Postavljanje pravila zadržavanja za tvrtku ili ustanovu

Sadržaj stariji od politike zadržavanja ili sadržaj koji premašuje kvote skladištenja podliježe brisanju. To je važno jer kada zadržite informacije u blizini dugo vremena, povećavate šanse da povjerljive informacije budu dostupne.

Preporučujemo da surađujete sa svojim pravnim savjetnikom kako biste odredili najprikladnije razdoblje zadržavanja za svoju tvrtku ili ustanovu.

  • Postupno uvodimo pravila zadržavanja sastanaka za organizacije koje upravljaju jednim web-mjestom sastanaka.

    Ako ne možete promijeniti postavku pravila automatskog brisanja snimanja u administraciji web-mjesta, postavka pravila premještena je u Kontrolni čvorište. Pogledajte postupak u nastavku da biste se prijavili u Kontrolni centar i promijenili pravila zadržavanja.

  • Pravilo zadržavanja na razini tvrtke ili ustanove možete postaviti samo za sva web-mjesta sastanka. Za pomoć se obratite Cisco podršci.

  • Ako imate više web-mjesta sastanka, ne možete postaviti različita pravila zadržavanja za svako web-mjesto sastanaka.

  • Webex Assistant nije dostupan na Webexu za vladu, pa podržavamo politiku zadržavanja samo za podatke webex sastanaka (snimke i metapodatke sastanaka) za te organizacije.

1

Prijavite se u Kontrolno središte.

2

Idi na Upravljanje > Postavke organizacije > Postavke.

3

Pomaknite se do odjeljka Pravila zadržavanja.

4

Definirajte pravila zadržavanja poruka klikom na Ažuriraj pravila.

  1. Pod Izravne poruke:

    • Odaberite Zadano ili postavite Prilagođeno razdoblje čuvanja.

  2. Pod Grupne poruke:

    • Odaberite Zadano ili postavite Prilagođeno razdoblje čuvanja.

  3. Kliknite na Spremi.

Minimalne vrijednosti su 1 dan, 1 mjesec ili 1 godina. Maksimalne vrijednosti su 360 dana, 12 mjeseci ili 1 godina. Vrijednosti kontroliraju koliko dugo Webex čuva korisnički generirane poruke, datoteke i bijele ploče. Možete postaviti različite ili iste vrijednosti za izravne i grupne poruke.

5

Definirajte politiku zadržavanja za Sastanke klikom na Ažuriraj politiku.

  1. U okviru Pravila zadržavanja:

    • Odaberite 360 dana ili postavite prilagođeno razdoblje čuvanja.

  2. Pod Izbrisana snimka:

    • Odaberite Odmah ukloni ili Slijedite pravila zadržavanja.

  3. Kliknite na Spremi.

Minimalna vrijednost je 7 dana, a maksimalna vrijednost je 360 dana. Vrijednost kontrolira koliko dugo Webex čuva snimke, transkripte i istaknute dijelove vaših sastanaka.

Pravila zadržavanja poziva prema zadanim postavkama postavljena su na 400 dana i ne mogu se mijenjati.

6

Definirajte pravila zadržavanja za kontaktni centar klikom na Ažuriraj pravila.

Postupno uvodimo ovu značajku, tako da možda još nije dostupna svim korisnicima.

  1. Odaberite Zadano ili postavite Prilagođeno razdoblje čuvanja.

  2. Kliknite na Spremi.

Zadana vrijednost je 1095 dana. Minimalna vrijednost je 1 dan, a maksimalna vrijednost je 3600 dana. Vrijednost kontrolira koliko dugo Webex čuva glasovne snimke kontakt centra.

Omogućavanje AI značajki može ograničiti pristup glasovnim transkriptima, uz primjenu pravila zadržavanja na glasovne snimke kontaktnog centra.

Često postavljana pitanja o zadržavanju podataka u Webexu

Koje su promjene u zadržavanju podataka u Webexu i kako to koristi korisniku?

