Задайте политиката за съхранение на вашата организация

Съдържание, по-старо от правилата за запазване или съдържанието, превишаващо квотите за съхранение, подлежи на изтриване. Това е важно, защото когато съхранявате информация около дълго време, увеличавате шансовете поверителната информация да бъде достъпна.

Препоръчваме ви да работите с вашия правен съветник, за да определите най-подходящия период на съхранение за вашата организация.

  • Ние постепенно въвеждаме политика за задържане на срещи за организации, които управляват един сайт за срещи.

    Ако не сте в състояние да промените настройката на правилата за автоматично изтриване на запис в администрацията на сайта, тогава настройката на правилата ви се е преместила в контролния хъб. Вижте процедурата по-долу, за да влезете в Control Hub и да промените политиката си за задържане.

  • Можете да зададете само политика за задържане на ниво организация за всички ваши сайтове за срещи. Свържете се с Cisco подкрепа за помощ.

  • Ако имате няколко сайта за срещи, не можете да зададете различни правила за съхранение за всеки сайт за срещи.

  • Webex Assistant не е наличен с Webex за правителството, така че ние подкрепяме само политиката за съхранение на данни от Webex Meetings (записи и метаданни за срещи) за тези организации.

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Управление > Настройки на организацията > Настройки.

3

Превъртете до секцията Правила за съхранение.

4

Дефинирайте политика за съхранение на съобщения, като щракнете върху Актуализиране на политиката.

  1. Под Директни съобщения:

    • Изберете период на съхранение по подразбиране или задайте персонализиран.

  2. Под Групови съобщения:

    • Изберете период на съхранение по подразбиране или задайте персонализиран.

  3. Щракнете върху Запиши.

Минималните стойности са 1 ден, 1 месец или 1 година. Максималните стойности са 360 дни, 12 месеца или 1 година. Стойностите контролират колко дълго Webex съхранява генерирани от потребителя съобщения, файлове и табла. Можете да зададете съответно различни или еднакви стойности за директни и групови съобщения.

5

Дефинирайте политика за запазване на срещи, като щракнете върху Актуализиране на политиката.

  1. В Политика за съхранение:

    • Изберете 360 дни или задайте Персонализиран период на съхранение.

  2. Под Изтрит запис:

    • Изберете Изчисти незабавно или Следвай политиката за съхранение.

  3. Щракнете върху Запиши.

Минималната стойност е 7 дни, а максималната стойност е 360 дни. Стойността контролира колко дълго Webex съхранява записи, преписи и акценти от вашите срещи.

Политиката за запазване на повикванията е зададена на 400 дни по подразбиране и не може да бъде променяна.

6

Дефинирайте политика за запазване на в Центъра за контакт, като щракнете върху Актуализиране на политиката.

Постепенно въвеждаме тази функция, така че е възможно тя все още да не е достъпна за всички клиенти.

  1. Изберете период на съхранение по подразбиране или задайте персонализиран.

  2. Щракнете върху Запиши.

Стойността по подразбиране е 1095 дни. Минималната стойност е 1 ден, а максималната стойност е 3600 дни. Стойността контролира колко дълго Webex съхранява гласовите записи на контактния център.

Активирането на функции с изкуствен интелект може да ограничи достъпа до гласови преписи, в допълнение към прилагането на правила за съхранение към гласовите записи в контактния център.

Често задавани въпроси за съхранение на данни в Webex

Какви са промените в запазването на данни в Webex и как това е от полза за клиента?

През 2023 г. Webex въведе значителни промени в политиките си за запазване на данни, като премахна опцията за запазване на данни за съобщения и срещи за неопределено време. Тази промяна помага на организациите да управляват жизнения цикъл на генерирано от потребителите съдържание, да сведат до минимум ненужното съхранение на данни и да осигурят съответствие с регулаторните стандарти. За повече информация вижте Промени в запазването на данни в Webex Suite.

Кои клиенти са засегнати от тази промяна?

Тази промяна е приложима за всички клиенти на стандартен и Pro пакет. За да проверите дали тази промяна е приложима за вашата организация, отидете до настройките за запазване за вашата среща и съобщения в „Настройки на организацията“ в Control Hub. Ако настройката за запазване е налична за вашата организация, тогава тази промяна е приложима за нея.

Кои са клиентите на стандартния пакет? Как да разбера това?

Стандартните клиенти на Webex са тези клиенти, които са закупили основните предложения на Webex, които не включват лиценза за Pro Pack. Най-добрият начин да проверите това е чрез Control Hub.

Тази промяна приложима ли е за всички сайтове – сайтове, управлявани от Администрацията на сайта, и сайтове, управлявани от Центъра за управление?

