Best Practices für sichere Meetings: Hosts

Übersicht über die WebEx-Sicherheit

Mithilfe der Webex Meetings Suite können globale Mitarbeiter und virtuelle Teams Meetings abhalten und in Echtzeit zusammenarbeiten, als würden sie im gleichen Raum arbeiten. Unternehmen, Institutionen und Regierungsbehörden weltweit verlassen sich auf Webex. Webex hilft, Geschäftsabläufe zu vereinfachen und die Ergebnisse für Vertriebs-, Marketing-, Schulungs-, Projektmanagement- und Supportteams zu verbessern.

Für alle Organisationen und ihre Benutzer ist Sicherheit ein zentrales Anliegen. Die Onlinezusammenarbeit muss mehrere Sicherheitsebenen bereitstellen, vom Ansetzen von Meetings bis hin zur Authentifizierung von Teilnehmern für die Freigabe von Inhalten.

Webex bietet eine sichere Umgebung, die Sie als offenen Raum für die Zusammenarbeit konfigurieren können. Wenn Sie die Sicherheitsfunktionen als Site-Administratoren und Endbenutzer verstehen, können Sie Ihre Webex-Site auf Ihre Geschäftsanforderungen zuschneiden.

Weitere Informationen finden Sie im Technischen Whitepaper zur Webex-Sicherheit.

Bewährte Vorgehensweisen für Gastgeber

Als Gastgeber treffen Sie die endgültige Entscheidung bezüglich der Sicherheitseinstellungen für Ihre Meetings, Events, Webinareund Schulungssitzungen. Sie haben die Kontrolle über fast jeden Aspekt des Meeting-, Event-, Webinar- oder Schulungssitzung, auch wann es beginnt und endet.

Schützen Sie Ihre Meetings und Ihre Informationen. Sie müssen die Sicherheitsrichtlinien für Ihre Organisation kennen und befolgen. Befolgen Sie die best Practices für Sicherheit, wenn Sie ein Meeting, während eines Treffens und nach einem Meeting anplanen.

Verwenden Sie die Steuerelemente Meeting-Lobby und Automatische Sperrung, wenn verfügbar.

Teilen Sie keine Passwörter auf öffentlich zugänglichen Websites.

Geben Sie Ihre Audio-PIN an niemanden weiter.

Stellen Sie Meeting-Passwörter nur Nutzern zur Verfügung, die diese benötigen.

Geben Sie niemals vertrauliche Informationen in Ihrem Meeting weiter, bis Sie sich über die Teilnehmer im Klaren sind.

Ihren persönlichen Raum schützen

Persönliche Webex-Meetings-Räume sind eine Form von Webex-Meetings, die dem Meeting-Gastgeber kontinuierlich zur Verfügung stehen. Der Meeting-Gastgeber aktiviert seinen persönlichen Raum, wenn er beitritt, und deaktiviert den Meeting-Raum, wenn er das Meeting verlässt. Persönliche Räume bieten vertrauenswürdigen Teilnehmern eine schnelle und bequeme Möglichkeit, sich zu treffen, und verfügen daher über eine begrenzte Anzahl konfigurierbarer Sicherheitsfunktionen. Wenn die Sicherheit von Meetings für Sie im Vordergrund steht, empfehlen wir die Verwendung von angesetzten Webex-Meetings, die über einen umfassenden Satz konfigurierbarer Sicherheitsfunktionen verfügen.

Lobby des persönlichen Raums

Die Lobby ist standardmäßig für alle Meetings in persönlichen Räumen aktiviert. Mit dieser Standardeinstellung werden alle Gäste in die Lobby versetzt, wenn Sie Ihr Meeting in einem persönlichen Raum starten und das Meeting entsperrt ist, bis Sie (der Gastgeber) sie zulassen.

Ein Gast wird wie folgt definiert:

Nicht angemeldet (Identität ist nicht authentifiziert)
Angemeldet, gehört aber zu einer externen Organisation

Mit der Standardeinstellung Sie warten in der Lobby, bis der Gastgeber sie zulässt , Personen in Ihrer Organisation, die sich mit einem Webex-Konto unter Verwendung einer Gastgeber- oder Teilnehmerlizenz angemeldet haben, umgehen die Lobby und treten entsperrten Meetings direkt bei.

