Практичні поради щодо безпечних нарад: організаторів

Хол особистої кімнати

Хол увімкнено за замовчуванням для всіх нарад в особистій кімнаті. З цим налаштуванням за замовчуванням, коли ви починаєте нараду в особистій кімнаті й нараду розблоковано, усі гості потрапляють у хол, доки ви (організатор) не надасте їм дозвіл.

Гість визначається таким чином:

• Вхід не виконано (ідентифікатор не автентифікований)

• користувачі, які ввійшли, але належать до зовнішньої організації.

З налаштуванням за замовчуванням, Вони очікують у холі, поки організатор не допустить їх , користувачі вашої організації, які виконали вхід за допомогою облікового запису Webex за допомогою ліцензії організатора або відвідувача, обходять хол і приєднуються до розблокованих нарад безпосередньо.

Адміністратор вебсайту Webex може змінити налаштування холу для всіх особистих кімнат у вашій організації з Вони очікують у холі, поки організатор не допустить їх до одного з таких:

• Вони можуть приєднатися до наради —Вимикає хол для всіх особистих кімнат у вашій організації, дозволяючи будь-кому безпосередньо приєднуватися до наради в особистій кімнаті, коли її розблоковано. Наполегливо не рекомендуємо вимикати хол, оскільки це робить вашу нараду вразливою для небажаних відвідувачів, які приєднуються до наради, і шахрайства зі сплатою оплати за нараду.

• Вони не можуть приєднатися до наради —Щоб відвідати нараду, усі відвідувачі повинні мати обліковий запис на вашому вебсайті й виконати вхід. Це налаштування робить наради в особистій кімнаті лише внутрішніми, тобто вони доступні лише користувачам у вашій організації.

Коли користувачів розміщують у холі вашої особистої кімнати, їх поміщають в одну з трьох груп за категоріями, щоб спростити вибір щодо перевірки та допуску на нараду:

• внутрішні користувачі (автентифіковані користувачі у вашій організації);

• зовнішні користувачі (автентифіковані користувачі в зовнішніх організаціях);

• Неперевірені користувачі (користувачі, які не виконали вхід і не пройшли автентифікацію)

Внутрішні й зовнішні автентифіковані користувачі ввійшли й підтвердили свою особу. Ідентифікаційні дані непідтверджених користувачів (користувачів, які не ввійшли) не можна вважати правдивими, оскільки вони не автентифіковані.

Люди можуть бути допущено на нараду або видалено з холу окремо або як групу .

Автоматичне блокування особистої кімнати

Блокування кімнати в особистій кімнаті впливає на поведінку входу на нараду для всіх. За замовчуванням, коли зустріч заблокована, всі повинні чекати в вестибюлі, доки господар не визнає їх.

Крім того, адміністратор сайту може налаштувати більш обмежувальні налаштування для всіх Особистих кімнат у вашій організації. З цим більш обмежувальним налаштуванням ніхто не може приєднатися до зустрічі, коли зустріч заблокована.

Як організатор зустрічі, ви завжди можете заблокувати та розблокувати свою зустріч під час її проведення, використовуючи засоби контролю під час зустрічі.

Можна налаштувати автоматичне блокування особистої кімнати, вибравши Бажані параметри > Моя особиста кімната на вебсайті Webex.

Це налаштування блокує вашу кімнату і забороняє учасникам автоматично приєднуватися до зустрічі. За допомогою цього налаштування ви бачите сповіщення, коли відвідувачі очікують у холі. Можна перевіряти користувачів у холі й допускати на нараду лише авторизованих відвідувачів.

Адміністратор вебсайту може заблокувати налаштування автоматичного блокування та встановити період часу автоматичного блокування для вашої особистої кімнати, щоб ви не могли його змінювати. Ця адміністративна здатність встановлює значення автоматичного блокування за замовчуванням для вашої особистої кімнати, але ви завжди можете розблокувати й повторно заблокувати нараду, поки вона триває.

Сповіщення особистої кімнати перед зустріччю

Коли користувачі входять у хол вашої особистої кімнати, вони можуть надіслати вам сповіщення електронною поштою про те, що очікують початку наради. Навіть неавторизовані люди, які отримують доступ до холу вашої особистої кімнати, можуть надсилати сповіщення.

Рекомендуємо переглянути сповіщення електронною поштою, перш ніж розпочинати зустріч, щоб перевірити неавторизованих учасників.

Якщо ви бачите забагато сповіщень електронною поштою від неавторизованих учасників, вимкніть ці сповіщення. На вебсайті Webex перейдіть до Бажані параметри > Моя особиста кімната , і зніміть прапорець Сповіщати мене електронною поштою, коли хтось входить у хол моєї особистої кімнати, поки мене немає .

Сповіщення особистої кімнати під час зустрічі

Якщо ви заблокуєте Особисту кімнату, ви зможете перевірити всіх, хто чекає у вашому вестибюлі. Під час заблокованої наради сповіщення повідомляють, коли новий користувач входить у хол; ви можете вибрати, чи допускати їх . Коли кілька учасників очікують у вестибюлі Особистої кімнати, ви можете прийняти вибраних осіб або прийняти всіх учасників, які очікують на зустріч.

