Geplande Webex-vergaderingen

We raden geplande Webex-vergaderingen aan wanneer beveiliging belangrijk is voor u of uw organisatie. Geplande vergaderingen zijn eenmalige vergaderingen die zijn beveiligd met een wachtwoord en beschikken over een groot aantal beveiligingsfuncties in bedieningselementen voor vergaderingen en deelnemers. Als beheerder kunt u de beveiligingsfuncties beheren voor alle geplande vergaderingen op uw Webex-site. Hosts kunnen ook de beveiliging van de vergadering, vergaderingsopties en deelnemersrechten configureren wanneer ze hun vergadering plannen.

Vergaderingen in een persoonlijke ruimte

Webex-vergaderingen in een persoonlijke ruimte zijn een type Webex-vergadering die continu beschikbaar is voor de vergaderhost. De vergaderhost activeert zijn of haar persoonlijke ruimte wanneer hij of zij deelneemt en deactiveert de vergaderruimte wanneer hij of zij de vergadering verlaat. Persoonlijke ruimten zijn bedoeld om vertrouwde deelnemers een snelle en gemakkelijke manier te bieden om te vergaderen en hebben daarom een beperkt aantal configureerbare beveiligingsfuncties. Als de beveiliging van vergaderingen uw voornaamste prioriteit is, raden we u aan om geplande Webex-vergaderingen te gebruiken, die over een uitgebreide set configureerbare beveiligingsfuncties beschikken.

U kunt vergaderingen in persoonlijke ruimten in- of uitschakelen voor alle gebruikers op uw Webex-site. Indien ingeschakeld voor uw Webex-site, kunt u deze ook in- of uitschakelen voor individuele gebruikers.

Vergaderingen in persoonlijke ruimten inschakelen:

Het vergrendelen van Webex-vergaderingen is van invloed op het toegangsgedrag van de vergadering voor alle gebruikers. Alle vergaderingen worden standaard na 5 minuten vergrendeld en iedereen moet in de lobby wachten totdat de host ze binnenlaat.

Er zijn afzonderlijke instellingen voor het vergrendelen van vergaderingen beschikbaar voor geplande vergaderingen en vergaderingen in persoonlijke ruimten op uw Webex-site.

Met de bedieningselementen voor het vergrendelen van vergaderingen kan een beheerder het volgende doen:

• Vergrendel de vergadering 0, 5, 10, 15 of 20 minuten nadat deze is gestart automatisch.

• Het toegangsgedrag van de vergadering configureren voor wanneer de vergadering is vergrendeld:

  • Iedereen wacht in de lobby totdat de host ze binnenlaat.

  • Niemand kan deelnemen aan de vergadering.

De standaardinstelling wanneer een vergadering is vergrendeld, is Iedereen wacht in de lobby totdat de host hen toelaat.

Als beheerder kunt u hosts van vergaderingen dwingen om de standaard vergrendelingsinstellingen voor de hele site te gebruiken, of de host toestaan om in te stellen na hoeveel minuten de vergadering wordt vergrendeld. We raden aan automatische vergrendeling van vergaderingen na een bepaalde tijd af te dwingen. Vergaderhosts kunnen altijd bedieningselementen in de vergadering gebruiken om hun vergadering te vergrendelen en ontgrendelen terwijl deze bezig is.

De lobby is standaard ingeschakeld voor alle geplande Webex-vergaderingen. Met deze standaardinstelling voor ontgrendelde vergaderingen worden alle gastgebruikers in de lobby geplaatst totdat de host ze toestaat.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Heeft een uitnodiging voor een vergadering ontvangen, maar heeft zich niet aangemeld (identiteit niet geverifieerd)

• Heeft geen e-mailuitnodiging ontvangen

Met de standaardinstelling voor ontgrendelde vergaderingen, Ze wachten in de lobby tot de host ze toestaat, kunnen personen die een uitnodiging voor een vergadering hebben ontvangen en zich hebben aangemeld met een Webex-account met een host- of deelnemerslicentie de lobby omzeilen en rechtstreeks deelnemen aan de vergadering.

U kunt ervoor kiezen om deelnemers die zich aanmelden met een Webex-account in dezelfde organisatie als de host, toe te staan om altijd deel te nemen aan ontgrendelde vergaderingen voor alle geplande vergaderingen in uw organisatie.

De vergaderhost kan een lijst van deelnemers zien die in de lobby wachten. Wanneer gebruikers in de lobby van een vergadering worden geplaatst, verschijnen ze in een van de drie groepen om het screenen van gebruikers en het kiezen van toegang tot de vergadering te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die niet zijn aangemeld en niet kunnen worden geverifieerd)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. Er kan niet worden aangenomen dat de identiteit van niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) waar is, omdat ze niet zijn geverifieerd.

Gebruikers kunnen afzonderlijk of als groep worden toegelaten tot de vergadering of uit de lobby worden verwijderd.

De lobby-instellingen voor geplande vergaderingen wijzigen

De lobby is standaard ingeschakeld voor alle geplande vergaderingen in een persoonlijke ruimte. Met deze standaardinstelling voor ontgrendelde vergaderingen worden alle gastgebruikers in de lobby geplaatst totdat de host ze toestaat.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Heeft een uitnodiging voor een vergadering ontvangen, maar heeft zich niet aangemeld (identiteit niet geverifieerd)

• Heeft geen e-mailuitnodiging ontvangen

De vergaderhost kan een lijst van deelnemers zien die in de lobby wachten. Wanneer gebruikers in de lobby van een vergadering worden geplaatst, verschijnen ze in een van de drie groepen om het screenen van gebruikers en het kiezen van toegang tot de vergadering te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die niet zijn aangemeld en niet kunnen worden geverifieerd)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. Er kan niet worden aangenomen dat de identiteit van niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) waar is, omdat ze niet zijn geverifieerd.