Webex je 2023. godine uveo značajne promjene u svoje politike zadržavanja podataka uklanjanjem mogućnosti zadržavanja podataka o porukama i sastancima na neodređeno vrijeme. Ova promjena pomaže organizacijama u upravljanju životnim ciklusom sadržaja koji generiraju korisnici, minimiziranju nepotrebne pohrane podataka i osiguravanju usklađenosti s regulatornim standardima. Za više informacija pogledajte Promjene u čuvanju podataka u Webex Suiteu.

Na koje kupce utječe ova promjena?

Ova promjena odnosi se na sve korisnike standardnog i Pro paketa. Da biste provjerili odnosi li se ova promjena na vašu organizaciju, idite na postavke zadržavanja za sastanak i poruke u odjeljku Postavke organizacije u Control Hubu. Ako je postavka zadržavanja dostupna za vašu organizaciju, tada se ova promjena odnosi na vašu organizaciju.

Tko su korisnici standardnog paketa? Kako da to saznam?

Standardni Webex korisnici su oni korisnici koji su kupili osnovne Webex ponude koje ne uključuju Pro Pack licencu. Najbolji način da to provjerite je putem Control Huba.

Je li ova promjena primjenjiva na sve web-lokacije – web-lokacije kojima upravlja Administracija web-lokacije i web-lokacije kojima upravlja Kontrolni centar?

Ova promjena primjenjuje se na sve organizacije s postavkom zadržavanja sastanaka i poruka dostupnom u postavkama organizacije u Control Hubu. Za zadržavanje sastanaka, ovdje postavljena vrijednost će se primjenjivati na sve web-lokacije povezane s Control Hubom ili kojima upravlja Control Hub. Ako je politika zadržavanja u Control Hubu postavljena na neograničeno, tada se vrijednost postavke zadržavanja za snimke, za sve web-lokacije koje su povezane s Control Hubom, mijenja na 360 dana. Za korisnike Pro Packa, ovu vrijednost možete promijeniti do 3600 dana u Control Hubu.

Ove promjene se ne primjenjuju na samostalne web-lokacije kojima upravlja Administracija web-mjesta. Ako postoje web-mjesta čija je postavka zadržavanja postavljena putem Administracije web-mjesta Webex, tada će se primijeniti postavka zadržavanja u Administraciji web-mjesta. Saznajte više o Kontrolnom centru i web-mjestima Webex kojima upravlja Administracija web-mjesta.

Zašto neki korisnici ne mogu vidjeti pravila zadržavanja sastanaka u postavkama organizacije?

Pravila o zadržavanju sastanaka na razini cijele organizacije primjenjuju se na svaku lokaciju povezanu ili upravljanu u Control Hubu. Korisnici s jednom lokacijom kojom se upravlja u Control Hubu obično mogu vidjeti ovu postavku zadržavanja na razini cijele organizacije. No korisnici s više web-mjesta za sastanke koji žele imati različito zadržavanje za svako web-mjesto obično ne vide postavku zadržavanja na razini cijele organizacije jer ta postavka primjenjuje istu politiku zadržavanja za svako web-mjesto.

Ako korisnici već upravljaju pravilima zadržavanja sastanaka za svako web-mjesto, moraju li se prebaciti na Postavke organizacije?

Trenutno, korisnici koji upravljaju zadržavanjem sastanaka putem Webex Site Administration, s drugačijom postavkom zadržavanja za svako web mjesto, ne moraju prelaziti na Postavke organizacije u Control Hubu. Svojom politikom zadržavanja podataka mogu nastaviti upravljati putem Administracije web-mjesta Webex.

Za daljnja ažuriranja vezana uz politiku zadržavanja za web-mjesta kojima upravlja Webex Site Administration pratite Webexove komunikacije.

Korisnik ima više mjesta za sastanke kojima se upravlja u Control Hubu i ima postavke zadržavanja na razini cijele organizacije. Sada klijent mora postaviti pravila zadržavanja za svaku lokaciju. Kako se to može učiniti?

Korisnici s više mjesta za sastanke koji su se već odlučili za upravljanje zadržavanjem na razini organizacije u Control Hubu trebali bi se pripremiti za nadolazeću promjenu postavljanjem vrijednosti zadržavanja, ovisno o vrsti paketa na koji su se pretplatili.

