programarea unei întâlniri

Dacă nu aveți configurat un serviciu de calendar, atunci când programați, modificați sau anulați o întâlnire, Webex trimite automat tuturor un nou e-mail, astfel încât aceștia să rămână la curent. Când modificați sau anulați întâlnirea, Webex trimite automat tuturor participanților un nou e-mail cu detaliile actualizate. Când vine momentul, Webex trimite e-mailuri de reamintire.

Dacă aveți Serviciul Hybrid Calendar, atunci când programați o întâlnire, Webex nu mai trimite e-mailuri, ci creează un eveniment nou în calendar. Invitații primesc o invitație. Când modificați întâlnirea, invitații primesc o invitație actualizată. Când anulați întâlnirea, calendarul o elimină. În plus, gazdele și invitații primesc un mesaj pop-up de reamintire înainte de întâlnire.

Programează-ți întâlnirea

1

Conectați-vă la Hubul utilizatorilor, faceți clic pe fila Întâlniri, apoi faceți clic pe meniul derulant Programare și selectați Programați o întâlnire.

  1. Dacă aveți șabloane de întâlnire salvate , puteți selecta unul din meniul derulant Șabloane de întâlnire.

2

Adăugați informațiile standard despre întâlnire:

  • Subiect—Alegeți un subiect pe care oamenii îl pot recunoaște și de care pot fi entuziasmați.
  • Din Nivel de clasificare Întâlniri, selectați meniul derulant pentru a vizualiza etichetele de clasificare disponibile. Aceste etichete ajută la asigurarea faptului că informațiile sunt partajate în mod corespunzător și se aliniază cu standardele de securitate ale organizației dumneavoastră.

    Când activați clasificările, sistemul creează automat o clasificare publică și o setează ca implicită. Puteți redenumi clasificarea publică, dar nu o puteți șterge.

    În calitate de gazdă a întâlnirii, puteți modifica clasificarea oricând înainte de începerea întâlnirii; clasificarea nu poate fi modificată odată ce întâlnirea a început și nici după ce s-a încheiat.

  • Data și ora—Indicați când are loc întâlnirea. Dacă inviți persoane din diferite fusuri orare, dă clic pe Planificator pentru a găsi o oră care se potrivește cel mai bine tuturor.

    De asemenea, puteți seta întâlnirea să se repete zilnic, săptămânal sau lunar, bifând Recurență.

  • Descriere—Adăugați orice context sau detalii pe care doriți să le aveți participanților despre următoarea întâlnire.
3

Sub Invitați, introduceți adresele de e-mail ale persoanelor pe care doriți să le invitați la întâlnire.

Dacă invitatul are Serviciul Calendar Hibrid, lângă numele său apare o pictogramă care arată dacă este disponibil pentru ora întâlnirii aleasă. Dacă au un cont pe acest site, poți selecta pictograma pentru a-i transforma în co-gazdă.

  1. Dacă aveți serviciul Hybrid Calendar, ora întâlnirii apare în calendar, pe pagina de programare. Trageți întâlnirea la o altă oră sau treceți cu mouse-ul peste marginea întâlnirii și trageți-o în sus sau în jos pentru a ajusta durata întâlnirii.

    Calendarul afișează disponibilitatea doar pentru participanții care au serviciul Hybrid Calendar.
4

Alegeți dintre opțiunile avansate disponibile:

  • Tip de întâlnire—Tipurile de întâlniri sunt seturi implicite sau personalizate de funcții de întâlnire disponibile pentru site-ul dvs. Contul poate avea unul sau mai multe tipuri de întâlniri asociate cu acesta.
  • Opțiuni de securitate—Alegeți cum să securizați întâlnirea. Setați o parolă pentru întâlnire și alegeți opțiuni pentru Excludeți parola din invitația prin e-mail, Reguli de participare, Blocare automată, Filigran audioși Filigran vizual.
  • Opțiuni audio—Selectați modul de conectare la sunetul întâlnirii, alegeți ce aud participanții la întâlnire atunci când cineva se alătură sau pleacă și alegeți opțiunile de dezactivare și activare a sunetului.
  • Opțiuni de programare—Alegeți opțiuni de programare mai avansate, cum ar fi alegerea gazdelor asociate, sistemele video, înregistrarea automată, adăugarea de sesiuni în grupuri mici, înregistrarea, interpretarea, limbajul semnelor, opțiunile de întâlnire și privilegiile participanților.
5

Faceți clic pe Înapoi, apoi selectați Programare.

Editați o întâlnire programată

După ce programați întâlnirea, puteți reveni și edita detaliile dacă ați uitat să includeți ceva sau doriți să modificați anumite setări. Nu poți edita o întâlnire după ce ai început-o.

1

Conectați-vă la Hubul utilizatorilor.

2

Faceți clic pe fila Întâlniri și selectați întâlnirea pe care doriți să o editați din lista Viitoare.

3

Faceți clic pe Editare Buton Editare, apoi actualizați detaliile întâlnirii.

Puteți edita întâlnirile programate doar din Microsoft Outlook, Webex App de pe platforma respectivă. Pictograma de editare nu apare pentru aceste întâlniri.

Dacă adăugați participanți la întâlnire, nu eliminați participanții inițiali din listă, deoarece aceștia pot primi e-mailuri de anulare.

4

Faceți clic pe Salvare, apoi alegeți cui doriți să trimiteți informațiile actualizate despre întâlnire.

Anulați o întâlnire programată

După programarea unei întâlniri, o puteți anula oricând înainte de data programată pentru începerea acesteia.

1

Conectați-vă la Hubul utilizatorilor.

2

Faceți clic pe fila Întâlniri și selectați întâlnirea pe care doriți să o anulați din lista Viitoare.

3

Faceți clic pe Anulați întâlnirea Butonul de ștergere reprezentat de o pictogramă de coș de gunoiși, când vi se solicită, faceți clic pe Da.

Această acțiune anulează întâlnirea, notifică toți participanții și nu poate fi anulată.