Neuvotteluiden ajoittaminen ja niihin liittyminen Webex Scheduler for Microsoft Outlookin avulla

Lisää Webex Scheduler -apuohjelma Microsoft AppSourcesta

Jos sinulla on Microsoft 365 -tili ja järjestelmänvalvojasi ei ole asentanut Webex Scheduler -apuohjelmaa, voit asentaa sovelluksen itse.

1	Siirry Microsoft AppSourceen.
2	Etsi `Webex Scheduler` -apuohjelmaa.
3	Valitse Hanki se nyt ja noudata näytön ohjeita. Kun olet lisännyt sovelluksen, noudata ohjeita kohdassa Webex-sivuston määrittäminen Outlookissa.

Webex-sivuston määrittäminen Outlookissa

Ennen kuin voit ajoittaa kokouksen Webex-aikataulun avulla, sinun on määritettävä tililläsi käytettävä Webex-sivusto.

1	Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse valintanauhan Cisco Webex -ryhmästä Lisää Webex-kokous. Jos käytät Outlookin verkkoversiota, valitse Uusi tapahtuma > Cisco Webex -aikatauluttaja > Lisää Webex-kokous. Jotta tämä vaihtoehto näkyisi, sinun tai järjestelmänvalvojasi on täytynyt lisätä Webex Scheduler -apuohjelma ja Webex-sivustosi järjestelmänvalvojan on täytynyt määrittää Webex Scheduler for Microsoft 365. Tervetuloa -näyttö tulee näkyviin.
2	Valitse Aloita.
3	Valitse tai anna haluamasi Webex-sivuston URL-osoite muodossa `company`ja valitse sitten Seuraava. Jos näet viestin, jonka Webex-asetukset haluavat näyttää uudessa ikkunassa, valitse Salli.
4	Kirjautumisnäyttöavautuu uuteen selainikkunaan. Anna Microsoft 365 -sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten Seuraava.
5	Anna Microsoft 365 -salasanasi ja valitse sitten Kirjaudu sisään. Jos näet viestin Pysytkö kirjautuneena?, valitse Kyllä vähentääksesi sisäänkirjautumiskertojen määrää.

Kokouksen aikatauluttaminen Outlookista

Kun olet määrittänyt Webex-sivustosi, voit lisätä Webex-kokouksen mihin tahansa Outlookissa luomaasi tapaamiseen.

1	Luo tapaaminen Outlookissa.
2	Anna tapaamisen nimi, kokouksen luokitustaso, sijainti sekä alkamis- ja päättymisajat.
3	Jos haluat tapaamisen toistuvan, tee jokin seuraavista: Valitse työpöytäsovelluksessa valintanauhasta Toistuminen ja valitse sitten, kuinka usein haluat tämän tapaamisen toistuvan ja milloin haluat sen päättyvän. Napsauta verkkosovelluksessa Toista -kentän avattavaa luetteloa ja valitse, kuinka usein haluat kokouksen toistuvan ja milloin haluat sen päättyvän.
4	Kutsuaksesi muita, tee jokin seuraavista: Valitse työpöytäsovelluksessa Kutsu osallistujia ja kirjoita sitten yksi tai useampi sähköpostiosoite Pakollinen -ruutuun. Kirjoita verkkosovelluksessa yksi tai useampi sähköpostiosoite Kutsu osallistujia -kenttään.
5	Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse Outlookin valintanauhan Cisco Webex -ryhmästä Lisää Webex-kokous. Jos käytät Outlookin verkkoversiota, valitse Cisco Webex Scheduler ja valitse avattavasta luettelosta Add Webex Meeting. Hetken kuluttua linkki kokoukseen lisätään sijaintikenttään ja kokouksen tiedot lisätään tapaamisen tekstiin. Jos kohtaat virheen yrittäessäsi lisätä kokousta Webex Meetingsiin, näet virheen tiedot tapaamisen tekstin yläpuolella.
6	(Valinnainen) Muokkaa kokousasetuksia, kuten lisää vaihtoehtoinen isäntä tai apuisäntä. Voit myös asettaa saapumis- ja poistumisäänen, vaihtaa kokouksen salasanan tai lisätä seurantakoodin. Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse Outlookin valintanauhan Cisco Webex -ryhmästä Webex-asetukset. Valitse Kokousten luokittelutaso-kohdasta avattava valikko nähdäksesi käytettävissä olevat luokittelutunnisteet. Nämä tunnisteet auttavat varmistamaan, että tietoja jaetaan asianmukaisesti ja että ne ovat organisaatiosi tietoturvastandardien mukaisia. Kun otat luokitukset käyttöön, järjestelmä luo automaattisesti julkisen luokituksen ja asettaa sen oletusarvoiseksi. Voit nimetä julkisen luokituksen uudelleen, mutta et voi poistaa sitä. Kokouksen isäntänä voit muuttaa luokitusta milloin tahansa ennen kokouksen alkua. Luokitusta ei voi muuttaa kokouksen alettua eikä kokouksen päätyttyä. Jos käytät Outlookin verkkoversiota, valitse Cisco Webex Scheduler > Webex-asetukset. Valitse Päivitä kokous, kun olet muokannut kokousasetuksia.
7	Valitse Lähetä. Tapaamisessa näkyvät kokouksen tiedot, mukaan lukien linkki kokoukseen liittymistä varten. Voit kopioida linkin ja jakaa sen muiden kanssa.

