Programmer une réunion

Vous ou toute personne que vous avez assignée comme co-host peut démarrer la réunion, inviter des personnes à elle, démarrer des sessions de formation, enregistrer la réunion et partager l’enregistrement.

Avant de commencer

Choisissez le programmeur que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions, si vous ne l’avez pas déjà fait.

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Allez à RéunionsMeetings.

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Cliquez sur Programmer une réunion.

Programmer une réunion

 
Si vous ne voyez pas Programmer uneréunion, votre compte n’est pas installé pour organiser des réunions. Vous pouvez plutôt programmer une réunion à partir d’un espace.

Si vous utilisez Microsoft Outlook pour programmer des réunions, Webex ouvre une nouvelle invitation Outlook avec tous les détails de la réunion. Tout ce que vous avez à faire est d’ajouter les personnes que vous devez inviter, de sélectionner la date et l’heure et d’envoyer l’invitation.

Si vous utilisez Google Agenda pour programmer des réunions, Webex ouvre une invitation Google calender dans un nouvel onglet dans votre navigateur par défaut. Tout ce que vous avez à faire est d’ajouter les personnes que vous devez inviter, de sélectionner la date et l’heure et d’envoyer l’invitation.

Si vous utilisez le site Webex pour programmer des réunions, Webex ouvre la page Programmer une réunion sur votre site Webex. Vous pouvez ajouter des personnes à inviter, sélectionner l’heure et Webex envoie automatiquement un courrier électronique aux personnes que vous avez invitées avec les détails de la réunion. Pour des détails, voir programmer la réunion.

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Installez l’Webex Meetings mobile.

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Ouvrez le Application Webex Meetings et balayez l’écran vers la gauche Mes Réunions

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Tapez sur Programmer , puissaisissez les informations de votre réunion :

  • Sujet de la réunion

  • Date, heure de démarrage et durée de la réunion

  • Mot de passe de la réunion

  • Invités—autorisez l’application à accéder à vos contacts sur votre périphérique ou saisissez manuellement les adresses électroniques des participants et tapez sur Retour pour les ajouter à votre liste de participants.

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Contrôlez les détails de votre réunion et tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.


 

Si votre réunion est dans les 15 prochaines minutes, tapez plutôt sur Démarrer.

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Installez l’Webex Meetings mobile.

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Ouvrez le Application Webex Meetings et balayez l’écran vers la gauche Mes Réunions

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Tapez sur Programmer , puissaisissez les informations de votre réunion :

  • Sujet de la réunion

  • Date, heure de démarrage et durée de la réunion

  • Mot de passe de la réunion

  • Invités—autorisez l’application à accéder à vos contacts sur votre périphérique ou saisissez manuellement les adresses électroniques des participants et tapez sur Ajouter des invités pour les ajouter à votre liste de participants.

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Contrôlez les détails de votre réunion et tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.


 

Si votre réunion est dans les 15 prochaines minutes, tapez plutôt sur Démarrer.

Lorsque vous programmez votre réunion, les personnes que vous avez invitées reçoit un courrier électronique qui leur est envoyé automatiquement pour les en faire savoir. Si vous modifiez l’invitation ou l’annulez, un nouveau courrier électronique est envoyé à toutes les personnes invitées afin qu’elles restent à jour.

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Connectez-vous à Webex, cliquez sur Réunions > Programmer .

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Sélectionnez un type de réunion à Liste déroulante réunion, si votre compte en a plusieurs associés. Les types de réunions sont les ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre organisation.

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Entrez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion , ajoutez ou modifiez le mot de passe , si nécessaire, et sélectionnez la date et l’heure de votre réunion.

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Vous pouvez configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case Récurrence. Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se produise quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement et plus encore.

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Dans la section Invités, saisissez les adresses électroniques des personnes que vous invitez. Le champ Invités suggère les personnes que vous avez invitées auparavant, les comptes existants de votre Cisco Webex et les contacts de votre carnet d’adresses. Si la personne a un compte compte d’organisateur votre organisation, vous pouvez lui donner le rôle d’organisateur suppléant en cliquant sur à côté de son nom.

