Avant votre réunion

Avant de pouvoir rejoindre une réunion à partir de votre périphérique mobile, installez l’ Webex App et connectez-vous à votre compte. Vous pouvez voir toutes les réunions à venir auxquelles vous êtes invité, rejoindre les réunions et les programmer si vous avez un compte organisateur.

Pour organiser et participer à des réunions Webex à partir de votre portail, téléchargez et installez l’application Réunions. Vous pouvez installer l'application Réunions sur le Portal, Portal Plus, Portal Mini et Portal Go. Les réunions ne sont actuellement pas disponibles sur Portal TV.

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À partir de l'écran d'accueil du portail, appuyez sur Applications .

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À côté de Webex Meetings , touchez Obtenir .

Une fois l'application installée, elle s'affiche sur l'écran d'accueil du portail.

Vous pouvez vous connecter à votre compte Webex en saisissant directement l’adresse électronique et le mot de passe de votre compte, en saisissant un code PIN à six chiffres dans un navigateur ou en scannant un Code QR.

Ouvrez l'application Réunions et effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Scannez le Code QR qui s’affiche avec l’appareil photo sur votre périphérique mobile.
  • Allez à l'adresse Web affichée dans la fenêtre de connexion dans un navigateur Web et saisissez le code à six chiffres.
  • Touchez Se connecter et saisissez l’adresse électronique et le mot de passe de votre compte Webex.

Si vous avez un compte Webex, vous pouvez vous connecter à l'application Réunions et afficher vos réunions à venir. Vous n’avez pas de compte ? Vous pouvez inscrivez-vous pour un gratuitement.

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Ouvrez l'application Réunions, puis connectez-vous avec votre compte.

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Balayez vers la droite pour afficher vos réunions à venir dans Mes réunions .


 

Les invitations à des réunions que vous n'avez pas acceptées sont affichées comme Provisoire .

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Ouvrez l’application Réunions et balayez vers la droite pour Mes réunions .

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Touchez Programmer , puis saisissez les informations de votre réunion :

  • Sujet de la réunion

  • Mot de passe de la réunion

  • Invités : saisissez les adresses électroniques des participants que vous souhaitez inviter.

  • Date, heure de début et durée de la réunion

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Vérifiez les détails de votre réunion, puis appuyez sur Programmer pour programmer votre réunion.


 

Si votre réunion a lieu dans les 15 prochaines minutes, appuyez sur Démarrer pour démarrer votre réunion maintenant.

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Ouvrez et connectez-vous à l’application Réunions.

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Balayez vers la droite pour Mes réunions et appuyez sur Démarrer sur l'entrée de la réunion.

Sur l’écran d’accueil de l’application Réunions, appuyez sur COMMENCER LA RÉUNION .

Rejoignez votre réunion de l’une des manières suivantes :

  • Après avoir ouvert et connecté l’application Réunions, balayez l’écran vers la gauche pour Mes réunions et appuyez sur REJOINDRE sur l'entrée de la réunion.

  • Touchez REJOINDRE , saisissez le numéro de la réunion, l' URL de la salle personnelle ou le nom d'utilisateur de l'organisateur, puis appuyez sur REJOINDRE .

Pendant votre réunion

Pendant que vous êtes en réunion, vous modifiez votre connexion audio et vidéo, changez votre arrière-plan, discutez avec d'autres participants, et plus encore. Les organisateurs peuvent gérer les participants, modifier leurs rôles, entre autres options, pour s’assurer que tout se passe bien.

Après avoir connecté l'audio de votre périphérique à la réunion, appuyez sur Couper le son pour couper le son. Touchez Rétablir le son pour rétablir le son.

Lorsque le son est coupé, un Rétablir le son icône reste affiché à l’écran pour vous indiquer que personne dans la réunion ne peut vous entendre. Cette icône s'affiche même lorsque les commandes de la réunion ne le font pas. Si vous essayez de parler lorsque le son est coupé, un message s'affiche pour vous rappeler de rétablir le son au préalable.