Mitä tehdä seuraavaksi

Sivustoasetuksistasi riippuen voit ehkä integroida Microsoft 365 -kalenterisi Webex-sivustoosi. Pääset Microsoft 365:ssä ajoitettuihin Webex-kokouksiin kohdasta Kokoukset.

Aloita kokous tai liity siihen

Microsoft Outlookin Webex-aikataulun avulla on kätevää aloittaa tai liittyä ajoitettuun kokoukseen.

Aloita kokous tai liity siihen tekemällä jokin seuraavista:

Valitse Outlookin kalenterikutsun linkki.
Liity videojärjestelmästä tai sovelluksesta soittamalla kalenterikutsun video-osoitteeseen.
Liity puhelimitse soittamalla kalenterikutsussa olevaan numeroon.
Valitse Liity pilvipalveluun rekisteröidyssä videolaitteessasi. Liity -painike ilmestyy viisi minuuttia ennen kokouksen alkua.

Muokkaa kokousta

Kun olet ajoittanut kokouksen, voit muokata sitä milloin tahansa Outlookissa. Muuta osallistujia ja kokouksen tietoja, kuten päivämäärää ja kellonaikaa, tai muuta kokousasetuksia, kuten kokoustyyppiä tai mallia.

Kun muokkaat ajoitettua kokousta, osallistujille lähetetään päivitetty sähköpostikutsu ja Webex-sivustosi kokoustiedot päivittyvät.

1	Muokkaa ajoitettua kokousta Outlook-kalenterissasi.
2	Muuta mitä tahansa seuraavista: Lisää osallistujia valitsemalla Pakollinen. Muokkaa aihetta, sijaintia, päivämäärää, aikaa tai toistumista. Webex-kokouksen tiedot näyttävät seuraavanlaisilta:
3	Muuta Webex-kokousasetuksia. Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse Outlookin valintanauhan Cisco Webex -ryhmästä Webex-asetukset. Jos käytät Outlookin verkkoversiota, valitse Cisco Webex Scheduler > Webex-asetukset.
4	Valitse Päivitä, kun olet muokannut kokousasetuksia, ja valitse sitten Lähetä päivitys. Jos käytät Outlook for Microsoft Exchangea, sinun ei tarvitse valita Päivitä. Kokouksesi päivittyvät automaattisesti, kun muutat kokouksen tietoja.

Poista kokous

Poista Webex-kokoukset Outlook-tapaamisista, joissa et enää tarvitse niitä tai jos haluat muuttaa Webex-kokouksen tyyppiä.

Avaa Outlook-kalenterissasi tapaaminen, joka sisältää Webex-kokouksen.

Avaa Webex-asetukset:

Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse Outlookin valintanauhan Cisco Webex -ryhmästä Webex-asetukset.
Jos käytät Outlook for Webiä, valitse Cisco Webex Scheduler > Webex-asetukset.

Valitse Poista tai Poista kokous.

Muuta oletuskokoustyyppiä

Voit muuttaa Webex-kokouksen oletustyyppiä, jota käytetään, kun lisäät kokouksen tapaamiseen Outlookissa:

Luo kertaluonteinen kokouslinkki— Jokaisella kokouksella on yksilöllinen kokouslinkki ja video-osoite.
Käytä henkilökohtaisen huoneeni linkkiä— Kaikissa kokouksissa käytetään henkilökohtaisen huoneen linkkiä kokouslinkkinä ja henkilökohtaisen huoneen video-osoitetta video-osoitteena.

1	Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse Outlookin valintanauhan Cisco Webex -ryhmästä Webex-asetukset. Jos käytät Outlookin verkkoversiota, valitse Uusi tapahtuma > Cisco Webex -aikatauluttaja > Webex-asetukset.
2	Valitse oletuskokoustyyppi kohdasta Webex-kokouslinkki ja valitse Tallenna. Muutos koskee kaikkia tulevia Webex-kokouksia, jotka lisäät tapaamisiin.

Vaihda Outlookissa käyttämääsi Webex-sivustoa

Jos käytät kokouksiin useampaa kuin yhtä Webex-sivustoa, voit määrittää, mitä sivustoa haluat käyttää, kun lisäät Webex-kokouksen tapaamiseen Outlookissa.

1	Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse Outlookin valintanauhan Cisco Webex -ryhmästä Webex-asetukset. Jos käytät Outlookin verkkoversiota, valitse Uusi tapahtuma > Cisco Webex -aikatauluttaja > Webex-asetukset.
2	Valitse Vaihda Webex-sivustoa.
3	Valitse tai anna haluamasi Webex-sivuston URL-osoite ja valitse Seuraava.
4	Valitse oletuskokoustyyppi ja valitse Tallenna.

Webex Scheduler -apuohjelman poistaminen

Jos asensit sovelluksen itse etkä enää halua ajoittaa kokouksia Webex Schedulerin avulla, voit poistaa sovelluksen. Jos järjestelmänvalvojasi asensi sovelluksen, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan sen poistamiseksi.

1	Jos käytät Outlookin työpöytäversiota, valitse Hae apuohjelmia Outlookin valintanauhan [ Apuohjelmat -ryhmästä. Jos käytät Outlookin verkkoversiota, valitse Lisää asetuksia > Hanki lisäosia.
2	Valitse Omat apuohjelmatMicrosoft 365 -apuohjelmat -ikkunassa.
3	Etsi Cisco Webex -ajastin ja valitse > Poista.

Kiitos palautteestasi.

Neuvotteluiden ajoittaminen ja niihin liittyminen Webex Scheduler for Microsoft Outlookin avulla

Pienyritys

Enterprise

Laitteet

Ratkaisut:

Resurssit

Yritys