Ako želite postaviti pravila zadržavanja na razini web-mjesta, odmah se obratite svom voditelju odjela za uspjeh korisnika. Ovi se zahtjevi ocjenjuju od slučaja do slučaja.

Što se događa ako korisnici ne vide gumb za zadržavanje sastanka u postavkama organizacije?

Ako korisnici ne vide postavku zadržavanja na razini cijele organizacije u postavkama organizacije u Control Hubu, tada ova promjena na njih ne utječe.

Ako su korisnici platili neograničenu pohranu za sastanke, hoće li ti korisnici biti na popisu izuzetih kada se omoguće nove politike zadržavanja podataka?

Ovi su korisnici izuzeti od novih promjena pravila o zadržavanju podataka. Učinit ćemo sve što možemo kako bismo stvorili iznimku za korisnike koji su platili neograničenu pohranu, ali ne možemo jamčiti da će pojedinačni korisnici biti dodani na popis iznimki.

Ako vaša organizacija mora biti izuzeta, obratite se svom Webex voditelju računa ili voditelju za uspjeh kupaca prije 7. ožujka 2023.

Je li ovo primjenjivo na online stranice?

Ne. Ova promjena se ne odnosi na online stranice.

Je li ovo primjenjivo na korisnike Webexa za Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market?

Korisnici Webexa za Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market isključeni su iz ove promjene. Za ostale korisnike, ako imaju pristup sastancima i radnim opterećenjima razmjene poruka gdje mogu prilagoditi pravila zadržavanja, tada se ove promjene primjenjuju na njih.

Hoće li se za standardne korisnike snimke starije od 360 dana automatski izbrisati u siječnju 2023. ili će razdoblje čuvanja od 360 dana započeti u siječnju 2023. za sve prethodne i nove snimke? Ili, ako primijenim postavku koja je kraća od trenutnog razdoblja čuvanja, hoće li se automatski izbrisati snimke koje su izvan novog postavljenog razdoblja? Ili se to smatra novim pravilom koje se primjenjuje na buduće snimke?

Ova promjena zadržavanja odnosi se na sve snimke, nove ili stare. Oni koji su kreirani prije ili nakon datuma uvođenja. Na primjer, ako je razdoblje čuvanja postavljeno na 1 godinu, tada se snimke starije od 1 godine brišu. To će se odnositi i na nove snimke.

Ako ne želite da se to dogodi, preporučujemo nadogradnju na Pro Pack licencu koja vam omogućuje čuvanje podataka vaše organizacije dulje od 360 dana, pa sve do 3600 dana.

Što se događa ako administrator Pro paketa odabere opciju Odmah ukloni?

Webex trajno uklanja sve izbrisane snimke. To se odnosi i na korisnike koji su stavljeni na zakonsko zadržavanje. Na primjer, ako korisnik koji je pod zakonskom zadržavanjem izbriše snimku, a ona se potom u potpunosti ukloni, snimka se trajno briše s Webexa i službenik za usklađenost je ne može dohvatiti.

Primjenjuje li se pravilo zadržavanja na cijelu organizaciju?

Da. Kada je postavljeno za slanje poruka u prostoru, primjenjuje se na sve prostore koje su kreirali korisnici organizacije, poslane poruke i sadržaj koji se dijeli u tim prostorima. Slično tome, kada je postavljeno za sastanke, primjenjuje se na sve snimke i informacije web-mjesta za sastanke koje se odnose na završene sastanke.

Što se događa s porukama Razmaknice kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Poruke koje krajnji korisnici izbrišu nazivaju se meko brisanje. Čak i ako krajnji korisnik izbriše poruku, ona postoji u sustavu i dostupna je službeniku za usklađenost. Trajno se uklanja tek nakon razdoblja zadržavanja.

Što se događa sa snimkama sastanaka kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Snimke koje krajnji korisnici izbrišu nazivaju se meko brisanje. Čak i ako ga izbriše krajnji korisnik, on postoji u sustavu i dostupan je službeniku za usklađenost. Trajno se uklanja tek nakon razdoblja zadržavanja.

Koja je vrsta sadržaja očišćena?

