Panoramica della sicurezza Webex

La suite di Webex Meetings aiuta i dipendenti globali e team virtuali a incontrarsi e collaborare in tempo reale come se lavorassero nella stessa sala riunioni. Le aziende, istituzioni e agenzie governative di tutto il mondo fanno affidamento su Webex. Webex aiuta a semplificare i processi aziendali e a migliorare i risultati per i team di vendita, marketing, formazione, gestione dei progetti e supporto.

Per tutte le organizzazioni e i loro utenti, la sicurezza è una preoccupazione fondamentale. La collaborazione online deve fornire più livelli di sicurezza, dalla pianificazione delle riunioni all'autenticazione dei partecipanti alla condivisione di contenuto.

Webex fornisce un ambiente sicuro che puoi configurare come luogo aperto di collaborazione. Comprendere le funzioni di sicurezza in qualità di amministratore del sito e di utente finale può permetterti di personalizzare il sito Webex in base alle tue esigenze aziendali.

Per ulteriori informazioni, vedi il Documento tecnico sulla sicurezza Webex.

Procedure consigliate per gli ospiti

In quanto organizzatore, si ha la decisione finale sulle impostazioni di sicurezza delle riunioni, degli eventi, dei webinare delle sessioni di formazione. Si controllano quasi tutti gli aspetti della riunione, dell'evento, del webinaro del sessione di formazione, inclusi l'inizio e la fine.

Sicurezza delle riunioni e delle informazioni. Conoscere e seguire i criteri di sicurezza per la propria organizzazione. Seguire le procedure consigliate di sicurezza quando si pianifica una riunione, durante una riunione e dopo una riunione.

Utilizzare i controlli Dell'area di ingresso della riunione e Blocco automatico, se disponibili.

Non pubblicare password su siti Web accessibili pubblicamente.

Non condividere il tuo PIN audio con nessuno.

Fornisci le password delle riunioni solo agli utenti necessari.

Non condividere informazioni sensibili nella riunione finché non sei certo di chi è presente.

Proteggere la sala riunioni personale

Le sale riunioni personali di Webex Meetings sono una modalità di riunione Webex continuamente disponibile per l'organizzatore della riunione. L'organizzatore della riunione attiva la sala riunioni personale quando accede e la disattiva quando esce. Le sale riunioni personali forniscono un modo rapido e conveniente per consentire ai partecipanti attendibili di incontrarsi e pertanto dispongono di una serie limitata di funzioni di sicurezza configurabili. Se la sicurezza delle riunioni è la tua preoccupazione principale, raccomandiamo di utilizzare le riunioni pianificate di Webex Meetings che dispongono di un set completo di funzioni di sicurezza configurabili.

Area di ingresso della sala riunioni personale

L'area di ingresso virtuale è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni nella sala riunioni personale. Con questa impostazione predefinita, quando si avvia la riunione nella sala riunioni personale e la riunione viene sbloccata, tutti gli ospiti vengono inseriti nell'area di ingresso virtuale, fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

Un ospite è definito come segue:

  • Accesso non eseguito (identità non autenticata)

  • Ha eseguito l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Con l'impostazione predefinita, Attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore, le persone nella tua organizzazione che hanno eseguito l'accesso con un account Webex utilizzando una licenza organizzatore o partecipante ignorano l'area di ingresso virtuale e partecipano direttamente alle riunioni sbloccate.

L'amministratore del sito Webex può modificare l'impostazione dell'area di ingresso virtuale per tutte le sale riunioni personali dell'organizzazione da Attendono nell'area di ingresso virtuale finché l'organizzatore non le ammette a una delle seguenti opzioni:

  • Possono accedere alla riunione: disabilita l'area di ingresso virtuale per tutte le sale riunioni personali nella tua organizzazione, consentendo a chiunque di accedere direttamente alla riunione nella tua sala riunioni personale mentre è sbloccata. La disabilitazione dell'area di ingresso virtuale è altamente sconsigliata, in quanto ciò rende la riunione vulnerabile a partecipanti indesiderati che accedono alla riunione e a frodi sui pedaggi per le riunioni.