 

Si vous utilisez Internet pour l'audio et que les notifications pour les réunions sont activées, vous pouvez activer ou désactiver le son à partir de l'écran de verrouillage de votre périphérique.

Si vous êtes l’organisateur ou le coorganisateur de la réunion, vous disposez d’options pour vous aider à modérer votre réunion. Vous pouvez couper le son de certaines personnes ou de tout le monde à la fois, empêcher les participants de rétablir le son eux-mêmes et couper automatiquement le son des participants lorsqu'ils rejoignent la réunion. Couper le son des participants est utile lorsque vous entendez un bruit de fond ou lorsque les participants parlent en dehors de leur tour.

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Pour couper le son d'un participant spécifique, appuyez sur Participants , puis appuyez sur Couper le son à côté du nom de la personne que vous souhaitez couper. Touchez Rétablir le son lorsque vous souhaitez rétablir le son de quelqu'un. Taper Rétablir le son envoie une demande au participant pour lui demander de rétablir le son.

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Pour couper le son de tous les participants, appuyez sur Participants > Contrôle du son > Couper tout le son .

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Lorsqu'il vous est demandé si vous souhaitez autoriser les invités à rétablir le son eux-mêmes, appuyez sur Autoriser et couper le son de tout ou Ne pas autoriser et couper le son de tous .

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Pour rétablir le son de tous les participants, appuyez sur Participants > Contrôle du son > Tout rétablir .

Taper Tout rétablir envoie des messages aux participants pour les informer qu'ils peuvent rétablir le son eux-mêmes.
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Touchez Plus > Modifier la connexion audio .

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Choisissez parmi l'une des options suivantes :

  • Utiliser Internet pour l’audio : utilisez votre forfait de données 3G ou 4G, sauf si vous disposez d’une Wi-Fi . Lorsque vous rejoignez une conférence audio qui utilise Webex Audio ou VoIP uniquement, vous utilisez l’audio large bande.

     

    Si un participant qui n'a pas l'audio large bande rejoint une réunion qui utilise l'audio large bande, l'audio pour tout le monde est rétrogradé. Webex Meetings aucun message d'avertissement avant la rétrogradation.

  • Appelez-moi : saisissez votre numéro de téléphone pour que la réunion vous appelle.

     

    Si vous avez activé Appelez-moi automatiquement dans les paramètres de votre application, vous recevez des appels automatiquement.

  • Appeler : saisissez le numéro d'appel qui s'affiche. Touchez Numéros d'appel internationaux pour afficher une liste des numéros d’appel d’autres régions.
  • Déconnecter l'audio : quitter la conférence audio.
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Pour désactiver votre vidéo, appuyez sur VidéoArrêter la vidéo > Arrêter ma vidéo .

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Pour activer votre vidéo, appuyez sur VidéoDémarrer la vidéo > Démarrer la vidéo .

Au cours d'une réunion, vous pouvez flouter votre arrière-plan ou définir un arrière-plan virtuel afin que les participants à la réunion puissent rester concentrés sur vous. Lorsque vous modifiez votre arrière-plan, vous restez concentré pendant que votre environnement est modifié.

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Pendant la réunion, appuyez sur VidéoArrêter la vidéo puis appuyez sur Arrière-plan virtuel . Effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Pour flouter votre environnement tout en conservant la mise au point, appuyez sur Flouter.
  • Pour utiliser un arrière-plan virtuel par défaut, appuyez sur celui de votre choix.
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Touchez Appliquer .

Réglez la caméra de votre portail sur le mode de votre choix ou ajustez-la manuellement afin que tous les participants à la réunion puissent vous voir clairement.

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Au cours de votre réunion, appuyez sur Vidéo > Contrôle de la caméra .

