Postavljanje smernica zadržavanja za vašu organizaciju

Sadržaj stariji od politike zadržavanja ili sadržaj koji premašuje kvote skladištenja podleže brisanju. Ovo je važno jer kada držite informacije u blizini dugo vremena, povećavate šanse da poverljive informacije budu dostupne.

Preporučujemo da radite sa svojim pravnim savetnikom na određivanju najprikladnijeg perioda zadržavanja za vašu organizaciju.

  • Progresivno izbacujemo smernice za zadržavanje sastanaka za organizacije koje upravljaju jednom lokacijom za sastanke.

    Ako ne možete da promenite postavku smernica za automatsko brisanje snimanja u administraciji lokacije, postavka smernica je premeštena u kontrolno čvorište. Pogledajte dole navedenu proceduru da biste se prijavili u kontrolno čvorište i promenili smernice zadržavanja.

  • Smernice za zadržavanje na nivou organizacije možete da postavite samo za sve lokacije za sastanke. Obratite se Cisco podršci za pomoć.

  • Ako imate više lokacija za sastanke, ne možete da postavite različite smernice zadržavanja za svaku lokaciju "Sastanci".

  • Webex pomoćnik nije dostupan uz Webex za vladu, tako da podržavamo samo smernice zadržavanja za podatke Webex sastanaka (video snimke i metapodatke sastanaka) za te organizacije.

1

Prijavite se u kontrolno čvorište.

2

Иди на Менаџмент > Подешавања организације > Подешавања.

3

Померите се до одељка Политике задржавања.

4

Дефинишите политику задржавањапорука кликом на Ажурирај политику.

  1. У оквиру Директне поруке:

    • Изаберите подразумевани или подесите прилагођени период чувања.

  2. У оквиру Групне поруке:

    • Изаберите подразумевани или подесите прилагођени период чувања.

  3. Kliknite na Sačuvaj.

Минималне вредности су 1 дан, 1 месец или 1 година. Максималне вредности су 360 дана, 12 месеци или 1 година. Вредности контролишу колико дуго Webex чува поруке, датотеке и беле табле које генеришу корисници. Можете подесити различите или исте вредности за директне и групне поруке, респективно.

5

Дефинишите политику задржавања за Састанке кликом на Ажурирај политику.

  1. У оквиру Политика задржавања:

    • Изаберите 360 дана или подесите прилагођени период чувања.

  2. У оквиру Избрисани снимак:

    • Изаберите Одмах обриши или Прати политику задржавања.

  3. Kliknite na Sačuvaj.

Минимална вредност је 7 дана, а максимална вредност је 360 дана. Вредност контролише колико дуго Webex чува снимке, транскрипте и истакнуте делове са ваших састанака.

Политика задржавања позива је подразумевано подешена на 400 дана и не може се мењати.

6

Дефинишите политику задржавања података за Контакт центар кликом на Ажурирај политику.

Постепено уводимо ову функцију, тако да можда још увек није доступна свим корисницима.

  1. Изаберите подразумевани или подесите прилагођени период чувања.

  2. Kliknite na Sačuvaj.

Подразумевана вредност је 1095 дана. Минимална вредност је 1 дан, а максимална вредност је 3600 дана. Вредност контролише колико дуго Webex чува гласовне снимке Контакт центра.

Омогућавање вештачке интелигенције може ограничити приступ гласовним транскриптима, поред примене политика задржавања на гласовне снимке контакт центра.

Честа питања о чувању података у Вебексу

Које су промене у чувању података у Webex-у и како то користи купцу?

Вебекс је 2023. године увео значајне измене у своје политике чувања података уклањањем опције чувања података о порукама и састанцима на неодређено време. Ова промена помаже организацијама да управљају животним циклусом садржаја који генеришу корисници, минимизирају непотребно складиштење података и обезбеде усклађеност са регулаторним стандардима. За више информација погледајте Промене у чувању података у Webex Suite-у.

Који купци су погођени овом променом?

Ова промена се односи на све кориснике стандардног и Про пакета. Да бисте проверили да ли се ова промена односи на вашу организацију, идите на подешавања задржавања за састанак и поруке у оквиру Подешавања организације у Контролном центру. Ако је подешавање задржавања доступно за вашу организацију, онда се ова промена примењује на вашу организацију.

Ко су купци стандардног пакета? Како да ово сазнам?

Стандардни Webex корисници су они корисници који су купили основне Webex понуде које не укључују Pro Pack лиценцу. Најбољи начин да се ово провери је преко Control Hub-а.

Да ли се ова промена примењује на све сајтове – сајтове којима управља Администрација сајта и сајтове којима управља Контролни центар?

