A biztonságos értekezletek bevált módszerei: szervezők

Személyes szoba előszobája

Az előszoba alapértelmezetten engedélyezve van az összes személyes tárgyalói értekezlethez. Ezzel az alapértelmezett beállítás, amikor elindítja a Személyes szoba értekezletét, és feloldják a megbeszélés zárolását, minden vendég az előszobába kerül, amíg Ön (a szervező) be nem engedi őket.

A vendég meghatározása a következő:

• Nincs bejelentkezve (a személyazonosság nincs hitelesítve)

• Bejelentkezett, de külső szervezethez tartozik

Az alapértelmezett beállítás Az előszobában várakoznak, amíg a házigazda be nem engedi őket , a szervezeten belüli azon személyek, akik Webex -fiókkal jelentkeztek be szervezői vagy résztvevői licenccel, megkerülik az előszobát, és közvetlenül csatlakoznak a nem zárolt értekezletekhez.

A Webex-webhely rendszergazdája innen módosíthatja a szervezet összes Személyes szobájának előszobájának beállításait Az előszobában várakoznak, amíg a házigazda be nem engedi őket a következők egyikére:

• Csatlakozhatnak az értekezlethez — Letiltja az előszobát a szervezet összes Személyes szobája számára, lehetővé téve, hogy bárki közvetlenül csatlakozhasson a Személyes szoba értekezletéhez, ha az fel van oldva. Határozottan nem javasoljuk az előszobák letiltását, mert ezzel az értekezletét kiszolgáltatottá teszi a nem kívánt résztvevők csatlakozásával szemben, illetve az értekezletek díjcsalása esetén.

• Nem tudnak csatlakozni a megbeszéléshez — Minden résztvevőnek rendelkeznie kell fiókkal a webhelyén, és be kell jelentkeznie ahhoz, hogy részt tudjon venni az értekezleten. Ez a beállítás csak belsővé teszi a Személyes szoba értekezleteit, ami azt jelenti, hogy csak a szervezeten belüli személyek számára érhető el.

Amikor az emberek bekerülnek a Személyes tárgyaló előszobájába, a három kategorizált csoport egyikébe sorolják őket, hogy leegyszerűsítsék a szűréseket és az értekezletbe való belépést:

• Belső felhasználók (a szervezeten belüli hitelesített felhasználók)

• Külső felhasználók (hitelesített felhasználók külső szervezetekből)

• Nem ellenőrzött felhasználók (azok a felhasználók, akik nem jelentkeztek be és nem hitelesítettek)

A belső és külső hitelesített felhasználók bejelentkeztek, és ellenőrizték a személyazonosságukat. Az ellenőrizetlen felhasználók (azon felhasználók, akik nem jelentkeztek be) identitása nem feltételezhető igaznak, mert nincsenek hitelesítve.

Az emberek lehetnek felveszik az értekezletre, vagy eltávolították az előszobából egyénileg vagy csoportosan .

Személyes szoba automatikus zárolása

A Saját szoba szobájának zárolása mindenki számára hatással van az értekezletbe való belépésre. Alapértelmezés szerint, amikor a találkozó le van zárva, mindenkinek az előtérben kell várnia, amíg a házigazda be nem fogadja.

Előfordulhat, hogy a webhely rendszergazdája szigorúbb beállításokat is konfigurál a szervezet valamennyi személyes szobájára vonatkozóan. Ezzel a szigorúbb beállítással senki sem csatlakozhat az értekezlethez, ha az értekezlet le van zárva.

Tárgyalásvezetőként bármikor zárolhatod és feloldhatod az értekezletet, amíg az folyamatban van, a tárgyalás közbeni vezérlők segítségével.

A lehetőség kiválasztásával beállíthatja, hogy a Személyes szoba automatikusan záruljon Beállítások elemre > Saját szoba a Webex-webhely.

Ez a beállítás zárolja a szobát, és megakadályozza, hogy a résztvevők automatikusan csatlakozzanak a tárgyaláshoz. Ezzel a beállítással értesítést kap, amikor a résztvevők az előszobában várakoznak. Kiszűrheti az embereket az előszobában, és csak az arra jogosult résztvevőket engedheti be az értekezletébe.

A Webex-cím rendszergazdája zárolhatja az automatikus zárolás beállítását, és beállíthatja az automatikus zárolás időszak a Személyes szobához, hogy azt ne tudja módosítani. Ez a rendszergazdai funkció beállítja a Személyes szoba alapértelmezett automatikus zárolási értékét, de mindig lehetősége van arra, hogy feloldja és újrazárolja az értekezletet, amíg az Folyamatban van .