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Sélectionnez l'une des options disponibles :

  • Détecter automatiquement : effectue automatiquement la mise au point de l'appareil photo.
  • Mode bureau : configure l’appareil photo pour qu’il effectue la mise au point sur une seule personne.
  • Mode réunion : met la caméra au point pour inclure plusieurs personnes dans la même pièce.
  • Mode manuel : déplace la caméra manuellement pour effectuer la mise au point là où vous le souhaitez.

Pour rechercher des participants, appuyez sur Participants , et dans la barre de recherche, saisissez le nom du participant que vous souhaitez rechercher.

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Pour modifier le rôle d'une personne dans une réunion, appuyez sur Participants , puis appuyez sur le participant dont vous souhaitez modifier le rôle.

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Touchez Nommer le présentateur , Créer un organisateur , ou Créer un coorganisateur .


 

Si vous activez Tout le monde peut partager lors de la programmation de la réunion, les participants peuvent partager du contenu à tout moment. En tant qu'organisateur d'une réunion Webex programmée , vous pouvez désactiver Tout le monde peut partager pour permettre uniquement à l’animateur de partager du contenu pendant les réunions.

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Touchez ParticipantsParticipants puis appuyez sur Inviter .

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Touchez Inviter par courrier électronique , puis saisissez les adresses électroniques des invités que vous souhaitez inviter, ou appuyez sur Sélectionner les invités pour ajouter des invités à partir de vos contacts sur votre périphérique.

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Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Terminé .

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Pour démarrer un enregistrement, appuyez sur Plus d'optionsPlus d’options , puis appuyez sur Enregistrer .

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(Facultatif) Pendant que vous enregistrez, appuyez sur Plus d'options > Suspendre pour mettre l'enregistrement en pause, puis Plus d'options > Reprendre pour continuer l’enregistrement.

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Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, appuyez sur Plus d'options > Arrêter l’enregistrement > ARRÊTER L’ENREGISTREMENT pour mettre fin à l’enregistrement. À la fin de la réunion, vous recevez un courrier électronique contenant des informations sur l'accès à l'enregistrement.


 

Vous pouvez modifier les noms des enregistrements en allant à la Enregistrements page, en appuyant sur Plus , puis en appuyant sur Modifier le nom .

Les participants ne peuvent pas entrer dans votre salle personnelle lorsque vous n’êtes pas là. Une fois que vous entrez dans votre salle personnelle, vous contrôlez qui peut y entrer.

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Pour verrouiller votre salle personnelle, appuyez sur Plus d'options > Verrouillage .

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Pour déverrouiller votre salle personnelle, appuyez sur Plus d'options > Déverrouiller la salle .


 

Lorsque vous verrouillez votre salle personnelle et qu'un participant entre dans le lobby, un indicateur rouge s'affiche au-dessus ParticipantsParticipants .

Si vous verrouillez votre salle personnelle, vous et vos coorganisateurs recevez une notification lorsque les participants tentent de rejoindre la réunion. S'il n'y a qu'une seule personne en attente dans le lobby, vous pouvez la laisser entrer ou la supprimer de la notification. Au fur et à mesure que de plus en plus de personnes attendent dans le lobby, la notification est mise à jour pour vous indiquer le nombre de participants et vous devez gérer le lobby à partir du panneau Participants.
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Pour voir les invités qui attendent dans le lobby de votre salle personnelle, appuyez sur ParticipantsParticipants , puis appuyez sur la notification.

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Passez en revue la liste des participants en attente de rejoindre et choisissez qui admettre ou supprimer en fonction des informations à côté de leur nom :

  • Interne —participant authentifié au sein de la même organisation Webex que l'organisateur de la réunion.

  • Externe —participant authentifié en dehors de l'organisation Webex de l'organisateur de la réunion.

  • Non vérifié : un participant non authentifié.


 

Le nom de domaine s'affiche pour Interne et Externe participants.

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Sélectionnez les participants que vous souhaitez autoriser à entrer, puis appuyez sur Laisser entrer pour leur permettre de rejoindre ou Supprimer pour les empêcher de rejoindre la réunion.

