Ei-toivottujen henkilöiden kokouksiin osallistumisen esto

Lisää suosituksia parhaista käytännöistä kokousten turvaamiseksi Sivuston hallinnassa on osoitteessa täällä.

Vaadi vahvat salasanat kaikkiin kokouksiin, tapahtumiin ja istuntoihin.

Tehokkain tapa vahvistaa kaikkien kokousten, tapahtumien ja koulutustilaisuuksien turvallisuutta on vaatia salasana. Salasanat suojaavat luvattomalta osallistumiselta, koska vain käyttäjät, joilla on pääsy salasanaan, voivat liittyä. Salasanojen vaatiminen varmistaa, että kaikki isäntien luomat kokoukset, tapahtumat ja koulutustilaisuudet ovat suojattuja.

Suosittelemme käyttämään monimutkaista, ei-triviaalia salasanaa. Suositeltava salasana sisältää sekoituksen isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä (esimerkiksi $Tu0psrOx!). Asettamalla salasanaksi vähintään 11 merkkiä, yksi numeromerkki, yksi iso ja yksi pieni kirjain sekä yksi erikoismerkki, kuten $, & tai %, lisäät huomattavasti kokouksesi turvallisuutta.

1. Kirjaudu sisään Webex-sivuston hallintaan ja siirry osoitteeseen Configuration > Common Site Settings > Options > Security Options.

2. Valitse Cisco Webex -osiossa Require strong passwords for meetings.

3. Tarkista ja määritä seuraavat valintaruudut:

   • Vaadi sekä isoja että pieniä kirjaimia

   • Vähimmäispituus

   • Numeeristen merkkien vähimmäismäärä

   • Aakkosnumeeristen merkkien vähimmäismäärä

   • Erikoismerkkien vähimmäismäärä

   • Estä dynaamisen verkkosivutekstin käyttö kokousten salasanoissa (sivuston nimi, isännän nimi, käyttäjänimi, kokouksen aihe)

   • Älä salli kokouksen salasanoja tästä luettelosta

4. Valitse Päivitä.

   Turvallisessa salasanassa on vähintään 11 merkkiä, mukaan lukien sekalaiset kirjaimet, numerot ja erikoismerkit. Voit käyttää erikoismerkkejä (!, ?, &) turvallisuuden lisäämiseksi.

Vaadi kirjautuminen kokoukseen, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen liittyessäsi.

Suosittelemme, että vaadit kaikilta käyttäjiltä tilin Webex-sivustollesi, jos siellä järjestetään arkaluonteisia kokouksia, tapahtumia tai koulutustilaisuuksia. Kun toiminto on käytössä, isäntien lisäksi myös osallistujilta kysytään heidän tunnistetietonsa, kun he yrittävät liittyä kokoukseen, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen.

Sen lisäksi, että vaadit kirjautumista sivustollesi, suosittelemme, että vaadit osallistujia kirjautumaan sisään, kun he soittavat puhelimesta. Näin estetään se, että kukaan pääsee kokoukseen tai koulutustilaisuuteen ilman asianmukaisia valtakirjoja.

1. Kirjaudu sisään Webex-sivuston hallintaan ja siirry osoitteeseen Configuration > Common Site Settings > Options > Security Options.

2. Vaaditaan kirjautumista, kun osallistutaan kokoukseen tai koulutustilaisuuteen puhelimitse:

   • Merkitse Webex-kokoukset-osiossa valintaruutu Vaadi käyttäjiä kirjautumaan sisään, kun liitytään puhelimitse.

   • Merkitse Webex Training -osiossa rasti kohtaan Require users to have an account when joining by phone.

   Kun tilaisuus on tarkistettu ja isäntä vaatii kirjautumista, osallistujien on kirjauduttava sisään puhelimella. Osallistujien on lisättävä puhelinnumero ja PIN-koodi profiiliasetuksiinsa, jotta he voivat tehdä tämän.