  • Non possono partecipare alla riunione: tutti i partecipanti devono disporre di un account sul sito e devono aver eseguito l'accesso per partecipare alla riunione. Questa impostazione rende le riunioni nella sala riunioni personale solo interne, il che significa che sono disponibili solo per le persone nella tua organizzazione.

Quando le persone vengono inserite nell'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale, vengono inserite in uno dei tre gruppi classificati per semplificare le scelte di accesso allo screening e alla riunione:

  • Utenti interni (utenti autenticati nella tua organizzazione)

  • Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

  • Utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso e non sono autenticati)

Utenti autenticati interni ed esterni hanno eseguito l'accesso e verificato la propria identità. L'identità degli utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso) non può essere considerata vera poiché non sono autenticati.

Le persone possono essere ammesse alla riunione o rimosse dall'area di ingresso virtuale singolarmente o in gruppo.

Blocco automatico della sala riunioni personale

Il blocco della sala riunioni personale influisce sul comportamento di accesso alla riunione per tutti. Per impostazione predefinita, quando la riunione è bloccata, tutti i partecipanti devono attendere nell'area di ingresso virtuale finché non vengono ammetti dall'organizzatore.

Un'impostazione più restrittiva può anche essere configurata dall'amministratore del sito per tutte le sale riunioni personali nell'organizzazione. Con questa impostazione più restrittiva, nessuno può accedere alla riunione quando la riunione è bloccata.

In quanto organizzatore della riunione, è sempre possibile bloccare e sbloccare la riunione mentre è in corso, utilizzando i controlli in riunione.

È possibile impostare la sala riunioni personale in modo che venga bloccata automaticamente selezionando Preferenze > Sala riunioni personale sul sito Webex.

Questa impostazione blocca la sala riunioni e impedisce ai partecipanti di partecipare automaticamente alla riunione. Con questa impostazione, vengono visualizzate le notifiche quando i partecipanti attendono nell'area di ingresso virtuale. È possibile selezionare le persone nell'area di ingresso virtuale e consentire solo ai partecipanti autorizzati di accedere alla riunione.

L'amministratore del sito può bloccare l'impostazione dell'autolock e impostare il periodo di tempo dell'autolock per la sala riunioni personale in modo da non poterla modificare. Questa funzionalità amministrativa imposta il valore di blocco automatico predefinito per la sala riunioni personale, ma puoi sempre sbloccare e bloccare nuovamente la riunione mentre è in corso.

Considerare l'URL della sala riunioni personale come un URL pubblico, chiunque conosce questo URL può attendere nell'ingresso della sala riunioni personale. Controlla sempre i nomi utente prima di ammetterli come partecipante nella tua sala riunioni.

Notifiche della sala riunioni personale prima di una riunione

Quando le persone accedono all'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale, possono inviarti una notifica e-mail per informarti che sono in attesa dell'inizio di una riunione. Anche le persone non autorizzate che ottengono l'accesso all'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale possono inviare notifiche.

Si consiglia di esaminare le notifiche e-mail prima di avviare una riunione per individuare i partecipanti non autorizzati.

Se vengono inviate troppe notifiche e-mail da partecipanti non autorizzati, disattivare tali notifiche. Dal sito Webex, andare a Preferenze > Sala riunioni personale e deselezionare Notifica per e-mail quando qualcuno accede all'area di ingresso della mia sala riunioni personale quando sono assente.

Notifiche delle sale riunioni personali durante una riunione

Se si blocca la sala riunioni personale, è possibile selezionare chi è in attesa nell'ingresso. Durante una riunione bloccata, le notifiche consentono di sapere quando qualcuno accede nuovamente all'area di ingresso virtuale; puoi scegliere se ammetterli. Quando più partecipanti attendono nell'area di ingresso della sala riunioni personale, è possibile scegliere di ammettere persone selezionate o di ammettere alla riunione tutti i partecipanti in attesa.

