Uw service voor leidinggevende configureren

Als leidinggevende kunt u instellen wanneer en welke gesprekken een assistent mag afhandelen. Assistenten kunnen zich naar wens aan- of afmelden.

executive optie in gebruikershub

Voordat u begint

  • Uw beheerder moet de services voor leidinggevenden en leidinggevende assistenten hebben ingeschakeld, zodat u er toegang toe hebt en deze kunt configureren. Neem contact op met uw beheerder als u deze instelling niet ziet.

  • De leidinggevende moet u aan zijn assistentenbestand toewijzen.

  • U kunt alle oproepinstellingen configureren vanuit de gebruikershub door naar Instellingen te navigeren > Bellen.

    De optie Bellen is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Webex Calling-licentie. Als u de optie Bellen niet ziet, betekent dit dat u geen Webex Calling-licentie hebt.

    Wilt u weten welke belservice u hebt ingesteld, dan kunt u dit controleren in de Webex-app. Voor meer informatie, zie Zoek uit welke beldienst u hebt.

Belopties, rolloveropties en presentatie met beller-id instellen

Met de waarschuwingsfunctie kunt u belopties configureren voor binnenkomende gesprekken, rollover-opties en presentatie van de beller-id.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Oproepinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Uitvoerend en klik op Meer instellingen.

4

Kies een van de volgende Waarschuwingsmodus:

  • Simultaan— Laat alle toegevoegde telefoons van de directiesecretaresse tegelijkertijd rinkelen. Iedereen kan de telefoon opnemen.
  • Sequentieel— Laat de telefoon van de directiesecretaresse rinkelen in de volgorde waarin ze in de tabel met directiesecretaresse staan. De oproep gaat naar de eerste directiesecretaresse en vervolgens naar de tweede.
5

Geef aan hoe er wordt omgegaan met oproepen als niemand de telefoon opneemt.

  • Verzenden naar voicemail— Selecteer deze optie om een voicemail naar de leidinggevende te sturen.
  • Doorsturen— Selecteer deze optie en voer het nummer in waarnaar de oproepen moeten worden doorgestuurd.
  • Niets doen— Selecteer deze optie als er geen actie moet worden ondernomen.

U kunt de tijd (in seconden) opgeven waarna onbeantwoorde oproepen worden doorgeschakeld.

6

Kies de naam en het nummer van de beller-id die u op de telefoon van de assistent wilt weer geven voor inkomende gesprekken vanaf uw lijn.

7

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Nadat u de assistenten aan uw assistentenbestand hebt toegevoegd, kunnen zij uw gesprekken op dezelfde manier afhandelen als elk ander gesprek. Assistentes kunnen zich ook aan- of afmelden voor de executive assistant-service en de gesprekken doorsturen naar een andere bestemming. Voor meer informatie, zie Beheer uw directiesecretaresseservice.

Gespreksmeldingen inschakelen op extra locaties

U kunt ervoor kiezen om extra locaties te waarschuwen met behulp van de leidinggevende service. U kunt er ook voor kiezen om een belwaarschuwing toe te voegen aan deze waarschuwingen.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Oproepinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Uitvoerend en klik op Meer instellingen.

4

Schakel Locatie om te bellenin.

5

Selecteer het Waarschuwingstype uit het vervolgkeuzemenu:

  • Stil

  • Korte beltoon

6

Selecteer de locaties waarvoor u een waarschuwing wilt ontvangen:

  • Bereikbaarheidslocatie (Office Anywhere)—Het telefoonnummer dat is opgegeven in uw Office Anywhere-instellingen.

  • Mobiliteitslocatie—Het telefoonnummer dat is opgegeven in uw mobiliteitsinstellingen.

  • Locaties van gedeelde oproepweergave—De apparaten waarop gedeelde oproepweergave is geconfigureerd.

7

Klik op Opslaan.

Gesprekken die naar uw assistent worden verzonden filteren

Gebruik oproepfiltering om te bepalen welke oproepen naar uw assistent moeten worden gestuurd.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Oproepinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Uitvoerend en klik op Meer instellingen.

4

Schakel Oproepfilteringin.

5

Kies een van de volgende opties:

  • Alle oproepen—Kies deze optie om zowel interne als externe oproepen naar de directiesecretaresse te sturen.
  • Alle interne oproepen—Kies deze optie om alle interne oproepen naar de directiesecretaresse te sturen.
  • Alle externe oproepen—Kies deze optie om alle externe oproepen naar de directiesecretaresse te sturen.
  • Aangepaste oproepfilters—Kies deze optie om alleen specifieke oproepen door te sturen naar uw directiesecretaresse. Als u deze optie selecteert, klikt u op Nieuw filter toevoegen om een aangepast oproepfilter te ontwikkelen met behulp van de volgende parameters.

    • Filternaam—Voer de filternaam in.

    • Wanneer— Selecteer uw vooraf gedefinieerde schema uit de vervolgkeuzelijst.

    • Gesprekken van—Selecteer de gesprekken van Elk telefoonnummer, Elk intern, Elk externof Selecteer telefoonnummers die u naar de uitvoerende assistent wilt sturen. Als u Selecteer Telefoonnummers kiest, voert u de aanvullende gegevens in.

    • Filter of Niet filteren—Filter of filter geen oproepen binnen deze parameters.

6

Klik op Opslaan.

U kunt de optie voor het filteren van de oproep activeren of deactiveren met uw bureautelefoon. Gebruik de volgende Feature Access Codes (FAC), die u via het toetsenblok van de telefoon kunt invoeren om bepaalde functies te bedienen, om de opties voor oproepfiltering die u in User Hub hebt ingesteld, te activeren of deactiveren.

  • Activeer oproepfiltering (executive)—#61.

  • Oproepfiltering deactiveren (executive)—#62.

Assistenten toewijzen aan de assistentengroep

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Oproepinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Uitvoerend.

4

Zoek en selecteer de gebruikers die u aan uw assistentenpool wilt toevoegen.

5

Klik op Opslaan.

Uw service voor leidinggevend assistent beheren

Als uw beheerder u heeft aangesteld als assistent met de functie Executive Assistant (ook wel Boss-Admin genoemd), kunt u namens uw manager gesprekken voeren en beantwoorden. Als u meer dan één manager hebt, kunt u bij het bellen de juiste lijn selecteren.

In- of uitschakelen van de functie voor uitvoerende assistent

U kunt de functie voor de directiesecretaresse indien nodig in- of uitschakelen.
1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Oproepinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Uitvoerend assistent.

Er wordt een lijst weergegeven met leidinggevenden waaraan u als assistent bent toegewezen, samen met de optie om u aan of af te melden.
4

Om u aan te melden voor een executive assistant-service selecteert u de leidinggevende en vinkt u Aanmeldenaan.

Om u af te melden, vinkt u Opt-outaan.

5

Klik op Opslaan.

U kunt zich aan- of afmelden voor de service als executive assistant door de betreffende Feature Access Codes (FAC) in te voeren op het toetsenbord van de telefoon.

  • Opt-in (uitvoerend) assistant)—#65

  • Opt-out (uitvoerend) assistant)—#66

Stuur de oproepen van uw directiesecretaresse door

U kunt uw oproepen doorschakelen naar een andere bestemming door het telefoonnummer in te stellen.
1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Oproepinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Uitvoerend assistent.

4

Voer in het veld] Telefoonnummer instellen het telefoonnummer in waarnaar de oproepen moeten worden doorgestuurd en selecteer Gefilterde oproepen doorsturen.

5

Klik op Opslaan.