Személyes szoba értesítések értekezlet előtt

Amikor az emberek belépnek a Személyes tárgyaló előszobájába, e-mail-értesítést küldhetnek Önnek, amelyben tudatják, hogy az értekezlet kezdetére várnak. Még azok a jogosulatlan személyek is küldhetnek értesítést, akik hozzáférnek a Személyes tárgyaló előszobájához.

Javasoljuk, hogy az értekezlet megkezdése előtt tekintse át e-mailes értesítéseit, hogy ellenőrizhesse a jogosulatlan résztvevőket.

Ha túl sok e-mailes értesítést lát jogosulatlan résztvevőktől, fontolja meg az értesítések kikapcsolását. A Webex-webhely lépjen a következőre: Beállítások elemre > Saját szoba , és törölje a bejelölést Értesítést kérek e-mailben, ha valaki belép a Személyes szobám előszobájába, amíg távol vagyok .

Személyes szoba értesítések értekezlet közben

Ha bezárja a személyes szobáját, az előcsarnokban várakozó személyeket le tudja szűrni. Zárolt értekezletek során az értesítések tudatják, ha új személy lép be az előszobába; eldöntheti, hogy elfogadja-e őket . Ha több résztvevő várakozik a Személyes terem előcsarnokában, akkor dönthet úgy, hogy felveszi a kiválasztott személyeket, vagy felveszi az összes váró résztvevőt a találkozóra.

Ütemezett értekezletek

Ütemezett Webex találkozók az általunk ajánlott találkozási típus, ha a biztonság fontos az Ön vagy az Ön szervezete számára. Az ütemezett értekezletek jelszóval védett, egyszeri értekezletek, és a biztonsági funkciók, az értekezletfunkciók és a résztvevők vezérlésének széles skálájával rendelkeznek. Az ütemezett értekezletek biztonságossá tételéhez lásd az alábbi lépéseket.

Gondosan válassza ki a találkozó témáját

A felsorolt értekezletek vagy továbbított meghívó e-mailek legalább az értekezletek címeit felfedhetik a nem szándékos közönségnek. A találkozók címe akaratlanul is felfedhet magánjellegű információkat. Annak érdekében, hogy minimálisra csökkentsék a bizalmas adatok, mint például a cégnevek vagy események, gondosan szó találkozó címek.

Értekezletjelszó kizárása a meghívásokból

Nagyon érzékeny értekezletek, webináriumok, események vagy képzések esetén zárja ki a jelszót a meghívó e-mailből. Ez az intézkedés megakadályozza az értekezlet részleteihez való jogosulatlan hozzáférést, ha a meghívó e- e-mail-üzenet nem kívánt címzettnek továbbítják.

Ha egy értekezlet, webinárium, esemény vagy tréning beütemezésekor bejelöli a Jelszó kizárása az e-mailes meghívásból jelölőnégyzetet, a jelszó nem jelenik meg a meghívóban. Adja meg a jelszót a résztvevők számára más módon, például telefonon keresztül.

Ütemezett tárgyaló előszobája

A Webex 43.3-as és újabb verzióinál az előszoba alapértelmezetten engedélyezve van az összes Webex -értekezlethez. Nem történik változás azokon a meglévő webhelyeken, alapértelmezetten engedélyezve az előszoba .

Ezzel az alapértelmezett beállítás az ütemezett értekezlet kezdetekor és a megbeszélés zárolásának feloldásakor minden vendég az előszobába kerül, amíg Ön (a szervező) be nem engedi őket. Azok az emberek, akik értekezletmeghívót kaptak, és Webex -fiókkal jelentkeztek be, kikerülik az előszobát, és közvetlenül csatlakoznak a nem zárolt értekezletekhez.

A vendég meghatározása a következő:

• Nincs bejelentkezve (a személyazonosság nincs hitelesítve)

• Bejelentkezett, de külső szervezethez tartozik

Amikor értekezlet ütemezése a Webex-webhely, módosíthatja az alapértelmezett előcsarnok-beállítást a következőről: Az előszobában várakoznak, amíg a házigazda be nem engedi őket hogy Csatlakozhatnak az értekezlethez vagy Nem tudnak csatlakozni a megbeszéléshez , a webhelye rendszergazdai biztonsági beállítások függően.