Proteggi riunioni pianificate

Riunioni pianificate

Le riunioni Webex pianificate sono il nostro tipo di riunione quando la sicurezza è importante per l'utente o la propria organizzazione. Le riunioni pianificate sono riunioni una tantum protette da password e dispongono di un'ampia gamma di funzioni di sicurezza, di controlli delle funzioni di riunione e di controlli dei partecipanti. Vedere la procedura seguente per proteggere le riunioni pianificate.

Scegliere attentamente l'argomento della riunione

Una riunione in elenco o un invito e-mail inoltrato può, come minimo, rivelare il titolo della riunione a persone non desiderate. I titoli delle riunioni possono rivelare involontariamente informazioni private. Per ridurre al minimo l'esposizione di dati sensibili, come nomi o eventi della società, utilizzare attentamente i titoli delle riunioni.

Escludere la password della riunione dagli inviti

Per riunioni, webinar, eventi o sessioni di formazione altamente sensibili, non includere la password dall'invito e-mail. Questa misura impedisce l'accesso non autorizzato ai dettagli della riunione se il messaggio e-mail di invito viene inoltrato a un destinatario non desiderato.

Se si seleziona Escludi la password dall'invito e-mail quando si pianifica una riunione, un webinar, un evento o sessione di formazione, la password non appare nell'invito. Fornire la password ai partecipanti con un altro mezzo, ad esempio tramite telefono.

Webinar Webex non supporta questa funzione.

Area di ingresso virtuale della sala riunioni pianificata

Per Webex versione 43.3 e successive, l'area di ingresso virtuale è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni pianificate Webex. Nessuna modifica viene apportata ai siti esistenti che non dispongono dell'area di ingresso virtuale abilitata per impostazione predefinita.

Con questa impostazione predefinita, quando inizia la riunione pianificata e la riunione viene sbloccata, tutti gli ospiti vengono inseriti nell'area di ingresso virtuale, fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore. Le persone che hanno ricevuto un invito alla riunione e che hanno eseguito l'accesso con un account Webex bypassano l'area di ingresso virtuale e accedono direttamente alle riunioni sbloccate.

Un ospite è definito come segue:

  • Accesso non eseguito (identità non autenticata)

  • Ha eseguito l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Quando si pianifica una riunione sul sito Webex, è possibile modificare l'impostazione predefinita dell'area di ingresso virtuale da Attendono nell'area di ingresso virtuale finché l'organizzatore non li consente a Possono partecipare alla riunione o Non possono partecipare alla riunione, a seconda delle impostazioni di sicurezza di amministrazione del sito.

Se il sito Webex ha utilizzato le impostazioni Riunioni sbloccate precedenti, viene applicata automaticamente l'impostazione equivalente per l'ammissione automatica. Ad esempio, Gli ospiti possono partecipare alla riunione diventa Possono partecipare alla riunione. Gli ospiti attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatoreAttendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

Quando le persone vengono inserite nell'area di ingresso virtuale della riunione, vengono inserite in tre gruppi classificati per semplificare le opzioni di screening e ammissione alla riunione:

  • Utenti interni (utenti autenticati nella tua organizzazione)

  • Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

  • Utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso e non sono autenticati)

Utenti autenticati interni ed esterni hanno eseguito l'accesso e verificato la propria identità. L'identità degli utenti non verificati non può essere considerata vera perché non sono autenticati.

Puoi ammettere o rimuovere persone dall'area di ingresso virtuale singolarmente o in gruppo.

Blocco automatico per le riunioni pianificate

Il blocco della riunione incide sul comportamento di accesso alla riunione per tutti gli utenti. Per impostazione predefinita, quando si blocca la riunione, tutti devono attendere nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

Un'impostazione più restrittiva può anche essere configurata dall'amministratore del sito per tutte le riunioni pianificate ospitate dagli utenti della propria organizzazione. Con questa impostazione più restrittiva, nessuno può accedere alla riunione quando la riunione è bloccata.

