Planificar una reunión

Si no tiene un servicio de calendario configurado, cuando programa, modifica o cancela una reunión, Webex envía automáticamente a todos un nuevo correo electrónico para que se mantengan actualizados. Cuando modifica o cancela la reunión, Webex envía automáticamente a todos un nuevo correo electrónico con los detalles actualizados. Cuando llega el momento, Webex envía correos electrónicos recordatorios.

Si tiene Servicio de calendario híbrido, cuando programa una reunión, Webex ya no envía correos electrónicos, sino que crea un nuevo evento en el calendario. Los invitados reciben una invitación. Al modificar la reunión, los invitados reciben una invitación actualizada. Cuando cancelas la reunión, tu calendario elimina la reunión. Además, los anfitriones e invitados reciben un mensaje recordatorio emergente antes de la reunión.

Planifique su reunión

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Inicie sesión en User Hub, haga clic en la pestaña Reuniones, luego haga clic en el menú desplegable [ Programar y seleccione Programar una reunión.

  1. Si tiene alguna plantilla de reuniónguardada, puede seleccionar una del menú desplegable Plantillas de reunión.

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Agregue la información de la reunión estándar:

  • Tema—Elija un tema que la gente pueda reconocer y entusiasme.
  • Desde Nivel de clasificación de reuniones, seleccione el menú desplegable para ver las etiquetas de clasificación disponibles. Estas etiquetas ayudan a garantizar que la información se comparta de forma adecuada y se alinee con los estándares de seguridad de su organización.

    Cuando activa las clasificaciones, el sistema crea automáticamente una clasificación pública y la establece como predeterminada. Puedes cambiar el nombre de la clasificación pública, pero no puedes eliminarla.

    Como anfitrión de la reunión, puede cambiar la clasificación en cualquier momento antes de que comience la reunión. La clasificación no se puede cambiar una vez que la reunión ha comenzado ni cuando la reunión ha finalizado.

  • Fecha y hora—Indique cuándo se llevará a cabo la reunión. Si está invitando a personas de diferentes zonas horarias, haga clic en Planificador para encontrar un horario que funcione mejor para todos.

    También puede configurar la reunión para que se repita diariamente, semanalmente o mensualmente, marcando Recurrencia.

  • Descripción—Agregue cualquier contexto o detalle que desee que sus asistentes tengan sobre la próxima reunión.
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En Invitados, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que desea invitar a su reunión.

Si el invitado tiene el Servicio de calendario híbrido, aparecerá un ícono junto a su nombre que muestra si está disponible para el horario de reunión que usted eligió. Si tienen una cuenta en este sitio, puedes seleccionar el ícono para convertirlos en coanfitrión.

  1. Si tiene el servicio de calendario híbrido, la hora de su reunión aparece en el calendario en la página de programación. Arrastre su reunión a otro momento o pase el cursor sobre el borde de la reunión y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo para ajustar la duración de su reunión.

    El calendario solo muestra la disponibilidad para los asistentes que tienen el servicio de calendario híbrido.
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Elija entre las opciones avanzadas disponibles:

  • Tipo de reunión—Los tipos de reunión son conjuntos de funciones de reunión predeterminadas o personalizadas disponibles para su sitio. Su cuenta puede tener al menos un tipo de reunión asociado.
  • Opciones de seguridad—Elija cómo proteger su reunión. Establezca una contraseña para la reunión y elija opciones para Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico, Reglas para unirse, Bloqueo automático, Marca de agua de audioy Marcas de agua visuales.
  • Opciones de audio—Seleccione cómo conectarse al audio de la reunión, elija lo que las personas en la reunión escuchan cuando alguien se une o se va, y elija opciones para silenciar y activar el sonido.
  • Opciones de programación—Elija opciones de programación más avanzadas, como elegir coanfitriones, sistemas de video, grabación automática, agregar sesiones paralelas, registro, interpretación, lenguaje de señas, opciones de reunión y privilegios de los asistentes.
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Haga clic en Atrásy luego seleccione Programar.

Editar una reunión planificada

Después de programar su reunión, puede regresar y editar los detalles si olvidó incluir algo o desea cambiar configuraciones específicas. No es posible editar una reunión una vez iniciada.

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Inicie sesión en Centro de usuarios.

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Haga clic en la pestaña Reuniones y seleccione la reunión que desea editar de la lista Próximas.

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Haga clic en Editar Botón Editary luego actualice los detalles de la reunión.

Solo puede editar reuniones programadas desde Microsoft Outlook, Webex App desde la plataforma respectiva. El icono de edición no aparece para estas reuniones.

Si agrega asistentes a la reunión, no elimine a los asistentes originales de la lista, ya que podrían recibir correos electrónicos de cancelación.

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Haga clic en Guardary luego elija a quién desea enviar la información actualizada de la reunión.

Cancelar una reunión programada

Después de programar una reunión, puede cancelarla en cualquier momento antes de que la reunión esté programada para comenzar.

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Inicie sesión en Centro de usuarios.

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Haga clic en la pestaña Reuniones y seleccione la reunión que desea cancelar de la lista Próximas.

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Haga clic en Cancelar reunión Botón Eliminar representado por un icono de papeleray, cuando se le solicite, haga clic en Sí.

Esto cancela la reunión y notifica a todos los asistentes. No se puede deshacer.