Amikor az emberek bekerülnek az értekezlet előszobájába, három csoportba sorolják őket, hogy leegyszerűsítsék a szűrést és az értekezletbe való belépést:

• Belső felhasználók (a szervezeten belüli hitelesített felhasználók)

• Külső felhasználók (hitelesített felhasználók külső szervezetekből)

• Nem ellenőrzött felhasználók (azok a felhasználók, akik nem jelentkeztek be és nem hitelesítettek)

A belső és külső hitelesített felhasználók bejelentkeztek, és ellenőrizték a személyazonosságukat. Az ellenőrizetlen felhasználók személyazonossága nem feltételezhető igaznak, mert nincsenek hitelesítve.

Az előszobába egyénileg vagy csoportosan is beengedhet vagy eltávolíthat személyeket.

Automatikus zárolás ütemezett találkozókhoz

Az értekezlet zárolása hatással van az összes felhasználó értekezletbejegyzési viselkedésére. Alapértelmezés szerint az értekezlet zárolásakor mindenkinek az előszobában kell várakoznia, amíg a szervező be nem engedi.

A webhely adminisztrátora is beállíthat egy szigorúbb beállítást a szervezetében lévő felhasználók által vezetett összes ütemezett értekezlethez. Ezzel a szigorúbb beállítással senki sem csatlakozhat az értekezlethez, ha az értekezlet le van zárva.

Tárgyalásvezetőként bármikor zárolhatja és feloldhatja a tárgyalást, amíg az folyamatban van, a tárgyalásvezérlők segítségével.

értekezlet ütemezése a vezérlők segítségével beállíthatja, hogy az értekezlet automatikusan zároljon Biztonság szakaszban a Webex-webhely.

Ezzel a beállítással értesítést lát, ha a résztvevők az előszobában várakoznak. Az előcsarnokban szűrheti a felhasználókat, és csak a felhatalmazott résztvevőket engedheti be az értekezletre.

A Webex-cím rendszergazdája zárolhatja az automatikus zárolási beállítást, és beállíthatja az ütemezett értekezletek automatikus zárolási időszak , hogy Ön ne tudja módosítani azokat. Ez a rendszergazdai funkció beállítja az ütemezett értekezlet alapértelmezett automatikus zárolási értékét, de a Folyamatban értekezlet zárolását bármikor feloldhatja, majd újrazárhatja.

A meghívottaknak regisztrálniuk kell az értekezletre, eseményre vagy képzésre

Előírhatja a meghívottak számára, hogy regisztráljanak az értekezletre, webináriumra, eseményre vagy képzésre, mielőtt csatlakoznának. Így biztonságossá teheti a találkozó adatait, és nyomon követheti és összegyűjtheti a meghívottak adatait, akik részt kívánnak venni az értekezleten, eseményen vagy képzésen.

Ez a funkció az ütemezés során engedélyezve van. Ha engedélyezni szeretné ezt a beállítást a Webex Meetings és Webex Webinars alkalmazásban, menjen a következőre: Speciális beállítások , és alatt Regisztráció válassza ki Résztvevő résztvevő-regisztráció megkövetelése .

Használja a belépési vagy kilépési hangot, vagy jelentse be a névfunkciót

Ennek a funkciónak a használata megakadályozza, hogy valaki az Ön tudta nélkül csatlakozzon a tárgyalás hangrészéhez. Ez a funkció alapértelmezés szerint engedélyezve van a Webex Meetings és a Webex Training számára. Válassza a Beállítások > Hang és videó menüpontot , majd a Beviteli és kilépési hangok részben válasszon ki egy hangbeállítást a legördülő listából.

Az értekezlet, a webinárium, az esemény vagy a tréning ütemezése során válassza a Hangkapcsolat beállításai menüpontot, majd a Beviteli és kilépési hangok panelen válasszon ki egy hangbeállítást a legördülő listából.

Elérhető funkciók korlátozása

Korlátozza az elérhető funkciókat, például a csevegést és a hangot, ha lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy csatlakozzanak a házigazda előtti értekezlethez, webináriumhoz, eseményhez vagy képzéshez.

Kérés, hogy a meghívottak ne továbbítsanak meghívókat

Kérje meg, hogy a meghívottak ne továbbítsák a meghívót, különösen bizalmas megbeszélések esetén.

Társszervező hozzárendelése

Rendeljen hozzá egy társszervezőt az értekezlet, webinárium, esemény vagy képzési foglalkozás indításához és vezérléséhez (társszervező). Ez a gyakorlat nagyobb biztonságban tartja az értekezleteket, webináriumokat, eseményeket és képzési foglalkozásokat, mivel kiküszöböli annak lehetőségét, hogy a szervezői szerepkör egy váratlan vagy jogosulatlan résztvevőhöz legyen rendelve arra az esetre, ha megszakadna a kapcsolata az értekezlettel.