In quanto organizzatore della riunione, è sempre possibile bloccare e sbloccare la riunione mentre è in corso, utilizzando i controlli della riunione.

Quando si pianifica una riunione, è possibile impostare la riunione in modo che venga bloccata automaticamente dai controlli nella sezione Sicurezza del sito Webex.

Con questa impostazione, viene visualizzata una notifica quando i partecipanti attendono nell'area di ingresso virtuale. È possibile selezionare gli utenti nell'area di ingresso e consentire l'accesso alla riunione solo ai partecipanti autorizzati.

L'amministratore del sito può bloccare l'impostazione di blocco automatico e impostare il periodo di tempo di blocco automatico per le riunioni pianificate in modo da non poterle modificare. Questa funzionalità amministrativa imposta il valore predefinito di blocco automatico per la riunione pianificata, ma puoi sempre sbloccare e bloccare nuovamente la riunione mentre è in corso.

Richiedere agli invitati di eseguire l'iscrizione per la riunione, l'evento o la sessione di formazione

È possibile richiedere agli invitati di eseguire l'iscrizione per la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione prima dell'accesso. Ciò consente di proteggere le informazioni della riunione e tenere traccia e raccogliere informazioni sugli invitati che in intendeno partecipare alla riunione, all'evento o sessione di formazione.

Questa funzione è abilitata durante la pianificazione. Per abilitare questa impostazione in Webex Meetings e Webex Webinars, vai a Opzioni avanzate e in Iscrizione seleziona Richiedi iscrizione partecipante.

Utilizzare il segnale acustico di entrata o uscita o la funzione di annuncio del nome

L'uso di questa funzione impedisce a una persona di partecipare alla parte audio della riunione senza che l'organizzatore ne sia a conoscenza. Questa funzione è abilitata per impostazione predefinita per Webex Meetings e Webex Training. È possibile andare a Preferenze > audio e video e nella sezione Segnale acustico di entrata e uscita, selezionare un'opzione di tono dall'elenco a discesa.

Durante la pianificazione di riunioni, webinar, eventi o sessione di formazione, andare a Opzioni di connessione audio e nella sezione Segnale acustico di entrata e uscita, selezionare un'opzione di segnale acustico dalla elenco a discesa.

Quando si utilizza l'opzione audio Webex, se si seleziona la funzione di annuncio del nome, i partecipanti che aerino utilizzando l'opzione Usa computer per audio non possono registrare e annunciare il loro nome.

Limitare le funzioni disponibili

Limitare le funzioni disponibili, quali chat e audio, se si consente ai partecipanti di accedere alla riunione, webinar, evento o audio sessione di formazione prima dell'organizzatore.

Richiedere agli invitati di non inoltrare gli inviti

Richiedere agli invitati di non inoltrare ulteriormente l'invito, in particolare per le riunioni riservate.

Assegna un coorganizzatore

Assegna un coorganizzatore per avviare e controllare la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione (coorganizzatore). Questa pratica mantiene più sicure riunioni, webinar, eventi e sessioni di formazione, eliminando la possibilità che il ruolo di organizzatore venga assegnato a un partecipante imprevisto o non autorizzato, in caso di perdita della connessione alla riunione.

Nell'invitare i partecipanti a riunione pianificata, è possibile designare uno o più partecipanti come co-organizzatori per la riunione. Un co-organizzatore può avviare la riunione e agire come organizzatore. Pertanto, un coorganizzatore deve disporre di un account utente sul sito Webex.

Sicurezza durante la riunione

Limitare l'accesso alla riunione

Bloccare la riunione, il webinar, l'evento sessione di formazione dopo che tutti i partecipanti hanno partecipato. In questo modo si impedisce la partecipazione di più persone. Gli organizzatori possono bloccare o sbloccare la riunione, il webinar, l'evento o sessione di formazione mentre la sessione è in corso. Per bloccare una riunione attualmente ospitata, fare clic su , quindi fare clic sull'indicatore di scorrimento accanto a Blocca riunione.

