Nastavte si politiku uchovávania údajov pre vašu organizáciu

Obsah starší ako politika uchovávania údajov alebo obsah presahujúci kvóty úložiska sa môže odstrániť. Toto je dôležité, pretože keď uchovávate informácie dlhší čas, zvyšujete pravdepodobnosť, že dôverné informácie budú sprístupnené.

Odporúčame vám, aby ste sa s vaším právnym zástupcom dohodli na určení najvhodnejšej doby uchovávania pre vašu organizáciu.

  • Postupne zavádzame zásady uchovávania údajov o stretnutiach pre organizácie, ktoré spravujú jedno miesto stretnutí.

    Ak nemôžete zmeniť nastavenie Zásady automatického mazania nahrávok v časti Správa lokality, vaše nastavenie zásad bolo presunuté do ovládacieho centra. Pozrite si postup nižšie a prihláste sa do Control Hub a zmeňte svoje zásady uchovávania údajov.

  • Zásady uchovávania údajov na úrovni organizácie môžete nastaviť iba pre všetky lokality schôdzí. Pre pomoc kontaktujte podporu spoločnosti Cisco.

  • Ak máte viacero lokalít schôdzí, nemôžete pre každú lokalitu schôdzí nastaviť odlišné zásady uchovávania údajov.

  • Webex Assistant nie je k dispozícii s Webexom pre vládne inštitúcie, takže pre tieto organizácie podporujeme iba politiku uchovávania údajov z Webex Meetings (nahrávky a metadáta zo stretnutí).

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Manažment > Nastavenia organizácie > Nastavenia.

3

Prejdite na sekciu Zásady uchovávania údajov.

4

Definujte zásady uchovávania údajov pre správy kliknutím na Aktualizovať zásady.

  1. V časti Priame správy:

    • Vyberte Predvolenú alebo nastavte Vlastnú dobu uchovávania.

  2. V časti Skupinové správy:

    • Vyberte Predvolenú alebo nastavte Vlastnú dobu uchovávania.

  3. Kliknite na Uložiť.

Minimálne hodnoty sú 1 deň, 1 mesiac alebo 1 rok. Maximálne hodnoty sú 360 dní, 12 mesiacov alebo 1 rok. Tieto hodnoty určujú, ako dlho Webex uchováva správy, súbory a tabule vygenerované používateľmi. Pre priame a skupinové správy môžete nastaviť rôzne alebo rovnaké hodnoty.

5

Definujte politiku uchovávania údajov pre stretnutia kliknutím na Aktualizovať politiku.

  1. V časti Zásady uchovávania údajov:

    • Vyberte 360 dní alebo nastavte Vlastné obdobie uchovávania.

  2. V časti Odstránená nahrávka:

    • Vyberte Okamžite vymazať alebo Dodržiavať zásady uchovávania údajov.

  3. Kliknite na Uložiť.

Minimálna hodnota je 7 dní a maximálna hodnota je 360 dní. Táto hodnota určuje, ako dlho Webex uchováva nahrávky, prepisy a zostrihy z vašich stretnutí.

Zásady uchovávania údajov pre volania sú predvolene nastavené na 400 dní a nemožno ich zmeniť.

6

Definujte zásady uchovávania údajov pre kontaktné centrum kliknutím na Aktualizovať zásady.

Túto funkciu postupne zavádzame, takže ešte nemusí byť dostupná pre všetkých zákazníkov.

  1. Vyberte Predvolenú alebo nastavte Vlastnú dobu uchovávania.

  2. Kliknite na Uložiť.

Predvolená hodnota je 1095 dní. Minimálna hodnota je 1 deň a maximálna hodnota je 3600 dní. Táto hodnota určuje, ako dlho Webex uchováva hlasové nahrávky kontaktného centra.

Povolenie funkcií umelej inteligencie môže obmedziť prístup k hlasovým prepisom, okrem uplatnenia politík uchovávania údajov na hlasové nahrávky kontaktného centra.

Často kladené otázky o uchovávaní údajov Webex

Aké sú zmeny v uchovávaní údajov vo Webexe a aký z toho má zákazník úžitok?

V roku 2023 spoločnosť Webex zaviedla významné zmeny vo svojich zásadách uchovávania údajov odstránením možnosti uchovávať údaje o správach a stretnutiach na neurčito. Táto zmena pomáha organizáciám riadiť životný cyklus obsahu generovaného používateľmi, minimalizovať nepotrebné ukladanie údajov a zabezpečiť súlad s regulačnými normami. Viac informácií nájdete v časti Zmeny v uchovávaní údajov v balíku Webex Suite.