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Pour d’autres options, sélectionnez Afficher les options avancées.

Les options Cisco Webex peuvent être définies pour inclure :

  • Dans Options de connexion audio:

    • Type de connexion audio—Choisissez l’une des

      • Audio Webex—Inclut les options audio d’appel, de retour et d’ordinateur. Les options téléphoniques peuvent inclure les numéros d’appel gratuits et globaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

      • Utiliser VoIPl’audio uniquement —Limite tous les invités à utiliser l’audio de l’ordinateur.

      • Autre service de téléconférence—Vous permet de saisir des informations sur une téléconférence tierce.


         

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser le service de téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions Avec Webex et les réunions avec périphérique vidéo. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex, votre organisation doit être gérée dans ou liée à Webex Control Hub.

      • Aucun

    • Tonalité d’entrée et desortie —Sélectionnez une tonalité à entendre lorsqu’un invité rejoint ou quitte la réunion.


       

      Lors de l’utilisation de l’option Audio Webex, si la fonctionnalité Annoncer le nom est sélectionnée, les personnes qui rejoignent les salles par l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio n’ont pas l’option d’enregistrer et d’annoncer leur nom.

    • Désactiver le son des invités : coupez automatiquement le son des invités dès leur entrée en réunion etpermettez-leur de couper leur propre son.

  • Dans Ordre du jour , saisissez le contexte ou les détails que vous souhaitez que vos invités rencontrent concernant la réunion à venir.

  • Dans Options de programmation , vous pouvez:

    • Co-hait—Les co-hosts peuvent démarrer des réunions en votre nom. Si vous souhaitez affecter un co-président avant la réunion, sélectionnez l’une des options dans la section.

    • Systèmes vidéo—Les systèmes vidéo authentifiés dans ces organisations peuvent démarrer et rejoindre cette réunion sans invite.

    • Enregistrement automatique—Lancer l’enregistrement automatiquement au démarrage de la réunion.

    • Exclure le motde passe —Exclure le mot de passe du courrier électronique d’invitation, pour plus de sécurité.

    • Rejoindre avantl’organisateur —Cochez la case pour autoriser les invités à rejoindre la réunion avant de démarrer la réunion. Choisissez d’autoriser les invités à rejoindre la réunion 0 à 15 minutes avant le début de la réunion.

    • Sessions scindes—Les sessions scindes sont des groupes plus petits qui sont divisés par rapport à la réunion Webex principale. Ils permettent à un sous-ensemble de participants à la réunion de collaborer et de partager des idées par audio et vidéo.

    • Invité uniquement: limiter la réunion aux personnes invitées uniquement.

    • Réunions déverrouillées—Décidez ce qui se passe pour les invités lorsqu’ils rejoignent une réunion.

    • Verrouillage automatique—Décidez combien de temps après la réunion la réunion doit commencer pour verrouiller la réunion automatiquement.

    • Inscription : sélectionnez Demander l’inscription de l’invité les invités de s’inscrire etd’obtenir l’approbation de l’organisateur avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations détaillées d’inscription que vous exigez que les invités fournissent. Chaque invité qui s’inscrit devra fournir ces informations.

    • Rappelélectronique—Choisissez d’envoyer un courrier électronique de rappel 10 à 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options dela réunion —Sélectionnez Modifier les options de réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants auront au début de la réunion.

    • Privilèges desinvités —Sélectionnez Modifier les privilèges de l’invité et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez que les invités ont au début de la réunion.

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Si vous souhaitez enregistrer ces paramètres pour les utiliser comme modèle à l’avenir, cliquez sur Enregistrer commemodèle. Sinon, cliquez sur Démarrer pour démarrer votre réunion immédiatement, ou cliquez sur Programmer si vous vous y retrouvez ultérieurement.

Pour programmer des réunions, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de l’onglet Réunions et en cliquant sur Ajouter à mon calendrier à côté du nom de la réunion.

Téléchargements d’un fichier iCalender (.ics). Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics comme pièce jointe à un courrier électronique.