Za prostore se čiste sve poruke, privici, sadržaj zaslonske ploče i događaji.

Za sastanke se brišu sve snimke i informacije koje se odnose na završene sastanke (naziv sastanka, popis sudionika, vrijeme početka i završetka itd.).

Webex podaci trajno se brišu iz produkcijskog sustava i ne mogu se oporaviti nakon brisanja u skladu s pravilima zadržavanja korisnika.

Koliko granulirano zadržavanje može biti za sadržaj webex prostora? Koji je minimum i maksimum?

Zadržavanje je postavljeno u koracima od 1 dana. Minimum je 1 dan, a maksimum je neodređen. Imajte na umu da kratka razdoblja zadržavanja mogu negativno utjecati na korisničko iskustvo.

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima razdoblje zadržavanja, očistimo sav sadržaj koji su izradili korisnici, a koji vaša tvrtka ili ustanova posjeduje u skladu s pravilima zadržavanja. Očišćeni sadržaj se ne može oporaviti.

Koliko zadržavanje može biti granularno za sadržaj web-sastanaka? Koji je minimum i maksimum?

Za Webex sastanke zadržavanje je postavljeno u koracima od jednog dana. Minimum je 7 dana, a maksimum je neograničen.

Koliko često traje usluga pročišćavanja?

Usluga pročišćavanja stalno radi kako bi utvrdila postoje li podaci koje treba očistiti u skladu s pravilima zadržavanja.

Kako mogu provjeriti pravila zadržavanja prostora?

Otvorite prostor koji želite provjeriti, kliknite ikonu zupčanika "Informacije o prostoru" pored naziva prostora, a zatim odaberite Prikaži pravila prostora.

Već sam omogućio pravila automatskog brisanja snimaka u administraciji Cisco web-mjesta za moje web-mjesto sastanka, kako ova nova organizacija Kontrolnog čvorišta postavlja različite postavke?

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima jedno web-mjesto sastanka, vaša će se pravila zadržavanja migrirati iz administracije web-mjesta u postavke organizacije kontrolnog centra. Nakon dovršetka migracije morate upravljati pravilima zadržavanja u kontrolnom čvorištu i neće vam biti dopušteno mijenjati pravila zadržavanja u administratoru web-mjesta.

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima više web-mjesta sastanka, možete nastaviti upravljati pravilima zadržavanja u administraciji web-mjesta. Ako želite postaviti pravila zadržavanja na razini organizacije za sva mjesta sastanka, obratite se Cisco podršci za pomoć.

Omogućio sam pravilo automatskog brisanja snimaka za svoje web-mjesto sastanaka u administraciji Cisco web-mjesta, ali sada ga ne mogu promijeniti jer je postavka onemogućena. Kako mogu promijeniti pravilo automatskog brisanja snimki?

Ako ne možete promijeniti postavku pravila automatskog brisanja snimanja u administraciji web-mjesta, postavka pravila premještena je u Kontrolni čvorište. Prijavite se u kontrolni centar u sustavu i idite nahttps://admin.webex.com Postavketvrtke ili ustanove i pomaknite se do Mogućnosti zadržavanja da biste promijenili pravilo zadržavanja.

Moja web-mjesta nisu povezana s Kontrolnim čvorištem niti njima se upravlja u kontrolnom čvorištu. Mogu li koristiti Kontrolni centar za upravljanje pravilima zadržavanja za sastanke?

Ne. Webex Meetings web-mjesta koja se upravljaju u Control Hubu ili su povezana s Control Hubom mogu koristiti postavke organizacije Control Huba za upravljanje pravilima zadržavanja sastanaka na razini cijele organizacije. Za druga web-mjesta sastanka morate koristiti administraciju web-mjesta za upravljanje pravilima zadržavanja web-mjesta sastanka.

Zadržavaju li se korisnički podaci za neaktivnog korisnika?

Da. Korisnički podaci se zadržavaju čak i ako je korisnikov status Neaktivan. Ako se neaktivni korisnik ponovno aktivira, pronaći će svoje stare podatke (Prostore i Sastanke), ali samo ako su ti podaci još uvijek unutar vašeg razdoblja zadržavanja.