Ktorých zákazníkov sa táto zmena týka?

Táto zmena sa týka všetkých zákazníkov so štandardným balíkom a balíkom Pro. Ak chcete skontrolovať, či sa táto zmena vzťahuje na vašu organizáciu, prejdite do nastavení uchovávania pre vašu schôdzku a správy v časti Nastavenia organizácie v aplikácii Control Hub. Ak je nastavenie uchovávania údajov dostupné pre vašu organizáciu, potom sa táto zmena vzťahuje na vašu organizáciu.

Kto sú zákazníci štandardného balíka? Ako to zistím?

Štandardní zákazníci Webexu sú tí zákazníci, ktorí si zakúpili základné ponuky Webexu, ktoré neobsahujú licenciu Pro Pack. Najlepší spôsob, ako to skontrolovať, je cez Control Hub.

Vzťahuje sa táto zmena na všetky lokality – lokality spravované správou lokality a lokality spravované centrom ovládania?

Táto zmena sa vzťahuje na všetky organizácie s nastavením uchovávania stretnutí a správ dostupným v nastaveniach organizácie v Control Hub. V prípade uchovávania stretnutí sa tu nastavená hodnota použije na všetky lokality prepojené s Control Hubom alebo spravované ním. Ak bola politika uchovávania údajov v Control Hub nastavená na neurčito, hodnota nastavenia uchovávania pre nahrávky pre všetky lokality prepojené s Control Hub sa zmení na 360 dní. Zákazníci s balíkom Pro Pack môžu túto hodnotu zmeniť v aplikácii Control Hub až na 3600 dní.

Tieto zmeny sa nevzťahujú na samostatné lokality spravované službou Správa lokality. Ak existujú lokality, ktorých nastavenie uchovávania je nastavené prostredníctvom Správy lokalít Webex, použije sa nastavenie uchovávania v Správe lokalít. Získajte viac informácií o centre ovládania a weboch Webex spravovaných službou Správa webu.

Prečo niektorí zákazníci nevidia politiku uchovávania údajov o schôdzach v časti Nastavenia organizácie?

Zásady uchovávania údajov o stretnutiach v celej organizácii sa vzťahujú na každú lokalitu prepojenú alebo spravovanú v Control Hub. Zákazníci s jednou lokalitou spravovanou v aplikácii Control Hub zvyčajne vidia toto nastavenie uchovávania údajov pre celú organizáciu. Zákazníci s viacerými lokalitami stretnutí, ktorí chcú mať pre každú lokalitu iné uchovávanie údajov, však zvyčajne nevidia nastavenie uchovávania údajov pre celú organizáciu, pretože toto nastavenie uplatňuje rovnakú politiku uchovávania údajov pre každú lokalitu.

Ak zákazníci už spravujú politiku uchovávania údajov o stretnutiach pre každú lokalitu, musia prejsť do nastavení organizácie?

Zákazníci, ktorí spravujú uchovávanie stretnutí prostredníctvom služby Webex Site Administration s iným nastavením uchovávania pre každú lokalitu, v súčasnosti nemusia prejsť do nastavení organizácie v aplikácii Control Hub. Svoje zásady uchovávania údajov môžu naďalej spravovať prostredníctvom služby Správa stránok Webex.

Sledujte komunikáciu spoločnosti Webex s ďalšími aktualizáciami týkajúcimi sa zásad uchovávania údajov pre lokality spravované službou Webex Site Administration.

Zákazník má v Control Hub spravovaných viacero miest stretnutí a má nastavenia uchovávania údajov pre celú organizáciu. Teraz musí zákazník nastaviť politiku uchovávania údajov pre každú lokalitu. Ako sa to dá urobiť?

Zákazníci s viacerými miestami konania stretnutí, ktorí si už v Control Hub zvolili správu uchovávania údajov na úrovni organizácie, by sa mali na nadchádzajúcu zmenu pripraviť nastavením hodnoty uchovávania údajov v závislosti od typu balíka, ktorý si predplatili.

Ak chcete nastaviť zásady uchovávania údajov na úrovni lokality, ihneď kontaktujte svojho manažéra pre úspech zákazníkov. Tieto žiadosti sa posudzujú individuálne.

