Pianificazione e partecipazione alle riunioni con lo Strumento di pianificazione Webex per Microsoft Outlook

Aggiungi il componente aggiuntivo Strumento di pianificazione Webex da Microsoft AppSource

Se disponi di un account Microsoft 365 e il tuo amministratore non ha installato il componente aggiuntivo Strumento di pianificazione Webex, puoi installare l'app direttamente.

1	Vai a Microsoft AppSource.
2	Cerca il componente aggiuntivo `Webex Scheduler`.
3	Seleziona Scaricalo ora e segui le istruzioni visualizzate sullo schermo. Dopo aver aggiunto l'app, segui le istruzioni in Imposta sito Webex in Outlook.

Imposta il tuo sito Webex in Outlook

Prima di pianificare una riunione utilizzando lo Strumento di pianificazione Webex, devi specificare il sito Webex da utilizzare con l'account.

1	Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione, seleziona Aggiungi riunione Webex. Se stai utilizzando Outlook sul Web, seleziona Nuovo evento > Strumento di pianificazione Cisco Webex > Aggiungi riunione Webex. Per visualizzare questa opzione, tu o il tuo amministratore dovete avere aggiunto il componente aggiuntivo Strumento di pianificazione Webex e l'amministratore del tuo sito Webex deve aver configurato lo Strumento di pianificazione Webex per Microsoft 365. Viene visualizzata la schermata Benvenuto.
2	Seleziona Introduzione.
3	Selezionare o immettere l'URL del sito Webex che si desidera utilizzare, nel formato `company`, quindi selezionare Avanti. Se viene visualizzato un messaggio che richiede di autorizzare la visualizzazione delle Preferenze Webex in una nuova finestra, seleziona Consenti.
4	La schermata Accedi viene visualizzata in una nuova finestra del browser. Inserisci il tuo indirizzo e-mail Microsoft 365 e seleziona Avanti.
5	Inserisci la tua password Microsoft 365 e seleziona Accedi. Se viene visualizzato il messaggio Restare connesso?, seleziona Sì per ridurre il numero di accessi necessari.

Pianifica una riunione da Outlook

Una volta impostato il sito Webex, è possibile aggiungere una riunione Webex a qualsiasi appuntamento creato in Outlook.

1	Crea un appuntamento in Outlook.
2	Inserisci il nome dell'appuntamento, il livello di classificazione delle riunioni, la sede e gli orari di inizio e fine.
3	Se si desidera ripetere l'appuntamento, effettuare una delle seguenti operazioni: Nell'app desktop, selezionare Ricorrenza nella barra multifunzione, quindi selezionare la frequenza con cui si desidera ripetere l'appuntamento e la data di fine. Nell'app Web, fare clic sull'elenco a discesa partecipanti nel campo Ripeti e selezionare la frequenza con cui si desidera ripetere la riunione e la data di fine.
4	Per invitare altre persone, effettuare una delle seguenti operazioni: Nell'app desktop, selezionare Invita partecipanti, quindi digitare uno o più indirizzi e-mail nella casella Obbligatorio. Nell'app Web, digitare uno o più indirizzi e-mail nel campo Invita partecipanti.
5	Se si utilizza Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex barra multifunzione di Outlook, selezionare Aggiungi App Webex Meetings. Se si utilizza Outlook sul Web, selezionare Cisco Webex Scheduler e dall'elenco a discesa selezionare Aggiungi riunione Webex. Dopo alcuni istanti, viene aggiunto un collegamento alla riunione nel campo Posizione e i dettagli della riunione vengono aggiunti al corpo dell'appuntamento. Se si rileva un errore dopo aver tentato di aggiungere una riunione Webex Meetings, è possibile visualizzare i dettagli dell'errore sopra il corpo dell'appuntamento.
6	(Facoltativo) Modifica le opzioni della riunione, ad esempio aggiungendo un host alternativo o un co-host. È anche possibile impostare il tono di ingresso e di uscita, modificare la password della riunione o aggiungere un codice di monitoraggio. Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione in Outlook, seleziona Preferenze Webex. Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione. Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla. In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione; la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione e una volta terminata. Se si sta utilizzando Outlook su Web, selezionare Cisco Webex Meetings per Google > Preferenze Webex. Seleziona Aggiorna riunione quando hai terminato la modifica delle opzioni della riunione.
7	Selezionare Invia. L'appuntamento mostra i dettagli della riunione, incluso un collegamento di accesso alla riunione. È possibile copiare il collegamento e condividerlo con altri utenti.

Operazione successivi

A seconda delle impostazioni del sito , è possibile integrare il calendario Microsoft 365 con il sito Webex. Sarà possibile accedere alle riunioni Webex pianificate in Microsoft 365 da Riunioni.

Avvia o partecipa a una riunione

È possibile avviare o accedere facilmente a una riunione pianificata utilizzando lo strumento di pianificazione Webex in Microsoft Outlook.