Der Webex-Site-Administrator kann die Lobby-Einstellung für alle persönlichen Räume in Ihrer Organisation von Sie warten in der Lobby, bis der Gastgeber sie zulässt auf eine der folgenden Einstellungen ändern:

Sie können dem Meeting beitreten – Deaktiviert die Lobby für alle persönlichen Räume in Ihrer Organisation, sodass jeder Ihrem Meeting in einem persönlichen Raum direkt beitreten kann, während es entsperrt ist. Wir raten dringend davon ab, die Lobby zu deaktivieren, da Ihr Meeting dadurch anfällig für unerwünschte Teilnehmer und Meeting-Gebührenbetrug wird.
Sie können dem Meeting nicht beitreten – Alle Teilnehmer müssen über ein Konto auf Ihrer Site verfügen und angemeldet sein, um am Meeting teilnehmen zu können. Mit dieser Einstellung sind Meetings in persönlichen Räumen nur intern möglich, d. h. sie sind nur für Personen in Ihrer Organisation verfügbar.

Wenn Personen in der Lobby Ihres persönlichen Raums platziert werden, werden sie in eine der drei kategorisierten Gruppen versetzt, um Ihre Auswahl an Screening- und Meeting-Zulassung zu vereinfachen:

Interne Benutzer (authentifizierte Benutzer in Ihrer Organisation)
Externe Benutzer (authentifizierte Benutzer in externen Organisationen)
Nicht verifizierte Benutzer (Benutzer, die sich nicht angemeldet haben und nicht authentifiziert sind)

Interne und externe authentifizierte Benutzer haben sich angemeldet und ihre Identität verifiziert. Die Identität nicht verifizierter Benutzer (Benutzer, die sich nicht angemeldet haben) kann nicht als wahr angenommen werden, da sie nicht authentifiziert sind.

Personen können zu einem Meeting zugelassen oder einzeln oder als Gruppe aus der Lobby entfernt werden.

Ihren persönlichen Raum automatisch sperren

Das Sperren des Raums Ihres persönlichen Raums wirkt sich auf das Meeting-Beitrittsverhalten aller aus. Wenn das Meeting gesperrt ist, müssen standardmäßig alle in der Lobby warten, bis der Gastgeber sie zugibt.

Eine restriktivere Einstellung kann auch vom Site-Administrator für alle persönlichen Räume in Ihrer Organisation konfiguriert werden. Mit dieser restriktiveren Einstellung kann niemand dem Meeting beitreten, wenn das Meeting gesperrt ist.

Als Meeting-Gastgeber können Sie Ihr Meeting, während es läuft, mithilfe der Meeting-Steuerelemente sperren und entsperren.

Sie können festlegen, dass Ihr persönlicher Raum automatisch gesperrt wird, indem Sie auf Ihrer Webex-Site Präferenzen > Mein persönlicher Raum auswählen.

Diese Einstellung sperrt Ihren Raum und verhindert, dass Teilnehmer dem Meeting automatisch beitreten. Mit dieser Einstellung werden Benachrichtigungen angezeigt, wenn Teilnehmer in der Lobby warten. Sie können Personen in der Lobby filtern und nur autorisierte Teilnehmer zu Ihrem Meeting zulassen.

Ihr Site-Administrator kann die Autolock-Einstellung sperren und den Autolock-Zeitraum für Ihren persönlichen Raum festlegen, sodass Sie ihn nicht ändern können. Mit dieser Administrationsfunktion wird der Standard-Autolock-Wert für Ihren persönlichen Raum festgelegt, aber Sie können Ihr Meeting immer wieder entsperren und neu sperren, während es läuft.

Betrachten Sie die URL Ihres persönlichen Raums als öffentliche URL. Jeder, der diese URL kennt, kann in der Lobby auf Sie warten. Überprüfen Sie immer die Benutzernamen, bevor Sie sie als Teilnehmer in Ihren Raum zulassen.