Vous pouvez temporairement exclure une personne d'une réunion en la sélectionnant dans le panneau Participants et en appuyant sur Déplacer vers le lobby .

Touchez Mettre fin ou quitter la réunion et choisissez l'une des options suivantes :

  • Touchez Quitter la réunion pour quitter la réunion.
  • Si vous êtes l'organisateur, appuyez sur Quitter la réunion ou Mettre fin à la réunion pour tous .

 

Si vous êtes l'organisateur d'une réunion et que vous souhaitez quitter la réunion mais la laisser continuer, attribuez d'abord les privilèges d'organisateur à un autre participant.

Si vous êtes le coorganisateur d'une réunion, vous pouvez quitter ou mettre fin à la réunion. Réunions vous demande de confirmer si vous souhaitez mettre fin à la réunion pour tout le monde.

Modifier les paramètres de votre application Réunions

Ajustez divers paramètres dans l’application Réunions en fonction de vos besoins. Vous pouvez modifier les paramètres de notification, les paramètres audio et vidéo pour les réunions et les intégrations de calendrier pour votre portail.

Paramètres de l’application Réunions

Ouvrez l'application et appuyez sur Paramètres pour afficher le menu des paramètres principaux.

  • Mon compte –Voir les informations de votre compte, et vous pouvez également DÉCONNEXION à partir de ce paramètre.

  • Général –Modifier les paramètres pour effacer les fichiers partagés et les historiques après les réunions Webex. Vous pouvez également modifier le thème de l'application.

  • Audio et vidéo –Ajustez vos paramètres audio et vidéo pour les réunions.

  • Liste des réunions –Intégrez votre calendrier Webex ou votre calendrier Microsoft Office 365 à l’application.

  • Aide –Regardez les didacticiels vidéo et accédez au Centre d’aide Webex pour plus d’informations sur l’application.

  • À propos –Afficher la version de l’application et les conditions d’utilisation.

Configurez votre application pour utiliser le mode clair ou sombre par défaut. Le mode clair et foncé modifie l’apparence des pages de l’application, telles que Mes Réunions enregistrements et réunions.

Aller à Plus d'options > Paramètres > Général . Sous Apparence , choisissez si vous souhaitez utiliser Lumière ou Sombre mode.

Si l'administrateur de votre site a activé cette fonctionnalité, vous pouvez télécharger votre propre image pour l'afficher en tant que photo de profil.

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Allez dans Plus > dans Mon > et tapez sur vos initiales ou votre image de profil.

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Choisissez l’une des choix suivantes :

  • Prendre une photo—Utilisez l’appareil photo de votre périphérique pour prendre une photo.
  • Choisir une photo existante—Sélectionnez une photo dans la galerie de votre périphérique.
  • Supprimer laphoto —Supprimez votre groupe d image de profil.

Vous ne trouvez pas vos réunions dans la liste des réunions ? Vous pouvez sélectionner ce qui s'affiche dans la liste des réunions de l'application mobile Réunions. Faites en sorte qu’il corresponde à ce qui est répertorié sur votre site Webex, votre calendrier Microsoft Office 365 ou toute autre combinaison que vous aimez.

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Ouvrez l’application Réunions et appuyez sur Plus d'options > Paramètres pour afficher le menu des paramètres principaux.

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Touchez Liste des réunions pour ouvrir la section des intégrations de calendrier, puis sélectionnez les calendriers que vous souhaitez ajouter :

  • Sélectionner Calendrier Webex pour intégrer des réunions à partir de votre site Webex et voir ces réunions à venir dans l’application Réunions.
  • Sélectionner Calendrier Office 365 pour intégrer des réunions à partir d'Outlook et voir ces réunions à venir dans l'application Réunions.

 

Le niveau de priorité du calendrier est le suivant : Calendrier Webex > Calendrier Office 365. Seules les réunions Webex apparaissent dans la liste des réunions.