planlægning af et møde

Hvis du ikke har konfigureret en kalendertjeneste, sender Webex automatisk alle en ny e-mail, når du planlægger, ændrer eller annullerer et møde, så de holder sig opdateret. Når du ændrer eller annullerer mødet, sender Webex automatisk alle en ny e-mail med de opdaterede oplysninger. Når tiden er inde, sender Webex påmindelsesmails.

Hvis du har Hybrid Kalender Service, sender Webex ikke længere e-mails, når du planlægger et møde, men opretter en ny begivenhed i kalenderen. Inviterede modtager en invitation. Når du ændrer mødet, modtager de inviterede en opdateret invitation. Når du aflyser mødet, fjerner din kalender mødet. Derudover modtager værter og inviterede en pop op-påmindelsesbesked inden mødet.

Planlæg dit møde

1

Log ind på Brugerhub, klik på fanen Møder, klik derefter på rullemenuen Planlæg, og vælg Planlæg et møde.

  1. Hvis du har gemte mødeskabeloner, kan du vælge en fra rullemenuen Mødeskabeloner.

2

Tilføj standardmødeoplysningerne:

  • Emne— Vælg et emne, som folk kan genkende og blive begejstrede for.
  • Fra Møder klassificeringsniveauskal du vælge rullemenuen for at se tilgængelige klassificeringsetiketter. Disse etiketter hjælper med at sikre, at oplysninger deles korrekt og er i overensstemmelse med din organisations sikkerhedsstandarder.

    Når du aktiverer klassifikationer, opretter systemet automatisk en offentlig klassifikation og indstiller denne som standard. Du kan omdøbe den offentlige klassifikation, men du kan ikke slette den.

    Som mødevært kan du ændre klassificeringen når som helst før mødet starter. Klassificeringen kan ikke ændres, når mødet er startet, og når mødet er afsluttet.

  • Dato og klokkeslæt— Angiv, hvornår mødet finder sted. Hvis du inviterer folk fra forskellige tidszoner, skal du klikke på Planner for at finde et tidspunkt, der passer bedst for alle.

    Du kan også indstille mødet til at gentages dagligt, ugentligt eller månedligt ved at markere Gentagelse.

  • Beskrivelse– Tilføj kontekst eller detaljer, som du ønsker, at dine deltagere skal have om det kommende møde.
3

Under Inviteredeskal du indtaste e-mailadresserne på de personer, du vil invitere til dit møde.

Hvis den inviterede bruger Hybrid Kalender-tjenesten, vises et ikon ud for deres navn, der viser, om de er tilgængelige på det valgte mødetidspunkt. Hvis de har en konto på dette websted, kan du vælge ikonet for at gøre dem til medvært.

  1. Hvis du har Hybrid Kalender-tjenesten, vises dit mødetidspunkt i kalenderen på planlægningssiden. Træk dit møde til et andet tidspunkt, eller hold musen over kanten af mødet, og træk det op eller ned for at justere mødets varighed.

    Kalenderen viser kun tilgængelighed for deltagere, der har Hybrid Kalender-tjenesten.
4

Vælg mellem de tilgængelige avancerede muligheder:

  • Mødetype– Mødetyper er standard eller tilpassede sæt af mødefunktioner, der er tilgængelige for dit websted. Din konto kan have én eller flere mødetyper tilknyttet.
  • Sikkerhedsindstillinger– Vælg, hvordan du vil sikre dit møde. Angiv en adgangskode til mødet, og vælg muligheder for Udelad adgangskode fra e-mailinvitation, Regler for deltagelse, Automatisk lås, Lydvandmærkeog Visuelle vandmærker.
  • Lydindstillinger– Vælg, hvordan du vil oprette forbindelse til mødelyden, vælg, hvad personerne i mødet skal høre, når nogen deltager i eller forlader mødet, og vælg muligheder for at slå lyden til og fra.
  • Planlægningsmuligheder– Vælg mere avancerede planlægningsmuligheder, f.eks. valg af medværter, videosystemer, automatisk optagelse, tilføjelse af breakout-sessioner, registrering, tolkning, tegnsprog, mødemuligheder og deltagerrettigheder.
5

Klik på Tilbage, og vælg derefter Planlæg.

Rediger et planlagt møde

Når du har planlagt dit møde, kan du gå tilbage og redigere detaljerne, hvis du har glemt at inkludere noget eller vil ændre specifikke indstillinger. Du kan ikke redigere et møde, efter du har startet det.

1

Log ind på Brugerhub.

2

Klik på fanen Møder, og vælg det møde, du vil redigere, fra listen Kommende.

3

Klik på Rediger Knappen Rediger, og opdater derefter mødeoplysningerne.

Du kan kun redigere møder planlagt fra Microsoft Outlook, Webex-appen fra den respektive platform. Redigeringsikonet vises ikke for disse møder.

Hvis du tilføjer deltagere til mødet, må du ikke fjerne de oprindelige deltagere fra listen, da de kan modtage aflysningsmails.

4

Klik på Gem, og vælg derefter, hvem du vil sende de opdaterede mødeoplysninger til.

Annuller et planlagt møde

Efter du har planlagt et møde, kan du til enhver tid aflyse det, inden mødet skal starte.

1

Log ind på Brugerhub.

2

Klik på fanen Møder, og vælg det møde, du vil annullere, fra listen Kommende.

3

Klik på Annuller møde Slet-knap repræsenteret af et papirkurvsikon, og klik på Ja, når du bliver bedt om det.

Dette annullerer mødet, giver alle deltagere besked og kan ikke fortrydes.