Benachrichtigungen für einen persönlichen Raum vor einem Meeting

Wenn Personen die Lobby Ihres persönlichen Raums betreten, können sie Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung senden, die Sie darüber informiert, dass sie auf den Beginn eines Meetings warten. Selbst nicht autorisierte Personen, die Zugriff auf die Lobby Ihres persönlichen Raums erhalten, können Benachrichtigungen senden.

Wir empfehlen Ihnen, vor dem Start eines Meetings Ihre E-Mail-Benachrichtigungen zu überprüfen, um unberechtigte Teilnehmer auszusieben.

Wenn zu viele E-Mail-Benachrichtigungen von unberechtigten Teilnehmern angezeigt werden, ziehen Sie in Erwägung, diese Benachrichtigungen zu deaktivieren. Wechseln Sie von Ihrer Webex-Site zu Einstellungen > Mein persönlicher Raum und deaktivieren Sie Per E-Mail benachrichtigen, wenn jemand die Lobby meines persönlichen Raums betritt, wenn ich nicht da bin .

Benachrichtigungen für einen persönlichen Raum während eines -Treffens

Wenn Sie Ihren persönlichen Raum sperren, können Sie jeden, der in der Lobby wartet, anzeigen. Während eines gesperrten Meetings werden Sie über Benachrichtigungen informiert, wenn jemand neu die Lobby betritt; Sie können auswählen, ob Sie ihn zulassen möchten. Wenn mehrere Teilnehmer in der Lobby Ihres persönlichen Raums warten, können Sie auswählen, ob Sie ausgewählte Teilnehmer oder alle wartenden Teilnehmer zum Meeting zulassen möchten.

Sichere geplante Meetings

Angesetzte Meetings

Angesetzte Webex-Meetings sind unsere empfohlenen Meeting-Typ wenn Sicherheit für Sie oder Ihr Unternehmen wichtig ist. Angesetzte Meetings sind kennwortgeschützte einmalige Meetings und verfügen über eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, Meeting-Funktionssteuerungen und Teilnehmersteuerungen. Sehen Sie sich die folgenden Schritte zum Sichern Ihrer angesetzten Meetings an.

Wählen Sie das Meeting-Thema sorgfältig aus

Durch aufgeführte Meetings oder weitergeleitete Einladungs-E-Mails könnten zumindest die Meeting-Titel gegenüber einem ungewollten Publikum offengelegt werden. Meeting-Titel können ungewollt private Informationen preis geben. Um die Belichtung sensibler Daten wie Firmennamen oder Events zu minimieren, sollten Sie die Meeting-Titel sorgfältig als Wort verwenden.

Meeting-Passwort aus den Einladungen ausschließen

Bei hoch sensiblen Meetings, Webinaren, Events oder Schulungssitzungen muss das Passwort aus der Einladungs-E-Mail ausgeschlossen werden. Diese Maßnahme verhindert unbefugten Zugriff auf Meeting-Details, wenn die Einladungs-E-Mail an einen unbeabsichtigten Empfänger weitergeleitet wird.

Wenn Sie passwort aus E-Mail-Einladungen ausschließen aktivieren , wenn Sie ein Meeting, ein Webinar, ein Event oder ein Schulungssitzung anzusetzen, wird das Passwort nicht in der Einladung angezeigt. Stellen Sie den Teilnehmern das Passwort auf anderem Wege zur Verfügung, z. B. telefonisch.

Webex Webinare unterstützen diese Funktion nicht.

Lobby des angesetzten Meeting-Raums

Für Webex Version 43.3 und höher ist die Lobby standardmäßig für alle angesetzten Webex-Meetings aktiviert. An bestehenden Sites, bei denen die Lobby nicht standardmäßig aktiviert ist, werden keine Änderungen vorgenommen.

Mit dieser Standardeinstellung werden alle Gäste in die Lobby versetzt, sobald das angesetzte Meeting beginnt und das Meeting entsperrt ist, bis Sie (der Gastgeber) sie zulassen. Personen, die eine Meeting-Einladung erhalten haben und sich mit einem Webex-Konto angemeldet haben, umgehen die Lobby und treten entsperrten Meetings direkt bei.