Ова промена се примењује на све организације са подешавањем задржавања састанака и порука доступним у подешавањима организације у Control Hub-у. За задржавање састанака, вредност подешена овде ће се применити на све локације повезане са Control Hub-ом или којима управља он. Ако је политика задржавања подешена на неодређено време у Control Hub-у, онда се вредност подешавања задржавања за снимке, за све локације које су повезане са Control Hub-ом, мења на 360 дана. За кориснике Pro Pack-а, ову вредност можете променити до 3600 дана у Control Hub-у.

Ове промене се не примењују на самосталне сајтове којима управља Администрација сајта. Ако постоје веб-локације чије је подешавање задржавања подешено путем администрације веб-локације Webex, онда ће се применити подешавање задржавања у администрацији веб-локације. Сазнајте више о Контролном центру и веб-сајтовима којима управља Администрација сајта.

Зашто неки клијенти не могу да виде политику задржавања састанака у оквиру Подешавања организације?

Политика чувања састанака на нивоу целе организације примењује се на сваку локацију повезану или управљану у Control Hub-у. Корисници са једном локацијом којом се управља у Control Hub-у обично могу да виде ово подешавање задржавања на нивоу целе организације. Али корисници са више локација за састанке који желе да имају различито задржавање за сваку локацију обично не виде подешавање задржавања на нивоу целе организације јер ово подешавање примењује исту политику задржавања за сваку локацију.

Ако клијенти већ управљају политиком чувања састанака за сваку локацију, да ли морају да пређу на Подешавања организације?

Тренутно, корисници који управљају задржавањем састанака путем Webex Site Administration, са различитим подешавањем задржавања за сваку локацију, не морају да прелазе на подешавања организације у Control Hub-у. Могу да наставе да управљају својом политиком задржавања података путем Администрације веб-сајта Webex.

Пратите Webex комуникације за даља ажурирања у вези са политиком задржавања за веб-локације којима управља Webex Site Administration.

Корисник има више локација за састанке којима се управља у Control Hub-у и има подешавања задржавања на нивоу целе организације. Сада купац мора да подеси политику задржавања за сваку локацију. Како се ово може урадити?

Корисници са више локација за састанке који су се већ одлучили за управљање задржавањем на нивоу организације у Control Hub-у требало би да се припреме за предстојећу промену подешавањем вредности задржавања, у зависности од врсте пакета на који су се претплатили.

Ако желите да подесите политику задржавања на нивоу локације, одмах контактирајте свог менаџера за успех купаца. Ови захтеви се процењују од случаја до случаја.

Шта се дешава ако клијенти не виде дугме за задржавање састанка у оквиру подешавања организације?

Ако корисници не виде подешавање задржавања на нивоу целе организације у оквиру Подешавања организације у Контролном центру, онда ова промена не утиче на њих.

Ако су корисници платили неограничено складиштење за састанке, да ли ће ови корисници бити на листи изузетака када се омогуће нове политике задржавања података?

Ови клијенти су изузети од нових промена политике задржавања података. Даћемо све од себе да направимо изузетак за кориснике који су платили неограничен простор за складиштење, али не можемо гарантовати да ће појединачни корисници бити додати на листу изузетака.

Ако ваша организација мора бити изузета, контактирајте свог менаџера налога у компанији Webex или менаџера за успех купаца пре 7. марта 2023. године.

Да ли се ово односи на онлајн сајтове?

Не. Ова промена се не односи на онлајн сајтове.

Да ли се ово односи на кориснике Webex-а до Cisco BroadWorks-а и Wholesale Route to Market-а?

Корисници услуга Webex за Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market су изузети од ове промене. За остале кориснике, ако имају приступ састанцима и радним оптерећењима за размену порука где могу да прилагоде политику задржавања, онда се ове промене примењују на њих.

За стандардне кориснике, да ли ће снимци старији од 360 дана бити аутоматски обрисани у јануару 2023. или ће период чувања од 360 дана почети у јануару 2023. за све претходне и нове снимке? Или, ако применим подешавање које је краће од тренутног периода чувања, да ли се аутоматски бришу снимци који су ван новог подешеног периода? Или се то сматра новим правилом које се примењује на будуће снимке?

Ова промена задржавања се односи на све снимке, нове или старе. Они који су креирани пре или после датума објављивања. На пример, ако је период чувања подешен на 1 годину, онда се снимци старији од 1 године бришу. Ово ће се односити и на нове снимке.

Ако не желите да се ово деси, препоручујемо вам надоградњу на Pro Pack лиценцу која вам омогућава да чувате податке ваше организације дуже од 360 дана и до 3600 дана.

Шта се дешава ако администратор Про пакета изабере опцију „Одмах очисти“?

Вебекс трајно уклања све обрисане снимке. Ово се односи и на кориснике који су стављени на законску обуставу. На пример, ако корисник који је под законским ограничењем избрише снимак, а он потом буде уклоњен, снимак се трајно брише са Webex-а и службеник за усклађеност га не може пронаћи.

Da li se smernice zadržavanja odnose na celu orgu?

