Programmation d'une réunion

Si vous n’avez pas configuré de service de calendrier, lorsque vous planifiez, modifiez ou annulez une réunion, Webex envoie automatiquement à chacun un nouvel e-mail afin qu’ils restent informés. Lorsque vous modifiez ou annulez la réunion, Webex envoie automatiquement à chacun un nouvel e-mail avec les détails mis à jour. Le moment venu, Webex envoie des e-mails de rappel.

Si vous disposez du service de calendrier hybride, lorsque vous planifiez une réunion, Webex n’envoie plus d’e-mails, mais crée un nouvel événement dans le calendrier. Les invités reçoivent une invitation. Lorsque vous modifiez la réunion, les invités reçoivent une invitation mise à jour. Lorsque vous annulez la réunion, votre calendrier supprime la réunion. De plus, les hôtes et les invités reçoivent un message de rappel contextuel avant la réunion.

Programmer une réunion

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Connectez-vous à User Hub, cliquez sur l'onglet Réunions, puis cliquez sur le menu déroulant [ Planifier et sélectionnez Planifier une réunion.

  1. Si vous avez enregistré des modèles de réunion, vous pouvez en sélectionner un dans le menu déroulant Modèles de réunion.

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Ajoutez les informations de réunion standard :

  • Sujet— Choisissez un sujet que les gens peuvent reconnaître et qui les passionne.
  • À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

    Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

    En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier la classification à tout moment avant le début de la réunion. La classification ne peut pas être modifiée une fois la réunion commencée et une fois la réunion terminée.

  • Date et heure— Indiquez quand la réunion a lieu. Si vous invitez des personnes de différents fuseaux horaires, cliquez sur Planificateur pour trouver un horaire qui convient le mieux à tout le monde.

    Vous pouvez également configurer la réunion pour qu'elle se répète quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, en cochant Récurrence.

  • Description— Ajoutez tout contexte ou détail que vous souhaitez que vos participants aient à propos de la réunion à venir.
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Sous Invités, saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion.

Si l'invité dispose du service de calendrier hybride, une icône apparaît à côté de son nom indiquant s'il est disponible pour l'heure de réunion que vous avez choisie. S'ils ont un compte sur ce site, vous pouvez sélectionner l'icône pour en faire un co-hôte.

  1. Si vous disposez du service de calendrier hybride, l’heure de votre réunion apparaît dans le calendrier sur la page de planification. Faites glisser votre réunion vers une autre heure ou passez la souris sur le bord de la réunion et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas pour ajuster la durée de votre réunion.

    Le calendrier affiche uniquement la disponibilité des participants disposant du service de calendrier hybride.
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Choisissez parmi les options avancées disponibles:

  • Type de réunion— Les types de réunion sont des ensembles de fonctionnalités de réunion par défaut ou personnalisés disponibles pour votre site. Un ou plusieurs types de réunions peuvent être associés à votre compte.
  • Options de sécurité— Choisissez comment sécuriser votre réunion. Définissez un mot de passe de réunion et choisissez les options pour Exclure le mot de passe de l'invitation par e-mail, Règles de participation, Verrouillage automatique] , [] Filigrane audio [] et Filigranes visuels.
  • Options audio— Sélectionnez comment vous connecter à l'audio de la réunion, choisissez ce que les personnes présentes à la réunion entendent lorsque quelqu'un rejoint ou quitte la réunion, et choisissez les options de désactivation et de désactivation du son.
  • Options de planification— Choisissez des options de planification plus avancées telles que le choix des co-organisateurs, les systèmes vidéo, l'enregistrement automatique, l'ajout de sessions en petits groupes, l'inscription, l'interprétation, la langue des signes, les options de réunion et les privilèges des participants.
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Cliquez sur Retour, puis sélectionnez Planifier.

Éditer une réunion programmée

Après avoir planifié votre réunion, vous pouvez revenir en arrière et modifier les détails si vous avez oublié d'inclure quelque chose ou si vous souhaitez modifier des paramètres spécifiques. Vous ne pouvez pas modifier une réunion après l'avoir démarrée.

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Connectez-vous à User Hub.

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Cliquez sur l'onglet Réunions et sélectionnez la réunion que vous souhaitez modifier dans la liste À venir.

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Cliquez sur Modifier Bouton Modifier, puis mettez à jour les détails de la réunion.

Vous ne pouvez modifier que les réunions programmées à partir de Microsoft Outlook, Webex App à partir de la plateforme respective. L'icône d'édition n'apparaît pas pour ces réunions.

Si vous ajoutez des participants à la réunion, ne supprimez pas les participants d'origine de la liste car ils peuvent recevoir des e-mails d'annulation.

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Cliquez sur Enregistrer, puis choisissez à qui vous souhaitez envoyer les informations de réunion mises à jour.

Annuler une réunion programmée

Après avoir planifié une réunion, vous pouvez l’annuler à tout moment avant le début de la réunion.

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Connectez-vous à User Hub.

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Cliquez sur l'onglet Réunions et sélectionnez la réunion que vous souhaitez annuler dans la liste À venir.

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Cliquez sur Annuler la réunion Bouton Supprimer représenté par une icône de corbeilleet lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Oui.

Cela annule la réunion et avertit tous les participants, et ne peut pas être annulé.