Questa opzione impedisce a chiunque di partecipare automaticamente alla riunione, webinar, evento o sessione di formazione. Per sbloccare una riunione attualmente ospitata, fare clic su , quindi fare clic sull'indicatore di scorrimento accanto a Blocca riunione.

Convalidare l'identità di tutti gli utenti in una chiamata

Verificare la presenza di ogni partecipante mediante un appello è una pratica sicura. Chiedere agli utenti di attivare il video o dichiarare il proprio nome per verificarne l'identità.

Per partecipare a una riunione utilizzando un telefono, un chiamante richiede un numero di accesso Webex valido e l'ID riunione da nove a undici cifre. Se consentito sul sito, i partecipanti che aerino per telefono senza password possono unirsi alla conferenza audio intera parte della riunione.

Se consentito sul sito, i partecipanti senza account possono accedere alla riunione. Gli utenti non autorizzati possono identificarsi con qualsiasi nome nella riunione.

Rimuovi un partecipante dalla riunione o dal webinar

È possibile espellere i partecipanti in qualsiasi momento durante una riunione. Organizzatori, coorganizzatori e coordinatori possono espellere i partecipanti dai webinar, inclusi i webinar nella vista webcast. Selezionare il nome del partecipante che si desidera rimuovere, quindi fare clic su Partecipante >Espelli.

Condividere un'applicazione, non lo schermo

Quando selezioni Condividi, puoi scegliere di utilizzare i webinar nella vista webcast per condividere un'applicazione anziché lo schermo. La condivisione di un'applicazione anziché dello schermo consente di evitare l'esposizione accidentale di informazioni sensibili.

Controlla chi può condividere

Se consentito a livello di sito, gli ospiti possono scegliere se consentire la condivisione a tutti i partecipanti. Se non si abilita questa opzione, è possibile assegnare il ruolo di relatore per selezionare i partecipanti o i partecipanti.

Termina la riunione

Al termine della riunione, dell'sessione di formazione, accertarsi di terminarlo per tutti i partecipanti. È possibile aprire una finestra di dialogo per consentire di uscire dalla riunione, dal webinar, dall'sessione di formazione o dall'altro senza terminarla. Se occorre abbandonare la riunione in anticipo, accertarsi che qualcun altro sia l'organizzatore, in modo che possa essere responsabile della fine della riunione, dell'evento o sessione di formazione.

Sicurezza dopo la riunione

Assegnare password alle registrazioni

Si consiglia di non creare registrazioni che contengano informazioni sensibili.

Se si creano le registrazioni, è possibile modificarle e aggiungere le password prima di condividerle per mantenere la sicurezza delle informazioni. Le registrazioni protette da password richiedono ai destinatari di specificare una password per visualizzarle.

  1. Per assegnare le password alle registrazioni, andare alla pagina Web utente Webex personale in Registrazioni e fare clic per aprire la finestra Condividi registrazione.

  2. Nella finestra Condividi registrazione, selezionare la casella di controllo accanto a Collegamento pubblico.

  3. Selezionare la casella di controllo accanto a Protezione password, quindi digitare la password nel campo di testo.

  4. Fare clic su Salva.

Elimina registrazioni

Eliminare le registrazioni non più necessarie.

  1. Andare a Registrazioni, quindi selezionare la registrazione.

  2. Fare clic su Elimina, quindi di nuovo su Elimina.

Conferenza personale per gli ospiti

Creare un PIN audio sicuro e proteggerlo. Accedere alla pagina Web personale dell'utente del sito Webex e andare a Preferenze > Audio e video per creare il PIN audio.

Il PIN è l'ultimo livello di protezione per impedire l'accesso non autorizzato alla conferenza personale riunione (riunione PCN). Anche se un utente non autorizzato ha ottenuto il codice di accesso organizzatore, la conferenza non può essere avviata senza un PIN audio. Proteggere il PIN audio e non condividerlo.