Ein Gast wird wie folgt definiert:

Nicht angemeldet (Identität ist nicht authentifiziert)
Angemeldet, gehört aber zu einer externen Organisation

Wenn Sie ein Meeting auf Ihrer Webex-Site ansetzen, können Sie die Standardeinstellung für die Lobby von Sie warten in der Lobby, bis der Gastgeber sie in zulässt, auf Sie können dem Meeting beitreten oder Sie können dem Meeting nicht beitreten ändern, abhängig von den Sicherheitseinstellungen des Administrators für Ihre Site.

Wenn Ihre Webex-Site die vorherigen Einstellungen Entsperrte Meetings verwendet hat, gilt automatisch die entsprechende Einstellung für Auto allow (Automatisch zulassen). Beispiel: Gäste können dem Meeting beitreten wird Sie können dem Meeting beitreten . Gäste warten in der Lobby, bis sie vom Gastgeber hereingelassen werden wird Sie warten in der Lobby, bis der Gastgeber sie in hereinlässt.

Wenn Personen in der Lobby Ihres Meetings platziert werden, werden sie in drei kategorisierte Gruppen unterteilt, um Ihre Auswahl an Screening- und Meeting-Zulassung zu vereinfachen:

Interne Benutzer (authentifizierte Benutzer in Ihrer Organisation)
Externe Benutzer (authentifizierte Benutzer in externen Organisationen)
Nicht verifizierte Benutzer (Benutzer, die sich nicht angemeldet haben und nicht authentifiziert sind)

Interne und externe authentifizierte Benutzer haben sich angemeldet und ihre Identität verifiziert. Die Identität nicht verifizierter Benutzer kann nicht als wahr angenommen werden, da sie nicht authentifiziert sind.

Sie können Personen einzeln oder als Gruppe aus der Lobby zulassen oder entfernen.

Automatische Sperre für angesetzte Meetings

Das Sperren Ihres Meetings wirkt sich auf das Meeting-Beitrittsverhalten aller Benutzer aus. Wenn Sie Ihr Meeting sperren, müssen standardmäßig alle in der Lobby warten, bis sie vom Gastgeber hereingelassen werden.

Eine restriktivere Einstellung kann auch vom Site-Administrator für alle angesetzten Meetings konfiguriert werden, die von Benutzern in Ihrer Organisation gehostet werden. Mit dieser restriktiveren Einstellung kann niemand dem Meeting beitreten, wenn das Meeting gesperrt ist.

Als Meeting-Gastgeber können Sie Ihr Meeting, während es läuft, jederzeit sperren und entsperren, indem Sie es in den Meeting-Steuerelementen verwenden.

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, können Sie festlegen, dass das Meeting automatisch über die Steuerelemente im Abschnitt „Sicherheit“ auf Ihrer Webex-Site gesperrt wird.

Mit dieser Einstellung wird eine Benachrichtigung angezeigt, wenn Teilnehmer in der Lobby warten. Sie können Benutzer in der Lobby anzeigen und nur autorisierte Teilnehmer zu Ihrem Meeting zulassen.

Ihr Site-Administrator kann die Einstellung für die automatische Sperre sperren und den Zeitraum für die automatische Sperre für Ihre angesetzten Meetings festlegen, sodass Sie sie nicht ändern können. Mit dieser Administrationsfunktion wird der Standardwert für die automatische Sperre für Ihr angesetztes Meeting festgelegt, aber Sie können Ihr Meeting jederzeit entsperren und erneut sperren, während es ausgeführt wird.

Von den eingeladenen Personen verlangen, sich für Ihr Meeting, Event oder Ihren Schulungssitzung

Sie können von den eingeladenen Personen verlangen, sich für Ihr Meeting, Webinar, Event oder Schulungssitzung registrieren, bevor sie beitreten. Auf diese Weise können Sie Meeting-Informationen schützen und Informationen zu den eingeladenen Personen erfassen und sammeln, die an Ihrem Meeting, Event oder Meeting Schulungssitzung.