Da. Када је подешено за размену порука у простору, примењује се на све просторе које су креирали корисници организације, послате поруке и садржај који се дели у тим просторима. Слично томе, када је подешено за састанке, примењује се на све снимке и информације са сајтова за састанке које се односе на завршене састанке.

Šta se dešava sa porukama razmaka kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Поруке које крајњи корисници бришу су меко брисање. Čak i ako je krajnji korisnik izbrisao poruku, ona postoji u sistemu i dostupna joj je od strane službenika za usaglašenost. Trajno se uklanja tek nakon perioda zadržavanja.

Šta se dešava sa snimcima sastanaka kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Снимци које крајњи корисници бришу су мека брисања. Čak i ako ga izbriše krajnji korisnik, on postoji u sistemu i njemu pristupa službenik za usaglašenost. Trajno se uklanja tek nakon perioda zadržavanja.

Koji tip sadržaja je očišćen?

Za razmake se pročišćuje sve poruke, prilozi, sadržaj bele table i događaji.

За састанке, сви снимци и информације које се односе на завршене састанке (наслов састанка, листа учесника, време почетка и завршетка итд.) се бришу.

Вебекс подаци се трајно бришу из производног система и не могу се обновити када се обришу у складу са политиком задржавања клијента.

Koliko granulirano zadržavanje može da bude za Webex Space sadržaj? Koji je minimum i maksimum?

Zadržavanje se postavlja u koracima od 1 dana. Minimalac je 1 dan i maksimum je neodređen. Imajte na umu da kratki periodi zadržavanja mogu negativno da utiču na korisničko iskustvo.

Ako vaša organizacija ima period zadržavanja, očistićemo sav sadržaj koji je kreirao korisnik, a koji vaša organizacija poseduje u skladu sa smernicama zadržavanja. Pročišćeni sadržaj se ne može spasiti.

Koliko granulirano zadržavanje može da bude za sadržaj Webex sastanaka? Koji je minimum i maksimum?

Za Webex sastanke, zadržavanje je postavljeno u koracima od 1 dana. Minimalac je 7 dana, a maksimum neodređen.

Koliko često se radi u usluzi čišćenje?

Usluga čišćenja se stalno pokreće da bi se identifikovalo da li postoje neki podaci koji treba da se pročiste u skladu sa smernicama zadržavanja.

Kako mogu da proverim smernice zadržavanja prostora?

Отворите простор који желите да проверите, кликните на икону зупчаника „Информације о простору“ поред имена простора, а затим изаберите Прикажи смернице за простор.

Već sam omogućio smernice za automatsko brisanje snimaka u Cisco Webex administraciji za moj sajt za sastanke, po kojoj se razlikuje ova nova organizacija Control Hub?

Ako vaša organizacija ima jednu lokaciju za sastanke, smernice za zadržavanje će biti premeštene iz administracije Webex lokacije u postavke organizacije "Kontrolno čvorište". Kada se migracija dovrši, morate da upravljate smernicama zadržavanja u kontrolnom čvorištu i neće vam biti dozvoljeno da promenite smernice zadržavanja u administratoru lokacije.

Ako vaša organizacija ima više lokacija za sastanke, možete da nastavite da upravljate smernicama zadržavanja u administraciji Webex lokacije. Ако желите да подесите политику задржавања на нивоу организације за све локације за састанке, обратите се Cisco подршци за помоћ.

Omogućio sam smernice za automatsko brisanje snimaka za lokaciju sastanaka u administraciji Cisco Webex lokacije, ali sada ne mogu da je promenim jer je postavka onemogućena. Kako mogu da promenim smernice za automatsko brisanje snimaka?

Ako ne možete da promenite postavku smernica za automatsko brisanje snimanja u administraciji lokacije, postavka smernica je premeštena u kontrolno čvorište. Prijavite se u kontrolno čvorište i https://admin.webex.comidite na postavke organizacije i pomerite se do stavke Zadržavanje da biste promenili smernice zadržavanja.

Moje Webex lokacije nisu povezane sa kontrolnim čvorištem ili se njime upravlja u kontrolnom čvorištu. Da li mogu da koristim kontrolno čvorište za upravljanje smernicama zadržavanja za sastanke?

Не. Веб странице Webex Meetings којима се управља у Control Hub-у или су повезане са Control Hub-ом могу да користе подешавања организације Control Hub-а за управљање политиком задржавања састанака на нивоу целе организације. Za druge Webex lokacije za sastanke morate da koristite administraciju Webex lokacije da biste upravljali smernicama za zadržavanje lokacije za sastanke.

Да ли се кориснички подаци чувају за неактивног корисника?

Da. Кориснички подаци се чувају чак и ако је статус корисника Неактиван. Ако се неактивни корисник поново активира, пронаћи ће своје старе податке (Просторије и Састанци), али само ако су ти подаци још увек у оквиру вашег периода чувања.