Заплановані наради

Заплановані зустрічі Webex - це наш рекомендований тип зустрічей, коли безпека важлива для вас або вашої організації. Заплановані наради – це одноразові наради, захищені паролем, і мають широкий спектр функцій безпеки, елементів керування функціями нарад і елементів керування відвідувачами. Ознайомтеся з наведеними нижче кроками щодо захисту запланованих нарад.

Обережно вибирайте тему зустрічі

Перелічена зустріч або переслане електронне запрошення може, як мінімум, розкрити назви зустрічей для ненавмисної аудиторії. Назви зустрічей можуть ненавмисно розкривати приватну інформацію. Щоб мінімізувати відкриття конфіденційних даних, таких як назви компаній або події, ретельно вказуйте назви зустрічей.

Виключити пароль зустрічі з запрошень

Для зустрічей, вебінарів, заходів або тренінгів з високою конфіденційністю виключіть пароль із електронного листа із запрошенням. Цей захід запобігає несанкціонованому доступу до деталей наради, якщо повідомлення електронної пошти із запрошенням буде переслано ненавмисному отримувачу.

Якщо ви позначите пункт Виключити пароль із запрошення електронною поштою, коли заплануєте зустріч, вебінар, захід або тренінг, пароль не з 'явиться в запрошенні. Надайте пароль учасникам іншим способом, наприклад, телефоном.

Хол запланованої кімнати для нарад

У Webex версії 43.3 або новішої версії хол увімкнено за замовчуванням для всіх запланованих нарад Webex. До наявних сайтів, на яких за замовчуванням не ввімкнено лобі, зміни не вносяться.

З цим налаштуванням за замовчуванням, коли розпочинається запланована нарада й її розблоковано, усі гості потрапляють у хол, доки ви (організатор) не надасте їм дозвіл. Користувачі, які отримали запрошення на нараду й увійшли за допомогою облікового запису Webex, обходять хол і приєднуються до розблокованих нарад безпосередньо.

Гість визначається таким чином:

• Вхід не виконано (ідентифікатор не автентифікований)

• користувачі, які ввійшли, але належать до зовнішньої організації.

Під час планування наради на вебсайті Webex можна змінити налаштування холу за замовчуванням Вони очікують у холі, поки їх допустить організатор до Вони можуть приєднатися до наради або Вони не можуть приєднатися до наради , залежно від налаштувань безпеки адміністратора для вашого вебсайту.

Коли людей поміщають у хол наради, їх поділяють на три групи, що класифікуються, щоб спростити вибір щодо перевірки та допуску на нараду:

• внутрішні користувачі (автентифіковані користувачі у вашій організації);

• зовнішні користувачі (автентифіковані користувачі в зовнішніх організаціях);

• Неперевірені користувачі (користувачі, які не виконали вхід і не пройшли автентифікацію)

Внутрішні й зовнішні автентифіковані користувачі ввійшли й підтвердили свою особу. Ідентичність непідтверджених користувачів не може вважатися правдою, оскільки вони не автентифіковані.

Можна допустити або видалити користувачів із холу окремо або як групу.

Автоматичне блокування запланованих зустрічей

Блокування наради впливає на поведінку записів наради для всіх користувачів. За замовчуванням під час блокування наради всі повинні чекати в холі, поки організатор не допустить їх.

Крім того, адміністратор сайту може налаштувати більш обмежувальні налаштування для всіх запланованих зустрічей, які проводяться користувачами вашої організації. З цим більш обмежувальним налаштуванням ніхто не може приєднатися до зустрічі, коли зустріч заблокована.

Як організатор зустрічі, ви завжди можете заблокувати та розблокувати свою зустріч під час її проведення, використовуючи елементи керування зустрічами.

Під час планування наради можна налаштувати автоматичне блокування наради за допомогою елементів керування в Безпека на вебсайті Webex.

За допомогою цього налаштування ви бачите сповіщення, коли відвідувачі очікують у холі. Ви можете перевіряти користувачів у вестибюлі та допускати лише уповноважених учасників до вашої зустрічі.

Адміністратор вебсайту може заблокувати налаштування автоматичного блокування та встановити період часу автоматичного блокування для запланованих нарад, щоб ви не могли їх змінювати. Ця адміністративна здатність встановлює значення автоматичного блокування за замовчуванням для запланованої наради, однак ви завжди можете розблокувати й повторно заблокувати нараду, поки вона триває.

Вимагати від запрошених зареєструватися для участі у вашій зустрічі, заході або тренінгу

Ви можете вимагати від запрошених зареєструватися на зустріч, вебінар, захід або тренінг, перш ніж вони приєднаються. Це дозволяє захистити інформацію про зустріч, а також відстежувати та збирати інформацію про запрошених, які планують відвідати вашу зустріч, захід або тренінг.

Ця функція ввімкнена під час планування. Щоб увімкнути цей параметр у Webex Meetings і Webex Webinars, перейдіть до Розширені параметри , і нижче Реєстрація виберіть Вимагати реєстрацію відвідувача.

