Planificar reuniones y entrar a estas con el Planificador de Webex para Microsoft Outlook

Agregar el complemento del Planificador de Webex desde Microsoft AppSource

Si tiene una cuenta de Microsoft 365 y su administrador no ha instalado el complemento del Planificador de Webex, puede instalar la aplicación usted mismo.

1	Vaya a Microsoft AppSource.
2	Busque el complemento `Webex Scheduler`.
3	Seleccione Obtener ahora y siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. Después de haber agregado la aplicación, siga las instrucciones que se indican en Configurar el sitio Webex en Outlook.

Configurar el sitio Webex en Outlook

Antes de planificar una reunión con el Planificador de Webex, debe especificar el sitio Webex que se utilizará con su cuenta.

1	Si está utilizando Outlook para escritorio, en el grupo Cisco Webex de la cinta, seleccione Agregar Webex Meeting. Si está utilizando Outlook en la web, seleccione Nuevo evento > Programador de Cisco Webex > Agregar reunión de Webex. Para ver esta opción, usted o su administrador deben haber agregado el complemento del Planificador de Webex, y el administrador del sitio Webex debe tener configurado el Planificador de Webex para Microsoft 365. Aparecerá la pantalla de Bienvenido.
2	Seleccione Comenzar.
3	Seleccione o ingrese la URL del sitio Webex que desea utilizar, en el formato `company`, y luego seleccione Siguiente. Si aparece un mensaje de que Preferencias de Webex desea abrirse en una nueva ventana, seleccione Permitir.
4	La pantalla de Inicio de sesión se abrirá en una nueva ventana del navegador. Introduzca su dirección de correo electrónico de Microsoft 365 y luego seleccione Siguiente.
5	Introduzca la contraseña de Microsoft 365 y luego seleccione Iniciar sesión. Si se encuentra con el mensaje ¿Desea mantener la sesión activada?, seleccione Sí para reducir la cantidad de veces que tiene que iniciar sesión.

Programar una reunión desde Outlook

Una vez configurado su sitio de Webex, podrá agregar una reunión de Webex a cualquier cita que cree en Outlook.

1	Crear una nueva cita en Outlook
2	Ingrese el nombre de la cita, el nivel de clasificación de la reunión, la ubicación y las horas de inicio y finalización.
3	Si desea que la cita se repita, realice una de las siguientes acciones: En la aplicación de escritorio, seleccione Repetición en la cinta y, luego, seleccione la frecuencia con la que quiere que se repita esta cita y cuándo quiere que finalice. En la aplicación web, haga clic en lista desplegable en el campo Repetir y seleccione con qué frecuencia quiere que se repita la reunión y cuándo quiere que finalice.
4	Para invitar a otras personas, realice una de las siguientes acciones: En la aplicación de escritorio, seleccione Invitar asistentes y, a continuación, escriba una o más direcciones de correo electrónico en el cuadro Obligatorio. En la aplicación web, escriba una o más direcciones de correo electrónico en el campo Invitar asistentes.
5	Si está utilizando Outlook para el escritorio, en el grupo Cisco Webex de la cinta de Outlook, seleccione Agregar Webex Meetings. Si está utilizando Outlook en la web, seleccione Programador de Cisco Webex y en la lista desplegable seleccione Agregar reunión de Webex. En unos instantes, se agrega un enlace a la reunión en el campo del lugar y se agregan los detalles de la reunión al cuerpo de la cita. Si encuentra un error después de intentar agregar una reunión a Webex Meetings, puede ver los detalles del error arriba del cuerpo de la cita.
6	(Opcional) Edite las opciones de la reunión, como agregar un anfitrión alternativo o coanfitrión. También puede configurar el tono de entrada y salida, cambiar la contraseña de la reunión o agregar un código de seguimiento. Si está utilizando Outlook para escritorio, en el grupo Cisco Webex de la cinta de Outlook, seleccione Preferencias de Webex. Desde Nivel de clasificación de reuniones, seleccione el menú desplegable para ver las etiquetas de clasificación disponibles. Estas etiquetas ayudan a garantizar que la información se comparta de forma adecuada y se alinee con los estándares de seguridad de su organización. Cuando activa las clasificaciones, el sistema crea automáticamente una clasificación pública y la establece como predeterminada. Puedes cambiar el nombre de la clasificación pública, pero no puedes eliminarla. Como anfitrión de la reunión, puede cambiar la clasificación en cualquier momento antes de que comience la reunión. La clasificación no se puede cambiar una vez que la reunión ha comenzado ni cuando la reunión ha finalizado. Si está utilizando Outlook en la Web, seleccione "Cisco Webex Meetings para Google > Preferencias deWebex. Seleccione Actualizar reunión cuando haya terminado de editar las opciones de la reunión.
7	Seleccione Enviar. La cita muestra los detalles de la reunión, incluido un enlace para entrar a la reunión. Puede copiar el enlace y compartirlo con otras personas.

