Een gebruiker configureren als directie-assistent

1

Meld u aan bij Control Hub en ga naar Beheer > Gebruikers.

2

Selecteer een gebruiker en klik op het tabblad Gesprekken.

3

Ga naar de sectie Machtigingen tussen gebruiker s en selecteer Leidinggevende/Leidinggevend assistent.

4

Schakel de schakelaar in en kies de optie Executive Assistan t.

Als een gebruiker, die een directieassistent is, aan een directeur wordt toegewezen, wordt de lijst met leidinggevenden weergegeven met hun telefoonnummer, toestel en aanmeldstatus.

Als u een locatiebeheerder bent, worden alleen de leidinggevenden met betrekking tot uw toegewezen locaties weergegeven.

Standaard wordt de directie-assistent ingeschakeld. Als u niet wilt dat een directieassistent de gesprekken van de directeur afhandelt, schakelt u het betreffende selectievakje voor aanmelden uit.

5

Als u gesprekken van de directieassistent wilt doorschakelen naar een andere bestemming, schakelt u het selectievakje Gefilterde gesprekken doorschakele n in en voert u het telefoonnummer in het veld Telefoonnummer instelle n in.

6

Klik op Opslaan.

Een gebruiker configureren als leidinggevende

1

Meld u aan bij Control Hub en ga naar Beheer > Gebruikers.

2

Selecteer een gebruiker en klik op het tabblad Gesprekken.

3

Ga naar de sectie Machtigingen tussen gebruiker s en selecteer Leidinggevende/Leidinggevend assistent.

4

Schakel de schakelaar in en kies de optie Executiv e.

5

Zoek en selecteer de gebruikers die u als directieassistenten aan deze gebruiker wilt toevoegen.

Als u een locatiebeheerder bent, kunt u alleen vanaf de aan u toegewezen locaties gebruikers toevoegen als directie-assistent.

De toegevoegde directieassistenten worden weergegeven met hun telefoonnummer, toestel en aanmeldstatus. U kunt de toegevoegde directieassistenten verwijderen met een pictogram of de optie Alles verwijderen .

6

Gesprekken naar de directieassistent filteren: Schakel de schakelaar Gespreksfilterin g in en selecteer het type gesprekken dat u naar de directieassistent wilt gaan vanuit de volgende opties.

  • Alle externe gesprekken: kies deze optie om alle externe gesprekken naar de directieassistent te verzenden.

  • Alle interne gesprekken: kies deze optie om alle interne gesprekken naar de directieassistent te verzenden.

  • Alle gesprekken: kies deze optie om zowel interne als externe gesprekken naar de directieassistent te verzenden.

  • Aangepast gespreksfilter: kies deze optie om ervoor te zorgen dat alleen specifieke gesprekken worden omgeleid naar de directie-assistent. Als u deze optie selecteert, klikt u op Nieuwe filter toevoege n om een aangepast gespreksfilter in te stellen met de volgende parameters.

    • Filternaam: voer de filternaam in.

    • Wanneer: selecteer uw vooraf gedefinieerde planning in de vervolgkeuzelijst.

    • Gesprekken van: selecteer de gesprekken in Elk telefoonnummer, Elk intern, Elk extern of Telefoonnummers selecteren die u naar de directieassistent wilt gaan. Als u Selecteer Telefoonnummers kiest, voert u de aanvullende gegevens in.

    • Filteren of Niet filteren: kies of u wilt filteren of niet wilt filteren op de gesprekken die binnen deze parameters passen.

De gebruiker kan ook de volgende FAC-codes (Feature Access Codes) gebruiken om bepaalde functies te beheren om de ingestelde opties voor gespreksfiltering te activeren of te deactiveren.

  • Gesprek filteren activeren (leidinggevende) - #61

  • Gesprek filteren deactiveren (leidinggevende) - #62

7

Gespreksmeldingen naar aanvullende locaties inschakelen: Schakel Location To Ring (Locatie bellen ) in en kies het waarschuwingstyp e in de vervolgkeuzelijst.

  • Stil

  • Korte beltoon

Wanneer u Location To Ring inschakelt, wordt standaard het primaire nummer van de gebruiker gewaarschuwd.

U kunt de extra locaties kiezen die u wilt waarschuwen:

  • Single Number Reach-locatie (Office Anywhere): het telefoonnummer dat is opgegeven in de instellingen voor Single Number Reach.

  • Mobiele locatie: het telefoonnummer dat is opgegeven in de mobiliteitsinstellingen.

  • Locaties voor gedeelde gespreksweergave: de apparaten waar gedeelde gespreksweergave is geconfigureerd.

8

Beltoonopties instellen: Kies een van de volgende waarschuwingsmodus:

  • Gelijktijdig: als u deze optie selecteert, gaan alle toegevoegde directieassistenttelefoons tegelijk over. Iedereen kan het gesprek aannemen.

  • Sequentieel: als u deze optie selecteert, gaat de telefoon van de directie-assistent over in de volgorde die wordt weergegeven in de tabel van de directie-assistent. Het gesprek gaat naar de eerste directieassistent en vervolgens naar de tweede.

9

Onbeantwoorde gesprekken omleiden: Kies een van de volgende opties als het gesprek niet wordt beantwoord:

  • Verzenden naar voicemail: selecteer deze optie om een voicemail naar de directeur te verzenden.

  • Doorschakelen: selecteer deze optie en voer het nummer in waarnaar de gesprekken moeten worden doorgeschakeld.

  • Niets doen: selecteer deze optie als er geen actie moet worden ondernomen.

U kunt de tijd (in seconden) opgeven waarna de onbeantwoorde gesprekken moeten worden doorgeschakeld.

Als de modus voor sequentieel waarschuwen is geselecteerd, kunt u het aantal keren overgaan instellen voordat de gesprekken op een sequentiële manier naar de assistenten worden omgeleid.
10

Beller-id instellen: Selecteer de naam en het nummer van de beller-id die moeten worden weergegeven op de telefoon van de directie-assistent voor de inkomende gesprekken op de directie-lijn.

11

Klik op Opslaan.

Aan leidinggevenden en leidinggevend assistenten moeten telefoonnummers zijn toegewezen, niet alleen toestellen. U kunt het aantal assistenten configureren. Assistenten kunnen worden geconfigureerd voor een aantal managers. Ongeacht het aantal assistenten, kunt u slechts op elk moment een aantal gelijktijdige gesprekken namens een leidinggevende plaatsen.

Een gebruiker (leidinggevende) kan ook managementassistenten toevoegen, gesprekken filteren, beltoonopties instellen en beller-id zelf instellen in de gebruikersportal. Zie Uw service voor leidinggevenden configureren en beheren voor meer informatie. Alle wijzigingen die door de gebruiker aan deze instellingen zijn aangebracht, worden zowel in de gebruikersportal als in de Control Hub weergegeven.

Wanneer de directeur het gesprek beantwoordt, ontvangen alle directieassistenten de CallReleasedEvent met de aanduiding CompletedElsewhere. Wanneer een van de directieassistenten het gesprek beantwoordt, ontvangen alle andere directieassistenten de CallReleasedEvent met de aanduiding CompletedElsewhere.

Optie voor het instellen van gedeelde lijn

De Gedeelde lijn-weergave kan worden gebruikt samen met de service voor Leidinggevende wanneer de gebruikers zich op dezelfde locatie bevinden. De configuratie van de Gedeelde lijn-weergave samen met de service voor Leidinggevende maakt de functie makkelijker te gebruiken. Voor meer informatie over het configureren van de weergave van gedeelde lijnen, zie Lijnen voor een MPP-telefoon toevoegen en opnieuw ordenen.