3. Valitse Päivitä.

Estä vieraita osallistumasta lukitsemattomiin kokouksiin

Kun Webex-kokouksia ja henkilökohtaisen huoneen kokouksia ei ole lukittu, suosittelemme, että rajoitat osallistujat vain niihin, joilla on tili sivustossasi. Tämä estää vieraita liittymästä. Osallistujat, jotka liittyvät puhelimitse ilman osallistujatunnusta, sijoitetaan aulaan.

1. Kirjaudu sisään Webex-sivuston hallintaan ja siirry osoitteeseen Configuration > Common Site Settings > Options > Security Options.

2. Webex Meetings Security -osion kohdassa Kun kokous on avattu, merkitse He eivät voi liittyä kokoukseen.

   Kokousisännät voivat edelleen suunnitella kokouksia, joihin vieraat voivat halutessaan osallistua.

3. Henkilökohtaisen huoneen turvallisuus -osion kohdassa Kun kokouksen lukitus on avattu, merkitse He eivät voi liittyä kokoukseen.

4. Valitse Päivitä.

Kokouksen salasanan käyttöönotto, kun liittyminen tapahtuu puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä käsin

Sen lisäksi, että salasanoja vaaditaan, kun käyttäjät liittyvät kokoussovelluksesta (esimerkiksi Windows- tai Mac-käyttöjärjestelmässä), salasanaa on vaadittava myös käyttäjiltä, jotka liittyvät puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä. Kun tämä vaihtoehto on valittu, järjestelmä luo automaattisesti kahdeksannumeroisen numeerisen salasanan puhelin- ja videoneuvottelujärjestelmän osallistujille ja lisää sen kokouskutsuun. Näin varmistetaan, että vain kutsun saaneet henkilöt voivat osallistua kokoukseen, kun käytetään puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmää.

1. Kirjaudu sisään Webex-sivuston hallintaan ja siirry osoitteeseen Configuration > Common Site Settings > Options > Security Options.

2. Cisco Webex -osiossa:

   • Siirry Webex-kokoukset-osioon ja valitse Enforce meeting password when joining by phone.

   • Siirry Webex-kokoukset-osioon ja valitse Ota kokoussalasana käyttöön, kun liitytään videoneuvottelujärjestelmien kautta.

   • Siirry Webex Events -tapahtumat-osioon ja valitse Enforce event password when joining by phone.

   • Siirry Webex Training -osioon ja valitse Enforce training session password when joining by phone.

   Jos jokin näistä vaihtoehdoista ei ole käytettävissä, ota yhteyttä Webexin tukeen niiden ottamiseksi käyttöön.

3. Valitse Päivitä.

Henkilökohtaisen huoneen lukituksen käyttöönotto oletusajan jälkeen

Suosittelemme, että otat käyttöön henkilökohtaisten huoneiden automaattisen lukituksen tietyn ajan kuluttua. Kun kokous aloitetaan henkilökohtaisessa huoneessa, isäntä voi hyväksyä sivustotasolla asetetun oletusajan tai muuttaa, kuinka monta minuuttia kokouksen alkamisen jälkeen hän haluaa henkilökohtaisen huoneen lukittuvan, myös nollaminuutin.

1. Kirjaudu sisään Webex-sivuston hallintaan ja siirry osoitteeseen Configuration > Common Site Settings > Options.

2. Merkitse Henkilökohtaisen huoneen turvallisuus -osiossa rasti kohtaan Lukitse kokous automaattisesti [x] minuuttia kokouksen alkamisen jälkeen.

3. Määritä, kuinka monta minuuttia kokouksen alkamisen jälkeen Henkilökohtainen huone on lukittu. Lisäturvallisuuden vuoksi voit myös vaatia osallistujia kirjautumaan sisään.

4. Valitse Päivitä.

Piilota kokouslinkki osallistujilta kokouksissa

Kokous- ja tapahtumalinkkien piilottaminen kokouksissa estää osallistujia kutsumasta ei-toivottuja vieraita, koska linkkejä on hankalampi kopioida ja jakaa. Se ei estä osallistujia kopioimasta ja jakamasta kokouslinkkejä sähköpostikutsusta.