Qué hacer a continuación

Según la configuración de su sitio, es posible que pueda integrar su calendario de Microsoft 365 con su sitio de Webex. Podrás acceder a las reuniones de Webex que se programaron en Microsoft 365 desde Reuniones.

Iniciar o entrar a una reunión

Es conveniente iniciar o entrar a una reunión que se haya programado mediante el Planificador de Webex en Microsoft Outlook.

Para iniciar una reunión o entrar a esta, realice una de las siguientes acciones:

Seleccione el enlace en la invitación del calendario en Outlook.
Marque la dirección de vídeo en la invitación del calendario para entrar desde un sistema o una aplicación de vídeo.
Marque el número de la invitación del calendario para entrar por teléfono.
Seleccione Entrar en su dispositivo de vídeo registrado en la nube. El botón Entrar aparecerá 5 minutos antes de que comience la reunión.

Editar una reunión

Después de planificar una reunión, utilice Outlook para editarla en cualquier momento. Cambie los asistentes y la información de la reunión, como la fecha y la hora, o cambie las opciones de la reunión, como el tipo de reunión o la plantilla.

Cuando edita una reunión programada, se envía una invitación por correo electrónico actualizada a los asistentes y se actualiza la información de la reunión en su sitio de Webex.

1	En su calendario de Outlook, edite la reunión planificada.
2	Cambie cualquiera de las siguientes opciones: Para agregar asistentes, seleccione Obligatorio. Editar el asunto, la ubicación, la fecha, la hora o la recurrencia. Los detalles de la reunión de Webex son similares a los siguientes:
3	Cambie las opciones de la reunión de Webex. Si está utilizando Outlook para el escritorio, en el grupo Cisco Webex de la cinta de Outlook, seleccione Preferencias de Webex. Si está utilizando Outlook en la web, seleccione Programador de Cisco Webex > Preferencias de Webex.
4	Seleccione Actualizar cuando haya terminado de editar las opciones de la reunión y, a continuación, seleccione Enviar actualización. Si está utilizando Outlook para Microsoft Exchange, no necesita seleccionar Actualizar. Tus reuniones se actualizan automáticamente cuando cambias los detalles de la reunión.

Eliminar una reunión

Elimine las reuniones de Webex de las citas de Outlook que ya no las necesitan o si desea cambiar el tipo de reunión de Webex.

En su calendario de Outlook, abra una cita que contenga una reunión de Webex.

Abrir las preferencias de Webex:

Si está utilizando Outlook para el escritorio, en el grupo Cisco Webex de la cinta de Outlook, seleccione Preferencias de Webex.
Si está utilizando Outlook para la web, seleccione Programador de Cisco Webex > Preferencias de Webex.

Seleccione Eliminar o Eliminar reunión.

Cambiar la configuración predeterminada tipo de reunión

Puede cambiar el tipo predeterminado de reunión de Webex que se usará cuando agregue una reunión a una cita en Outlook:

Generar un enlace de reunión único—Cada reunión tiene un enlace de reunión y una dirección de video únicos.
Usar el enlace de mi sala personal—Todas las reuniones utilizan el enlace de su sala personal como enlace de la reunión y la dirección de video de su sala personal como dirección de video.

1	Si está utilizando Outlook para el escritorio, en el grupo Cisco Webex de la cinta de Outlook, seleccione Preferencias de Webex. Si está utilizando Outlook en la web, seleccione Nuevo evento > Programador de Cisco Webex > Preferencias de Webex.
2	Seleccione el nombre predeterminado tipo de reunión enlace Webex Meetings enlace y seleccione Guardar . El cambio se aplica a todas las reuniones futuras de Webex que agregue a las citas.

Cambiar el sitio de Webex que utiliza en Outlook

Si utiliza más de un sitio de Webex para las reuniones, puede especificar qué sitio prefiere utilizar cuando agrega una reunión de Webex a una cita en Outlook.

1	Si está utilizando Outlook para el escritorio, en el grupo Cisco Webex de la cinta de Outlook, seleccione Preferencias de Webex. Si está utilizando Outlook en la web, seleccione Nuevo evento > Programador de Cisco Webex > Preferencias de Webex.
2	Seleccione Cambiar sitio de Webex.
3	Seleccione o introduzca la URL del sitio de Webex que desea utilizar y seleccione siguiente.
4	Seleccione el archivo predeterminado tipo de reunión y seleccione Guardar.

Eliminar el complemento del Planificador de Webex

Si instaló la aplicación usted mismo y ya no quiere planificar reuniones con el Planificador de Webex, puede eliminarla. Si su administrador instaló la aplicación, comuníquese con su administrador para eliminarla.

1	Si está utilizando Outlook para el escritorio, seleccione Obtener complementos en el grupo Complementos de la cinta de Outlook. Si está utilizando Outlook en la Web, seleccione Más opciones > Obtener complementos.
2	Seleccione Mis complementos en la ventana Complementos de Microsoft 365.
3	Busque el Cisco Webex Meetings para Google y seleccione > Eliminar.

Gracias por sus comentarios.

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