Per avviare o partecipare a una riunione, effettuare una delle seguenti operazioni:

Selezionare il collegamento nell'invito di calendario in Outlook.
Accedere da un sistema o un'applicazione video inserendo l'indirizzo video nell'invito di calendario.
Accedere per telefono componendo il numero nell'invito di calendario.
Selezionare Partecipa sul dispositivo video registrato su cloud. Il pulsante Accedi viene visualizzato 5 minuti prima dell'inizio della riunione.

Modifica di una riunione

Una volta pianificata una riunione, utilizzare Outlook per modificare la riunione in qualsiasi momento. Modifica i partecipanti e le informazioni sulla riunione, come data e ora, oppure modifica le opzioni della riunione, come il tipo o il modello.

Quando modifichi una riunione pianificata, ai partecipanti viene inviato un invito e-mail aggiornato e le informazioni sulla riunione sul tuo sito Webex vengono aggiornate.

1	Nel calendario di Outlook, modificare il riunione pianificata.
2	Modificare uno dei seguenti elementi: Per aggiungere partecipanti, selezionare Obbligatorio. Modificare l'oggetto, il luogo, la data, l'ora o la ricorrenza. I dettagli della riunione Webex sono simili ai seguenti:
3	Modificare le opzioni della riunione Webex. Se si utilizza Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex barra multifunzione di Outlook, selezionare Webex Preferenze. Se si utilizza Outlook sul Web, selezionare Cisco Webex Scheduler > Preferenze Webex.
4	Selezionare Aggiorna una volta completate le modifiche delle opzioni della riunione, quindi selezionare Invia aggiornamento. Se si utilizza Outlook per Microsoft Exchange, non è necessario selezionare Aggiorna. Le tue riunioni si aggiornano automaticamente quando modifichi i dettagli della riunione.

Rimuovi una riunione

Rimuovere le riunioni Webex dagli appuntamenti di Outlook che non sono più necessari o se si desidera modificare il tipo di riunione Webex.

Nel calendario di Outlook, apri un appuntamento che contiene una riunione Webex.

Apri preferenze Webex:

Se si utilizza Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex barra multifunzione di Outlook, selezionare Preferenze Webex.
Se si utilizza Outlook per il Web, selezionare Cisco Webex Scheduler > Preferenze Webex.

Selezionare Rimuovi o Rimuovi riunione.

Modificare il valore tipo di riunione

È possibile modificare il tipo predefinito di riunione Webex da utilizzare quando si aggiunge una riunione a un appuntamento in Outlook:

Genera un collegamento per una riunione una tantum—Ogni riunione ha un collegamento e un indirizzo video univoci.
Utilizza il collegamento alla mia sala personale—Tutte le riunioni utilizzano il collegamento alla tua sala personale come collegamento alla riunione e l'indirizzo video della tua sala personale come indirizzo video.

1	Se si utilizza Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex barra multifunzione di Outlook, selezionare Webex Preferenze. Se utilizzi Outlook sul Web, seleziona Nuovo evento > Pianificatore Cisco Webex > Preferenze Webex.
2	Selezionare la scheda tipo di riunione in App Webex Meetings collegamento e selezionare Salva . La modifica si applica a tutte le riunioni Webex future che verranno aggiungete agli appuntamenti.

Modifica del sito Webex utilizzato in Outlook

Se sono presenti più siti Webex utilizzati per le riunioni, è possibile specificare il sito preferito da utilizzare quando si aggiunge una riunione Webex a un appuntamento in Outlook.

1	Se si utilizza Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex barra multifunzione di Outlook, selezionare Webex Preferenze. Se utilizzi Outlook sul Web, seleziona Nuovo evento > Pianificatore Cisco Webex > Preferenze Webex.
2	Selezionare Modifica sito Webex.
3	Selezionare o inserire l'URL del sito Webex che si desidera utilizzare e selezionare Avanti.
4	Selezionare il modello tipo di riunione, quindi selezionare Salva.

Rimuovere il componente aggiuntivo Webex Scheduler

Se è stata installata l'app e non si desidera più pianificare riunioni utilizzando lo strumento di pianificazione Webex, è possibile rimuovere l'app. Se l'amministratore ha installato l'app, contattare l'amministratore per rimuoverla.

1	Se si utilizza Outlook per desktop, selezionare Ottieni componenti aggiuntivi nel gruppo Componenti aggiuntivi della barra multifunzione di Outlook. Se si sta utilizzando Outlook su Web, selezionare Altre > Ottieni componenti aggiuntivi .
2	Selezionare Componenti aggiuntivi nella finestra Componenti aggiuntivi Microsoft 365.
3	Individuare la Cisco Webex Meetings per Google e selezionare > Rimuovi .

Grazie per il feedback.

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