Čo sa stane, ak zákazníci nevidia tlačidlo uchovávania schôdze v časti Nastavenia organizácie?

Ak zákazníci nevidia nastavenie uchovávania údajov v celej organizácii v časti Nastavenia organizácie v aplikácii Control Hub, táto zmena ich neovplyvní.

Ak si zákazníci zaplatili za neobmedzené úložisko na stretnutia, budú títo zákazníci na zozname výnimiek po aktivácii nových zásad uchovávania údajov?

Títo zákazníci sú vyňatí z nových zmien zásad uchovávania údajov. Urobíme všetko pre to, aby sme vytvorili výnimku pre zákazníkov, ktorí si zaplatili za neobmedzené úložisko, ale nemôžeme zaručiť, že jednotliví zákazníci budú pridaní do zoznamu výnimiek.

Ak vaša organizácia musí byť oslobodená, kontaktujte svojho manažéra pre vzťahy s klientmi spoločnosti Webex alebo manažéra pre úspech zákazníkov do 7. marca 2023.

Platí to aj pre online stránky?

Nie. Táto zmena sa nevzťahuje na online stránky.

Vzťahuje sa to na zákazníkov služieb Webex to Cisco BroadWorks a Wholesale Route to Market?

Zákazníci služieb Webex for Cisco BroadWorks a Wholesale Route to Market sú z tejto zmeny vylúčení. Pre ostatných zákazníkov, ak majú prístup k úlohám schôdzí a posielania správ, kde si môžu prispôsobiť politiku uchovávania údajov, potom sa na nich tieto zmeny vzťahujú.

Budú nahrávky staršie ako 360 dní pre štandardných zákazníkov automaticky vymazané v januári 2023, alebo začne 360-dňová doba uchovávania v januári 2023 pre všetky predchádzajúce aj nové nahrávky? Alebo, ak použijem nastavenie, ktoré je kratšie ako aktuálna doba uchovávania, automaticky sa vymažú aj nahrávky, ktoré sú mimo novej nastavenej doby? Alebo sa to považuje za nové pravidlo, ktoré sa vzťahuje na budúce nahrávky?

Táto zmena v uchovávaní sa vzťahuje na všetky nahrávky, nové aj staré. Tie, ktoré boli vytvorené pred alebo po dátume spustenia. Napríklad, ak je doba uchovávania nastavená na 1 rok, záznamy staršie ako 1 rok sa vymažú. Toto bude platiť aj pre nové nahrávky.

Ak si neželáte, aby sa to stalo, odporúčame vám prejsť na licenciu Pro Pack, ktorá vám umožňuje uchovávať údaje vašej organizácie dlhšie ako 360 dní a až 3600 dní.

Čo sa stane, ak správca Pro Packu vyberie možnosť Okamžite vymazať?

Webex natrvalo odstráni všetky odstránené nahrávky. Toto platí aj pre používateľov, ktorí sú pozdržaní z právnych dôvodov. Napríklad, ak používateľ, na ktorého sa vzťahuje zákonné zadržanie, vymaže nahrávku a tá sa následne vymaže, nahrávka sa natrvalo vymaže z Webexu a pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov ju už nemôže obnoviť.

Vzťahuje sa politika uchovávania údajov na celú organizáciu?

Áno. Keď je nastavená pre Správy v priestore, vzťahuje sa na všetky priestory vytvorené používateľmi organizácie, odoslané správy a obsah zdieľaný v týchto priestoroch. Podobne, keď je nastavené pre stretnutia, vzťahuje sa na všetky záznamy a informácie zo stránok stretnutí, ktoré súvisia s dokončenými stretnutiami.

Čo sa stane so správami v priestore, keď ich koncoví používatelia vymažú?

Správy, ktoré koncoví používatelia odstránia, sa označujú ako mäkké odstránenia. Aj keď koncový používateľ správu vymaže, existuje v systéme a je prístupná pracovníkovi zodpovednému za dodržiavanie predpisov. Trvalo sa odstráni až po uplynutí retenčnej doby.

Čo sa stane so záznamami zo stretnutí, keď ich koncoví používatelia vymažú?

Nahrávky, ktoré koncoví používatelia odstránia, sa označujú ako mäkké odstránenia. Aj keď ho koncový používateľ vymaže, existuje v systéme a má k nemu prístup pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov. Trvalo sa odstráni až po uplynutí retenčnej doby.