Az értekezlethez való hozzáférés korlátozása

Miután az összes résztvevő csatlakozott, zárolja az értekezletet, a webináriumot, az eseményt vagy a képzést. Ez megakadályozza, hogy több résztvevő csatlakozzon. A házigazdák zárolhatják vagy feloldhatják a találkozót, webináriumot, eseményt vagy edzést, amíg a foglalkozás tart. A jelenleg általad vezetett értekezlet zárolásához kattints a Tárgyalás zárolása lehetőség melletti csúszkára.

A hívásban részt vevő összes felhasználó személyazonosságának ellenőrzése

Minden résztvevő névsorolvasással történő elszámolása biztonságos gyakorlat. Kérd meg a felhasználókat, hogy kapcsolják be a videót, vagy add meg a nevüket a személyazonosságuk megerősítéséhez.

Résztvevő eltávolítása az értekezletből vagy webináriumból

A résztvevőket az értekezlet során bármikor kiutasíthatja. A szervezők, társszervezők és segédelőadók kizárhatják a résztvevőket a webináriumokból, beleértve a webes közvetítés nézetű webináriumokat is. Válassza ki annak a résztvevőnek a nevét, akit el szeretne távolítani, majd kattintson a Résztvevő, majd az Eltávolítás gombra.

Alkalmazás megosztása, nem a képernyő

Amikor kiválasztja Megosztás lehetőségre , akkor választhat, hogy a webináriumok webcast nézetben megosztanak egy alkalmazást a képernyő helyett. A képernyő helyett egy alkalmazás megosztása segít megelőzni az érzékeny információk véletlen felfedését.

Annak szabályozása, hogy ki oszthatja meg

Ha a webhelyen engedélyezve van, a házigazdák eldönthetik, hogy engedélyezik-e az összes résztvevő számára a megosztást. Ha nem engedélyezi ezt az opciót, hozzárendelheti az előadói szerepet a résztvevők vagy résztvevők kiválasztásához.

Tárgyalás befejezése

Amikor az értekezlet, esemény vagy tréning véget ér, győződjön meg róla, hogy minden résztvevő számára véget ért. Megnyílhat egy párbeszédablak, amely lehetőséget nyújt arra, hogy az értekezletet, webináriumot, eseményt vagy edzést befejezése nélkül hagyja futni. Ha korábban kell távoznod, tegyél valaki mást házigazdává, hogy ő legyen a felelős az értekezlet, az esemény vagy a képzés befejezéséért.

Jelszavak hozzárendelése a felvételekhez

Azt javasoljuk, hogy ne készítsen érzékeny információkat tartalmazó felvételeket.

Ha felvételeket készít, az adatok biztonságának megőrzése érdekében megosztás előtt szerkesztheti a felvételeket, és jelszavakat adhat hozzájuk. A jelszóval védett felvételek megtekintéséhez a címzetteknek rendelkezniük kell a jelszóval.

1. Ha a felvételekhez jelszót szeretne rendelni, nyissa meg a Webex személyes felhasználói weboldalát a Felvételekhez, és kattintson a Felvétel megosztása ablakra.

2. A Felvétel megosztása ablakban jelölje be a Nyilvános hivatkozás jelölőnégyzetet.

3. Jelölje be a Jelszóvédelem melletti jelölőnégyzetet, majd írja be a jelszót a szövegmezőbe.

4. Kattintson a Mentés gombra.

Felvételek törlése

A már nem releváns felvételek törlése.

1. Nyissa meg a Felvételek menüt, majd válassza ki a felvételt.

2. Kattintson a Delete (Törlés) gombra, majd kattintson ismét a Delete (Törlés) gombra.

Hozzon létre egy erős Audio PIN-T, és védje azt. Jelentkezzen be személyes Webex-webhely felhasználói weboldalára, majd lépjen a következőre: Beállítások elemre > Hang és videó hangos PIN-kód létrehozásához.

A PIN-KÓDJA az utolsó védelmi szint, amely megakadályozza a személyes értekezlethez (PCN értekezlethez) való jogosulatlan hozzáférést. Még ha jogosulatlan személy is szerezte meg a házigazdai hozzáférési kódodat, a konferencia nem indulhat el a Hang PIN-KÓD nélkül. Védje a hang PIN-KÓDJÁT, és ne ossza meg.