Diese Funktion ist beim Anplanen aktiviert. Um diese Einstellung in Webex Meetings und Webex Webinars zu aktivieren, gehen Sie zu Erweiterte Optionen und wählen Sie unter Registrierung Teilnehmer-Registrierung anfordern.

Verwenden der Funktion „Ton beim Eintreten und Verlassen“ oder „Name bekannt geben“

Mit dieser Funktion wird verhindert, dass jemand dem Audioteil Ihres Meetings ohne Ihr Wissen beitritt. Diese-Funktion ist standardmäßig für WebEx Meetings und WebEx Training aktiviert. Sie können zu Einstellungen > Audio und Video gehen und im Abschnitt Ton bei Beitritt und Verlassen eine Ton-Option aus der Drop-down-Liste.

Wechseln Sie während der Planung Ihres Meeting, Webinars, Events oder Schulungssitzung zu Audioverbindungsoptionen, und wählen Sie im Bereich Ton bei Beitritt und Verlassen eine Tonoption aus der Drop-down-Liste.

Wenn Sie bei Verwendung der Audio-Option von Webex die Funktion Name bekannt geben auswählen, erhalten Teilnehmer, die über die Option Computer für Audio verwenden beitreten, nicht die Option zum Aufzeichnen und Ankündigen des Namens.

Beschränken verfügbarer Funktionen

Begrenzen Sie die verfügbaren Funktionen wie Chat und Audio, wenn Sie Teilnehmern gestatten, dem Meeting, Webinar, Event oder einer Veranstaltung vor Schulungssitzung beitreten.

Einladungen von eingeladenen Personen nicht umslangen

Fordern Sie Ihre eingeladenen Teilnehmer auf, die Einladung nicht weiter weiterzuleiten, insbesondere nicht bei vertraulichen Meetings.

Mitgastgeber zuweisen

Weisen Sie einen Mitgastgeber zu, der das Meeting, Webinar, Event oder die Schulungssitzung (Mitgastgeber) starten und steuern kann. Durch diese Vorgehensweise werden Meetings, Webinare, Events und Schulungssitzungen sicherer, da die Gastgeberrolle keinem unerwarteten oder nicht autorisierten Teilnehmer zugewiesen wird, falls die Verbindung zum Meeting getrennt wird.

Wenn Sie Teilnehmer zu einer angesetztes Meeting einladen, können Sie einen oder mehrere Teilnehmer als Gastgeber für das Meeting festlegen. Ein Co-Host kann das Meeting starten und als Gastgeber handeln. Daher muss ein Mitgastgeber ein Benutzerkonto auf Ihrer Webex-Site haben.

Sicherheit während des Treffens

Beschränken des Zugangs zum Meeting

Sperren Sie das Meeting, Webinar, Event oder Schulungssitzung, nachdem alle Teilnehmer beigetreten sind. Dadurch wird verhindert, dass weitere Teilnehmer beitreten. Gastgeber können das Meeting, Webinar, Event oder Event Schulungssitzung während der Sitzung sperren oder entsperren. Um ein Meeting zu sperren, das Sie momentan hosten, klicken Sie auf und dann auf den Schieberegler neben Meeting sperren.

Diese Option verhindert, dass Personen dem Meeting, Webinar, Event oder Event automatisch beitreten Schulungssitzung. Um ein Meeting zu entsperren, bei dem Sie der Gastgeber sind, klicken Sie auf , und klicken Sie dann auf den Schieberegler neben Meeting sperren.

Überprüfen der Identität aller Benutzer in einem Anruf

Die einzelnen Teilnehmer mithilfe eines Namensaufrufs zu identifizieren, ist eine sichere Vorgehensweise. Bitten Sie die Benutzer, ihr Video einzuschalten oder ihren Namen anzugeben, um ihre Identität zu bestätigen.

Um per Telefon an einem Meeting teilnehmen zu können, benötigt der Anrufer eine gültige Webex-Einwahlnummer und die neun- bis elfstellige Meeting-ID. Wenn dies auf Ihrer Site gestattet ist, können Teilnehmer, die ohne Passwort per Telefon beitreten, Audiokonferenz Teil des Meeting beitreten.