Тази промяна е приложима за всички организации с настройка за запазване на срещи и съобщения, достъпна в настройките на организацията в Control Hub. За запазване на срещи, зададената тук стойност ще се разпространи към всички сайтове, свързани към или управлявани от Control Hub. Ако политиката за съхранение е зададена на неопределен период в Control Hub, тогава стойността на настройката за съхранение за записи, за всички сайтове, свързани с Control Hub, се променя на 360 дни. За клиенти на Pro Pack можете да промените тази стойност до 3600 дни в Control Hub.

Тези промени не са приложими за самостоятелно управлявани сайтове от Администрация на сайта. Ако има сайтове, чиято настройка за съхранение е зададена чрез Webex Site Administration, тогава ще се приложи настройката за съхранение в Site Administration. Научете повече за Control Hub и сайтовете на Webex, управлявани от администрацията на сайта.

Защо някои клиенти не виждат правилата за запазване на срещи в „Настройки на организацията“?

Политиката за запазване на срещи в цялата организация е приложима за всеки сайт, свързан или управляван в Control Hub. Клиентите с един сайт, управляван в Control Hub, обикновено могат да видят тази настройка за съхранение в цялата организация. Но клиенти с множество сайтове за срещи, които искат да имат различно запазване за всеки сайт, обикновено не виждат настройката за запазване за цялата организация, тъй като тази настройка прилага една и съща политика за запазване за всеки сайт.

Ако клиентите вече управляват политиката за запазване на срещи за всеки сайт, трябва ли да преминат към „Настройки на организацията“?

В момента клиентите, които управляват запазването на срещите чрез Webex Site Administration, с различна настройка за запазване за всеки сайт, не е необходимо да преминават към „Настройки на организацията“ в Control Hub. Те могат да продължат да управляват политиката си за запазване чрез Webex Site Administration.

Следете съобщенията на Webex за допълнителни актуализации, свързани с политиката за запазване на данни за сайтове, управлявани от Webex Site Administration.

Клиент има множество сайтове за срещи, управлявани в Control Hub, и има настройки за запазване в цялата организация. Сега клиентът трябва да зададе политиката за запазване за всеки сайт. Как може да се направи това?

Клиентите с множество места за срещи, които вече са избрали управление на задържането на организационно ниво в Control Hub, трябва да се подготвят за предстоящата промяна, като зададат стойност на задържане, в зависимост от вида на пакета, за който са се абонирали.

Ако искате да зададете политиката за запазване на данни на ниво сайт, моля, свържете се незабавно с вашия мениджър „Успех на клиентите“. Тези искания се оценяват за всеки отделен случай.

Какво се случва, ако клиентите не виждат бутона за запазване на срещата в настройките на организацията?

Ако клиентите не виждат настройката за запазване в цялата организация под „Настройки на организацията“ в Control Hub, тази промяна не ги засяга.

Ако клиентите са платили за неограничено място за съхранение на срещи, ще бъдат ли тези клиенти в списък с изключения, когато новите правила за съхранение на данни бъдат активирани?

Тези клиенти са освободени от новите промени в политиката за запазване на данни. Ще направим всичко възможно да създадем изключение за клиенти, които са платили за неограничено място за съхранение, но не можем да гарантираме, че отделни клиенти ще бъдат добавени към списъка с изключения.

Ако вашата организация трябва да бъде освободена, моля, свържете се с вашия мениджър клиенти на Webex или мениджър „Успех на клиентите“ преди 7 март 2023 г.

Приложимо ли е това за онлайн сайтове?

Не. Тази промяна не е приложима за онлайн сайтове.

Приложимо ли е това за клиентите на Webex към Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market?

Клиентите на Webex за Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market са изключени от тази промяна. За други клиенти, ако имат достъп до работни натоварвания за срещи и съобщения, където могат да персонализират политиката за съхранение, тогава тези промени са приложими за тях.

За стандартни клиенти, записите, по-стари от 360 дни, ще бъдат ли изтривани автоматично през януари 2023 г. или 360-дневният период на съхранение ще започне през януари 2023 г. за всички предишни и нови записи? Или, ако приложа настройка, която е по-кратка от текущия период на съхранение, автоматично ли се изтриват записите, които са извън новия зададен период? Или това се счита за ново правило, което се прилага за бъдещи записи?

Тази промяна в съхранението се отнася за всички записи, нови или стари. Тези, създадени преди или след датата на пускане в експлоатация. Например, ако периодът на съхранение е зададен на 1 година, тогава записите, по-стари от 1 година, се изтриват. Това ще важи и за новите записи.

Ако не искате това да се случи, препоръчваме ви да надстроите до лиценза Pro Pack, който ви позволява да съхранявате данните на вашата организация за период от повече от 360 дни и до 3600 дни.

Какво се случва, ако администратор на Pro Pack избере опцията „Незабавно изчистване“?

Webex премахва завинаги всички изтрити записи. Това важи и за потребители, които са поставени под законово задържане. Например, ако потребител, който е под правно задържане, изтрие запис и впоследствие той бъде премахнат, записът се изтрива за постоянно от Webex и не може да бъде възстановен от служителя по съответствието.