Gebruikers kunnen afzonderlijk of als groep worden toegelaten tot de vergadering of uit de lobby worden verwijderd.

De lobby-instellingen voor vergaderingen in persoonlijke ruimten wijzigen

We raden u aan een wachtwoordvereiste af te dwingen voor gebruikers die deelnemen aan geplande vergaderingen via de telefoon of een videoconferentiesysteem. Het systeem genereert automatisch een wachtwoord van acht cijfers voor deelnemers die telefonisch of via videoconferentiesystemen deelnemen en voegt dit toe aan de uitnodiging voor de vergadering. Deze maatregel zorgt ervoor dat alleen personen met een uitnodiging kunnen deelnemen aan de vergadering bij gebruik van een telefoon of videoconferentiesysteem.

We raden aan te voorkomen dat deelnemers vóór de host deelnemen, tenzij u het beveiligingsrisico volledig begrijpt en deze functionaliteit vereist.

Overweeg de opties om vóór de host deel te nemen voor uw site uit te schakelen, met name voor weergegeven vergaderingen. Anders kunnen externe deelnemers geplande vergaderingen voor hun eigen doeleinden gebruiken, zonder medeweten of toestemming van de host.

Overweeg ook, als u deelnemers wel toestaat vóór de host deel te nemen, hun niet toe te staan dat ze vóór de host aan het audiogedeelte deelnemen. Als uw vergadering op uw site wordt weergegeven of niet met een wachtwoord is beveiligd, kunnen onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot deze vergadering en dure gesprekken starten zonder medeweten of goedkeuring van de host.

Voor PCN-vergaderingen (Personal Conference Meetings) raden we aan de optie om vóór de host aan het audiogedeelte te kunnen deelnemen uit te schakelen. De host moet het Webex-toegangsnummer voor de audiobridge bellen en vervolgens de toegangs- en pincode van de host invoeren voordat deelnemers aan de vergadering kunnen deelnemen.

Naast het gebruik van de vergaderingslobby en de functies voor het vergrendelen van vergaderingen in een persoonlijke ruimte, kunt u CAPTCHA gebruiken om aanvallers te detecteren en te blokkeren die robots en scripts gebruiken om op frauduleuze wijze toegang te krijgen tot vergaderingen in een persoonlijke ruimte. Indien ingeschakeld, is CAPTCHA van toepassing op gasten die deelnemen aan uw vergadering in een persoonlijke ruimte.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Niet aangemeld (identiteit is niet geverifieerd)

• Aangemeld, maar behoort tot een externe organisatie

Telefonische terugbelfraude kan optreden wanneer iemand deelneemt aan een van uw vergaderingen en terugbellen gebruikt om verdachte telefoonnummers uit verschillende landen te bellen, wat uw organisatie geld kost. Deze verdachte telefoonnummers zijn afkomstig uit alle delen van de wereld; we hebben echter vastgesteld dat uit de volgende landen en regio's een hoger percentage fraudeurs afkomstig is:

• België

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypt

• Ethiopië

• Frankrijk

• Moldavië

• Niger

• Panama

• Filipijnen

• Portugal

• Saoedi-Arabië

• Zuid-Afrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkije

• Oekraïne

• Verenigde Arabische Emiraten

• Verenigd Koninkrijk

• Vietnam

Als er landen zijn waarmee u geen zaken doet, of als u frauduleuze of verdachte gesprekken naar uw vergaderingen vanuit bepaalde landen of regio's wilt voorkomen, kunt u deze deselecteren in de lijst Toegestane terugbellanden voor Webex.

Ook titels van vergaderingen kunnen gevoelige informatie bevatten. Een vergadering met de titel 'Overname van bedrijf A bespreken' kan bijvoorbeeld financiële gevolgen hebben als deze informatie voortijdig uitlekt. Door niet-weergegeven vergaderingen te maken blijft de beveiliging van gevoelige informatie behouden.

Het onderwerp en andere details van weergegeven vergaderingen worden op uw Webex-site getoond en zijn zichtbaar voor zowel geverifieerde als niet-geverifieerde gebruikers en gasten. We raden aan alle vergaderingen als niet weergegeven te markeren, tenzij uw organisatie een specifieke zakelijke reden heeft om de titels en informatie openbaar te maken.

Als uw organisatie met gevoelige informatie werkt, raden we aan van alle gebruikers te vereisen dat ze een account hebben op uw Webex-site. Als deze optie is ingeschakeld, vraagt Webex alle hosts en deelnemers om hun aanmeldgegevens wanneer ze deelnemen aan een vergadering, evenement of trainingssessie.

Daarnaast raden we u aan deelnemers te verplichten zich aan te melden wanneer ze via een telefoon inbellen. Deze vereiste voorkomt dat personen zonder de juiste aanmeldgegevens worden toegelaten tot de vergadering of trainingssessie.

Als u de koppelingen in vergaderingen verbergt, worden deelnemers ervan weerhouden ongewenste gasten uit te nodigen, doordat de koppelingen minder gemakkelijk kunnen worden gekopieerd en gedeeld. Het voorkomt niet dat deelnemers vergaderingskoppelingen kopiëren en delen vanuit hun e-mailuitnodigingen.