Aký typ obsahu sa odstraňuje?

V prípade priestorov sa vymažú všetky správy, prílohy, obsah tabule a udalosti.

V prípade stretnutí sa vymažú všetky záznamy a informácie súvisiace s dokončenými stretnutiami (názov stretnutia, zoznam účastníkov, čas začiatku a ukončenia atď.).

Dáta Webex sú natrvalo odstránené z produkčného systému a po odstránení nie je možné ich obnoviť v súlade so zásadami uchovávania údajov zákazníka.

Aká podrobná môže byť retencia obsahu Webex Space? Aké je minimum a maximum?

Uchovávanie sa nastavuje v krokoch po 1 dni. Minimálna doba je 1 deň a maximálna je na dobu neurčitú. Majte na pamäti, že krátke doby uchovávania môžu negatívne ovplyvniť používateľskú skúsenosť.

Ak má vaša organizácia lehotu na uchovávanie údajov, všetok obsah vytvorený používateľmi, ktorý vaša organizácia vlastní, odstránime v súlade so zásadami uchovávania údajov. Vymazaný obsah nie je možné obnoviť.

Aká podrobná môže byť retencia obsahu Webex Meetings? Aké je minimum a maximum?

V prípade stretnutí Webex sa uchovávanie nastavuje v intervaloch po 1 dni. Minimálna doba je 7 dní a maximálna je neobmedzená.

Ako často sa spúšťa služba čistenia?

Služba čistenia beží nepretržite, aby identifikovala, či existujú nejaké údaje, ktoré je potrebné vymazať podľa politiky uchovávania údajov.

Ako si môžem overiť pravidlá uchovávania údajov v priestore?

Otvorte priestor, ktorý chcete skontrolovať, kliknite na ikonu ozubeného kolieska „Informácie o priestore“ vedľa názvu priestoru a potom vyberte možnosť Zobraziť pravidlá priestoru.

Už som povolil politiku automatického mazania nahrávok v aplikácii Cisco Webex Site Administration pre moje miesto stretnutia. V čom sa toto nové nastavenie organizácie Control Hub líši?

Ak má vaša organizácia jedno miesto konania stretnutí, vaše zásady uchovávania údajov budú migrované z funkcie Správa webových stránok Webex do nastavení organizácie v aplikácii Control Hub. Po dokončení migrácie musíte spravovať zásady uchovávania údajov v aplikácii Control Hub a nebudete ich môcť meniť v aplikácii Správca lokality.

Ak má vaša organizácia viacero miest konania stretnutí, môžete naďalej spravovať zásady uchovávania údajov v nástroji Webex Site Administration. Ak chcete nastaviť zásady uchovávania údajov na úrovni organizácie pre všetky lokality stretnutí, kontaktujte podporu spoločnosti Cisco.

V správe webu Cisco Webex som povolil politiku automatického mazania nahrávok pre moju stránku stretnutí, ale teraz ju nemôžem zmeniť, pretože toto nastavenie je vypnuté. Ako môžem zmeniť pravidlá automatického mazania nahrávok?

Ak nemôžete zmeniť nastavenie Zásady automatického mazania nahrávok v časti Správa lokality, vaše nastavenie zásad bolo presunuté do ovládacieho centra. Prihláste sa do Control Hub na adrese https://admin.webex.com, prejdite na Nastavenia organizáciea prejdite na Uchovávanie údajov, kde zmeňte pravidlá uchovávania údajov.

Moje lokality Webex nie sú prepojené s Control Hub ani spravované v Control Hub. Môžem použiť Control Hub na správu zásad uchovávania údajov pre stretnutia?

Nie. Lokality Webex Meetings, ktoré sú spravované v Control Hub alebo prepojené s Control Hub, môžu používať nastavenia organizácie Control Hub na správu politiky uchovávania údajov o stretnutiach v celej organizácii. V prípade iných webových stránok stretnutí Webex musíte na správu zásad uchovávania údajov na webových stránkach stretnutí použiť nástroj Webex Site Administration.

Uchovávajú sa používateľské údaje aj pre neaktívneho používateľa?

Áno. Údaje používateľa sa uchovávajú, aj keď je stav používateľa Neaktívny. Ak je neaktívny používateľ znovu aktivovaný, nájde svoje staré údaje (priestory a stretnutia), ale iba ak sú tieto údaje stále v rámci vašej doby uchovávania.