Прилага ли се политиката за съхранение за целия орг?

Да. Когато е зададено за съобщения в пространството, то се прилага за всички пространства, създадени от потребителите на организацията, изпратените съобщения и съдържанието, което се споделя в тези пространства. По подобен начин, когато е зададено за срещи, то се отнася за всички записи и информация на сайтовете за срещи, свързани със завършени срещи.

Какво се случва с космическите съобщения, когато те се изтриват от крайните потребители?

Съобщенията, които се изтриват от крайните потребители, се наричат меки изтривания. Дори ако съобщението бъде изтрито от краен потребител, то съществува в системата и е достъпно от служителя по съответствието. Той се отстранява постоянно само след периода на задържане.

Какво се случва със записите на срещите, когато те се изтриват от крайните потребители?

Записите, които се изтриват от крайните потребители, се наричат меки изтривания. Дори ако бъде изтрит от краен потребител, той съществува в системата и е достъпен от служителя по съответствието. Той се отстранява постоянно само след периода на задържане.

Какъв тип съдържание се очиства?

За Spaces всички съобщения, прикачени файлове, съдържание на бяла дъска и събития се очистват.

За срещи всички записи и информация, свързани със завършени срещи (заглавие на срещата, списък с участници, начален и краен час и др.), се изтриват.

Данните от Webex се изтриват за постоянно от производствената система и не могат да бъдат възстановени, когато бъдат изтрити съгласно политиката за съхранение на клиента.

Колко гранулирано може да бъде задържането за съдържанието на Webex Space? Какъв е минимумът и максимумът?

Задържането се определя на стъпки от 1 ден. Минимумът е 1 ден, а максимумът е неопределен. Имайте предвид, че кратките периоди на задържане могат да повлияят отрицателно на потребителското изживяване.

Ако вашата организация има период на задържане, ние изчистваме цялото генерирано от потребителя съдържание, което вашата организация притежава в съответствие с политиката за задържане. Изчистеното съдържание не може да бъде възстановено.

Колко детайлно може да бъде задържането за съдържанието на Webex Meetings? Какъв е минимумът и максимумът?

За Webex Meetings задържането се определя на стъпки от 1 ден. Минимумът е 7 дни, а максимумът е неопределен.

Колко често се изпълнява услугата за пречистване?

Услугата за пречистване работи постоянно, за да определи дали има някакви данни, които трябва да бъдат прочистени в съответствие с политиката за задържане.

Как мога да проверя политиката за задържане на пространството?

Отворете пространството, което искате да проверите, щракнете върху иконата на зъбно колело „Информация за пространството“ до името на пространството и след това изберете Преглед на правилата за пространството.

Вече активирах политиката за автоматично изтриване на записи в администрацията на сайта на Cisco Webex за моя сайт за срещи, как тази нова организация на Control Hub е различна?

Ако вашата организация има един сайт за срещи, вашата политика за съхранение ще бъде мигрирана от администрацията на сайта на Webex към настройките за организация на контролния хъб. След като миграцията приключи, трябва да управлявате правилата за съхранение в Control Hub и няма да имате право да променяте правилата за съхранение в Администратор на сайта.

Ако вашата организация има няколко сайтове за срещи, можете да продължите да управлявате правилата за съхранение в администрацията на сайта на Webex. Ако искате да зададете политика за запазване на ниво организация за всички ваши сайтове за срещи, моля, свържете се с поддръжката на Cisco за съдействие.

Активирах правилата за автоматично изтриване на записи за моя сайт за срещи в администрацията на сайта на Cisco Webex, но сега не мога да го променя, защото настройката е деактивирана. Как мога да променя политиката за автоматично изтриване на записи?

Ако не сте в състояние да промените настройката на правилата за автоматично изтриване на запис в администрацията на сайта, тогава настройката на правилата ви се е преместила в контролния хъб. Влезте в контролния хъб https://admin.webex.comи отидете в настройкитена организацията и превъртете до задържане, за да промените политиката за задържане.

Моите сайтове на Webex не са свързани с контролния хъб или се управляват в контролния хъб. Мога ли да използвам Control Hub, за да управлявам политиката за задържане на срещи?

Не. Сайтовете на Webex Meetings, които се управляват в Control Hub или са свързани с Control Hub, могат да използват настройките на организацията в Control Hub, за да управляват политиката за запазване на срещи в цялата организация. За други сайтове за срещи на Webex трябва да използвате администрацията на сайта на Webex, за да управлявате правилата за запазване на сайта на събранието.

Запазват ли се потребителските данни за неактивен потребител?

Да. Потребителските данни се запазват, дори ако потребителят е „Неактивен“. Ако неактивен потребител бъде активиран отново, той ще намери старите си данни (Пространства и Срещи), но само ако тези данни все още са в рамките на периода ви на съхранение.