Використовувати функцію вводу або виходу або оголошення назви

Використання цієї функції запобігає приєднанню когось до аудіо-частини вашої зустрічі без вашого відома. Цю функцію ввімкнено за замовчуванням для Webex Meetings і Webex Training. Ви можете перейти до розділу Налаштування > Аудіо та Відео, а в розділі Вхід та вихід вибрати параметр тону зі спадного списку.

Запланувавши зустріч, вебінар, подію або навчальну сесію, перейдіть до опцій аудіоз 'єднання, а потім у розділі Вхід і вихід виберіть параметр тону зі спадного списку.

Обмежити доступні функції

Обмежте доступні функції, такі як чат і аудіо, якщо ви дозволяєте учасникам приєднуватися до зустрічі, вебінару, заходу або тренінгу перед господарем.

Запит на те, щоб запрошені особи не надсилали запрошення

Попросіть запрошених гостей більше не пересилати запрошення, особливо для конфіденційних нарад.

Призначити співорганізатора

Призначте співорганізатора для початку й керування нарадою, вебінаром, подією або навчальним сеансом (співорганізатор). Ця практика забезпечує більшу безпеку нарад, вебінарів, подій і навчальних сеансів, усуваючи можливість призначення ролі організатора неочікуваному або неавторизованому відвідувачу на випадок, якщо ви втратите з’єднання з нарадою.

Обмежити доступ до зустрічі

Заблокуйте зустріч, вебінар, захід або тренінг після того, як всі учасники приєднаються. Це запобігає приєднанню більшої кількості учасників. Організатори можуть заблокувати або розблокувати зустріч, вебінар, захід або тренінг під час сеансу. Щоб заблокувати зустріч, яку ви зараз приймаєте, натисніть, а потім натисніть повзунок поруч із пунктом "Заблокувати зустріч".

Перевірити особу всіх користувачів у дзвінку

Облік кожного відвідувача за допомогою переклички є безпечною практикою. Попросіть користувачів увімкнути своє відео або вказати своє ім 'я, щоб підтвердити свою особу.

Видалити учасника з наради або вебінару

Ви можете виключити учасників у будь-який час під час зустрічі. Організатори, співорганізатори та члени організаційної команди можуть вилучати учасників із вебінарів, зокрема вебінарів у поданні вебтрансляції. Виберіть ім 'я учасника, якого потрібно видалити, а потім натисніть Учасник > Виключити.

Поділіться програмою, а не екраном

Коли вибрано Спільний доступ , можна вибрати, щоб вебінари в поданні вебтрансляції показували програму, а не екран. Спільний доступ до програми, а не до екрана, допомагає запобігти випадковому потраплянню конфіденційної інформації.

Контролюйте, хто може ділитися

Якщо це дозволено на рівні сайту, господарі можуть вибрати, чи дозволити всім учасникам надавати спільний доступ. Якщо ви не ввімкнете цю опцію, ви можете призначити роль ведучого для вибору учасників або учасників.

Завершити зустріч

Коли зустріч, захід або тренінг закінчаться, обов 'язково завершити його для всіх учасників. Може відкритися діалогове вікно, за допомогою якого ви зможете залишити зустріч, вебінар, подію або тренінг без завершення. Якщо вам потрібно піти раніше, зробіть когось іншим господарем, щоб він міг нести відповідальність за завершення зустрічі, заходу або тренінгу.

Призначити паролі для записів

Ми рекомендуємо не створювати записи, які містять конфіденційну інформацію.

Якщо ви створюєте записи, ви можете редагувати записи та додавати паролі, перш ніж надавати їм спільний доступ, щоб зберегти інформацію в безпеці. Записи, захищені паролем, потребують, щоб отримувачі мали пароль для їх перегляду.

1. Щоб призначити паролі для записів, перейдіть на особисту веб-сторінку користувача Webex до розділу " Записи " та натисніть, щоб відкрити вікно "Спільний доступ до запису".

2. У вікні запису спільного доступу установіть прапорець поруч із пунктом Загальне посилання.

3. Встановіть прапорець поруч із пунктом Захист паролем, а потім введіть пароль у текстове поле.

4. Натисніть Зберегти.

Видалити записи

Видаліть записи після того, як вони стануть неактуальними.

1. Перейдіть до розділу "Записи", а потім виберіть на записі.

2. Натисніть Delete (Видалити), а потім ще раз натисніть Delete (Видалити).

Створіть надійний PIN-КОД Audio і захистіть його. Увійдіть на вебсторінку користувача особистого вебсайту Webex і перейдіть до Бажані параметри > Аудіо й відео щоб створити PIN-код аудіо.

Ваш PIN-КОД є останнім рівнем захисту для запобігання несанкціонованого доступу до особистої конференції (PCN Meeting). Навіть якщо неавторизована особа отримала ваш код доступу до хосту, конференція не може розпочатися без аудіо PIN-КОДУ. Захистіть свій PIN-КОД Audio і не надавайте йому спільний доступ.