Wenn dies für Ihre Site zulässig ist, können Teilnehmer ohne Konten dem Meeting beitreten. Nicht autorisierte Benutzer können sich in Ihrem Meeting mit einem beliebigen Namen identifizieren.

Teilnehmer aus dem Meeting oder Webinar entfernen

Sie können Teilnehmer jederzeit während eines -Treffens von der Sitzung aus dem Meeting Gastgeber, Mitgastgeber und Diskussionsteilnehmer können Teilnehmer aus Webinaren ausschließen, einschließlich Webinaren in der Webcast-Ansicht. Wählen Sie den Namen des Teilnehmers aus, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf > Teilnehmer aus.

Freigabe einer Anwendung, nicht Ihres Bildschirms

Wenn Sie „Teilen“ auswählen, können Sie Webinare in der Webcast-Ansicht auswählen und anstelle Ihres Bildschirms eine Anwendung freigeben. Durch das Teilen einer Anwendung anstatt Ihres Bildschirms wird verhindert, dass versehentlich vertrauliche Informationen angezeigt werden.

Kontrolle über die Freigaben

Falls auf Site-Ebene erlaubt, können Gastgeber festlegen, ob alle Teilnehmer teilen dürfen. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, können Sie den ausgewählten Teilnehmern die Rolle des Moderators zuweisen.

Das Meeting beenden

Wenn das Meeting, Event oder Schulungssitzung beendet ist, stellen Sie sicher, dass es für alle Teilnehmer beendet wird. Ein Dialogfeld wird Ihnen möglicherweise geöffnet, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, das Meeting, das Webinar, das Event oder Schulungssitzung zu verlassen, ohne es zu beenden. Wenn Sie das Meeting frühzeitig verlassen müssen, müssen Sie eine andere Person zum Gastgeber machen, damit diese die Aufgabe hat, das Meeting, das Event oder die Schulungssitzung.

Sicherheit nach dem Meeting

Zuweisen von Passwörtern zu Aufzeichnungen

Wir empfehlen Ihnen, keine Aufzeichnungen zu erstellen, die vertrauliche Informationen enthalten.

Wenn Sie Aufzeichnungen erstellen, können Sie die Aufzeichnungen bearbeiten und Passwörter hinzufügen, bevor Sie diese teilen, um die Informationen zu schützen. Die Empfänger von passwortgeschützten Aufzeichnungen benötigen das Passwort, um sie anzeigen zu können.

Um Aufzeichnungen Passwörter zu zuweisen, gehen Sie zu Ihrer persönlichen Webex-Nutzer-Webseite zu Aufzeichnungen, und klicken Sie auf , um das Fenster Aufzeichnung teilen zu öffnen.
Aktivieren Sie im Fenster Aufzeichnung teilen das Kontrollkästchen neben Öffentlicher Link.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Passwortschutz, und geben Sie dann das Passwort in das Textfeld ein.
Klicken sparen.

Aufzeichnungen löschen

Aufzeichnungen sollten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr relevant sind.

Gehen Sie zu Aufzeichnungen, und wählen Sie dann auf der Aufzeichnung.
Klicken Sie auf Löschen und dann erneut auf Löschen.

Persönliche Konferenzen für Gastgeber

Erstellen Sie eine starke Audio-PIN und schützen Sie sie. Melden Sie sich auf Ihrer persönlichen Webex-Site-Benutzerwebseite an und gehen Sie zu Einstellungen > Audio und Video , um Ihre Audio-PIN zu erstellen.

Ihre PIN ist die letzte Stufe des Datenschutzes, um unbefugten Zugriff auf Ihr persönliche Konferenz Meeting (PCN-Meeting) zu verhindern. Auch wenn eine unberechtigte Person Ihren Gastgeber-Zugriffscode erhalten hat, kann die Konferenz nicht ohne die Audio-PIN starten. Schützen Sie Ihre Audio-PIN und geben Sie sie nicht weiter.