentifiés)

Les utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L’identité des utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) ne peut pas être considérée comme vraie car ils n’ont pas été authentifiés.

Les utilisateurs peuvent être admis à la réunion ou supprimés du lobby individuellement ou en groupe.

Modifier les paramètres du lobby pour les réunions programmées

Le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions en salle personnelle programmées. Avec ce paramètre par défaut pour les réunions déverrouillées, tous les utilisateurs invités sont placés dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les autorise à accéder à la réunion.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• A reçu une invitation à une réunion, mais ne s’est pas connecté (identité non authentifiée)

• N’a pas reçu d’invitation par courrier électronique

L’organisateur de la réunion peut voir une liste des invités en attente dans le lobby. Lorsque les utilisateurs sont placés dans le lobby, ils apparaissent dans l’un des trois groupes suivants pour simplifier le filtrage des utilisateurs et les choix d’admission à la réunion :

• utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés dans votre organisation)

• utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés dans des organisations externes)

• utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne peuvent pas être authentifiés)

Les utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L’identité des utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) ne peut pas être considérée comme vraie car ils n’ont pas été authentifiés.

Les utilisateurs peuvent être admis à la réunion ou supprimés du lobby individuellement ou en groupe.

Modifier les paramètres du lobby pour les réunions en salle personnelle

Nous vous recommandons d’appliquer l’exigence de mot de passe aux utilisateurs qui rejoignent les réunions programmées à partir de systèmes de téléconférence ou de visioconférence. Le système génère automatiquement un mot de passe numérique à huit chiffres pour les participants du système de téléconférence et visioconférence et l’ajoute à l’invitation à la réunion. Cette mesure garantit que seules les personnes ayant une invitation peuvent rejoindre la réunion lorsqu’elles utilisent un système de téléconférence ou de visioconférence.

Nous vous recommandons d’empêcher les participants de rejoindre à la réunion avant l’organisateur, sauf si vous comprenez parfaitement le risque de sécurité et que vous avez besoin de cette fonctionnalité.

Envisagez de désactiver les options de participation avant l’organisateur sur votre site, en particulier pour les réunions répertoriées. Sinon, des participants externes pourraient exploiter les réunions programmées à leurs propres fins, à l’insu de l’organisateur et sans son consentement.

De même, si vous autorisez les invités à rejoindre la réunion avant l'organisateur, envisagez de ne pas les laisser rejoindre l'audio avant l'organisateur. Si votre réunion est listée sur votre site ou si elle n'est pas protégée par un mot de passe, les utilisateurs non autorisés peuvent éventuellement obtenir l'accès et passer des appels coûteux sans que l'organisateur ne le sache ou sans son consentement.

Pour les réunions Conférence personnelle (Réunions PCN), nous vous recommandons de désactiver l'option de rejoindre l'audio avant l'organisateur. L’organisateur doit composer le numéro d’accès Webex pour le pont audio, puis saisir le code d’accès et le code PIN de l’organisateur, avant que les participants puissent rejoindre la réunion.

En plus de l’utilisation des fonctions de lobby et de verrouillage des réunions pour les réunions dans une salle personnelle, vous pouvez utiliser la fonction CAPTCHA pour détecter et bloquer les attaquants qui utilisent des robots et des scripts pour accéder frauduleusement à vos réunions dans une salle personnelle. Lorsqu’elle est activée, la fonction CAPTCHA s’applique aux invités qui rejoignent votre réunion en salle personnelle.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• non connecté (l’identité n’est pas authentifiée)

• connecté, mais appartient à une organisation externe

La fraude par rappel téléphonique peut se produire lorsque quelqu’un rejoint l’une de vos réunions et utilise le rappel pour appeler des numéros de téléphone suspects de différents pays, ce qui coûte de l’argent à votre organisation. Ces numéros de téléphone suspects peuvent provenir de n’importe où dans le monde ; cependant, nous avons observé que les pays et régions qui ont un pourcentage plus élevé de fraude proviennent de :

• Belgique

• Costa Rica

• Équateur

• Égypte

• Ethiopie

• France

• Moldova

• Niger

• Panama

• Philippines

• Portugal

• Arabie Saoudite

• Afrique du Sud

• Sri Lanka

• Taïwan

• Turquie

• Ukraine

• Émirats arabes unis

• Royaume Uni

• Vietnam

S’il y a des pays avec lesquels vous ne réalisez pas d’affaires, ou si vous voulez empêcher les appels frauduleux ou suspects à vos réunions depuis certains pays ou régions, vous pouvez les décocher de la liste Pays de rappel autorisés de Webex.

Même les titres des réunions peuvent révéler des informations sensibles. Par exemple, une réunion intitulée « Discuter de l’acquisition de la société A » peut avoir des répercussions financières, si elle est révélée à l’avance. La création de réunions non listées permet de préserver la sécurité des informations sensibles.

Pour les réunions listées, le sujet de la réunion et d’autres détails s’affichent sur votre site Webex pour que les utilisateurs authentifiés, ainsi que les utilisateurs non authentifiés et les invités puissent les voir. Nous vous recommandons de marquer toutes les réunions comme étant non listées, à moins que votre organisation n’ait un besoin commercial spécifique d’afficher publiquement les titres et les informations des réunions.

Si votre organisation travaille avec des informations sensibles, nous vous recommandons d’exiger que tous les utilisateurs aient un compte sur votre site Webex. Lorsque cette option est activée, Webex demande à tous les organisateurs et participants de fournir leurs informations d’identification lorsqu’ils rejoignent une réunion, un événement ou une session de formation.

En outre, nous vous recommandons de demander aux participants de s’identifier lorsqu’ils se connectent à partir d’un téléphone. Cette exigence permet d’éviter qu’une personne ne rejoigne la réunion ou la session de formation sans les informations d’authentification appropriées.

Le fait de masquer les liens dans les réunions dissuade les invités d’inviter des personnes indésirables en rendant les liens moins faciles à copier et à partager. Cela n’empêche pas les invités de copier et de partager les liens de réunion à partir de leurs courriers électroniques d’invitation.