1. Kirjaudu Webex Administration -palveluun ja siirry osoitteeseen Configuration > Common Settings > Options.

2. Siirry alaspäin kohtaan Suojausasetukset > Muut ja valitse Piilota kokouslinkki osallistujien näkymästä kokouksissa (Kokoukset ja tapahtumat). Tämä vaihtoehto ei ole oletusarvoisesti valittuna.

   Kun se on piilotettu, Kopioi kokouslinkki -vaihtoehto ei ole käytössä osallistujien osalta Kokousinfo -ikkunassa, Lisää vaihtoehtoja -valikossa ja Kokous -valikossa. Isännät voivat edelleen jakaa kokouslinkkejä kokousten sisällä.

Lisää suosituksia parhaista käytännöistä isäntien kokousten turvaamiseksi löydät osoitteesta täältä.

Jotta ihmiset eivät pääsisi häiritsemään kokouksiasi, on tärkeitä asetuksia, joilla voit suojata aikataulutetut ja henkilökohtaisen huoneen kokoukset.

Ajoitetut kokoukset

1. Kirjaudu sisään Cisco Webex-sivustoon.

2. Siirry osoitteeseen Kokoukset ja napsauta Aikataulu.

3. Kirjoita kokouksen tiedot.

   

4. Valitse Näytä lisäasetukset > Aikataulutusasetukset > Lukitsemattomat kokoukset -osiossa Vieraat eivät voi liittyä kokoukseen. Näin varmistetaan, että kokouksen osallistujien on kirjauduttava Webex-sivustolle ennen kokoukseen liittymistä. Vain ääntä käyttävien osallistujien on myös kirjauduttava sisään ääni-PIN-koodilla, eivätkä videojärjestelmät, joita ei ole rekisteröity organisaatiollesi, voi liittyä tilaisuuteen.

   

5. Exclude password -osiossa valitaan Exclude password from email invitation. Näin varmistetaan, että kokouksen salasanaa ei lähetetä sähköpostissa, vaan sinun on annettava salasana osallistujille muulla tavoin, esimerkiksi puhelimitse.

   Jos suunnittelet kokouksen Microsoft Outlookista, valitse Kokoustiedot-osiossa Älä sisällytä kokouksen salasanaa sähköpostikutsuun.

6. Tarkista kokouksen tiedot ja valitse Aikataulu tai Aloita.

Mitä tehdä seuraavaksi

• Kun kokous on alkanut, lukitse kokous, kun kaikki osallistujat ovat liittyneet kokoukseen, valitsemalla Lisää vaihtoehtoja > Lukitse kokous.

• Jos löydät kokouksestasi ei-toivotun osallistujan, voit poistaa hänet klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella hänen nimeään osallistujat-paneelissa ja valitsemalla Karkota.

Henkilökohtaisen huoneen kokoukset

Asetat henkilökohtaisen huoneen lukittumaan automaattisesti, kun kokous alkaa. Suosittelemme lukitsemaan huoneen osoitteessa 0 minuuttia.

1. Siirry osoitteeseen Asetukset > Oma huone > Automaattinen lukitus, valitse vaihtoehto ja aseta arvoksi 0 minuuttia.

2. Napsauta Tallenna.

   Tämä on periaatteessa sama kuin lukitsisit huoneesi, kun astut siihen. Tämä toimenpide estää kaikkia aulassasi olevia osallistujia liittymästä kokoukseen automaattisesti. Sen sijaan näet kokouksessa ilmoituksen, kun osallistujat odottavat aulassa. Voit sitten seuloa ja sallia vain valtuutetut osallistujat kokoukseen.

   Pidä henkilökohtaisen huoneesi URL-osoitetta julkisena URL-osoitteena, ja ellei sivuston ylläpitäjä ole määrittänyt henkilökohtaisia huoneita vain kirjautuneiden käyttäjien käyttöön, kuka tahansa voi odottaa sinua aulassasi. Tarkista aina nimet, ennen kuin päästät osallistujat huoneeseesi.